proc - Audit wewnętrzny.pdf - !dokumentacja systemu ISO - janeknowak143

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

PROCEDURA

Systemowa

P08.01 wyd. [data wydania]

str. 1 / stron 7

ilość załączników: 3 + 5 formularzy

egz. nr: ...............

Tytuł:

Audit wewnętrzny

Spis treści

1. Cel................................................................................................................................................................... 2

2. Przedmiot i zakres ......................................................................................................................................... 2

3. Definicje ......................................................................................................................................................... 2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia .................................................................................................................. 2

5. Schemat blokowy .......................................................................................................................................... 3

6. Postępowanie ................................................................................................................................................ 4

6.1 Opis procesu auditu................................ ................................ ................................ ................................ .... 4

6.1.1 Planowanie auditów ................................ ................................ ................................ ............................. 4

6.1.2 Dobór auditorów................................ ................................ ................................ ................................ ... 4

6.1.3 Przygotowanie auditu ................................ ................................ ................................ ........................... 4

6.1.4 Przeprowadzenie auditu ................................ ................................ ................................ ....................... 5

6.1.5 Zakończenie auditu ................................ ................................ ................................ .............................. 6

6.2 Następstwa auditu ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 6

7. Dokumenty związane ..................................................................................................................................... 6

8. Zapisy ............................................................................................................................................................. 6

9. Załączniki ....................................................................................................................................................... 7

10. Zmiany do wydania poprzedniego .............................................................................................................. 7

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe...................................................................................... 7

Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data

zatwierdze

nia]

data

Imię i Nazwisko – Właściciel/Dyrektor

............................................................

podpis

Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

P08.01, wyd. [data wydania]

str. 2 z 7

1. Cel

 Zapewnienie wykonani a auditów wewnętrznych w zaplanowanych odstępach czasu dla

określenia czy system zarządzania jakością jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami

i wymaganiami oraz czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany oraz czy zaplanowane

ustalenia są właściwe dla osiągnięcia celów.

2. Przedmiot i zakres

 Niniejsza procedura ustala postępowanie przy planowaniu i przeprowadzaniu aud itów systemu

zarządzania jakością i procesów w jego ramach zachodzących oraz postępowanie dla działań

w następstwie auditów.

3. Definicje

1. Audit: usystematyzowany, niezależny i udokumentowany proces uzyskania dowodów z aud itu

i obiektywnej oceny w celu określenia w jakim stopniu spełniono uzgodnione kryteria aud itu.

2. Kryteria aud itu: zestaw polityk, procedur lub wymagań określonych jako odniesienie.

3. Dowód z aud itu: zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje istotne dla uzgodnionych kryteriów,

i które są weryfikowalne.

Uwaga: Dowód z aud itu może być jakościowy lub ilościowy.

4. Spostrzeżenie: stwierdzenie faktu dokonane podcza s auditu, poparte dowodem obiektywnym.

5. Niezgodność: niespełnienie ustanowionych wymagań.

6. Pełnomocnik: przedstawiciel najwyższego kierownictwa wyposażony w odpowiednie środki

i uprawnienia w ramach zarządzania jakością.

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

Lp.

Zadania

Odpowiedzialne i/lub uprawnione

służby / osoby

1. Planowanie auditów, nadzorowanie przestrzegania

procedur auditowych oraz cena skuteczności działań

korygujących i zapobiegawczych w następstwie aud itów

Pełnomocnik

2. Przygoto wanie i przeprowadzenie poszczególnych

auditów, sporządzanie raportu

Wyznaczony Aud itor wiodący

3. Określenie i wdrożenie działań korygujących i

zapobiegawczych na podstawie wyników aud itów

Zainteresowane służby

4. Przechowywanie zapisów

Pełnomocnik

 Pełnomocnik jest odpowiedzialny za nadzorowanie stosowania niniejszej procedury i za

doskonalenie procesu aud itu.

