Spis treści
Rozdział 5 2
ROZWÓJ PLANÓW KONTROLI PROJEKTU 2
1. WSTĘP 2
2. PLANY KONTROLI PROJEKTU 2
3. ZDEFINIUJ PLAN KOMUNIKACJI 3
4. SPORZĄDŹ PLAN KONTROLI ZMIAN PROJEKTU 9
5. ROZWIŃ PLAN ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 12
6. STWÓRZ ZARYS PLANU ZAOPATRZENIA 15
7. SPORZĄDŹ PLAN UKOŃCZENIA 16
8. v 17
9. PYTANIA 17
Literatura 19
W częściach „Planowanie projektu" oraz „Dodawanie do planu innych składników", przedstawiono jedenaście najważniejszych składników planu projektu, opisujących różne jego aspekty. Ten rozdział koncentruje się na zaprezentowaniu pięciu planów kontroli projektu, służących do wykonania i kontrolowania projektu. Opisane zostaną plany kontroli:
· komunikacji,
· zmian w projekcie,
· jakości projektu,
· zaopatrzenia,
· ukończenia projektu.
Do planu projektu zazwyczaj dołącza się pięć wymienionych planów kontrolnych. Służą one nie tylko do poprawnego wykonania projektu i jego kontroli, lecz także wspomagają procesy planowania oraz ułatwiają uzyskanie zgody głównych uczestników projektu na wprowadzenie procesów kontrolnych.
Plan komunikacji projektu wyjaśnia podstawowe typy komunikacji, która może funkcjonować w trakcie realizacji projektu. Plan kontroli zmian wskazuje, jak należy sobie radzić ze zmianami w projekcie. Plan zarządzania jakością objaśnia, w jaki sposób jakość będzie kontrolowana i oceniana. Dwa ostatnie plany, kontroli zaopatrzenia i wykonania projektu, nie są używane we wszystkich organizacjach, aczkolwiek ich przydatność jest znaczna w przypadku projektów opartych na kontraktach oraz gdy występują problemy z zakończeniem projektu.
Uwaga
Pomimo dużej szczegółowości i obszerności planów kontrolnych ich opracowanie może zostać wykorzystane wielokrotnie przy różnych projektach (przynajmniej w ramach danej organizacji), ponieważ wiele z ich aspektów nie będzie się znacznie różnić.
Najważniejszym chyba składnikiem planu projektu jest plan komunikacji. Kluczem do sukcesu projektu jest określenie oczekiwań, a najlepszy sposób dokonania tego opiera się właśnie na stworzeniu efektywnej komunikacji. Plan komunikacji opisuje, kto zwraca się do kogo, kiedy, w jakim celu i w jakiej formie. Zatem przyjrzyjmy się bliżej poszczegól nym elementom informacji.
Określ kanały komunikacji
Kanałem komunikacji jest sposób porozumiewania się pomiędzy dwoma stronami. W projekcie sposoby takie występują wewnątrz firmy oraz wychodzą z niej do zewnętrznych uczestników projektu.
Podstawowe sposoby komunikowania się w każdym projekcie obejmują:
· Menedżera projektu i jego zespół.
· Menedżera projektu i sponsora.
· Menedżera projektu i uczestników.
· Zespół i zespół.
Każdy ze sposobów jest dwukierunkowy pomimo znacznych różnic w treści informacji przechodzących w obu kierunkach.
Uwzględniwszy typy komunikacji, które powinny funkcjonować w ramach każdego ze sposobów, upewnij się, czy wziąłeś pod uwagę „stopień abstrakcji" danych. Oznacza to, że będziesz musiał zastanowić się nad poziomem szczegółowości planu. Komunikacja z członkami załogi generalnie wymaga bardziej szczegółowych danych niż ta pomiędzy uczestnikami a głównym zarządem.
Jeśli z założenia plan komunikacji nie ma dotyczyć absolutnie wszystkich sposobów porozumiewania się w projekcie, wystarczy umieścić w nim tylko te najważniejsze. Niektóre plany mogą wymagać specyfikacji sposobów komunikacji pomiędzy pozostałymi członkami zarządu, którzy nie pełnią roli sponsora, z różnorodnymi kategoriami uczestników lub z poszczególnymi osobami spośród członków zespołu, co również należy uwzględnić w tworzeniu planu.
Wybierz środek komunikacji (medium)
Podczas rozważania kwestii zastosowania różnych kanałów komunikacyjnych w swoim projekcie musisz zdecydować w jaki sposób zamierzasz przekazywać informacje. Dwa podstawowe typy komunikacji to komunikacja werbalna (składająca się z ustnej i pisemnej) i niewerbalna.
