Istota kontrolowania
Kontrolowanie (kontrolę) definiujemy jako regulację działań organizacji sprzyjającą łatwiejszemu osiąganiu jej celów
czyli
Kontrola - jest to regulowanie działalności organizacji w taki sposób, by ułatwić osiągnięcie celów.
Cel kontroli:
Celem kontroli jest prowadzenie organizacji ku wytyczonym celom, toteż kontrola ma zasadnicze znaczenie dla sukcesu organizacji.
Kontrola jest skierowana na:
* zasoby finansowe,
* rzeczowe,
* ludzkie
* oraz informacyjne.
Rys. 1
Znaczenie kontroli:
Ø Kontrola ma zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia sukcesu w danej organizacji (firmie)
Pomaga organizacji:
Ø Przystosować się do zmiennych warunków;
Ø Ogranicza możliwość nakładania się błędów;
Ø Pomaga uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami;
Ø Pomaga minimalizować koszty.
Odpowiedzialnością za kontrolę obciąża się przede wszystkim:
- menedżerów,
- tzw. kontrolera,
- a także - w coraz szerszym zakresie - pracowników wykonawczych.
Ø Planowanie i kontrolowanie są ze sobą ściśle powiązane - rys.2
Proces kontroli obejmuje cztery podstawowe etapy:
Ø ustalanie norm oczekiwanych osiągnięć,
Ø mierzenie faktycznych wyników,
Ø porównanie wyników z normami
Ø oraz podjęcie stosownych działań.
Rys.3
Norma - zadanie według którego oceniane będą późniejsze wyniki;
Wyniki - w kontekście kontroli działalności, którą kontrolują menedżerowie;
Wynik może być równy ustalonej normie, może być od niej wyższy lub niższy;
Ø Ocena i reagowanie - w wyniku oceny podejmowane są następujące działania: utrzymanie staus quo, działania korygujące odchylenie od normy; zmiana normy
Istnieją trzy podstawowe formy kontroli operacji:
1. Kontrola wstępna - koncentruje się na nakładach wchodzących do systemu;
2. Kontrola równoległa - być może najbardziej skuteczna forma kontroli, koncentruje się na samym procesie przekształcania;
3. Kontrola końcowa - koncentruje się na efektach procesu przekształcania; dostarcza ona informacji dla przyszłego planowania i nagradzania pracowników.
Większość organizacji wymaga wielorakich systemów kontroli.
Istnieją dwie podstawowe formy kontroli organizacyjnej:
1. kontrola biurokratyczna;
2. oraz kontrola angażująca pracowników.
Każda reprezentuje pewien typ skrajny, a większość organizacji stosuje jakąś pośrednią formę kontroli organizacyjnej.
Ø Trzeci szczebel kontroli to kontrola strategiczna;
Kontrolę strategiczną - podejmuje się, aby zapewnić osiągnięcie celów strategicznych.
Kontrola strategiczna - kontrola, której celem jest zapewnienie skutecznego dostosowania organizacji do otoczenia i jej działania w kierunku realizacji celów strategicznych
Większa część wysiłków kontroli strategicznej nakierowana jest na jedną lub kilka metod wdrażania strategii.
Aby zwiększyć skuteczność kontroli, należy zapewnić pełną integrację planowania i kontroli.
System kontroli powinien również być możliwie elastyczny, ścisły, aktualny i obiektywny.
Wielu pracowników stawia opór kontroli organizacyjnej, wywołany przerostem kontroli, jej niewłaściwym nakierowaniem, przypadkami nagradzania nieefektywności oraz obawą przed odpowiedzialnością za rezultaty.
Menedżerowie mogą ułatwić przezwyciężanie tego oporu, koncentrując się na elementach poprawiających skuteczność kontroli.
Ponadto menedżerowie, mogą dopuścić szersze współuczestnictwo pracowników, wykorzystywać zarządzanie przez cele, że wprowadzić system zapisów kontrolnych i bilansów.
Ø Wytyczenie właściwej strategii kontroli będzie łatwiejsze, jeżeli określone zostaną następujące cztery czynniki sytuacyjne:
· styl zarządzania,
· styl organizacji,
· dokładność mierników osiągnięć
· oraz chęć pracowników do współuczestniczenia w podejmowaniu decyzji.
Na tej podstawie menedżerowie mogą przyjąć biurokratyczne podejście do kontroli albo podejście angażujące pracowników bądź też jakieś połączenie obu form.
2
jahoslaw