rozmowa kwalifikująca (12 str).doc

              - 12 -

1. Wstęp

Cel napisania pracy:

Bezrobocie w Polsce obecnie jest faktem. Nie przygotowane do tej sytuacji społeczeństwo, szuka bezradnie pomocy. Coraz częściej sięga po książki, z których próbuje nauczyć się pisania dokumentów aplikacyjnych czy  przygotować do rozmowy z potencjalnymi pracodawcami. Dlatego większość pozycji, które pojawia się w księgarniach, skierowane jest właśnie do tych osób. Półki wręcz uginają się od książek w stylu: "Jak znaleźć pracę", "Jak odnieść sukces
na rozmowie kwalifikującej", "Jak pisać dokumenty aplikacyjne". Mniej uwagi zwraca się na tych, którzy przeprowadzają proces rekrutacji, jakby z góry było
by wiadomo, że  jest to czynność prosta i nie wymagająca przygotowania teoretycznego. A przecież przed pracodawcami lub osobami reprezentującymi pracodawców pojawia się również duży problem. Z grona kandydatów ubiegających się o pracę należy  wybrać,  tę jedyną właściwą osobę, która będzie wywiązywać się ze swoich obowiązków. Dlatego uznałam, że warto zastanowić się jak wygląda proces rekrutacji pracowników patrząc oczyma pracodawców.

Rekrutacja pracowników odbywa się z udziałem pracodawców lub osób działających w ich imieniu. Aby nie powodować zamieszania, w niniejszej pracy wszystkie osoby przeprowadzające rekrutację traktuję jako potencjalnych pracodawców.

Na początku swojej  pracy przedstawię ogólne zasady, jakimi powinien kierować się pracodawca, czytający dokumenty aplikacyjne kandydata.
Na podstawie tych dokumentów pracodawca wybiera osoby, z którymi spotka się bezpośrednio, na rozmowie kwalifikacyjnej. Ze względu na to, że bezpośrednia rozmowa kwalifikacyjna jest jednym z najtrudniejszych etapów rekrutacji, zarówno dla kandydata jak również dla osoby rekrutującej, etap ten omówię szczegółowo. Na zakończenie przedstawię pokrótce jak wygląda proces oceny kandydata.

2 . Jak czytać dokumenty aplikacyjne?

,,Pozyskiwanie pracowników nie powinno odbywać się metodą prób
i błędów, lecz stanowić spójny system działań ukierunkowanych na osiągnięcie główne celu tj. pozyskania w odpowiednim czasie niezbędnej  liczby kompetentnych pracowników, zdolnych realizować postawione przed nimi zadania".[1]

W jaki więc sposób uzyskać informacje, że ten a nie inny kandydat jest właściwy na dane stanowisku?. Niewątpliwie pomocnym wówczas będzie przeczytanie  dokumentów aplikacyjnych, które przesyła kandydat do firmy, w celu zaprezentowani swojej osoby. Dokumentami aplikacyjnymi są to zazwyczaj: życiorys i list motywacyjny. Ten pierwszy kontakt z kandydatem ułatwi nakreślenie ogólnej sylwetki kandydata, której dopiero podczas bezpośredniej rozmowy można jakby  dodać kolejnych szczegółów. Wydawałby się, że czytanie tego rodzaju dokumentów nie powinno przysporzyć trudności. Nic bardziej mylnego. Dokumenty aplikacyjne trzeba po prostu umieć czytać. Trzeba zwracać uwagę na fakty, które
z punktu widzenia starającego się o pracę są nieznaczące, ale dla pracodawcy
są bardzo ważne. Nie można również pominąć kilku istotnych faktów.

2.1.  Jak czytać życiorys?

Życiorys (curicullum vitae) zawiera uporządkowane informacje
o kandydacie.Czytając życiorys należy zwrócić uwagę, czy składa się z trzech zasadniczych części.

W pierwszej części życiorysu, zamieszczone są dane osobowe, sposób kontaktu  oraz osiągnięcia zawodowe. Zatem wstęp powinno się traktować jako wizytówkę kandydata.  Należy sprawdzić powierzchownie czy dane osobowe są jasno sformułowane, czy zawierają wszystkie istotne informacje, a adres kandydata rzeczywiście istnieje.

W kolejnej części życiorysu zawarte są informacje o wykształceniu i pracy zawodowej. Tu należy zwrócić uwagę, czy kwalifikacje kandydata są odpowiednie do wymaganego stanowiska, czy kandydat przeszedł dodatkowo szkolenia i kursy w tym zakresie. Czytając informacje o wykształceniu, powinno zwrócić się również  uwagę, czy podaje się dokładne adresy szkół i miejsc w których ukończyło się szkolenia i czy szkoły te rzeczywiście istnieją.

Informacje o  pracy zawodowej należy rozpatrzyć pod kątem tego, jakie doświadczenie nabył kandydat, jakie umiejętności posiada. Poza tym istotne są daty zatrudnienia, ciągłość pracy, ilość zmian miejsc pracy.  Informacje
te dostarczają ważnych danych o nawykach kandydata i mogą sugerować przyszłe zachowanie w pracy. Duża liczba miejsc  pracy, może z jednej strony sugerować, że kandydat nabył już spore doświadczenie,  posiada różne umiejętności i jest otwarty na zmiany. Z drugiej strony można przypuszczać, że kandydat jest   konfliktowy, nie umie współpracować, szybko się nudzi pracą. Poza tym należy nadać sobie pytanie, czy warto go zatrudnić i w niego inwestować, skoro istnieje możliwość, że w najbliższym czasie, znów  zrezygnuje z posady. W razie potrzeby, podczas rozmowy  kwalifikacyjnej należy wyjaśnić przyczyny zaistnienia takiej sytuacji i rozstrzygnąć  po której stronie leży wina.

W końcowej części życiorysu kandydat zamieszcza wiadomości o swoich zainteresowaniach, osobistych osiągnięciach. Wydawało by się, że informacje
te są w zasadzie nieistotne. Jednak w gruncie rzeczy aktywność pozazawodowa jest wysoko ceniona, szczególnie taka, która wymaga umiejętności współpracy
z innymi. Na przykład zainteresowanie koszykówką sugeruje, ze kandydat umie współpracować w grupie, ze jest wysportowany i zdrowy w związku z tym nie ma problemów zdrowotnych, szybko podejmuje decyzje i jest bardzo konsekwentny. Zainteresowania poza zawodowe sugerują również, że kandydat umie zorganizować sobie czas i pogodzić przyjemne z pożytecznym, przez co jest bardziej efektywnym pracownikiem.

Z badań wynika, że połowa podań i życiorysów zawiera błędy lub fałszywe dane, dlatego nie należy zaniedbywać sprawdzenia ich wiarygodności. Można
na przykład zatelefonować do poprzedniego pracodawcy lub po prostu sprawdzić, czy firma rzeczywiście istnieje.

2.2.  Jak czytać podanie?

Istotą listu motywacyjnego jest przede wszystkim wywołanie wrażenia,
że na zatrudnieniu pożądanego pracownika firma może przede wszystkim zyskać. Podobnie jak życiorys, list motywacyjny również składa się z trzech części.

Wstęp:  Wszystkie informacje zamieszczone we wstępnie, powinny jasno dawać do zrozumienia, że kandydat rzeczywiście jest zainteresowany ofertą i stara się
o pracę w danej firmie i na danych stanowisku.

Rozwinięcie: W tej części kandydat powinien podkreślić, że jest przygotowany
do podjęcia pracy poprzez zaakcentowanie tych fragmentów życiorysu, które są istotne na danym stanowisku. Kandydat nie powinien mówić o wszystkich nabytych umiejętnościach ale tylko o tych, które mogą być pomocne przy wykonywaniu danej pracy. Na przykład fakt, że ktoś ukończył socjologię może ukazać się nieistotnym dla osoby, która będzie się zajmowała sprawami kadrowymi w agencji reklamowej. Trzeba dodatkowo określić, jakich  umiejętności pozyskało się podczas studiowania, które można wykorzystać w pracy. Dotyczy to również doświadczeń zawodowych. Nazwa zakładu i stanowiska pracy powinna być uzupełniona o zakres obowiązków.

