proc - Nadzór nad dokumentami.pdf

(195 KB) Pobierz
196420589 UNPDF
LOGO
Nazwa i adres FIRMY
PROCEDURA
Systemowa
P02.01 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 11
ilość załączników: 1 + 3 formularze
egz. nr: ...............
Tytuł:
Nadzór nad dokumentami
Spis treści
1. Cel................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................... 2
2. Przedmiot i zakres ................................ ................................ ................................ ................................ ........................... 2
3. Definicje................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ........... 2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia................................ ................................ ................................ ................................ ....... 2
5. Schemat blokowy ................................ ................................ ................................ ................................ ............................. 3
6. Opis postępowania ................................ ................................ ................................ ................................ .......................... 4
6.1 Wymagania i zasady ogólne................................ ................................ ................................ ................................ ....... 4
6.1.1 Identyfikacja potrzeb................................ ................................ ................................ ................................ ............ 4
6.1.2 Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów i danych ................................ ................................ ................................ 4
6.1.3 Status aktualności ................................ ................................ ................................ ................................ ............... 4
6.1.4 Oznaczanie dokumentów ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 4
6.1.5 Dystrybucja ................................ ................................ ................................ ................................ ......................... 4
6.1.6 Zmiany ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 4
6.1.7 Postępowanie z dokumentami nieaktualnymi ................................ ................................ ................................ ....... 4
6.1.8 Dokumenty na nośnikach elektronicznych ................................ ................................ ................................ ............ 5
6.2 Nadzorowanie poszczególnych dokumentów i danych................................ ................................ ................................ . 6
6.2.1 Zarządzenia wewnętrzne................................ ................................ ................................ ................................ ...... 6
6.2.2 Karty stanowiska pracy ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 6
6.2.3 Regulamin organizacyjny ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 6
6.2.4 Księga Jakości ................................ ................................ ................................ ................................ .................... 6
6.2.5 Procedury systemowe ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 6
6.2.6 Normy i przepisy techniczne dotyczące wyrobów ................................ ................................ ................................ . 8
6.2.7 Przepisy i normy związane z działalnością ................................ ................................ ................................ ........... 8
6.2.8 Dokumentacja techniczna klienta ................................ ................................ ................................ ......................... 8
6.2.9 Dokumentacja konstrukcyjna i technologiczna ................................ ................................ ................................ ..... 9
6.2.10 Instrukcje obsługi maszyn i urządzeń ................................ ................................ ................................ ................. 9
6.2.11 Dokumentacja handlowa ................................ ................................ ................................ ................................ .... 9
6.2.12 Dokumentacja zaopatrzeniowa................................ ................................ ................................ ........................... 9
6.2.13 Dokumentacja produkcyjna i kontrolna dotycząca realizowanych zleceń ................................ ............................ 9
6.2.14 Nadzorowanie dokumentów księgowych ................................ ................................ ................................ ............ 9
6.2.15 Instrukcje postępowania ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 9
6.2.16 Formularze ................................ ................................ ................................ ................................ ...................... 10
7. Dokumenty związane ................................ ................................ ................................ ................................ ..................... 10
8. Zapisy................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 11
9. Załączniki................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 11
10. Zmiany do wydania poprzedniego ................................ ................................ ................................ ................................ 11
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe ................................ ................................ ................................ ........... 11
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
jako obowiązujący w
LOGO
[data
zatwierdze
nia]
data
Imię i Nazwisko – Właściciel/Dyrektor
............................................................
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
196420589.006.png
LOGO
P02.01, wyd. [data wydania]
str. 2 z 11
1. Cel
Zapewnienie, że wszelkie dokumenty i dane wymagane w systemie zarządzania, w tym w
systemie zarządzania jakością są zawsze aktualne, ko mpletne i dostępne w miejscach ich
stosowania.
2. Przedmiot i zakres
Procedura ustanawia zasady nadzoru i odpowiedzialności za nadzorowanie wszystkich
dokumentów i danych związanych z działaniami w ramach systemu zarządzania, w tym
odpowiednim zakresie ob ejmuje dokumenty zewnętrzne takie jak: normy, przepisy i dokumentację
techniczną klienta.
Nadzór nad dokumentacją obejmuje opracowanie, przegląd, zatwierdzenie i wydanie
dokumentów oraz aktualizowanie i wycofywanie nieaktualnych. Dokumenty i dane mogą mieć
dowolną formę, zależnie od rodzaju nośnika, np. wydruk lub nośniki elektroniczne.
Procedura dotyczy wszystkich dokumentów o charakterze regulującym lub zawierających
dane / specyfikacje; system nadzoru nad dokumentami stanowiącymi zapisy jest usta lony
w procedurze P02.02.
3. Definicje
1. Dokument: informacje zawarte na nośniku informacji np. specyfikacja, rysunek, procedura,
norma.
2. Dokumentacja: grupa dokumentów.
3. Specyfikacja: dokument ustalający wymagania.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
Odpowiedzialność za nadzorowanie dokumentów i danych oraz uprawnienia do przeglądu
i zatwierdzania poszczególnych rodzajów dokumentów są podane ogólnie na schemacie blokowym
(pkt. 5), a następnie w opisie (pkt. 6.2) oraz są zestawione w tabeli odpowiedzialności za
nadzorowanie poszczególnych dokumentów lub ich rodzajów w zał. nr 1.
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za ciągłą aktualność i adekwatność
niniejszej procedury i za doskonalenie procesu nadzoru nad dokumentami.
196420589.007.png
LOGO
P02.01, wyd. [data wydania]
str. 3 z 11
5. Schemat blokowy
Identyfikacja potrzeb
a
Opracowanie
dokumentu / zmiany
Ogólne zasady nadzoru;
(pkt. 6.1).
Tab. odpowiedzialno ści
(wg zał. nr 1).
Przegląd
Wykazy dokumentów.
Listy dystrybucyjne.
Potwierdzenie
aktualności.
Zatwierdzenie
Dystrybucja
(udostępnianie)
Śledzenie aktualności
N
Czy
potrzebne
zmiany?
T
a
Wycofanie
nieaktualnych,
zniszczenie lub
zabezpieczenie
196420589.008.png 196420589.009.png 196420589.001.png 196420589.002.png 196420589.003.png
LOGO
P02.01, wyd. [data wydania]
str. 4 z 11
6. Opis postępowania
6.1 Wymagania i zasady ogólne
6.1.1 Identyfikacja potrzeb
Potrzeby opracowania i wydania dokumentów wynikają z wymagań systemu jakości w
odniesieniu do zarządzania, wyk onywania i weryfikacji prac mających związek z jakością.
Odpowiednie służby są zobowiązane do zainicjowania opracowania lub sprowadzenia (zakupu)
odpowiedniego dokumentu.
6.1.2 Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów i danych
Dokumenty i dane przed wydaniem muszą być poddane przeglądowi i zatwierdzone prz ez
uprawniony personel (p. zał. nr 1).
Fakt dokonania przeglądu musi być potwierdzony w dokumencie lub stosownych załącznikach.
O ile wyraźnie nie zaznaczono inaczej odpowiedzialność za przegląd odnosi się do osoby
zatwierdzającej dokument.
6.1.3 Status aktualności
W celu uniknięcia stosowania unieważnionych i/lub nieaktualnych wydań muszą być
sporządzone wykazy dla poszczególnych rodzajów dokumentów, jednocześnie w odniesieniu do
niektórych dokumentów obowiązuje zasada okresowego potwierdzenia akt ualności w dokume ncie
(p. zał. nr 1).
6.1.4 Oznaczanie dokumentów
Każdy nadzorowany dokument musi posiadać jednoznaczne oznaczenie identyfikacyjne, które
musi być przeniesione na każdą stronę dokumentu. Każdy dokument musi posiadać jednoznaczną
numerację stron a łączna ilość stron musi być podana przynajmniej na pierwszej stronie.
6.1.5 Dystrybucja
Dokumenty i dane muszą być przekazane w miejsca ich stosowania przez wyznaczone
jednostki (p. zał. nr 1). Dokumenty i dane są przekazywane za potwierdzeniem odbi oru i
prowadzone są wykazy dokumentacji, co zapewnia, że unieważnione lub nieaktualne dokumenty
będą natychmiast usunięte ze wszystkich miejsc, w których były wydane lub stosowane, lub że co
najmniej zabezpieczone będą przed przypadkowym użyciem.
6.1.6 Zmiany
Jednostki odpowiedzialne za poszczególne dokumenty są zobowiązane do śledzenia
aktualności i adekwatności dokumentów oraz wprowadzania zmian.
Zmiany dokumentów i danych są poddawane przeglądom i zatwierdzane przez te same
jednostki, które dok onały pierwszego przeglądu i zatwierdzenia.
Personel, który dokonuje przeglądu musi opierać się na odpowiednich informacjach
źródłowych.
Charakter zmiany musi być przedstawiony w dokumencie lub odpowiednich załącznikach.
6.1.7 Postępowanie z dokument ami nieaktualnymi
Nieaktualne dokumenty muszą być wycofane z miejsc ich stosowania lub zabezpieczone przed
użyciem.
Jednostki prowadzące dystrybucję dokonują stosownych adnotacji w rejestrach dystrybucyjnych
o wycofaniu i / lub zniszczeniu doku mentów.
Nieaktualne dokumenty o ile są przechowywane muszą być wyraźnie oznakowane napisem
„nieaktualny”.
Wymagania dotyczące wycofania i niszczenia dokumentów nieaktualnych oraz wymagania
dotyczące przechowywania zdezaktualizowanych egzemplarzy źródł owych wynikają z pkt. 6.2
i zał. nr 1.
196420589.004.png
LOGO
P02.01, wyd. [data wydania]
str. 5 z 11
6.1.8 Dokumenty na nośnikach elektronicznych
W przypadku stosowania nośników elektronicznych muszą być określone zasady dostępu
czynnego i biernego oraz metody zabezpieczeń przed utratą danych.
196420589.005.png

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin