NEW.artykul techniki.gminy.doc

dr Michał Flieger

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Wydział Prawa i Administracji, Katedra Nauk Ekonomicznych

Temat: Implementacja technik i metod organizatorskich w systemach zarządzania gminą

Streszczenie

Niniejszy artykuł przedstawia metody i techniki organizacyjne stosowane w gminach. W artykule autor poddaje analizie instrumenty, które gminy mają do dyspozycji w takich dziedzinach jak zbieranie informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej, twórcze poszukiwanie rozwiązań problemów, projektowanie i wdrażanie zmian, organizowanie pracy i koordynowanie jej przebiegu, restrukturalizacja pracy oraz badanie systemu zarządzania organizacją. W każdym z powyższych obszarów gmina ma do dyspozycji szereg metod i technik, które mogą usprawnić jej działanie. Pierwsza część artykułu przedstawia dostępne instrumenty i poddaje je krótkiej charakterystyce w podziale na wyżej wymienione dziedziny. Druga część artykułu przedstawia wyniki badań, dotyczące faktycznego zastosowania instrumentów. W ten sposób podjęto próbę odpowiedzi na pytanie czy opracowane naukowo metody i techniki zarządzania są wprowadzane w życie w codziennym procesie zarządczym w gminach. Wyniki badań pokazały, że dostępne instrumenty stosowane są w różnym stopniu a wśród zarządzających wciąż istnieje niedobór w zakresie wiedzy i informacji na temat wielu z nich. Do najczęściej stosowanych instrumentów zaliczamy te, które dotyczą badania systemu zarządzania organizacją, metody projektowania i wdrażania zmian oraz metody restrukturalizacji pracy. Rzadko stosowane są metody i techniki twórczego poszukiwania rozwiązania problemu oraz techniki organizowania pracy i koordynowania jej przebiegu. Wyniki badań pokazały, że potrzebne jest podjęcie działań niezbędnych do poszerzenia wiedzy w zakresie dostępnych metod i technik zarządzania wśród osób zarządzających w gminach oraz działań dostarczających umiejętności praktycznych ich wdrażania.

1. Wstęp

Obecnie widoczna jest coraz większa tendencja do usamodzielniania się gmin. Zyskują one nowe obowiązki oraz obszary odpowiedzialności, co powoduje wzrost złożoności procesu zarządzania na poziomie strategicznym, taktycznym oraz operacyjnym. Wzrasta również poziom świadomości gmin w zakresie konieczności aktywnego konkurowania w celu przyciągnięcia nowych inwestorów, co powoduje, że sposób zarządzania gminą staje się istotnym instrumentem wspierania przedsiębiorczości i nie może być lekceważony. Dodatkowo, często nieprzewidywalne zmiany, jakie zachodzą w otoczeniu organizacji w ostatnim czasie, powodują, że sposób zarządzania gminą powinien kłaść nacisk na aspekt elastyczności i szybkości dopasowania do zmieniających się warunków. Uelastycznienie oraz stałe doskonalenie systemu zarządzania wymaga wdrożenia na bieżąco zmian w sposobie zarządzania, które na poziomie rozwiązań operacyjnych wynikają ze stosowanych metod i technik organizatorskich.

Przedmiotem niniejszego referatu nie jest szczegółowy opis metod i technik, gdyż takowych jest we współczesnej literaturze sporo, lecz próba ich uporządkowania i odpowiedzi na pytanie w jakim stopniu gminy dokonują ich implementacji w swoich systemach zarządzania. Teoretyczne podstawy metod i technik organizatorskich, opracowywane przez teoretyków zarządzania, powinny być następnie asymilowane w praktyce. Wyjaśnienie czy i w jakim stopniu taki proces asymilacji ma miejsce w odniesieniu do wybranych metod i technik organizatorskich jest podstawowym celem niniejszego referatu.

W celu uzyskania odpowiedzi na powyższe pytanie przeprowadzono badania ankietowe zbliżone do wywiadu ustrukturalizowanego na próbie 45 gmin z regionu całego kraju. W formularzach ujęto 66 metod i technik organizatorskich w ramach pytań zamkniętych (czy gmina stosuje, czy nie stosuje danej metody lub techniki) oraz w tym dodatkowo 6 technik gdzie możliwość odpowiedzi rozszerzono o pytanie otwarte. Poniżej, po krótkiej charakterystyce badanych metod, przedstawione zostaną wyniki badań.

2. Podział oraz krótka charakterystyka badanych metod i technik badawczych

Metoda zarządzania jest to systematycznie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu; jest to uświadomiony i uporządkowany sposób działania złożonego, powtarzalny z racji swej skuteczności [Koźmiński A., Zawiślak A., s. 51]. Technika natomiast jest to celowy, racjonalny, oparty na teorii sposób wykonywania prac w jakiejś dziedzinie, przy czym sposób oznacza tok jakiegoś działania, a więc układ jego stadiów [Kotarbiński T., s. 524]. Techniki są częścią składową metody i stanowią sposób postępowania do osiągnięcia założonego celu,  są więc podporządkowane postępowaniu stosowanemu w danej metodzie.

Dla potrzeb opracowań badających metody i techniki organizatorskie, zostały one podzielone na dziewięć podgrup. Pierwszą z nich stanowią techniki zbierania informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej. Ich zadaniem jest właściwe zebranie i zestawienie informacji tworzących podstawy do opracowania analizy stanu istniejącego i syntezy w postaci wniosków diagnostycznych. Zestawienie badanych technik w podgrupie pierwszej przedstawia tabela 1.

Tabela 1: Techniki zbierania informacji dla potrzeb analizy i diagnozy w sytuacji problemowej.

Źródło: Opracowanie własne

Drugą podgrupę badawczą stanowią techniki i metody twórczego rozwiązywania problemów. Ich celem jest poszukiwanie rozwiązań problemów ujawnionych w fazie diagnozy organizacyjnej, likwidowanie lub ograniczenie źródeł i przyczyn ich powstawania oraz ustalenie sposobów realizacji zdefiniowanych rozwiązań. Metody i techniki twórcze wykorzystywane w fazie poszukiwań opierają się na pobudzaniu umysłu do kreatywnej twórczości, wykraczającej poza przyjęte ramy i ograniczenia. W wyniku procesu myślenia heurystycznego mogą powstać oryginalne propozycje rozwiązań problemów, z jakimi w danym momencie boryka się organizacja. Metody i techniki badawcze należące do tej podgrupy przedstawia tabela 2.

Tabela 2: Metody i techniki twórczego poszukiwania rozwiązań problemów