zebrania.doc

Temat: Zebrania

Bardzo ważnym elementem komuni­kowania się są narady i różnego rodzaju zebra­nia, podczas których są przekazywane informa­cje i podejmowane decyzje dotyczące działalno­ści przedsiębiorstwa.

Ze względu na charakter uczestnictwa orga­nizuje się:

·         zebrania zewnętrzne - z udziałem fachow­ców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców,

·         zebrania wewnętrzne:

-       otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników,

-       przy zamkniętych drzwiach - uczestnika­mi mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu.

Celem zebrania może być m.in.:

·         przekazywanie informacji,

·         kontrola bieżących prac,

·         rozwiązywanie problemów,

·         podejmowanie decyzji i uchwał,

·         wymiana poglądów i doświadczeń.

              Zebrania mogą mieć różny charakter i róż­ną rangę. Inaczej będzie zorganizowane spotka­nie dwóch kierowników, którzy ustalają termin przekazania sprawozdania, a inaczej spotkanie np. zarządu spółki z radą nadzorczą. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania.

Typowe zebrania to:

·      Odprawa - niebyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, robo­czym, mające cel instruktażowy. W niektó­rych przedsiębiorstwach zwoływane jest sys­tematycznie co tydzień, np. w każdy ponie­działek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.

·     Narada - niebyt długie spotkanie (do 60 mi­nut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada doty­cząca nowego produktu.

·     Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowa­ne spotkanie, wymaga wcześniejszego usta­lenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarzą­du, rady nadzorczej. Może trwać nawet kil­ka godzin.

·     Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biuro­wej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzo­na przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa lite­ratura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

·     Konferencja - spotkanie przedstawicieli róż­nych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub rożnych branż (lub jednej), dotyczące okre­ślonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechno­logii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymaga­ją wcześniejszego bardzo szczegółowego pla­nowania zarówno programu wystąpień, jak zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

·     Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgo­wego planowania, jak konferencja.

·     Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów wyższej szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

                Niektóre zebrania mają bardzo sformalizo­wany charakter, określony przez przyjęty regu­lamin i stosowne przepisy. Na przykład posie­dzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisem­nie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu -prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. Przygotowanie takiego zebrania wyma­ga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą.

Organizuje się też zebrania, które nie wyma­gają takiej skomplikowanej procedury, jak po­siedzenia zarządu. Na przykład odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygo­dniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odno­śnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swoich terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane.

                            Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Prace związane z przygotowaniem sympozjum lub konferencji