Komunikacja ustna może odbywać się pomiędzy:
- dwoma osobami,
- w małych grupach (zebrania) lub
- w dużych grupach (prezentacje).
Informacje mogą być przekazywane:
- twarzą w twarz,
-przez telefon lub w trakcie wideokonferencji.
Formy pisemne wykorzystywane w projekcie obejmują:
- listy,
- notatki,
- e-maile,
- formularze,
- sprawozdania,
- biuletyny,
- plany projektu.
Jak widzisz, możliwości jest wiele. Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie tylko jednego medium dla całej komunikacji, twój wybór powinien być bardzo dobrze przemyślany, abyś faktycznie wybrał najodpowiedniejszy środek dla danych wiadomości i ich adresatów. Poprawny wybór stworzy znacznie bardziej efektywną komunikację w ramach projektu. Wady i zalety kilku mediów opisane zostały poniżej.
Kontakty bezpośrednie — zarówno twarzą w twarz, na spotkaniach, jak i podczas prezentacji — są metodą preferowaną w komunikacji zarządzania projektem. Rozmawiasz zjedną lub kilkoma osobami, widzisz je i one widzą ciebie. Większość ludzi wybiera ten sposób komunikowania się, ponieważ docierają do nich także niewerbalne elementy konwersacji. Ułatwia to w dużym stopniu otrzymanie optymalnej odpowiedzi oraz pozwala poprawić przekazywaną wiadomość. Wadą tej metody jest konieczność organizowania spotkań co jest szczególnie trudne, gdy strony znajduję się w odległych od siebie miejscach. W konsekwencji podjęcie niezbędnych decyzji może się znacznie opóźnić.
Rozmowy telefoniczne są również nieodzowną metodą komunikacji w projekcie. Mogą być prowadzone między dwoma osobami, na zebraniach oraz w trakcie audiokonferencji. Telefony okazują się najbardziej pomocne, gdy wymagana jest szybka komunikacja, niezwłoczne podjęcie decyzji lub gdy rozmówców dzielą znaczne odległości. Pomimo licznych zalet rozmów telefonicznych trudność sprawia ich zorganizowanie, gdy mają być prowadzone przez większą liczbę osób. Ponadto ich użyteczność maleje gdy rozmówcy pracują w terenie i nie posiadają stałego dostępu do telefonu.
Biuletyn używany jest najczęściej, gdy istnieje potrzeba zapoznania z informacją osób w twoim dziale lub firmie, albo też większą grupę uczestników projektu. Mieści wiele informacji, jest więc bardzo dobrym sposobem dostarczania wiadomości ze względu na wysoki poziom wizualizacji. Biuletyny mogą być pisane i kopiowane w postaci tradycyjnych wydruków, jednak wiele przedsiębiorstw zaczyna już używać biuletynów dostarczanych za pomocą wewnętrznych sieci komputerowych.
Poczta elektroniczna stała się niezmiernie popularna, zwłaszcza wśród dużych organizacji z mocno rozproszonymi oddziałami, lub też takich, które posiadają licznych zewnętrznych sprzedawców lub klientów. Zaletą poczty elektronicznej jest możliwość odebrania wysłanej wiadomości i napisania odpowiedzi w wygodnym dla adresata momencie. A jednak e-mail ma sporo wad. Po pierwsze nadal wiele osób nie sprawdza swoich wiadomości regularnie i wystarczająco często. Po drugie natomiast, podobnie jak przy innych pisemnych formach komunikacji, nie występują sygnały niewerbalne, co może powodować wystąpienie nieporozumień.
Zaproponuj formularze
Po dokonaniu oceny mocnych i słabych stron poszczególnych środków przekazu twojej komunikacji, czas zaprojektować formularze. Podstawowymi formularzami odnoszącymi się do projektu są karty kontrolne oraz sprawozdania statutowe projektu, możesz jednak określić je także dla innych sposobów komunikowania się, takich jak artykuły czy prezentacje (gdy realizacja projektu jest już w toku).
Formularz karty kontrolnej musi zawierać miejsce na wpisanie nazwiska członka zespołu, zadania, nad którym pracuje, daty kolejnych siedmiu dni bieżących, łączną wartość dzienną oraz łączną kolumnę tygodniową (zobacz załączoną tabelę).
Rysunek 5.1.
Przykładowa karta kontrolna zawierająca minimalną liczbę pól
W organizacjach najczęściej używa się dwóch typów sprawozdań. Pierwszy z nich podsumowuje cały projekt wykonany do bieżącego momentu. Zazwyczaj menedżer projektu tworzy sprawozdanie miesięczne. Jednak najczęstszą praktyką jest wykonywanie sprawozdań co tydzień, gdyż umożliwia to ocenę postępu projektu od czasu złożenia poprzedniego sprawozdania. Tego typu dokumenty sporządzają zazwyczaj członkowie zespołu, po czym wysyłają je do menedżera projektu, który podsumowuje je i przekazuje sprawozdanie łączne z powrotem zespołowi i innym zainteresowanym stronom.
Sprawozdanie członka zespołu powinno zawierać nazwisko osoby, która je sporządza, oraz nazwę projektu. Powinno też być w nim miejsce na wpisanie wszystkich prac wykonanych w danym tygodniu. Zazwyczaj w raporcie takim można też umieścić plany na kolejny tydzień oraz wszelkie pojawiające się problemy.
Określ czas na odpowiedź
Kolejnym elementem planu komunikacji może być czas odpowiedzi wymagany dla poszczególnych typów komunikacji. Możesz na przykład ustalić, że odpowiedź na telefon musi nastąpić w ciągu 24 godzin, a na wiadomość wysłaną pocztą elektroniczną— w ciągu 4 godzin, natomiast wezwany pracownik musi odpowiedzieć w ciągu 2 godzin. Czasy odpowiedzi mogą zostać dodane do ogólnego planu komunikacji lub stanowić odrębną cześć planu.
Nie wszystkie plany projektów wymagają załączenia czasu odpowiedzi. Jest to jednak bardzo pomocne w przypadku projektów angażujących osoby z zewnątrz. Ponadto znacznie ułatwia komunikację z pracownikami lub klientami, którzy dotychczas nie mieli do czynienia z czasowo określoną komunikacją.
Napisz plan komunikacji
Po przeanalizowaniu wszystkich składników planu komunikacyjnego możesz przystąpić do sporządzenia faktycznego planu. Poszczególne elementy planu wykazują duże zróżnicowanie wśród organizacji, wszystkie jednak określają kanały komunikacji oraz jej typy i częstotliwości występowania.
Plany te powinny być wykonane na trzech formularzach.
· Macierz zawiera w kolejnych kolumnach lub wierszach poziomy komunikacji oraz odnoszące się do nich typy i częstotliwości wymiany informacji.
· Akapit wymienia poziomy komunikacyjne w nagłówku, a następnie wyjaśnia w sposób opisowy typ i częstotliwość.
· Formularz graficzny pokazuje poziomy komunikacji, typy i częstotliwość w formie graficznej.
Forma graficzna nie może zawierać zbyt wiele informacji. Dobrze wykonany formularz graficzny jest najłatwiejszym do przeczytania sposobem prezentacji planu komunikacji pod warunkiem, że zostanie prawidłowo zaprojektowany.
PRZYKŁAD
Napisz plan komunikacji dla projektu bankietu
Na początek musimy przypomnieć sobie osoby związane z projektem i role jakie zostały im przydzielone:
- menedżer projektu,
- pracownik administracyjny,
- trzech pracowników do wyboru osób nagrodzonych,
- sponsor — Zbigniew Pawlik,
- wszyscy zatrudnieni,
- zarząd fabryki,
- obsługa bankietu,
- nagrodzone osoby.
Rys. 5.2. Przykładowa plan komunikacyjny
Rysunek 5.3. Kolejny formularz w postaci macierzy planu komunikacji
Rysunek 5.4. Przykładowy formularz planu komunikacji w formie akapitu
Rysunek 5.5. Przykładowy formularz graficzny planu komunikacji
Podstawowym celem planu kontroli zmian jest zminimalizowanie wzrostu zakresu projektu. Daje on tobie i twojemu zespołowi możliwość oceny zmian w projekcie, gdy jego realizacja została już rozpoczęta. Plan ten przedstawia:
- jak ocenić te zmiany,
- jak prezentować je pozostałym uczestnikom projektu,
- kto musi wyrazić zgodę na dokonanie zmian.
Określ zmiany
Zanim zdefiniujesz proces zmian, musisz wraz z zespołem zdecydować, co stanowi zmianę w projekcie. W niektórych organizacjach każde potencjalne odstępstwo od założonego skutku lub zadania jest powodem do wprowadzenia zmiany. W innych firmach wywołują ją tylko różnice w zadaniach.
My przyjmiemy, że każdy czynnik, wpływający na zmianę szacowanego czasu lub kosztu, uznany zostaje za zmianę w projekcie.
Przedstaw proces zawiadamiania o zmianach
Propozycje zmian mogą składać:
- członkowie zespołu,
- sponsor,
- pozostali uczestnicy.
Zazwyczaj stosowana jest forma pisemna tych propozycji (propozycje formalne), polecana ze względu na możliwości prowadzenia ewidencji wszystkich zmian, zarówno dotyczących bieżącego projektu, jak i w odniesieniu się do planowania kolejnych.
Utwórz formularz zmian
Je...
gosicka