Plan auditów na rok.pdf

KANCELARIA OMEGA

Załącznik Nr 1 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

1/1

KANCELARIA

OMEGA

Plan auditów na rok 200 5

str./stron

1 / 2

Lp.

Auditowana

Symbol

Miesiące roku

jednostka lub

proces

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Włascicielka

Kancelarii

Pełnomocnik Wł.

Ds. SZJ

Dyrek tor

Kancelarii

4. Asystent Wł.

Kancelarii

5. Kierownik Działu

Księgowości

6. Sam. Księgowa

ds. KR

Sam. Księgowa

ds. KP

Księgowa ds.

10. Referent ds.

Księgwych

11. Kierownik Działu

R. PD od Os. F. i ZUS

12.

Specjalista ds.

R. PD od Os. F. i ZUS

13.

Samodz. Stan.

R. PD od Os. F. i ZUS

14.

Pracownik

Administracyjny

Adm

Specjalista ds.

Auditu

17.

Specjalista ds.

Szkoleń

- audit planowany

- audit przeprowadzony, działania

korygujące lub zapobiegawcze w

toku

- audit przeprowadzony i zamknięte działanie korygujące lub

zapobiegawcze, lub audit przeprowadzony i zakończony bez

niezgodności

Adnotacje: AC Audit certyfikacyjny ................................ ................................ ................................ .........

................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ..

Sporządził: .................................................

Pełnomocnik (data, podpis)

Zatwierdził: .....................................

Właścicielka (data, podpis)

KANCELARIA OMEGA

Załącznik Nr 2 do procedury P08.01, wyd . 30.03.04

2/2

Plan auditu z dnia 15.10.2005

1. Audit na miejscu : Siedziba KANCELARII OMEGA , Koszalin .

2. Kryteria auditu : Zgodność realizowanego systemu zarządzania jakością z wymaga niami

normy PN -EN ISO 9001 : 2001 oraz z ustanowioną i przyjętą do realizacji dokumentacją

systemu .

3. Cel i zakres : Zbadanie zgodności wszystkich procesów realizowanych oraz świadczonych

usług z obowiązkiem spełnienia wymogów zapewnienia deklarowanej jakości i satysfakcji

klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy.

4. Auditor wiodący : Katarzyna K .

5. Auditorzy : Maria P . , Krzysztof S .

6. Język prowadzenia auditu : polski

7. Data wydania listy pytań : przyjęto do stosowania jako obowiązującą listę zagadnień z dnia

15.10. 2005 r. oraz listę pytań TUV

Data

Godzina

Komórka

organizacyjna

Badane działania / procesy

(rozdz. Księgi Jakości)

Auditorzy

02.11.2005 7.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P .

Krzysztof S .

02.11.2005 7.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K .

Krzysztof S .

02.11.2005 8.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005 8.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005 9.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S .

02.11.2005 9.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 10.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 10.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 11.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 11.30

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 12.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 12.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 13.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 13.30

Adm

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 14.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 14.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

Załączniki: 1) Macierz aud itu.

Plan sporządził

Plan auditu został uzgodniony przez

Katarzyna K ., 15.10. 2005 .........................

imię i nazwisko, data i podpis

Maria P .,15.10. 2005 ............................

imię i nazwisko, data i podpis

KANCELARIA OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

1/1

KANCELARIA

OMEGA

Raport z aud itu

Nr audi tu 2/2005

str. ...1.... / ......2.....

1. Miejsce auditu / jednostki auditowane : Siedziba KANCELARII OMEGA , Koszalin / Wszystkie

jednostki organizacyjne firmy i wszystkie procesy oraz obszary działalności.

2. Cel, zakres i plan auditu : Zbadanie zgodności wszystkich procesów realizowanych oraz

świadczonych usług z obowiązkiem spełnienia wymogów zapewnienia deklarowanej jakości

i satysfakc ji klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy. Plan aud itu

w załączeniu.

Data

Godzina

Komórka

organizacyjna

Badane działania / procesy

(rozdz. Księgi Jakości)

Auditorzy

02.11.2005

7.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

7.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

8.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

8.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

9.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

9.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 10.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 10.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 11.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 11.30

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 12.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 12.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 13.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 13.30

Adm

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 14.00

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005 14.30

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

3. Termin auditu : 02.11.2005

4. Kryteria auditu : Zgodność realizowanego systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy

PN-EN ISO 9001 : 2001 oraz z ustanowioną i przyjętą do realizacji dokumentacją systemu, przyjęto

do stosowania jako obowiązującą listę pytań TUV.

5. Auditor wiodący : Katarzyna K .

6. Auditorzy :

Auditor: Maria P . ,

Auditor: Krzysztof S . .

KANCELARIA OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

2/2

7. Sposób prowadzenia auditu (w tym oświadczenie o losowym charakterze badań)

Audit obejmował wszystkie jednostki organizacyjne firmy i wszystkie procesy oraz obszary

działalności i z tego względu wybór poszczególnych zagadnień do auditowania miał charakter

losowy. Ze względu na wyrywk owy charakter badań aud itowych w ramach prób losowych należy

zwrócić uwagę na fakt, że ew. mogły mieć miejsce niezgodności, ew. dalsze niezgodności, które nie

zostały stwierdzone podczas aud itu.

8. Zestawienie niezgodności

Lp. Badane działania / procesy

Nr protokołu

niezgodności

Waga

niezgodności

Uwagi

Przyjmowane od klientów

dokumenty księgowe nie są

rejestrowane na formularzu F1

N2/2005

lekka

Zobowiązano Dyrektor

Kancelarii do rozwiązania

problemu

9. Wyniki auditu

Podczas przeprowadzania aud itu wewn ętrznego w obszarze aud itowanym panował ład i porządek.

Dokumentacja systemu jest znana zainteresowanym i jest stosowana. Planowanie, realizacja i zapisy

wykonywane są prawidłowo. Sprawdzone w sposób losowy procesy systemu zarządzania wykazały

że przyjęcie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie

odnotowywana jest ich zbiorcza ilość. Konieczną jest taka identyfikacja przyjmowanych dokumentów,

aby w przypadkach spornych można było jednoznacznie stwierdzić, jaki e dokumenty klient

dostarczył. Poza tym nie stwierdzono żadnych uchybień ani niezgodności.

10. Wnioski z auditu

Dokumentacja stosowanego systemu i system oraz sposób realizacji systemu spełnia ją wymagania

normy PN -EN ISO 9001:2001 . Dokumentacja jest znana zainteresowanym i jest stosowana.

Planowanie, realizacja i zapisy wykonywane są prawidłowo.

11 . Oświadczenie dotyczące poufności

Audit i badania aud itowe mają charakter poufny. Wszystkie osoby uczestniczące oraz towarzyszące

w aud icie, badaniach aud itowych oraz mające dostęp do dokumentacji aud itowej i związanej

z badaniami aud itowymi zobowiązane są, pod groźbą sankcji regulaminowych i karnych, do

zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w związku z aud item.

Sporządził : Auditor wiodący

Z raportem zapoznał się i zaakceptował

Katarzyna K ., 02.11.2005.......................... M aria P ., 02.11.2005 .................................

imię i nazwisko, data, podpis

Pełnomocnik (imię i nazwisko, data, podpis)

Rozdzielnik rap ortu ( imię i nazwisko )

1. Halina K .

2. Marta D.

Potwierdzenie otrzymania ( data i podpis )

02.11.2005 ......................................................

3. Maria P .

4. Katarzyna K .

02.11.2005 .....................................................

KANCELARIA OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

3/3

KANCELARIA

OMEGA

Protokół Niezgodności z Aud itu

data / miejsc e: 12.11.2005 / Biuro Kanc. „debet”

Audit Nr

2/ 2005

Protokół Nr

N2/05

1. Opis niezgodności

Waga

L x H 

Przyjmowanie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie

odnotowywana jest ich zbiorcza ilość

Niezgodność dotyczy: ele ment / proces wg KJ Rozdz. 2/ proc. 4.2 , Procedura/instrukcja P02.02

Katarzyna K ., 02.11.2005 ..........................

Marta D., 02.11.2005 ....................

2. Planowane i uzgodnione działania korygujące (w tym określenie przyczyn)

Nierejestrowanie na formularzach F1, a jedynie odnotowywana jest ich zbiorczej ilości tłumaczone

jest nadmiarem obowiązków i dość dużą pracochłonnością tej czynnoś ci. Ze względu na wagę

przyjmowa -nych dokumentów i konieczność uniknięcia niejednoznaczności w tym zakresie należy

stworzyć takie warunki organizacyjne pracy, aby przyjęcie dokumentów rejestrowane było również

rodzajowo, a nie tylko ilościowo.

Termin wdro żenia: 10.12.2005 r. Odpowiedzialny za wdrożenie: Marta D.

Marta D., 02.11.2005 ....................

Maria P ., 02.11.2005 .............................

3. Ocena wdrożenia działań korygujących

Działania korygujące zrealizowano w pełnym zakresie.

. Katarzyna K ., 10.12.2005 ...............................

Auditor: (imię i nazwisko, data, podpis)

Działania skuteczne  , nieskuteczne  - kontynuacja wg prot. DKZ Nr .............................

Maria P ., 02.11.2005 ..........................

Pełnomocnik: (imię i nazwisko, data, podpis)

1) Należy zaznaczyć X wagę niezgodności: L - nieznaczna, H - znacząca (krytyczna).

Protokół otrzymują i przechowują: Kierownik auditowanej komórki, Pełnomocnik i jeśli właściwe Kierownik Pionu.

Auditor wiodący: (imię i nazwisko, data, podpis)

K-k auditowanej komórki: (imię i nazwisko, data, podpis)

(imię i nazwisko, data, podpis)

Pełnomocnik: ( imię i nazwisko, data, podpis)

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: