Temat: Jak pisać artykuł do prasy?
W PR pojęciem „artykuł prasowy” określać możemy zarówno krótkie notatki, komunikaty, streszczenia jak i opisy, opowiadania czy reportaże.
Każdej z tych form możemy przypisać zasady, które są niezbędne do stworzenia idealnego tekstu kreującego wizerunek firmy.
Pierwszą formą publikacji prasowej na której skupimy swoją uwagę jest komunikat prasowy.
Osoba zajmująca się public relations w firmie powinna mieć swoją bazę danych, czyli nazwiska i numery telefonów do dziennikarzy, którym regularnie wysyła wiadomości. Jeśli jednak firma dopiero zaczyna poważną działalność PR powinna jak najszybciej stworzyć sobie taką bazę. Może to zrobić za pomocą informatora Polskiej Agencji Informacyjnej „Prasa Radio Telewizja” . Ukazuje się on raz w roku i zawiera spis wszystkich mediów w Polsce ze wszelkimi numerami kontaktowymi oraz nazwiskami redaktorów naczelnych. Ponadto trzeba śledzić artykuły ukazujące się w danym piśmie, zwłaszcza dzienniku zatrudniającym wielu dziennikarzy, aby poznać z nazwiska osobę zajmującą się bliżej tematem, na którym nam szczególnie zależy.
Należy pamiętać , że nie zawsze nasza informacja zostanie opublikowana, jednak ważne jest, aby komunikaty przesyłać regularnie i wytrwale. Dziennikarzy bardzo denerwuje nieregularny dopływ wiadomości, dlatego kluczem do udanej współpracy z dziennikarzami jest stałość, konsekwencja i niezawodność, a także odpowiedzialność z naszej strony. Powinniśmy starać się objąć naszym zasięgiem informacyjnym jak największą liczbę mediów, chyba że informacje są tak specjalistyczne, że mogą być adresowane tylko do publikacji branżowych.
Informacje prasowe dzielimy na trzy rodzaje:
· informacja ogólna – zawierająca wiadomości o organizacji, która może mieć znaczenie na szczeblu lokalnym, regionalnym lub krajowym.
· informacja o produkcie – zawierająca informację o danym produkcie i jego zastosowaniu. Najczęściej wysyła się ją do pism specjalistycznych i branżowych.
· Informacja finansowa – stosowana zwykle w korespondencji i komunikacji z akcjonariuszami. Ma też duże znaczenie dla mediów zajmujących się finansami.
Komunikat prasowy przybiera formę odwróconej piramidy: na początku zawiera najważniejszą informację, tzw. lead, którą następnie rozwija, opisując wydarzenia od najważniejszych do najmniej ważnych. Pierwsze zdania tekstu powinny być zwięzłe, ale zaciekawiające. Ich zadaniem jest przyciągnięcie uwagi czytelnika, ale też nie powinny one natychmiast zaspokoić jego ciekawości. Typowy komunikat powinniśmy rozpocząć skondensowaniem podstawowych informacji. Zwróćmy uwagę na wspomniany wcześniej lead, który jest jednym z ważniejszych składników form pisarskich.
W komunikacie prasowym lead powinien zawierać odpowiedź na pytania: kto? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego? Po co? Jak?
Styl komunikatu musi być neutralny. Tekst powinien charakteryzować się zwięzłością, rzeczowością i klarownością. Aby to osiągnąć powinniśmy w miarę możliwości przestrzegać kilku istotnych zasad:
ü Należy używać jak najmniej przymiotników
ü Główną informację niosą w zdaniach rzeczowniki i czasowniki
ü Lepsza jest strona czynna od biernej. Strona bierna uoficjalania i spłaszcza tekst.
ü Należy zachować porządek w zdaniu, najlepiej stosując kolejność podmiot – orzeczenie – dopełnienie.
ü Należy pamiętać, że najsilniej na odbiorcę działają wyrazy na początku lub na końcu zdania oraz że, najbardziej trafia do nich słownictwo proste i zrozumiałe. Komunistyczny żargon, pełen frazesów czy też nowe wyszukane słowa nie są mile widziane.
ü Dodatkowym atutem będzie, gdy w naszym komunikacie uda nam się zawrzeć jakąś prawdziwą anegdotkę np. „nasze torebki są wybierane przez biznesmenów na prezent dla ich żon”.
ü Powinniśmy również posługiwać się mową zależną. Nadmierna ilość cytatów może rozwodnić nasz tekst.