Zakończenie: Rozpatrujący kandydaturę w ostatniej części listu motywacyjnego, powinien znaleźć informację o tym kiedy i w jaki sposób można skontaktować się
z kandydatem. Ich brak może świadczyć o małym zainteresowaniu ofertą.

Rozpatrując dokumenty aplikacyjne, należy również zwrócić uwagę na ich estetykę: biały papier, interesujące rozmieszczenie tekstu, i jego przejrzystość. Oczywiście zakazane są błędy ortograficzne i stylistyczne.

Niedopuszczalne jest również wpisywanie kropek w miejsce daty i adresu firmy, do której kieruje się list, a potem odręczne dopisywanie danych. Oznacza to wówczas, że dokument ten jest nic nie znaczącym szablonem.

3. Rozmowa kwalifikująca

Rozmowa kwalifikująca, często określana jako interview wstępne, jest bezpośrednią rozmową pracodawcy i kandydata ubiegającego się o pracę. Wydawał by się, że pracodawca nie powinien mieć problemów, z prowadzeniem rozmowy. Jest przecież osobą, która dyktuje warunki rozmowy, jest w mniej stresującej sytuacji niż kandydat. W istocie rozmowa kwalifikująca jest również stresująca dla pracodawcy. Ciąży przecież na nim obowiązek ocenienia i wybrania takiej osoby, która będzie dla firmy wartościowa. Wprawdzie nie ma ogólnych reguł prowadzenia rozmowy, jednak na podstawie doświadczeń, wynika że  rozmowa kwalifikacyjna składa się z czterech etapów.

3.1.Etap wstępny:

Rozmowę rozpoczyna się od powitania, uścisku dłoni i zaproszenia do spoczynku na wcześniej wskazanym miejscu. Na początku spotkania obie strony zapoznają się wzajemnie. Istotne jest to, by  osoba prowadząca wywiad przedstawiła  się i określiła swoją rolę w firmie. Może to być krótkie zdane w stylu: "Nazywam się Anna Janicka, jestem konsultantem  do spraw kadr. Mam  przyjemność przeprowadzić rozmowę z panią w sprawie pracy na stanowisku testera programowania"

Wprowadzenie powinno trwać tak długo, aż obaj rozmówcy się uspokoją. Negatywne emocje skumulowane już na początku rozmowy, mogą w dalszym jej etapie wpływać ujemnie i utrudniać pozyskiwanie informacji. Dlatego warto przedłużyć ten etap, zadając dalsze nic nie znaczące pytania tj.:" Czy miał pan trudności z dojazdem i znalezieniem firmy", "Jaka jest obecnie pogoda". Wprawdzie nie ma reguł na to,  kiedy zakończyć ten etap, gdyż zazwyczaj kandydat  pragnie zakończyć ten etap jak najwcześniej i niechętnie przedłuża rozpoczętą rozmowę. Dlatego  należy czekać i wnikliwie obserwować aż kandydat uspokoi się i przestanie np.: wiercić się, wyłamywać palce, nerwowo szukać brzegów marynarki.      

3.2.  Wywiad

Kiedy ocenimy, że kandydat jest już spokojniejszy, można przejść
do kolejnej części rozmowy - udzielenia informacji o ubieganym stanowisku, przyszłych obowiązkach i zakresie odpowiedzialności. Jest to ważne z tego powodu, aby upewnić się, że kandydat zrozumiał treść ogłoszenia i jest nadal zainteresowany stanowiskiem. Informacje te powinny być zwięzłe i konkretne. Zbyt duża ilość wiadomości może odstraszyć kandydata i doprowadzić do rezygnacji
z ubiegania się o pracę. Kolejnym etapem rozmowy jest zbieranie informacji
o kandydacie. Jest to najważniejsza część wywiadu. Rzeczowe i konkretne pytania pozwalają zebrać duże informacji w stosunkowo krótkim czasie.

