folie3.doc

Kontrola – proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.

Kontrola – proces monitorowania czynności, służący do zapewnienia ich wykonywania zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń.

Projektowanie skutecznych procesów kontroli może być trudne. Jeżeli kierownik stara się w sztywny sposób kontrolować zbyt wiele elementów, zapewne ucierpi na tym morale pracowników i zmarnuje się cenny czas, pieniądze i energię. Można minimalizować te problemy, jeżeli kierownicy skoncentrują się na kontrolowaniu kluczowych obszarów efektywności i strategicznych punktów kontroli.

Kluczowe obszary efektywności – te elementy jednostki lub organizacji, które muszę efektywnie funkcjonować, aby cała jednostka czy organizacja mogły osiągnąć sukces; zwane też kluczowymi obszarami wyników.

Strategiczne punkty kontroli – krytyczne punkty w systemie, w których należy przeprowadzać na bieżąco kontrolę lub zbierać informacje.

Cel kontroli

Kontrola pomaga organizacji:

1. przystosowywać się do zmian w otoczeniu,
2. ograniczać kumulowanie się błędów,
3. radzić sobie ze złożonością organizacji,
4. minimalizować koszty.

Kluczowe zasady dotyczące systemu kontroli:

1. Kontrola w zarządzaniu jest systematycznym wysiłkiem podjętym w celu ustanowienia norm (standardów) działania, porównywania ich z czynionymi postępami oraz podejmowania działań korekcyjnych, gdy jest to potrzebne, by zbliżyć wyniki do planów i oczekiwań.

2. Kontrola jest najbardziej skuteczna i ekonomiczna, gdy stosowana jest selektywnie, w punktach decydujących o osiągnięciu sukcesu albo porażki w danym przedsięwzięciu lub działaniu.

3. Kontrola finansowa koncentruje się na akumulacji funduszy potrzebnych do funkcjonowania organizacji oraz na odpowiednim rozdziale tych funduszy, aby zapewnić jej przetrwanie i rozwój.

4. Kontrola operacyjna monitorują postęp oraz osiągane rezultaty działań związanych z procesem transformacji zachodzącym w organizacji.

5. Kontrola zasobów ludzkich dotyczy powodowania oraz utrzymywania wymaganego poziomu zadań wykonywanych przez pracowników organizacji.

Cechy skutecznej kontroli:

-                   integracja z planowaniem

Kontrola powinna być powiązana z planowaniem. Najważniejszym sposobem integracji planowania i kontroli jest uwzględnienie kontroli w trakcie opracowywania planów. Gdy w ramach procesu planowania ustala się cele trzeba zwrócić uwagę na opracowanie norm, które pozwolą sprawdzić stopień realizacji planu.

-                   Elastyczność

Sam system kontroli powinien być dostatecznie elastyczny, tak by dostosowywał się do zachodzących zmian.

-                   Dokładność

Menedżerowie podejmują zaskakująco dużo decyzji opartych na niedokładnych informacjach. Wynikiem zaś niedokładnych informacji jest niedokładne działanie menedżera.

-                   Terminowość

Terminowość niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością. Jest to raczej cecha systemu kontroli, w którym informacji dostarcza się tak szybko jak jest to potrzebne.

-                   Obiektywizm

System kontroli powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej.

ETAPY PRECESU KONTROLOWANIA

RODZAJE KONTROLI

Rodzaje kontroli:

- prewencyjna – zapobiega problemom

Kluczem do niej jest podejmowanie działań kierowniczych zanim pojawi się problem. Umożliwia ona kierownictwu zapobieganie problemom zamiast konieczności późniejszego ich rozwiązywania. Potrzeba do niej dokładnych i wczesnych informacji, o które zazwyczaj jest trudno. W efekcie kierownicy często muszą stosować jeden z pozostałych dwóch typów kontroli.

- bieżąca – rozwiązuje problemy w trakcie ich występowania

Jeśli kontrolę przeprowadza się w czasie pracy, kierownictwo może skorygować problemy, zanim staną się zbyt kosztowne. Najlepiej znaną formą kontroli bieżącej jest bezpośrednio nadzór. Kiedy kierownik bezpośrednio nadzoruje działalność pracownika, może jednocześnie monitorować jego czynności i korygować problemy w miarę ich występowania.

- po fakcie – rozwiązuje problemy po ich wystąpieniu.

W tym najpopularniejszym rodzaju kontroli korzysta się ze sprzężeń zwrotnych i jest ona przeprowadzana po działaniu.

FUNKCJE KONTROLI

5