Przygotowanie_projektu.pdf

EuropejskiDoradcaSamorządowy

Portalinternetowy

Przygotowanieprojektu

Spistreści

WPROWADZENIEDOZARZĄDZANIAPROJEKTEM......................................................... 2

PROJEKTDEFINICJA,PODSTAWOWEINFORMACJE................................................... 3

1.1 P ROJEKT , – COTOZAZWIERZĄTKO ?.............................................................................................. 3

1.2 P OLITYKA , PROGRAMYIPROJEKTYEUROPEJSKIE ............................................................................ 3

1.3 C ELE U NII E UROPEJSKIEJ .............................................................................................................. 4

1.4 C ELEPROJEKTÓW ......................................................................................................................... 5

1.5 C YKLśYCIAPROJEKTU .................................................................................................................. 5

2 TWORZENIEPROJEKTU(FAZAFORMUŁOWANIA) ................................................... 6

2.1 O DPOMYSŁUDOREZULTATU , CZYLIJAKSIĘZABRAĆDOBUDOWANIAPROJEKTU ?............................. 7

2.2 C OCHCEMYZROBIĆIPOCO ?........................................................................................................ 8

2.2.1 Celenadrzędneprojektu...................................................................................................... 8

2.2.2 Wstępnyopis........................................................................................................................ 9

2.2.3 Bezpośrednieceleprojektu.................................................................................................. 9

2.2.4 Dodatkowe„celesponsora”................................................................................................. 9

2.3 D LACZEGOCHCEMYREALIZOWAĆNASZPROJEKT ?....................................................................... 10

2.4 A DRESACIDZIAŁAŃ ..................................................................................................................... 10

2.4.1 Jakokreślićodbiorców?..................................................................................................... 10

2.5 K TOIJAKBĘDZIEREALIZOWAŁPROJEKT ?..................................................................................... 10

2.5.1 Samodzielnieczyzkimś?.................................................................................................. 11

2.5.2 Zespół,czyliwgrupieraźniej… ......................................................................................... 11

2.5.3 Strukturaorganizacyjna..................................................................................................... 12

2.6 R AMYCZASOWEPRZEDSIĘWZIĘCIA ?............................................................................................ 12

2.6.1 Harmonogram(wykresGantt’a)......................................................................................... 13

2.6.2 „Kamieniemilowe”.............................................................................................................. 14

3 WNIOSEKJAKSIĘZNIMUPORAĆ.............................................................................15

SŁOWNICZEK.....................................................................................................................16

ŹRÓDŁA:.............................................................................................................................21

L ITERATURA :........................................................................................................................................ 21

I NTERNET :............................................................................................................................................ 21

strona1/21

EuropejskiDoradcaSamorządowy

Portalinternetowy

Wprowadzeniedozarządzaniaprojektem

KaŜdy z nas, często całkowicie nieświadomie, realizuje bardzo wiele róŜniących się od siebie

przedsięwzięć, które śmiało moŜemy nazwać projektami, gdyŜ spełniają wszystkie jego kryteria, o

którychwięcejponiŜej.PrzedsięwzięciemtakimmoŜebyćnp.:zakupdomu,lodówki,naukanauczelni

wyŜszej, przygotowanie wyjazdu letniego, itd. Wymienionym zadaniom często towarzyszą róŜne

trudności i mniej lub bardziej spodziewane problemy. Dodatkowo nawet z pozoru najłatwiejsze

zadanie,wymagaokreślonejpracyizaangaŜowania.PoniŜejprzedstawiononajczęściejpopełniane

błędy juŜ na wstępie realizacji projektu. Spośród najczęstszych mankamentów przedsięwzięć

(projektów)realizowanychprzywsparciuśrodkówpublicznychwymieniasię:

nieprecyzyjneplanowanie,

nieczytelnewskaźnikiefektywnościprojektu,

niedostosowanieprojektówdopotrzebodbiorców,

słaberozeznaniezagroŜeńtowarzyszącychrealizacjiprojektu,

ignorowanieczynnikówwpływającychnatrwałośćkorzyściuzyskiwanychdziękiwdroŜeniu

projektu,

niewykorzystywaniewłasnychdoświadczeńzrealizacjipodobnychprzedsięwzięć. 1

Dotejlistyniedostatkówdochodząbłędypopełnianepodczasprzygotowaniaprojektów,takiejak:

brakstrategii,

niepełnaanalizasytuacji,

brakwspólnegopostrzeganiaproblemów,celówizałoŜeńprojektu,

planowanieiwdroŜeniezorientowanenadziałaniaanienacel,

nieweryfikowalnywynikprojektu,

niepodporządkowanieprojekturamombudŜetowym,

niespójnośćdokumentów(np.wniosekistudiumwykonalności). 2

ProjekttozorganizowanyiułoŜonywczasie(zokreślonympoczątkiemikońcem)ciągwielu

działań, zmierzającydoosiągnięciakonkretnego i mierzalnego wyniku,adresowany do wybranych

grup odbiorców, wymagający zaangaŜowania znacznych, lecz limitowanych środków rzeczowych,

ludzkich i finansowych. Projekty mogą być realizowane osobno lub w grupach. Grupy projektów

tworzą programy lub portfele projektów. W działalności Unii Europejskiej programy odgrywają

szczególną rolę, bowiem projekty europejskie są zazwyczaj elementami większych przedsięwzięć,

właśnieprogramóweuropejskich.Programysąwieckategoriąnadrzędnąwstosunkudoprojektów,w

ramachprogramówrealizowanychjestzazwyczajwieleprojektów.

Programy to grupy powiązanych ze sobą projektów, realizowane w skoordynowany sposób dla

osiągnięciawspólnegocelunadrzędnego,niemoŜliwegodoosiągnięciaprzezposzczególneprojekty

osobno.

Projekt traktowany jako ułoŜony w czasie, celowy i zorientowany na określonego odbiorcę, ciąg

zdarzeń,wymagałstworzeniepowszechnej,skutecznejistosunkowoprzystępnejkoncepcjirealizacji

BonikowskaM[red.],Podręcznikzarządzaniaprojektamimiękkimi,MinisterstwoRozwojuRegionalnego,

Warszawa2006,s.7

TamŜe.

strona2/21

EuropejskiDoradcaSamorządowy

Portalinternetowy

projektów. Instrumentem traktowany przez Komisję Europejską jako taka przystępna i ogólna

koncepcjajesttzw.„zarządzaniecyklemprojektu”(PCM).

Cyklprojektuskładasięzpięciufaz:

programowania:tofaza,wktórejdochodzidozdefiniowaniaproblemu,określonejkwestii,

którazdaniem„sponsorapublicznego”powinnazostaćrozwiązana.Kończyjązwykle

ogłoszeniemkonkursu;

identyfikacji:tofaza,wktórejmamiejsceselekcjazgłoszonychprojektów;

formułowania:wramachtejfazymamiejsceszczegółowerozwinięciepierwotnegopomysłu;

wdraŜania:toczaswprowadzaniawŜyciekolejnychetapówrealizacjiprojektu

ewaluacjiiaudytu:innymisłowytoetapocenyrealizacjiprojektuorazjegokontrolawoparciu

okryteria:celowości,gospodarnościilegalnościirzetelności.

Celemtegotekstujestprzekonaćczytelnika,Ŝerealizacjaprojektutocałkiemprostarzecz,potrzebne

jestduŜochęci,trochęwiedzyizaparciabysukcesbyłnawyciągnięcieręki.Zatemdodzieła…

Projektdefinicja,podstawoweinformacje

1.1 Projekt,–cotozazwierzątko?

Projekttojednorazowezadanie,któreposiadaokreślonyterminrozpoczęciaiterminzakończenia,

jasnookreślonecellubcele,zakresdziałaniai(zreguły)określonybudŜet.ProjektmoŜedotyczyć

zarówno„duŜegoprzedsięwzięcia”takiegojakbudowaodcinkaautostradyjakrównieŜmoŜetobyć:

szkolenie, wyjazd integracyjny, kampania informacyjna, itd. Projekty ogólnie dzielimy na projekty

twarde (głównie dotyczące budowy czegoś, remontu nieruchomości, zakupu środków trwałych) i

projektymiękkie,którychcelamisąnp.:informowanie,szkolenie(uczenie),integracjaspołeczeństwa

itd.Innymisłowyprojektto:

coś,comaokreślonypoczątekikoniec,moŜetrwaćmiesiąc,rokanawetkilkalat;

ciągdziałań,któremajawspólnycel(naukajęzykaobcego,obsługiszkolenia,budowaoczyszczalni

ściekówitd.)dlaosiągnięcia,któregodziałaniatezostałypodjęte;

ciąg działań, do realizacji, których wyznacza się lub powołuje na określony czas zespół ludzi o

niezbędnych kompetencjach (umiejętnościach koniecznych i przydatnych podczas realizacji

wyznaczonegocelu).

Za znawcą tej tematyki J. M. Juranem – projekt to jakiś problem, dla którego zaplanowano

rozwiązanie.