Jeśli zależy nam na uzyskaniu konkretnych danych, na ogół stawia się pytania, które wymagają tylko odpowiedzi: "tak" i "nie". Wówczas czas wywiadu skróci się, ale obraz kandydata będzie zawężony i nie pełny. Dlatego warto jest zastosować pytania tzw. z wyborem lub otwarte. Pytania z wyborem polegają na tym,
że kandydat ma wybór odpowiedzi. Na przykład zadaje się pytanie: "Jakie określenie do pana bardziej pasuje?" a wybiera się pomiędzy dwoma stwierdzeniami: " artysty i rzemieślnika".  Pytania otwarte nie sugerują żadnej odpowiedzi i wymagają od kandydata dłuższych wyjaśnień. Może to być pytanie
w stylu: "Co sądzi pani na temat wprowadzenia podatków od zysku od lokat bankowych". Przy zadawaniu tego rodzaju pytań należy uważać aby już samo pytanie nie sugerowało odpowiedzi. Nie dozwolone jest pytanie typu: "Czy wydaje się pani, że podatki od zysku od lokat bankowych są niedozwolone i spowodują załamanie się gospodarki krajowej?"

Niewłaściwe są również zbyt rozbudowane pytania, co powoduje że kandydat nie odpowie wyczerpująco lub straci wątek wypowiedzi.

Zazwyczaj pytania pod względem treści dzieli się na: pytania wprowadzające, pytania o wykształcenie i  doświadczenie zawodowe.

Pytania wprowadzające zazwyczaj dotyczą przyczyn ubiegania się o pracę i chęć rozwoju i otwartość na szkolenia. Mogą to być następujące pytania:

-          Dlaczego Pan(i) pragnie pracować dla naszej firmy?

-          Czy uważa Pan, że Pana kwalifikacje odpowiadają wymaganiom stanowiska?

-          Jak wyobraża sobie Pan pracę za pięć lat

-          Ile godzin dziennie, tygodniowo zwykł pan pracować

Pytania o wykształcenie są szczególnie istotne, jeśli planuje zatrudnić absolwentów szkół lub osób z maksymalnie 2-letnim stażem.

Są to pytania typu:

-          Co sądzi pan o swojej szkole?

-          Jakie przedmioty podczas studiów pana najbardziej interesowały?

-          Jakie oceny miał pan z tych przedmiotów?

-          Które przedmioty nie były pana mocną stroną?

Ważne jest również pozyskanie informacji o zdobytym  doświadczeniu i zakresie obowiązków. Mogą to być następujące pytania:

-          Co może powiedzieć pan o dotychczasowej pracy?

-          Proszę powiedzieć pan coś o swoim szefie.

-          Jakie jest pana największe doświadczenie zawodowe?

-          Jaka porażka zawodowa?

-          Co pan lubi robić najbardziej?

Na zakończenie wywiadu można zapytać się o osobiste zainteresowania kandydata, jego hobby i sposób spędzania czasu. Można zadać również zadania sytuacyjne:

-          Kiedy oraz w jaki sposób osiągnąłeś ważny cel pracując z innymi ludźmi?

-          Opisz sytuację, podczas której przejąłeś inicjatywę motywując do działania innych oraz przyczyniłeś się do osiągnięcia celu.

-          Podaj przykład, w którym twój pomysł miał wpływ na osiągniecie sukcesu w jakimś pozytywnym działaniu.

Osoba posiadająca duże doświadczenie zawodowe potrafi tak przeprowadzić rozmowę z kandydatem, że podział rozmowy kwalifikacyjnej na etapy jest niewyczuwalny[2] Pytania nie są podzielone na grupy tematyczne, lecz wynikają
z kontekstu rozmowy Interview i przypomina bardziej rozmowę partnerów niż egzamin.

Jednak bez względu na to jaki długie posiada się doświadczenie zawodowe, istotne jest to by nie zadawać pytań "kłopotliwych"  dla kandydata.

W tabeli numer 1 przedstawię  zestaw pytań, których nie wypada zadać. Jeśli istnieje konieczność  pozyskania informacji osobistych należy to czynić z taktem
i wyczuciem.

