Spis treści
Rozdział 4 2
DODAWANIE DO PLANU INNYCH SKŁADNIKÓW 2
1. WSTĘP 2
2. ZDEFINIUJ PODEJŚCIE DO PROJEKTU 2
3. OKREŚL WYMAGANE ZASOBY 3
4. WYKAZ I OCENA OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W PROJEKT 4
5. ZESTAWIENIE ZAŁOŻEŃ DO PROJEKTU 6
6. OKREŚL KRYTYCZNE CZYNNIKI SUKCESU 7
7. v 8
8. v 8
9. PYTANIA 8
Literatura 10
9
Cel projektu, cele pośrednie, zakres i to, co do niego nie należy, skutki i ograniczenia są niezwykle istotnymi składnikami planu projektu, ale nie wystarczą do pełnego i efektywnego opisania projektu. Ten rozdział przedstawia pięć kolejnych części planu projektu, umożliwiających bardziej trafne definiowanie projektu zarówno dla zespołu, jak i dla klienta.
Każdy menedżer ma swoje osobliwe podejście do projektu. Ta część rozdziału opisuje, jak on i jego zespół może podchodzić do projektu. Określenie tego ma na celu zapewnienie, że wszyscy rozumieją kwestię podejścia w ten sam sposób i mogą z powodzeniem sugerować lepsze rozwiązania. W zależności od zastosowanej metodologii tę część rozdziału można nazwać strategią.
Spójrz wstecz i przypomnij sobie cele pośrednie twojego projektu — ułatwi ci to określenie podejścia. Tak jak cele były pomocne przy definiowaniu skutków projektu, tak teraz pomogą ustalić podejścia. W pierwotnej wersji planu możesz zawrzeć różnorodne propozycje podejść, a następnie pozwolić zespołowi lub innym osobom związanym z projektem zdecydować o wyborze jednego z nich. To z pewnością zachęci ich do kontynuowania projektu.
Cele pośrednie omówione w rozdziale „Planowanie projektu", dla budowy drewnianego domu obejmowały obejrzenie i wybór działki, wybór projektu domu oraz wybudowanie domu. Cele oszacowały ramy czasowe na 6 miesięcy.
Aby wykonać projekt w określonych ramach czasowych, potencjalne podejścia do budowania domu trzeba by sformułować następująco:
· Ograniczyć wybór planu do jednego sprzedawcy.
· Zakupić gotowe części konstrukcji, aby zminimalizować czas budowy.
· Użyć gotowych produktów zamiast wykonywanych na życzenie klienta.
PRZYKŁAD
Wyznacz podejście do projektu bankietu
Wiemy, że zarząd Fabryki Małych Zabawek chce, aby ceremonia przyznawania nagród była zarówno uhonorowaniem osób wyróżniających się do tej pory, jak i zachętą na przyszłość do osiągania lepszych wyników. Jednym ze sposobów, dzięki którym taki cel będzie można osiągnąć, jest zastosowanie w projekcie podejścia włączającego pracowników do:
· Przeprowadzenia nominacji do nagród.
· Wyznaczenia trzyosobowego zespołu do oceny nominacji i wyboru zwycięzców.
· Zaplanowania terminu bankietu, uwzględniając czas wolny zwycięzców i dostępność sali.
W trakcie rozpoczynania projektu dokonywana była ocena wykonalności na podstawie zasobów oraz poziomu umiejętności niezbędnych do pomyślnego zakończenia projektu. W tej części planu projektu należy wyszczególnić te wymagane zasoby. Jeśli są one znane, wówczas poszczególni pracownicy powinni zostać przypisani do konkretnych funkcji[1]
w projekcie. W przeciwnym wypadku będą one nadal tylko ogólną listą zasobów. Jeśli wiesz już, na jak długi czas potrzebna będzie każda z osób i każde z narzędzi, możesz taką informację załączyć w tej części.
Uwaga
Funkcją w zarządzaniu projektem określa się typ pracy, jaką dany pracownik wykonuje w projekcie. W mniejszych organizacjach jedna osoba może pełnić wiele różnych ról w projekcie.
Na przykład, dla projektu budowy domu zasoby mogą wyglądać następująco:
Zasoby ludzkie:
· 6 stolarzy — w pełnym wymiarze godzin przez cały okres trwania projektu.
· Jacek Pisarski, hydraulik — 8 godzin dziennie przez 3 tygodnie.
· Przemysław Zielonka, elektryk — 8 godzin dziennie przez 3 tygodnie.
· 3 doświadczonych dekarzy z firmy „Twój dach" — w razie potrzeby.
Ustal zasoby dla projektu bankietu
· 1 menedżer projektu — na około 5 godzin tygodniowo przez najbliższe 6 miesięcy.
· 1 pracownik administracyjny do koordynowania korespondencji — około 2 godziny dziennie przez 2 ostatnie miesiące trwania projektu.
· 3 pracowników do wyboru nagrodzonych — na około 2 godziny tygodniowo przez 4 miesiące.
Wyposażenie (itp.):
· Projektor slajdów oraz ekran dostępne w sali bankietowej.
Osobami zaangażowanymi w projekt, zwanymi wcześniej uczestnikami, są wszyscy, których projekt w jakimś stopniu dotyczy, ma wpływ na ich pracę. Należą do nich:
- sponsor projektu,
- członkowie zespołu,
- klienci.
W projektach rządowych udziałowcami są także instytucje zatwierdzające wydatki, takie jak wójt, burmistrz, rada miasta itp.
Dlaczego tak ważne jest zrozumienie osób związanych z projektem? Ponieważ zaangażują one w projekt pewien kapitał, od nich zależny będzie wynik projektu. Należy informować je o możliwościach, jaki niesie ze sobą realizacja projektu, gdyż ich zdanie liczy się w planowaniu projektu i wydaniu zgody na jego wykonanie. Osoby takie powinny być również informowane o wszystkich zmianach i postępie realizacji projektu.
Proponuje się wykonanie wykazu i oceny udziałowców jako odrębnej części planu pomimo tego, że nie wszystkie organizacje w ten sposób postępują (zamiast tego umieszczają listę uczestników projektu w części dotyczącej zasobów). Gdy zdecydujesz się na oddzielną część, umieść w niej tylko te osoby, które nie wchodzą w skład twojego zespołu, gdyż te ujęte już zostały w zasobach. Jeśli znane ci są nazwiska poszczególnych osób także zapisz je w tej części, podobnie jak ich tytuły i role, jakie spełniają; w przeciwnym razie zapisz tylko funkcje, pozostawiając miejsce na nazwiska, które wstawisz, jak tylko będą ci znane.
Dla budowy drewnianego domu mamy następujących udziałowców:
· Sponsora projektu (właściciela).
· Generalnego wykonawcę.
· Podwykonawców (elektryka i hydraulika).
· Dostawców.
· Właścicieli działki.
Ustal uczestników projektu bankietu
Przyjrzyjmy się potencjalnym uczestników bankietu nagrodzonych. Jedynym, którego nazwisko jest nam znane, jest Zbigniew Pawlik, zastępca dyrektora działu personalnego. Przypomnijmy, że w części „Rozpoczęcie projektu", wybraliśmy wstępnie pana Pawlika na głównego sponsora projektu i konsekwentnie utrzymujemy ten wybór. Pozostali uczestnicy opisani są według pełnionych ról:
· Zbigniew Pawlik, zastępca dyrektora działu personalnego, sponsor.
· Wszyscy pracownicy.
· Zarząd.
· Obsługa bankietu.
· Wybrane nagrodzone osoby
Zauważ, że nagrodzone osoby i wszyscy pracownicy umieszczeni zostali w osobnych grupach, podobnie jak Pawlik jako sponsor i członek zarządu. Ponieważ główną przesłanką tworzenia listy uczestników jest potrzeba uwzględnienia absolutnie wszystkich osób biorących udział w projekcie, zalecane jest oddzielanie osób lub grup o różnych potrzebach komunikacyjnych. Później przy tworzeniu planu komunikacyjnego stwarza to mniejsze prawdopodobieństwo pominięcia istotnych kanałów komunikacji.
Bazując na własnych założeniach, często szacujemy koszty lub czas. W planie projektu wyróżniamy te założenia po to, aby każda osoba zaangażowana w projekt mogła je ocenić i zdecydować o ich ważności dla projektu. Zestawienie założeń bywa często najtrudniejszym etapem planowania. Owszem, wszyscy robimy założenia, ale nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę. Oznacza to, że nie zawsze jesteśmy świadomi, kiedy tak naprawdę robimy założenia.
Należy zwrócić szczególną uwagę, aby podczas ustalania założeń nie popaść w przesadę. Zamiast wykonania przydługiej listy głównych założeń uwzględnij tylko te, które mogą mieć istotnie negatywny wpływ na powodzenie projektu w przypadku, jeśli nie zostaną spełnione. Liczba założeń powinna być podobna do liczby celów pośrednich i wynosić 4-5. Jeśli zrobisz więcej założeń, ich liczba może zniechęcić do czytania i poważnego ich traktowania.
Założenia do projektu budowlanego mogą być następujące:
· Właściciele będą mogli znaleźć działkę.
· Właścicielom uda się znaleźć odpowiedni plan.
· Generalny wykonawca zdoła zatrudnić wykwalifikowanych podwykonawców do pracy w wyznaczonych godzinach.
W przypadku niespełnienia dwóch pierwszych założeń projekt w zasadzie upada. Gdy trzecie też okaże się niewykonanie, jakość wybudowanego domu znacznie spadnie, wzrosną koszty i konieczne może być wydłużenie czasu na wykonanie projektu.
Na podstawie określonych wcześniej celów pośrednich oraz podejść wykonano następującą listę założeń:
· Pracownicy będą składać nominacje.
· Będzie można przyznać co najmniej 3 nominacje osobom szczególnie zasługującym na nagrodę.
· Znaleźć lokal odpowiedni na zorganizowanie bankietu.
· 200 z 250 pracowników będzie chciało uczestniczyć w bankiecie.
Jeśli pracownicy nie zechcą składać nominacji lub nie wskażą przynajmniej trzech wyróżniających się spośród pozostałych, potrzebna będzie inna metoda wyboru nagrodzonych osób. W przypadku braku sali bankietowej w zaplanowanym terminie, należy zmienić datę uroczystości. Jeśli chęć uczestniczenia w balu wyrazi mniej lub więcej niż 200 pracowników, może to wpłynąć na koszt wyżywienia, jak również na możliwość wykorzystania wybranego lokalu.
Pięć istniejących mierników powodzenia projektu to:
· realizacja projektu na czas,
· realizacja projektu w ramach zaplanowanego budżetu,
· spełnienie celów projektu (zakres),
· czy klienci są zadowoleni? (jakość),
· czy nie wystąpiły straty w zespole lub w relacjach między pracownikami /brak strat/ (zasoby).
Większość osób koncentruje się na dwóch pierwszych – czasie i budżecie – zaniedbując pozostałe trzy.
Część planu poświęcona krytycznym czynnikom sukcesu zawiera warunki, jaki muszą zostać spełnione, aby możliwe było prawidłowe wykonanie projektu.
Dla projektu budowy drewnianego domu krytycznym czynnikiem sukcesu również odnoszącym się zarówno do spełnienia celów pośrednich, jak i osiągnięcia zadowolenia klientów jest aktywne zaangażowanie właściciela w wybór działki, planu oraz głównych elementów domu. Następny czynnik ma związek z wykonaniem na czas i dotyczy dyspozycyjności elektryka, hydraulika i pozostałych podwykonawców wtedy, gdy będą potrzebni. Również kwestii czasu dotyka czynnik dokonania stosunkowo szybkiego wyboru i zakupu działki. Opóźnienia w fazie wstępnej mogą istotnie wpłynąć na późniejszy rozkład prac.
Krytyczne czynniki sukcesu Dla projektu budowy drewnianego domu:
Czynniki czasu:
· Wybór i zakup działki musi nastąpić szybko.
· Dyspozycyjność elektryka, hydraulika i pozostałych podwykonawców wtedy, gdy będą potrzebni.
Czynniki spełnienia celów projektu:
· Właściciele domu muszą wziąć aktywny udział w wyborze działki i planu domu oraz innych elementów konstrukcyjnych.
Czynniki zadowolenia klienta:
· Aktywny udział...
gosicka