ü Powinniśmy unikać negatywnie brzmiących sformułowań. Zamiast pisać, że coś nie ma wad, możemy użyć sformułowania, że coś ma same zalety.
ü Powinniśmy unikać powtórzeń stosując synonimy.
ü Pytania retoryczne i wielokropki są absolutnie nie na miejscu . Powinniśmy również unikać nadużywania króciutkich słów gramatycznych, np. i, lub, albo,nad, taki, jaki itp.
ü Niewskazane jest również reklamowanie produktu, a także powinniśmy unikać komentarzy.
ü Przed wysłaniem komunikatu do redakcji należy sprawdzić wszystkie fakty takie jak np. imiona, nazwiska, daty, adresy, liczby, itp.
Istotny jest również format komunikatu. Zwykle komunikat pisze się na białym arkuszu wielkości A4. Marginesy powinny być szerokości od 2,5-3,5cm po obu stronach. Adres nadawcy umieszczamy w lewym górnym rogu na pierwszej stronie. Powinno się tam znajdować imię i nazwisko osoby, którą należy się kontaktować w razie potrzeby, jak również jej numer telefonu. Data informacji powinna być umieszczona po prawej stronie. Właściwy tekst rozpoczynamy mniej więcej na wysokości 2/3 kartki. Tytuł powinien być umieszczony pomiędzy adresem i tekstem komunikatu oraz powinien być napisany drukowanymi literami, z pojedynczymi odstępami między wersami, a ostatnia linijka powinna być podkreślona. Główny tekst powinien być napisany z podwójnymi spacjami.
Jeśli komunikat zajmuje więcej niż jedną stronę, na jej końcu umieszczamy słowo verte pomiędzy myślnikami. Każda następna strona opatrzona jest tym samym nagłówkiem występującym na pierwszej stronie. Koniec informacji możemy zasygnalizować w trojaki sposób: możemy napisać słowo „koniec” albo liczbę „30” w cudzysłowie lub też symbol #####.
Czasami trzeba opisać komunikat bardziej szczegółowo, podając dokładny czas publikacji. Jeśli sporządziliśmy komunikat o ważnym wydarzeniu, które odbędzie się 20 listopada, lecz nie chcemy, by informacja ta ukazała się przed wydarzeniem piszemy wtedy „embargo: 20 listopada godz 19”. Data i czas ukazania się informacji powinny być umieszczone poniżej adresu, z prawej strony z adnotacją: „Do opublikowania dnia np. 30 listopada godz.8.” Jeśli data i czas nie są przez nas ściśle określone piszemy: „Do opublikowania od zaraz” lub „ Opublikować według uznania”. Jeśli naszą informację przesyłamy na wyłączny użytek danego czasopisma, zaznaczamy to pisząc zdanie „na wyłączny użytek” obok daty i czasu.
W celu doskonalenia sztuki pisania tekstów informacyjnych do prasy dobrze jest opanować umiejętność pisania streszczeń. W public realtions przydaje się ona przynajmniej z dwóch powodów. Jeden to potrzeba streszczania informacji nadsyłanych z zagranicy w firmach, które są filiami korporacji ponadnarodowych i firm międzynarodowych. Z głównych siedzib tych firm przychodzą stosy faksów, ulotek, gazetek firmowych, itp. Tłumaczenie ich w całości często mija się z celem tym bardziej, że czasami przesłanie w nich zawarte mija się z polityką korporacyjną w Polsce, dlatego należy nauczyć się wybierać szybko to, co adekwatne i przydatne w warunkach polskich. Streszczenie jest również skutecznym ćwiczeniem w doskonaleniu warsztatu pisarskiego. Uczy uważności, selekcyjnego podejścia do faktów, hierarchizacji informacji, zwięzłości oraz klarowności.
Pisanie streszczeń jest jednak żmudne, czasochłonne, wymaga wysiłku i samozaparcia. Prawidłowe streszczenie powinno zawierać ok.500-600 słów lub 10% tekstu oryginalnego. Przy pisaniu streszczenia nie należy „ściągać” z oryginału. Trzeba parafrazować i używać synonimów. Poza tym nie wolno zamieszczać w streszczeniu własnych komentarzy, interpretacji, a także osądów i twierdzeń wartościujących. Należy wyzbywać się, wszelkich mało istotnych rzeczy np. nazwisk, (które niewiele czytelnikowi powiedzą). Daty i dane statystyczne należy zamieszczać z umiarem. Najważniejsze o co chodzi w streszczeniu to umiejętne grupowanie wniosków i syntetyzowanie na podstawie faktów i szczegółów z tekstu oryginalnego.
goffu