Cwiczenie Procedura Jakości(1).rtf

Przedmiot: Systemy zarządzania jakością w przemyśle żywnościowym
Kierunek: Towaroznawstwo, Rok: II mgr

Ćwiczenie nr 10,11

Temat: Dokumentacja systemu jakości wg norm ISO 9001. Podejście procesowe.

Cel ćwiczenia: Zapoznanie ze sposobem tworzenia dokumentacji systemowej wg norm ISO serii 9001 na przykładzie hipotetycznego przedsiębiorstwa - stworzenie fragmentu dokumentacji procedury zakupów. Zapoznanie z mapowaniem procesów.

W normach z serii ISO zachęca się do podejścia procesowego podczas opracowywania, wdrażania i doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością w celu zwiększenia zadowolenia klientów i zainteresowanych stron poprzez spełnienie ich wymagań.

W celu skutecznego (skuteczność - stopień w jakim zostały osiągnięte założone cele) i efektywnego (efektywność - stosunek efektów działania przedsiębiorstwa do nakładów poniesionych na te działania) działania organizacja powinna zidentyfikować wszystkie powiązane ze sobą działania (procesy) i nimi zarządzać. W praktyce wyjście z jednego procesu stanowi wejście do procesu następnego.

Wykorzystanie systemu procesów w organizacji wdrażającej system wraz z ich wytypowaniem oraz wzajemnymi powiązaniami między tymi procesami i zarządzanie nimi można określić jako „podejście procesowe". Zaletą takiego podejścia jest zapewnienie bieżącego nadzoru nad powiązaniami między poszczególnymi procesami w łańcuchu procesów, jak również nad ich interakcjami.

Jeżeli w systemie zarządzania jakością zastosowane zostanie podejście procesowe to tym samym podkreśla się znaczenie:

-              zrozumienia i spełnienia wymagań,

-              potrzeby rozpatrywania procesów (działań) w kategoriach wartości dodanej tzn.
zwiększającej stopień osiągnięcia pełnej satysfakcji i zadowolenia klienta wewnętrznego jak i
zewnętrznego,

- otrzymywania wyników dotyczących funkcjonowania i skuteczności procesów oraz

- ciągłego doskonalenia procesów na podstawie ich monitorowania (pomiaru) i obiektywnego analizowania.

Po stronie każdej organizacji leży nazwanie swoich procesów, zgrupowanie ich w odpowiednie kategorie, np. procesy zarządzania (PZA), podstawowe(PPO) i wspomagające (PPW), tak aby utworzyć strukturę tych procesów.

W celu ukazania powiązań istniejących między procesami tworzy się tzw. Mapę procesów będącą graficzną ilustracją realizowanych w organizacji procesów.

Przebieg ćwiczenia:

1.      Wprowadzenie

2.      Przeanalizować przykład procesu nadzoru nad zamówieniami w ZPOW „Jarzynka”, (Zał. I)

3.      W grupach, na podstawie wymagań normy, (Zał. II), dotyczących zakupów, sformułować cel procesu zakupów.

4.      Na podstawie ogólnego opisu przebiegu procesu zakupów w ZPOW „Jarzynka”, (Zał. III), oraz procedury nadzoru nad zamówieniami (Zał. I), opracować podobną procedurę zakupów korzystając ze struktury organizacyjnej ZPOW „Jarzynka” (Zał. IV)

5.      Na podstawie mapy procesów dla procesu nadzoru nad zamówieniami
(Zał. V), opracować mapę dla procesu zakupów;

6.      Na podstawie wskaźników skuteczności procesu nadzoru nad zamówieniami (Zał. VI), opracuować przynajmniej trzy wskaźniki skuteczności procesu zakupów. Przy opracowaniu wskaźników korzystać z celu procesu zakupów.

Przy pracy korzystać z gotowych arkuszy pracy (Zał. VII)

Załącznik I

1.    Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie, że wszystkie zamówienia i zapytania ofertowe będą przeglądane i analizowane przed zrealizowaniem zamówienia, a działania związane z przeglądami będą nadzorowane i koordynowane.

2.    Obszar stosowania

Procedura dotyczy realizacji zamówień produktów wytwarzanych przez ZPOW. ‘Jarzynka”.

3.    Definicje

Oferta - propozycja przedstawiona przez ZPOW ”Jarzynka” w odpowiedzi na propozycję zawarcia umowy dotyczącej dostarczenia usług świadczonych przez ZPOW „Jarzynka”.

Zamówienie - wymagania w formie pisemnej uzgodnione pomiędzy ZPOW „Jarzynka”
a klientem.

Przegląd zamówienia - działania zapewniające, że:

·           wymagania są odpowiednio określone i udokumentowane,

·           sprawy dotyczące wszelkich wymagań zawartych w zamówieniu różniące

się od zawartych w ofercie są rozwiązane,

·           firma jest zdolna do spełnienia wymagań zawartych w zamówieniu.

Produkty typowe - produkty znajdujące się w bieżącej ofercie.

Produkty nietypowe - produkty, których dostarczenie wymaga dodatkowych nakładów pracy lub środków, zgodnie z wymaganiami zamawiającego.

4.     Zainteresowane działy

Dział handlowy, dział zaopatrzenia, dział produkcyjny.

5.    Odpowiedzialność

Za wdrożenie i aktualizację niniejszej procedury jest odpowiedzialny Kierownik Działu Handlowego. Za przestrzeganie i realizację postanowień niniejszej procedury odpowiedzialni są specjaliści.

6.    Sposób postępowania

6.1. Przyjęcie zapytania ofertowego

Każde zapytanie ofertowe zostaje odnotowane przez specjalistę w rejestrze zapytań, opatrzone kolejnym numerem i datą. W przypadku zapytań ustnych lub telefonicznych, specjalista sporządza pisemną notatkę.

6.2. Opracowanie oferty wstępnej

Kierownik Działu, po uzgodnieniu z Dyrektorem opracowuje ofertę wstępną. Przy sporządzaniu oferty uwzględnia się:

·           możliwości i warunki realizacji zamówienia

6.3. Opiniowanie oferty wstępnej

Przełożeni komórek wytypowanych do realizacji zadań związanych z ofertą w ustalonym terminie dokonują analizy przedstawionych wymagań i oceniają zdolność podległych im pracowników do ich spełnienia. Opinie są przekazywane specjaliście.

6.4. Sporządzenie oferty

Specjalista, po uzgodnieniu z Kierownikiem Działu, po uwzględnieniu opinii sporządza ofertę i przekazuje ją do zatwierdzenia Dyrektorowi.

6.5. Zatwierdzenie oferty

Prezes  zatwierdza ofertę i zleca jej przesłanie do Zamawiającego.

6.6. Uzgodnienie oferty z Zamawiającym

Specjalista uzgadnia ofertę z Zamawiającym, a po uzyskaniu akceptacji oferty przez Zamawiającego, odnotowuje ten fakt w rejestrze ofert.

6.7. Realizacja zamówienia

Uzgodniona oferta stanowi podstawę do realizacji zamówienia, zgodnie z wcześniej ustalonymi życzeniami Klienta i możliwościami ZPOW (ilość, rodzaj asortymentu, termin, warunki płatności, itp.).

Każde zamówienie jest rejestrowane w zeszycie zamówień, od daty wpłynięcie do daty zakończenia realizacji i jest nadzorowane przez specjalistę.

Zakończenie realizacji zamówienia oraz potwierdzenie prawidłowości jego realizacji odbywa się w ostatnim dniu realizacji zamówienia i kończy wystawieniem faktury. Kopia faktury przechowywana jest w Księgowości przez 3 lata.

6.8. Zmiany w zamówieniu

Wszystkie zmiany dotyczące realizacji zamówienia, niezależnie z czyjej inicjatywy, są na bieżąco uzgadniane z Klientem przez specjalistę d.s handlowych lub przez Kierownika Działu, w zależności od charakteru zmiany.  W przypadku niewielkich zmian, mogą być one odnotowywane przez specjalistę bezpośrednio na istniejącym zamówieniu, datowane i parafowane. W pozostałych przypadkach Klient zostaje proszony o wystawienie nowego zamówienia. O zmianach w zamówieniu zostają natychmiast powiadomione wszystkie zainteresowane służby i działy. Każda zmiana jest odnotowywana w zeszycie zamówień

6.9. Zamówienia typowe

Sposób postępowania w przypadku zamówień typowych, dotyczących produktów typowych (katalogowych) może ulec skróceniu (z pominięciem oferty wstępnej). Decyzję w takim przypadku podejmuje Kierownik Działu.

6.10. Zamówienia nietypowe

Dla zamówień nietypowych, dotyczących produktów nietypowych, wymagających uruchomienia nowych przedsięwzięć lub środków Kierownik Działu sporządza plany jakości, zgodnie z procedurą PJ 06.03 Plany jakości. Plany jakości zatwierdza Dyrektor.