35
PLAN KOMUNIKACJI RPO WM
dla rozwoju Mazowsza
Plan komunikacji
Regionalnego
Programu Operacyjnego
Województwa Mazowieckiego
2007-2013
wrzesień 2008
Spis treści 2
I. Wstęp 4
II. Wykorzystanie doświadczeń w zakresie informacji i promocji z poprzedniej perspektywy finansowej 5
III. Cele działań komunikacyjnych 6
1.Cel strategiczny 7
2. Cel ogólny 8
3. Cele szczegółowe 9
IV. Warunki skutecznej komunikacji 9
1. Podstawowe komunikaty 10
2. Właściwa konstrukcja przekazu 10
3. Stałe aktualizowanie informacji. 10
4. Dobór właściwych narzędzi i elastyczność w ich stosowaniu 10
5. Maksymalne wykorzystanie mediów 10
V. Grupy docelowe 10
1. Ogół społeczeństwa 10
2. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci 11
3. Inne grupy 11
VI. Opis systemu komunikacji 15
1.Koordynacja i wdrażanie działań informacyjno-promocyjnych 15
2. Główne zadania IZ RPO WM 16
3. Główne zadania IP II 17
4.Komunikacja wewnętrzna 18
VII. Opis planowanych działań 19
1. Organizacja punktów informacyjnych oraz konferencji, seminariów, imprez masowych 19
2.Publikacja materiałów informacyjnych i promocyjnych 20
3. Organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych 22
4. Komunikacja poprzez środki masowego przekazu 23
5. Inne działania informacyjne i promocyjne 25
VIII. Harmonogram działań 25
IX. Wskaźniki realizacji celów i działań 29
X. Monitoring, ewaluacja, dokumentowanie i raportowanie działań o charakterze informacyjno-promocyjnym 30
1. Monitoring 30
2. Ewaluacja 31
3. Dokumentowanie przeprowadzonych działań 32
4. Raportowanie 32
XI. Aktualizacja Planu komunikacji 32
XII. Indykatywny Budżet 33
XIII. Komórki odpowiedzialne za prowadzenie działań komunikacyjnych 33
WYKAZ SKRÓTÓW I SŁOWNICZEK 34
Spis tabel: 34
Plan komunikacji RPO WM jest dokumentem podstawowym, określającym zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych podejmowanych w latach 2007-2013. Wyznacza on kierunki komunikacji, zadania i zakres odpowiedzialności dla wszystkich instytucji i podmiotów, które z racji pełnionych funkcji lub realizowanych zadań mają obowiązek prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych.
Zgodnie z uregulowaniami prawnymi i przyjętymi rozwiązaniami systemowymi w zakresie wdrażania Funduszy Europejskich zawartymi w:
· Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 r. z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999,
· Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
· Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,
· Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji,
· Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013.
Zarządy Województw – Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi przygotowują Plany komunikacji, które są podstawą prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych. W Województwie Mazowieckim, na mocy Porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań związanych z realizacją RPO WM, przyjętego uchwałą nr 1475/64/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20 lipca 2007 r., IZ delegowała prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). Zgodnie z Porozumieniem obowiązek przygotowania Planu komunikacji spoczywa na MJWPU. W stosunku do Planu Komunikacji IZ pełni funkcję doradczą, korygującą, aktualizującą i ewaluacyjną.
Plan komunikacji jest dokumentem ramowym. Uszczegółowienie znajdujących się w nich zapisów ma miejsce w Rocznych Planach Działań Informacyjno-Promocyjnych[1], które przygotowywane są z uwzględnieniem stopnia zaawansowania realizacji Programu Regionalnego, wyników jego monitorowania, a także stopnia realizacji Planu komunikacji RPO WM.
Plan komunikacji RPO WM stanowi podstawę prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych przez instytucje biorące udział w procesie zarządzania i wdrażania RPO WM.
Cele i narzędzia ich realizacji, jakie opisano w Planie komunikacji RPO WM, współbrzmią z celami i narzędziami określonymi w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Mazowieckiego 2007-2013 i służą realizacji celu Programu wyrażonego w haśle „dla rozwoju Mazowsza”. Ponadto wpisują się w Strategię Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku 2020, która jest podstawowym dokumentem opisującym drogi rozwoju Województwa Mazowieckiego na najbliższe lata.
Doświadczenia z poprzedniego okresu programowania stanowią cenne źródło informacji na temat określania narzędzi, kanałów docierania do odbiorcy i planów działań informacyjno – promocyjnych w latach 2007-2013, szczególnie dla instytucji odpowiedzialnych za promocję Programu na poziomie regionu.
Z analizy doświadczeń z wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego wynikają następujące postulaty:
- istnieje konieczność współpracy między wszystkimi podmiotami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich na poziomie regionalnym, celem osiągnięcia efektu synergii i komplementarności wsparcia,
- niezbędna jest współpraca pomiędzy regionami i wymiana pomiędzy nimi doświadczeń, tak aby zminimalizować liczbę nieprawidłowości w procesie wdrażania,
- istnieje stała potrzeba udoskonalania systemu informacji i promocji Funduszy Europejskich tak, aby zostały one w pełni wykorzystane,
- niezbędna jest koordynacja działań informacyjno-promocyjnych na poziomie horyzontalnym, aby zachować spójny wizerunek instrumentów strukturalnych,
Na poziomie Województwa Mazowieckiego, w odniesieniu do RPO WM, powyższe postulaty zostaną uwzględnione w następujący sposób:
- nacisk położony zostanie na wypracowanie wizerunku funduszy europejskich jako marki,
- wprowadzona zostanie jednolita wizualizacja w odniesieniu do RPO WM,
- wzmocniona zostanie koordynacja działań promocyjnych i informacyjnych poprzez udział w pracach Grupy sterującej ds. informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013,
- prowadzona będzie jednolita i spójna polityka informacyjna, promująca fundusze europejskie w Polsce,
- zwiększony zostanie potencjał administracyjny (osobowy i materiałowy) na rzecz sprawnego zarządzania funduszami w regionie,
- zapewnione zostanie dostarczanie kompleksowych informacji o dostępnych środkach oraz zagwarantowane wsparcie beneficjentom w zakresie przygotowywania wniosków i procedur aplikacyjnych,
- podjęta zostanie współpraca z organizacjami pozarządowymi, mediami, jak również partnerami społeczno – gospodarczymi, w celu zwiększenia skuteczności działań informacyjno-promocyjnych,
- organizowane będą bezpośrednie spotkania z potencjalnymi beneficjentami RPO WM w formie konferencji, spotkań i seminariów.
Cele działań komunikacyjnym określone w niniejszym Planie komunikacji, mają wspierać realizację celów zdefiniowanych w RPO WM, zorientowanych na rozwój regionu, takich, jak:
· rozwój gospodarki regionu, w tym gospodarki opartej na wiedzy (Priorytet I: Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu oraz Priorytet II: Przyspieszenie e-Rozwoju Mazowsza);
· poprawa i uzupełnienie istniejącej infrastruktury technicznej (Priorytet III: Regionalny system transportowy, Priorytet IV: Środowisko, zapobieganie zagrożeniom i energetyka);
· aktywizacja miast oraz obszarów atrakcyjnych turystycznie (Priorytet V: Wzmacnianie roli miast w rozwoju regionu oraz Priorytet VI: Wykorzystanie walorów naturalnych i kulturowych dla rozwoju turystyki i rekreacji);
· poprawa infrastruktury społecznej warunkującej rozwój (Priorytet VII: ...
gosicka