LOGO

P08.01, wyd. [data wydania]

str. 3 z 7

5. Schemat blokowy

Księga Jakości.

Wyniki poprzednich

auditów.

Plan auditów.

Planowanie audit ów

Lista auditorów.

Program auditu.

Dobór auditorów

Przygotowanie auditu

Protokoły spostrzeżeń.

Protokoły niezgodności.

Przeprowadzenie

auditu

Raport z auditu.

Opracowanie i

dystrybucja raportu.

K/DQ

Protokoły działań.

Działania

poauditowe

Wdrożenie działań

korygujących i ocena

DQ : Pełnomocnik

QW : Auditor wiodący

K : Odpowiedzialny za

audytowany obszar

LOGO

P08.01, wyd. [data wydania]

str. 4 z 7

6. Postępowanie

6.1 Opis procesu auditu

6.1.1 Planowanie auditów

1. Plan auditów sporządza Pełnomocnik na każdy rok kalendarzowy w terminie do 30 -tego

stycznia.

2. W planie ustala się w jakich jednostkach funkcjonalnych oraz w odniesieniu do których

procesów systemu zarządzania jakością zostanie przeprowadzony aud it.

3. Obowiązuje zasada, aby cały system zarządzania jako ścią został przynajmniej raz w roku

zauditowany w całym zakresie.

4. Audity muszą być planowane odpowiednio do sytuacji oraz ważności działań poddawanych

auditowi. Podstawy do takiego planowania stanowią:

 Księga Jakości,

 wyniki kontroli i badań wyrobów / rea lizowanych usług,

 sprawozdania o kosztach,

 raporty z poprzednich auditów,

 raporty z analiz marketingowych.

5. Plan auditów należy ogłosić i/lub przekazać wszystkim kierownikom jednostek

organizacyjnych, których aud it dotyczy.

Przykład planu pokazany jest w za łączniku Nr 1.

6. Plan w miarę rozwoju sytuacji podlega uaktualnieniu ze względu na inicjowanie dodatkowych

auditów. Inicjowanie auditów dodatkowych może być dokonywane przez:

 Członków Kierownictwa,

 Kierownika Działu, w którym występują trudności lub zmiany.

: Forma dla planowania auditów pokazana w zał. Nr 1 jest odpowiednia w przypadku

rozłożenia aud itów w poszczególnych jednostkach przedsiębiorstwa w dłuższym okresie cz asu.

W sytuacji auditu kompleksowego tzn. prowadzonego w całym przedsiębiorstwie na

przestrzeni krótkiego okresu czasu plan aud itu powinien mieć formę pokazaną w zał. Nr 2.

6.1.2 Dobór auditorów

1. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za zapewnienie przeszkolenia odpowiedniej liczby

personelu do przeprowadzania aud itów.

2. Pełnomocnik utrzymuje listę auditorów wewnętrznych.

Wymaga się przeszkolenia przez zewnętrzne kompetentne instytucje i wykazania się przez

kandydata znajomością normy zarządzania jakością, procedur oraz technik aud itowania.

Kwalifikacji dokonuje Pełnomocnik i przechowuje dowody w tym zakre sie.

3. Do poszczególnych aud itów wyznaczeni są aud itorzy z listy aud itorów wewnętrznych przy

zachowaniu zasady niezależności aud itorów od osób ponoszących bezpośrednią

odpowiedzialność za aud itowany obszar działań. Do prowadzenia aud itów może być

angażowany personel spoza Przedsiębiorstwa posiadający potwierdzone kwalifikacje.

6.1.3 Przygotowanie aud itu

1. Faza przygotowania aud itu obejmuje:

a) określenie celu i zakres auditu,

b) wyznaczenie zespołu aud itorów,

c) powiadomienie o audicie,

d) terminy auditu,

e) określenie i analizę dokumentów dotyczących jednostki aud itowanej,

f) ustalenie listy kontrolnej i przygotowanie formularzy do dokumentowania wyników aud itu.

