Rola sekretariatu.doc

Temat: Rola sekretariatu w biurze

Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołaną do obsługi osoby pełnią­cej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych.

Jest to także centrum informacyjne. Do sekretariatu napływają informacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Wizerunek firmy kształtowany jest przez wie­le czynników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekretarką.

Na wizerunek firmy mają wpływ następujące elementy:

§      wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble);

§      zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie;

§      wygląd pracowników;

§      logo firmy, znak firmowy;

§      forma i sposób komunikowania się z petentami;

§      dyscyplina pracy, etykieta zawodowa;

§      przestrzeganie zasad savoir-vivre'u w biurze.

Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania zawodowego, do­świadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy.

Od kandydatów na stanowisko sekretarki wymaga się:

§      wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy,

§      umiejętności redagowania pism,

§      znajomości języków obcych,

§      bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie,

§      obsługi urządzeń technicznych,

§      znajomości podstaw psychologii,

§      znajomości postaw ekonomii.

Rodzaje sekretariatów:

ü        Uniwersalne - występują w małych i średnich firmach, łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie.

ü        Osobiste - obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa.

ü        Imprez - funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, targów, realizują czynności sekretarskie w trakcie przygotowania, trwania imprezy i po jej zakończeniu.

ü        Działowe - obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

Funkcje sekretariatu:

ü        reprezentacyjną (wygląd i wyposażenie sekretariatu);

ü        informacyjną (przyjmowanie i przekazywanie informacji);

ü        regulacyjną (przyjmowanie i obsługa interesantów);

ü        pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi;

ü        wspomagającą przełożonego.

Predyspozycje do wykonywania zawodu sekretarki:

§      podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych;

§      twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych;

§      obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny;

§      lojalność w stosunku do zwierzchników i kolegów/koleżanek;

§      wysoka kultura osobista i odpowiednia prezencja;

§      dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie;

§      dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi;

§      pewność siebie;

§      odporność na stres;

§      dyspozycyjność;

§      dobry stan zdrowia.

Zadania sekretarki:

§      prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa;

§      gromadzenie i przechowywanie informacji;

§      wykonywanie prac administracyjno-biurowych;

§      przyjmowanie interesantów;

§      przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie sta­nowisk;

§      redagowanie krótkich pism;

§      zapisywanie pism dyktowanych przez zwierzchników;

§      uczestniczenie w planowaniu prac zwierzchników;

§      odbieranie telefonów i udzielanie informacji;

§      odbieranie i wysyłanie faksów, e-maili;

§      prowadzenie kontroli terminów;

§      przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw;

§      prowadzenie rejestru wyjazdów i delegacji;

§      kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych;

§      gospodarowanie materiałami biurowymi;

§      gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla zwierzchników;

§      przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek;

§      wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

Zadania te możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne.

Zadania asystenckie - to czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef.

Należą do nich: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw do­tyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.), prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat itp.

Zadania recepcyjne - to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośred­ni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, któ­ra go przyjmie, jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firm.

Profesjonalna sekretarka przyczynia się swoją działalnością do rozwoju insty­tucji.

Potrafi wybrać z różnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy swojego zwierzchnika, przyjmuje interesantów zgod­nie z ich oczekiwaniami.

Sekretarka powinna tak zorganizować swoją pracę, aby wykonać wszystkie zadania w zaplanowanym czasie i pamiętać o nadchodzących terminach.

Potrafi utrzymywać miłe, koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżan­kami bez naruszania tajemnicy służbowej.