Podniesienie atrakcyjności biura - czy warto informować klientów o zmianach w prawie, jak to robić?

Wielu naszych klientów chce być na bieżąco informowanych o zmianach w przepisach, mających wpływ na ich prawa i obowiązki. Niektórzy po prostu dzwonią, część z nich wolałaby otrzymywać stosowną informację pisemną. W jakim zakresie informować klientów o zachodzących zmianach?

Potencjalny klient biura rachunkowego przed wyborem firmy, której powierzy prowadzenie swoich spraw księgowych i kadrowych, bierze pod uwagę wiele kryteriów, z których jednym jest zakres oferowanych usług.

Częste zmiany w prawie powodują, że klienci szukają firm, które nie tylko wykonają rzetelnie obowiązki związane z księgowaniem, składaniem deklaracji, rozliczaniem wynagrodzeń, ale także przekażą informacje o istotnych zmianach w stanie prawnym.

DEKLARACJE PODATKOWE 2008
Sprawdź, jak je poprawnie skorygować!
Wynagrodzenia w Twojej firmie

O czym informować?
Nie należy informować o wszelkich zmianach wchodzących w życie. Większość z nich nie będzie miała dla Waszych klientów szczególnego znaczenia. Informować należy o zmianach istotnych, to znaczy takich, które:

·         będą wymagały od klienta podjęcia określonych działań lub

·         będą miały wpływ na Wasze działania, o których klient powinien być poinformowany, albo

·         mogą mieć wpływ na decyzje podejmowane przez klienta obecnie lub w przyszłości.

Przykładowo, poinformujecie klienta o treści wyroku Trybunału Konstytucyjnego, który stwierdza, że przepis ustawy zasiłkowej1 mówiący, iż w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, od których pracownik uiścił składkę na ubezpieczenie chorobowe, a które nie są mu wypłacane za okres pobierania zasiłku chorobowego jest niezgodny z Konstytucją2.

Wyrok ten ma bowiem bardzo istotne znaczenie dla Waszych klientów i wymaga albo podjęcia określonych działań przez nich samych, albo wiedzy i zgody na czynności, jakie  podejmie biuro w celu przeliczenia podstaw wymiaru zasiłków i wyrównania świadczeń.

Jak przekazać informację?
Najprostszą i najmniej czasochłonną metodą przekazania wiadomości o nowych przepisach lub o ich zmianie będzie wysłanie odpowiednio opracowanej informacji pocztą elektroniczną. Odpowiedni komunikat może zostać zawarty zarówno w treści wiadomości, jak i w załączniku. Jednak zawiadomienia lepiej dokonać za pomocą załącznika, gdyż programy pocztowe mogą zmieniać wygląd wiadomości, a czasem także czcionkę, co utrudnia zarówno odczytanie i wydruk informacji, a co za tym idzie - późniejsze z niej korzystanie.

Odpowiadała: Jarosława Warszawska 
Mericon Kadry Płace Doradztwo