LOGO

P08.01, wyd. [data wydania]

str. 5 z 7

2. Proces przygotowania aud itu i odpowiedzialności za poszczególne jego etapy są pokazane

na formularzu „Program auditu” (Formularz F08.01-1) i w dalszych postanowieniach niniejszej

procedury.

3. Formularz „Program auditu” jest otwierany przez Pełnomocnika na 2 tygodnie przed

planowanym terminem i po uzgodnieniu z aud itorem wiodącym jest przekazywany do

Kierownika jednostki auditowanej.

4. W fazie przygotowania aud itu auditor wiodący ustala listę kontrolną (patrz: uwagi) na bazie

związanych dokumentów stosownie do celu i zakresu aud itu.

Uwagi:

a) stosowane są listy „standardowe”, lub indywidualne; ustalenia w sprawie obowiązku

stosowania odpowiedniej listy podejmuje Pełnomocnik na formularzu „Program aud itu”,

b) w przypadku stosowania listy standardowej spostrzeżenia z auditu są dokumentowane na

formularzu spostrzeżeń (F08.01 –1); w przypadku stosowania listy indywidualnej

spostrzeżenia z auditu są dokumentowane w rubryce spostrzeżeń listy (F08.01 –2).

5. Przed przystąpieniem do aud itu auditor wiodący ustala z aud itorami podział zadań przy

prowadzeniu aud itu.

6. Auditor wiodący przygotowuje odpowiednią ilość formularzy do dokumentowania aud itu. Są to

listy kontrolne z rubrykami na spostrzeżenia (formularz F08.01 –2), protokoły niezgodności

(formularz F08.01–3) i protokoły spostrzeżeń z aud itu (formularz F08.01–4).

6.1.4 Przeprowadzenie aud itu

1. Spotkanie otwierające.

 W dniu rozpoczęcia auditu, auditor wiodący w uzgodnieniu z Kierownikiem jednostki

auditowanej organizuje spotkanie otwierające z udziałem aud itorów, Kierownictwem

jednostki auditowanej oraz osobami wyznaczonymi przez Kierownictwo jednostki

auditowanej.

 Auditor wiodący przedstawia cele i zakres, omawia program auditu i wyjaśnia ewentualne

wątpliwości, jednocześnie uzgadniane są szczegóły badań aud itowych włącznie

z ustaleniem osób jednostki auditowanej towarzyszących aud itorom.

2. Badania praktyczne.

 Badania praktyczne mają na celu po znanie stanu rzeczywistego i sprawdzenie czy stan

ten jest zgodny z przyjętymi wcześniej ustaleniami zapisanymi w odnośnych

dokumentach a także czy ustalenia te są właściwe dla osiągnięcia postawionych celów

jakościowych.

 Auditor ma obowiązek wyczerpać wsz ystkie zagadnienia stosownie do założonego

zakresu auditu.

3. Dokumentowanie spostrzeżeń i niezgodności.

 Wszystkie spostrzeżenia auditorzy odnotowują w rubryce spostrzeżeń listy kontrolnej lub na

protokole spostrzeżeń.

 Wszystkie spostrzeżenia są analizowane przed spotkaniem zamykającym w kierunku wyłonienia

ewentualnych niezgodności.

 Niezgodności mają być zawsze odniesione do dowodów obiektywnych.

 Zapisu niezgodności dokonuje się na formularzach protokołów niezgodności (formularz F08.01–

3).

 Każda niezgodność jest formułowana na oddzielnym protokole.

 Wszystkie niezgodności powinny być potwierdzone przez odpowiedzialnego za auditowany

obszar. Protokoły niezgodności powinny być sporządzane w trakcie auditu lub przygotowane na

spotkanie zamykające i wtedy potwierd zone.

4. Spotkanie zamykające.

 Po przeprowadzeniu aud itu, auditor wiodący organizuje spotkanie zamykające

proc - Audit wewnętrzny.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: