Ad.1.Orientacja procesowa jest to sposób podejścia do zarządzania, koncentruje się na sekwencjach działań podejmowanych w organizacji i poza nią oraz powiązaniach pomiędzy nimi w celu osiągnięcia zamierzonych wspólnie rezultatów. Podejście procesowe to traktowanie organizacji jako zbioru procesów i opisywanie jej jako mapy powiązań oraz sekwencji procesów. W podejściu procesowym mamy do czynienia ze swobodnym przepływem informacji. Operacje są zmienne w poszczegól. jednostkach biznesu. Procesy te podlegają ciągłej kontroli i doskonaleniu, procesy te projektowane są samodzielnie tak by w rezultacie były bardziej efektowne. Pracownicy poszczególnych procesów odpowiedzialni są za określony proces produkcyjny. Ważną role odgrywa praca zespołowa i kooperacja miedzy zespołami. Organizacja zorientowana procesowo znacznie poważniej traktuje i uwzględnia oczekiwania klientów.
Podejście funkcjonalne cechuje wysoce ustrukturyzowana kontrola przepływu informacji. Operacje SA ujednolicone w ograniczonym zasięgu. Decyzje są podejmowane przez władze formalne oraz praca jest wykonywana w oparciu o formalne procedury. Decyzje przekazywane SA z góry do dołu, są ściśle sformalizowane i kontrolowane. Zachowania są uwarunkowane przez opisy stanowisk pracy.
Ad.3 Def. i klasyfikacja procesów
Proces - jest całością złożoną z sukcesywnie wykonywanych operacji zmierzających do osiągnięcia wcześniej określonych rezultatów.
W procesie wykorzystywane są zasoby wejściowe (informacje, surowce, półprodukty), które ulegają przetworzeniu i są przekazywane do następnych procesów lub do klienta finalnego
Proces można zdefiniować jako strumień działań przetwarzających zaopatrzenie (surowce lub informacje) pochodzące od dostawców w produkcję dla klientów zawierającą wartość dodaną.
Niektóre procesy mają charakter fizyczny i widzialny, inne zaś są niewidzialne i sprowadzają się głównie do przetwarzania informacji.
Procesy dzieli się najczęściej na:
- Operacyjne, określane także mianem procesów centralnych, za pomocą których wytwarzana jest wartość dla klienta oraz dla innych zainteresowanych stron,
- Pomocnicze, tworzące warunki do realizacji procesów operacyjnych; mają one klientów wew. (procesy wspomagania i procesy zarządzania).
Ad.4. Modele i standaryz procesów.
Przy pomocy modelu procesu, procesy kluczowe mogą być sortowane, jest to wizualna prezentacja w sposób najbardziej ogólny poziomu organizacji. Zwykle trzy klastry procesów wyróżniamy:.
· Procesy pierwotne: procesy między potrzebą i zadowoleniem klienta,
· Procesy wspomagające:
· Procesy zarządzania:
Modelowanie procesów - jest to zbiór czynności wykonywanych przez analityków w przeds.. Modelowanie procesów ma na celu ustalenie w jaki sposób działa dana organizacja i może służyć do określenia docelowego sposobu postępowania
Modelowanie jak sama nazwa wskazuje służy przedstawieniu Modelu Procesu czyli uporządkowanemu opisowi procesu (najczęściej graficznemu). Z modelu procesu można wywnioskować przebieg procesu i kolejność wykonywania się kroków w procesie. Modelowanie jest często utożsamiane z Mapowaniem Procesów. Pojęcia te nie są tożsame. Mapa pokazuje jedyne relacje pomiędzy procesami / obiektami w procesie podczas gdy model - pokazuje przebieg.
Mapowanie to proces opracowywania graficznych schematów powiązań organizacyjnych lub czynności składających się na proces biznesowy
Właściwie przeprowadzone mapowanie służy kilku celom:
- pozwala dokładnie zrozumieć elementy procesu - czynności, wyniki i wykonawców poszczególnych kroków,
-definiuje granice procesu,
- służy za punkt odniesienia, na podstawie którego można mierzyć efekty działań mających na celu udoskonalenie procesu.
W mapowaniu procesów wykorzystuje się :
- Identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowania relacji.
-Tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.
Mapa relacji to zaawansowany schemat pokazujący najważniejsze jednostki organizacyjne zaangażowane w proces biznesowy oraz ich wzajemne powiązania w formie przepływów materialnych, niematerialnych i pieniężnych
Standaryzacja (normalizacja) – wprowadzanie jednolitych norm, zwłaszcza w przemyśle, ujednolicanie produkcji; normalizacja. Działalność polegająca na analizowaniu wyrobów, usług i procesów w celu zapewnienia:
• funkcjonalności i użyteczności,
• zgodności (kompatybilności) i zamienności,
• ograniczenia (zbędnej) różnorodności
Etapy standaryzacji
• klasyfikacja - grupowanie wg podobieństwa cech charakterystycznych danego produktu,
• unifikacja - ujednolicanie cech konstrukcyjnych i wymiarowych elementów maszyn w celu umożliwienia ich zamienności,
• typizacja - ujednolicenie konstrukcji w celu upraszczania produkcji (i obniżania kosztów) a także ułatwiania eksploatacji.
Ad.5. Istota i cele zarządzania procesami.
Zarządzanie procesem jest czymś znacznie więcej niż opisem procesów i wykonywaniem zadań zgodnie z tym opisem. Zarządzanie jest podejściem całościowym. Wartość dodana jest innym podejściem do procesu. Można to sformułować na różne sposoby: proces jest transferem kompetencji do klienta.
Procesy w edukacji mają na celu pomóc ludziom w uzyskaniu określonego poziomu kompetencji. Proces skupia się na wartości dodanej w celu poprawienia kompetencji. W pierwszym rzędzie jest on podstawą do określenia i opisu kompetencji.
Kompetencja jest synergetycznym zestawem zdolności, umiejętności i wiedzy, która uzewnętrznia się w zachowaniu obserwowalnym, ma wartość przewidywalną i ma na celu efektywną realizację określonych zadań. W ostatnich czasach proces doskonalenia kompetencji stał się zajęciem realizowanym przez całe życie.
Istota procesu:
- proces jest łańcuchem sekwencyjnych czynności wejście – transformacja – wyjście
- celem procesu jest tworzenie wartości weryfikowanej przez odbiorcę
- proces może być powtarzalny, co umożliwia jego formalizację i odczytywanie przebiegu
Cele zarządzania procesami:
- redukcja czasu przebiegu procesów,
- redukcja kosztów procesu,
- wzrost jakości procesów i produktów finalnych
- zwiększenie produktywności pracowników
- wzmocnienie przewagi konkurencyjnej
Ad. 7 Identyfikacja i odwzorowanie procesów.
Celem identyfikacji procesów jest wyodrębnienie spośród szeregu realizowanych w organizacji działań, łańcucha wartości, na który składają się kolejne procesy główne..
Procesom głównym towarzyszą procesy pomocnicze, których celem jest umożliwienie przedsiębiorstwu sprawnego realizowania procesów podstawowych. Identyfikację procesów można rozpocząć od góry i schodzić do dołu, tj. wyjść od strategii przedsiębiorstwa i systemu celów strategicznych, na podstawie których wyodrębnia się procesy główne, a następnie rozbierać je na podprocesy i wchodzące w ich skład poszczególne działania.
Do zidentyfikowanych procesów tworzone są tzw. karty procesów, które opisują podstawowe dane o procesie m.in.:
· Wejścia (inicjatory)
§ Wyjścia (produkty)
§ Lidera (właściciel)
§ Powiązania z innymi procesami
§ Parametry
Parametrami procesów mogą być jego maksymalna i rzeczywista wydajność, czas trwania lub koszty. Do zidentyfikowanego procesu tworzona jest (poza kartą procesu), dokumentacja będąca graficzną reprezentacją jego przebiegu. Mapa procesów prezentuje powiązania pomiędzy poszczególnymi procesami oraz schemat tworzenia wartości w przedsiębiorstwie. Zidentyfikowane procesy zostają poddane analizie, w której oceniane są poszczególne działania i ich wpływ na budowanie wartości. Na podstawie wyników analizy wskazuje się procesy, które należy zoptymalizować w etapie modelowania procesów.
Ad. 8. Projektowanie procesu i wdrażanie zmian
Dynamiczne zmiany w gospodarce światowej zmuszają przedsiębiorstwa, firmy, instytucje do doskonalenia sposobów funkcjonowania dla lepszego zaspokajania potrzeb klienta na wyroby lub usługi
Aby dostosować funkcjonowanie do wymagań konkurencji przy jednoczesnej eliminacji barier celnych, kontyngentów, reglamentacji centralnej konieczne będą:
§ gruntowne przeobrażenia
§ odejście od zasad i struktur biurokratycznego zarządzania
§ zmodernizowane aplikacje technologii informatycznej i techniki sterowania numerycznego,
§ wprowadzenie nowej kultury zarządzania z nowym systemem wynagradzania i motywacji
§ nowe kwalifikacje personelu zarząd
Te wyżej wymienione przeobrażenia możliwe będą poprzez:
§ zaprojektowanie na nowo najważniejszych procesów podstawowych zorientowanych na klienta i pod kątem przystosowania do współczesnych możliwości technologii informatycznych
§ zaprojektowanie nowych procesów pomocniczych dla instytucji, przedsiębiorstw, niezbędnych do poprawnej realizacji procesów podstawowych przystosowanych do tzw. High-Technology i zasad ochrony środowiska w oparciu o zastosowanie technologii informatycznych,
§ zaprojektowanie nowych procesów zarządzania firmą, instytucją, przystosowanych do poziomu komputeryzacji egzystującego w otoczeniu europejskim
§ poprawne wdrożenie tych wyżej wymienionych procesów i zasad w oparciu o koncepcję współczesnego zarządzania projektami (project management),
§ zastosowanie w praktyce zasad controllingu dynamicznego dla faz projektowania i wdrażania oraz dla normalnej eksploatacji i funkcjonowania nowych procesów,
§ czynne zaangażowanie czołowego personelu kierowniczego firm w proces zmian i akceptację nowej sytuacji, w której efektywne zmiany mogą być wprowadzone jedynie siłami własnymi, przy pomocy metodycznej konsultantów zewnętrznych i doradców, natomiast z wykluczeniem możliwości zlecania realizacji kompleksowego projektu firmom zewnętrznym.
To nowe podejście do wdrażania zmian innowacyjnych poprzez optymalizację nowo zaprojektowanych procesów zorientowanych na klienta rodzi konieczność kształcenia i treningu personelu kierowniczego.
Celem innowacji w zakresie procesów jest uzyskanie możliwie optymalnego przebiegu działalności gospodarczej ze względu na koszty, czas, lepszą obsługę klienta oraz możliwe pełne wykorzystanie potencjalnych możliwości trzech zaawansowanych technologii. Działalności innowacyjne w zakresie procesów podstawowych a także i pomocniczych, zazwyczaj realizowana jest w kilku etapach.
Ad.9 Kierowanie procesami
Zarządzanie procesami polega na dokonywaniu systematycznej oceny ich efektów, podtrzymywaniu ich funkcjonowania i wprowadzaniu korekt, jeśli osiągane rezultaty odbiegają od norm. nieustannie analizując procesy i poprawiając oraz nakładając na ludzi odpowiedzialność za zarządzanie nimi, ich doskonalenie oraz wymyślanie nowych koncepcji.
Ważne aspekty zarządzania procesami:
· Właściwa koncepcja,
· Zorientowanie na klienta,
· Koncentr. na zapobieganiu błędom,
· Ustawiczna ocena i postęp,
· Partnerskie stosunki z dostawcami,
· Wysoki poziom osiągnięć.
Przy doskonal. procesów ważne są:
- dążenie do stanu zero defektów
- Ogranicz. czasu trwania cykli.
Ad. 11 Wdrażanie podejścia procesowego w organizacji.
Przy wdrażaniu podejścia procesowego w organizacji należy zdefiniować :
a) Procesy zarządcze – planowanie długoterm. , doskonalenie organ.
b) Procesy główne – związane z podst. działaln. przeds.
c) Procesy zarządzania zasobami
d) Procesy wsparcia
Każde przedsiębiorstwo przy wdrażaniu podejścia procesowego powinno opracować przejrzystą mapę swoich procesów, będących logicznie ze sobą powiązanych. Mapowanie procesów w przejrzysty sposób uwidacznia, który proces jest znaczący dla sukcesu organizacji. Wyodrębnia procesy pomocnicze i wskazuje na „wąskie gardła” w procesie produkcyjnym. Mapa zależna jest od specyf.i zasobów przeds. Procesy powinny przyczyniać się do powodzenia organizacji jako całości.
gosicka