Tabela nr 1. Zestaw pytań które wypada zadać na rozmowie kwalifikacyjnej[3]

Przedstawione powyżej pytania nie wyczerpują jeszcze całej puli trudnych pytań. W jej skład wchodzą jeszcze zagadnienia wieku, odbytej służby wojskowej, planowania rodziny. Najtrudniejsze pytania dotyczą jednak płacy. W Polsce panuje pogląd, że  nie wypada mówić o pieniądzach i to pracodawca proponuje wysokość zapłaty, na którą kandydat może zgodzić się lub nie. Kandydat zazwyczaj będzie chciał  dopasować swoją odpowiedź do wymagań przyszłego pracodawcy. Wówczas albo zawyży albo zaniży stawkę. Poprzez zaniżenie kandydat będzie chciał pokazać, jak mało ważne są dla niego pieniądze z porównaniu z chęcią otrzymania stanowiska. W drugim przypadku kandydat chce pokazać, że wysoko wycenia swoje umiejętności.

Pytanie o wynagrodzenie  ma więc charakter typowo sondażowy. Odpowiedź wskazuje na  system samooceny kandydata, na jego realizm, wiedzę o systemie wynagrodzeń w branży.

3.3. Zamknięcie

Na zakończenie rozmowy, przeprowadzający wywiad, powinien jeszcze raz sprawdzić czy zebrane są wystarczające do przeprowadzenia oceny. Dodatkowo można spytać się kandydata, czy ma jeszcze coś do dodania.

Żegnając się z kandydatem można podziękować za jego przybycie i określić kiedy można się spodziewać odpowiedzi. Nie wskazane jest jednak pokazanie,
czy kandydat spodobał się pracodawcy czy nie. Lepiej zachować chłodną rezerwę niż "dawać nadzieję" kandydatowi na posadę. W ostateczności można podkreślić, że dzięki tej rozmowie zdobyło się nowe doświadczenie i spojrzenie na niektóre fakty.

Błędy podczas prowadzenia rozmowy są nieuniknione. Trzeba być tego świadomym i w miarę możliwości należy je minimalizować.  Poniżej przedstawię sytuacje, które nie sprzyjają pozyskania wystarczających informacji potrzebnych do oceny kandydata.

Jakie błędy można popełnić prowadzący rozmowę?:[4]

1.     Nadmiernie oficjalny i autoratywny sposób bycia(traktowanie kandydata z góry i straszenie go)

2.     Nie robienie nic w kierunku tego, by kandydata rozluźnić i wytworzyć atmosferę sprzyjającą korzystnej wymianie zdań.

3.     Przesadnie nadmierna gadatliwość

4.     Ucinanie odpowiedzi kandydata. Tak się dzieje, gdy prowadzący rozmowę chce zadać zbyt wiele pytań w krótkim czasie, lub nie jest zainteresowany kandydatem

5.     Dodatkowe przerwy na "telefony"

6.     Osobiste uprzedzenia, negatywne nastawienie, stereotypy

Wywiad z kandydatem nie polega tylko na zadawaniu pytań. Istotnym elementem jest słuchanie, rozumienie i analizowanie treści. I tutaj często popełnia się typowe błędy, które tak często popełnia się w codziennym życiu. Po prostu
o wielu trudniej jest słuchać niż mówić. Dlatego często zdarza się, że prowadzący rozmowę nie wykazuje żadnego zainteresowania wypowiedzią kandydata, jakby
z góry przewidując, że nic nowego nie uzyska. Kolejnym błędem jest selektywne słuchanie i wychwytywanie tylko tych fragmentów rozmowy, które interesują prowadzącego wywiad. Na przykład kandydat mówiąc o swoich wadach, stwierdza, że często spóźnia się, ale obecnie, zakup samochodu zminimalizował liczbę spóźnień. Nie uważny pracodawca, prawdopodobnie zakoduje sobie tylko fakt, że ubiegający się o pracę jest osobą niekompetentną i często spóźniającą się.

Zdarza się również, że podczas wywiadu prowadzący rozmowę, często myśli
o czymś innym, choćby o tym co odpowiedzieć, nie analizując słów rozmówców.

Aby spotkanie o pracę było efektywne, należy dobrze przygotować się
do niej. Można przygotować plan rozmowy oraz zagadnienia o które się należy spytać. Poniżej przedstawię potencjalny zestaw pytań zadawany kandydatom
na rozmowie kwalifikującej. Kandydat ubiega się o stanowisko specjalisty
do spraw personalych.

Stanowisko  Asystenta specjalist ds. personalny...