1.2 Polityka,programyiprojektyeuropejskie

ProjektytworząbardzozróŜnicowanyiobszernyzbiór,sąobecnewłaściwiewewszystkichaspektach

ludzkiejaktywności.Celemportalujestjednakanalizaiopisichspecyficznejczęści,jakąstanowią

projekty europejskie, czyli projekty realizowane w ramach i przy udziale Unii Europejskiej. Innymi

słowywpewnymuproszczeniuprojektyeuropejskiesątoprojektyfinansowanelubwspółfinansowane

ze środków wspólnotowych. NaleŜy czytelnikowi wskazać celowość traktowania projektów

europejskichjakoosobnejgrupyprojektów.Sąonemianowiciepomimoswojejnapierwszyrzutoka

duŜejróŜnorodnościosadzonewpewnymwspólnympostrzeganiurzeczywistości,wjakiejfunkcjonują

kraje członkowskie i państwa stowarzyszone. Po pierwsze podlegają one wspólnym regułom i

regulacjom, często bardzo sformalizowanym. Dowolność planowania i realizowania projektów

strona3/21

EuropejskiDoradcaSamorządowy

Portalinternetowy

europejskich często bywa ograniczona, choć w zaleŜności od jego charakteru dotyczy to róŜnych

etapów, czy faz cyklu projektu. Po drugie projekty unijne są realizowane w bardzo duŜej liczbie i

angaŜują bardzo duŜo zasobów. Wymusiło to stworzenie swoistego systemu ich planowania,

realizacji,oceny,kontroli,itd.Systemtenniejakoznaturymacharaktersformalizowany.Potrzecie,

cechąomawianejgrupyprojektówjestłączenieprzeznie wieluuczestników,którzyczęsto poraz

pierwszystykająsięzzarządzaniem.DlategoteŜcelemnaszegoportalujestprzekazaniePaństwaw

moŜliwienajprzystępniejszysposób„tajników”zzakresówzarządzaniairealizacjiprojektu. 3

Projekty mogą być realizowane osobno lub grupowo w tzw. programach. Programy są to

grupy powiązanych ze sobą projektów, którym sprzyja wspólny nadrzędny cel, niemoŜliwy do

osiągnięcie przez poszczególne projekty osobno. W działalności Unii Europejskiej programy

odgrywająszczególnąrolę,gdyŜsąonekonsekwencjąwytyczonychgłównychcelówpolitykispójności

i polityki strukturalnej. Same projekty są, zatem podrzędną kategorią i są pewno formą

uszczegółowieniaprogramów.

Jak juŜ napisałem tworzenie programów jest następstwem dąŜenia do realizacji pewnych

celównadrzędnych.Celetezawszesązwiązanezokreślonąpolityką.Politykajestturozumianajako

zbiór strategicznych (długoterminowych i ogólnych) zasad, celów i wytycznych postępowania w

określonychdziedzinach.WtymrozumieniupolitykatopewnastrategiaookreślonejfunkcjipoŜądanej

przezWspólnotę.

1.3 CeleUniiEuropejskiej

Cele Unii Europejskiej są pochodną procesów integracyjnych rozpoczętych na długo przed jej

powstaniemitrwającychdodziś.WprojekciekonstytucjidlaEuropyceleUniiEuropejskiejzostały

zapisanewnastępującysposób:

celemUEjestwspieraniepokoju,jejwartościidobrobytujejnarodów;

UEzapewniaswymobywatelomprzestrzeńwolności,bezpieczeństwaisprawiedliwościbez

granicwewnętrznychorazrynekwewnętrznyzwolnąiniezakłóconąkonkurencją

UEdziałanarzecztrwałegorozwojuEuropy,któregopodstawąjestzrównowaŜonywzrost

gospodarczyorazstabilnośćcen,społecznagospodarkarynkowaowysokiej

konkurencyjnościzmierzającadopełnegozatrudnieniaipostępuspołecznego.UEzwalcza

wykluczeniespołeczne,dyskryminację,szanujeswojąróŜnorodnośćkulturowąijęzykową

orazochronęjejdziedzictwakulturowego.

Wstosunkachzewnętrznychmanaceluumacnianiepokoju,poszanowaniaprawczłowiekai

zapisówKartyNarodówZjednoczonych.

CeleUniirealizowanesąwramachosiemnastuodrębnychdziedzinŜyciaidziałalnościwramach,

którychformułowanesąróŜnepolitykiwspólnotowe.Obecnie„najdroŜsze”znichtowspólnapolityka

rolnaorazpolitykaspójności(nazywanarównieŜpolitykąregionalną)poŜerająoneok.80%budŜetu.

NaleŜynadmienić,Ŝekolejneokresyprogramowaniaprzesuwająwielkośćwydatkówwstronępolityki

spójności kosztem wspólnej polityki rolnej, co jest wyraźnym sygnałem zmiany priorytetów

rozwojowychUE. 4

Polityka spójności ma na celu pomagać władzom centralnym i regionalnym słabiej rozwiniętych

obszarów w rozwiązywaniu najpowaŜniejszych kwestii gospodarczych i społecznych. Wynika to z

załoŜeń solidaryzmu europejskiego, UE jest zainteresowana dobrobytem wszystkich jej obywateli,

stądpomocobszarommniejrozwiniętym.WceluosiągnięciawspominanejjuŜspójnościspołeczno–

gospodarczejUEwytyczagłównezałoŜeniaformułowanewpostacicelów.Wokresieprogramowania

20072013celetemająnastępującątreść:

3 M.Trocki[red.],Zarządzanieprojektemeuropejskim,PolskieWydawnictwoEkonomiczne,Warszawa2007.

strona4/21

TamŜe.

EuropejskiDoradcaSamorządowy

Portalinternetowy

CelKonwergencja(spójność)maobejmowaćpaństwaczłonkowskieiregionyopóźnionew

rozwoju.Regionami,naktórychkoncentrujesięcelKonwergencja,sąregiony,wktórych

produktkrajowybrutto(PKB)namieszkańcamierzonyparytetemsiłynabywczejwynosimniej

niŜ75%średniejwspólnotowej.Regionyposzkodowaneprzezefektstatystycznyzwiązanyz

obniŜeniemśredniej(2006)wspólnotowejporozszerzeniuUniiEuropejskiejmająztego

powodukorzystaćzeznacznegowsparciaprzejściowegowceluzakończeniaprocesuich

konwergencji.Udzielanietejpomocymazakończyćsięw2013r.imaniebyćprzedłuŜoneo

kolejnyokresprzejściowy.Państwaczłonkowskie,naktórychkoncentrujesięcel

Konwergencja,wktórychdochódnarodowybrutto(DNB)namieszkańcajestniŜszyniŜ90%

średniejwspólnotowej,mająkorzystaćzpomocywramachFunduszuSpójności

CelKonkurencyjnośćRegionalnaiZatrudnieniemaobejmowaćterytoriumWspólnotypoza

obszaremobjętymcelemKonwergencja.KwalifikowalnymiregionamisąregionyobjęteCelem

1wokresieprogramowania2000–2006,któreniespełniająjuŜregionalnychkryteriów

kwalifikowalnościdoceluKonwergencjaiktórekorzystajązatemzewsparciaprzejściowego,

jakrównieŜwszystkieinneregionyWspólnoty.

CelEuropejskaWspółpracaTerytorialnamaobejmowaćregionypołoŜoneprzygranicach

lądowychlubmorskich,obszarywspółpracytransnarodowejzdefiniowanewzwiązkuz

działaniamipopierającymizintegrowanyrozwójterytorialnyiwspieraniewspółpracy

międzyregionalnejorazwymianędoświadczeń. 5

PowyŜszecelerealizowanesąpoprzezinstrumentynazywanefunduszamistrukturalnymi.Wnowym

okresie programowania w ramach polityki spójności będą obecne: Europejski Fundusz Rozwoju

Regionalnego,EuropejskiFunduszSpójnościiEuropejskiFunduszSpołeczny.

1.4 Celeprojektów

JakjuŜzostałopowiedzianeszczegółoweceleprojektówsąbardzozróŜnicowanetakjakróŜnesą

same projekty. Pomimo tego moŜna wyróŜnić trzy podstawowe elementy stanowiące postawę

wszystkichszczegółowychcelówprojektów:

doskonałośćrezultatówprojektu(ang.performance)

kosztyrealizacjiprojektu(ang.cost)

czasrealizacjiprojektu(ang.time)

Celem kaŜdego projektu jest realizacja tych wszystkich określonych elementów na załoŜonym

poziomie. Sprowadza się to do prostej zasady: dobrze (rezultaty), szybko (czas) i tanio (koszty).

Doskonałość rezultatów to wymóg spełnienie jakościowych wymogów projektu. Koszty projektu to

nakłady i koszty związane z jego realizacją, którym zawsze towarzyszą określone limity. Czas

realizacjiprojektumoŜnarozumiećdwojako:jakoczas,dokiedyprojektpowinienbyćzrealizowany

orazczasrealizacjiokreślonychjegoetapów.

1.5 CyklŜyciaprojektu

Metodyka PCM (Project Cycle Management) zarządzania cyklem jest konsekwencją załoŜenia, iŜ

projektymającyklicznycharakter,tj.sązamkniętymicałościamiskładającymisięzpowtarzalnychfaz.

Podziałprojektunafazyjestpodstawąjegoskutecznegoprzygotowania,realizacjiioceny.PokaŜdym

z etapów ma miejsce jego oceną, modyfikacja załoŜeń projektu, decyzja o jego przerwaniu lub

kontynuacji.ObecniecyklprojektuwedługmetodyPCMskładasięzpięciuczęści(etapów),sąto:

programowanie,identyfikacja,formułowanie,wdraŜanieiewaluacja.Wczęścidrugiejdziałuznajdują

5 RozporządzenieRady(WE)nr1083/2006zdnia11lipca2006,http://www.mrr.gov.pl/

strona5/21

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: