· Informatyka w logistyce – cz. 1
Logistyka może, ale nie musi być wydzieloną dziedziną działalności (branżą). To pojęcie bardzo szerokie, obejmujące wszystkie zagadnienia związane z przepływem ładunków oraz towarzyszących im informacji
Dawniej logistyką nazywano procesy związane z zaopatrzeniem. Było to pojęcie nieco zawężone, gdyż nie obejmowało magazynowania ani dostaw ładunków bezpośrednio na linie produkcyjne. Dziś mianem logistyki określa się proces planowania, realizowania i kontrolowania przepływu surowców, materiałów do produkcji oraz wyrobów gotowych. Każdy ładunek opatrzony jest odpowiednią informacją identyfikującą go w każdej fazie procesu logistycznego. Działania logistyczne mogą obejmować m.in.: prognozowanie popytu, przepływ informacji, kontrolę zapasów, czynności manipulacyjne, realizowanie zamówień, serwis i zaopatrywanie w części, procesy zaopatrzeniowe, pakowanie, obsługę zwrotów, gospodarowanie odpadami, transport i składowanie.
Ciekawa jest definicja logistyki wywodząca się z języka angielskiego opisana za pomocą 7R – right product, right quantity, right value, right place, right time, right customer, right price (zapewnienie dostępności właściwego produktu we właściwej ilości, właściwej jakości, we właściwym czasie, właściwym miejscu, właściwemu klientowi po właściwej cenie).
Logistyka występuje we wszystkich branżach i to nie tylko produkcyjnych. Istnieje pewna specyficzna jej część związana z transportem na większe odległości i poza terenem firmy (np. materiałów do produkcji) oraz z dystrybucją towarów. W tym przypadku nastąpiła specjalizacja usług, które zgodnie z uwarunkowaniami ekonomicznymi przejęły firmy transportowe, spedycyjne oraz centra logistyczne. Firmy świadczące takie usługi nie mają związku ani z dostawcą, ani z odbiorcą przewożonych czy składowanych ładunków – występują jedynie jako pośrednicy w przekazywaniu ładunków i dotyczącej ich informacji.
Procesy logistyczne ze względu na rolę pełnioną w łańcuchu dostaw można podzielić na trzy podstawowe typy:
· usługi potocznie nazywane logistycznymi, polegające na transporcie, składowaniu i dystrybucji ładunków przez wyspecjalizowane firmy transportowe, spedycyjne i logistyczne,
· logistykę związaną z zaopatrzeniem materiałowym przedsiębiorstw (dostarczanie materiałów do magazynu i towarów z magazynu, składowanie na terenie magazynu),
· logistykę dostaw materiałów na linie produkcyjne.
W każdym z tych procesów przydatne, a często wręcz niezbędne są odpowiednie systemy informatyczne, które zapewniają sprawny przepływ ładunków, minimalizację powierzchni magazynowych, prognozowanie i planowanie przepływów, środków transportowych oraz sprawny obieg dokumentów.
Logistyka w transporcie
W przedsiębiorstwach transportowych i spedycyjnych podstawową rolę odgrywają systemy zarządzania flotą samochodową oraz systemy nawigacyjne i śledzące pojazdy. Pierwsze z wymienionych służą do efektywnego wykorzystania posiadanego parku samochodowego w dwóch aspektach – utrzymania sprawności eksploatacyjnej oraz maksymalnego wykorzystania ładowności pojazdów dzięki odpowiedniej organizacji tras i ładunków.
Systemy nawigacyjne i śledzące (m.in. wykorzystujące nawigację GPS oraz tachografy) ułatwiają pracę kierowcom oraz zapewniają nadzór nad pojazdami będącymi w ruchu. Komunikacja odbywa się za pomocą łączności komórkowej lub terminali mobilnych.
Logistyka w przedsiębiorstwach
Dostarczanie ładunków do przedsiębiorstwa, ich magazynowanie, dostawa na linie produkcyjne, a później magazynowanie i dystrybucja towarów to procesy biznesowe mające podstawowe znaczenie dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Związane jest to nie tylko z przedsięwzięciami organizacyjno-eksploatacyjnymi, ale także z fi nansowymi. Duży magazyn (wypełniony materiałami) to z jednej strony zapewnienie ciągłości produkcji, ale z drugiej – wysokie koszty składowania, a także zamrożone środki obrotowe.
Z kolei produkcja w trybie just-in-time to dostawy bezpośrednio na produkcję, często bez konieczności posiadania dużych powierzchni magazynowych, ale okupione ryzykiem wystąpienia perturbacji w przypadku awarii w łańcuchu dostaw. Jak znaleźć złoty środek z jednej strony gwarantujący zabezpieczenie produkcji w przypadku takich zdarzeń, a z drugiej – minimalizujący koszty składowania? W tym właśnie mają pomóc systemy informatyczne. Zarówno te związane z pojedynczymi składnikami łańcucha dostaw (materiałami, środkami eksploatacyjnymi), jak i organizujące przepływ materiałów czy produktów na poziomie linii produkcyjnych i przedsiębiorstwa, a także wszelkie narzędzia służące do kontroli, planowania, zarządzania ryzykiem oraz finansowe związane z wartością materiałów czy ogólniej – ładunków w magazynie i obrotem wewnątrz przedsiębiorstwa.
W każdym z takich systemów występuje przedmiot jako podstawowy obiekt. Pewnym wyjątkiem są systemy finansowe, które posługują się wartościami (ściśle związanymi z określonymi przedmiotami). Dlatego podstawą wszelkich systemów logistycznych jest identyfikacja elementów (czyli surowców, materiałów, ładunków, wyrobów gotowych). Służą do tego coraz bardziej zaawansowane systemy automatycznej identyfikacji bazujące z reguły na kodach paskowych bądź identyfikacji radiowej EPC/RFID.
Standaryzacją i zarządzaniem międzynarodowym systemem identyfikacji zajmuje się organizacja GS1 (Global System One) promująca system o tej samej nazwie, której poprzednikiem była EAN International, a system nazywał się EAN.UCC. Dziś stosowanych jest kilka rodzajów kodów GS1, znanych dotąd jako RSS (Reduced Space Symbolowy), które mogą występować jako kody skrócone, spiętrzone, ograniczone, rozszerzone, wielokierunkowe itp. Kolejne wersje pojawiały się jako wyraz zapotrzebowania na zwiększenie ilości informacji w kodzie, łatwości odczytu czy konieczność zmieszczenia kodu na ograniczonej powierzchni. Pełna implementacja symboli w systemie GS1 ma nastąpić do 2010 r.
EPC/RFID (Electronic Produkt Code/Radio Frequency Identification) to standard zapisu informacji i system kontroli przepływu ładunków bazujący na falach radiowych oraz metkach wyposażonych w mikrochip elektroniczny. Kody kreskowe są tańsze w stosowaniu, natomiast ich wadą jest konieczność „zobaczenia” etykiety przez czytnik. Metki radiowe natomiast – gdy zostaną przyjęte jako ogólnoświatowy standard oznaczania przedmiotów – przyczynią się do usprawnienia procesów logistycznych. Metki takie mogą być bowiem odczytywane z pojedynczych sztuk ukrytych w opakowaniach zbiorczych, a czytnik może znajdować się w odległości nawet kilku metrów od metki. Towar będzie przyjęty do magazynu, gdy paleta przejedzie przez bramkę elektroniczną, a wszystkie towary na palecie zostaną automatycznie wprowadzone do systemu (identycznie będzie się odbywać zliczanie towarów w koszyku w supermarkecie – wystarczy przejazd koszyka z zawartością przez taką właśnie bramkę, a zostanie wystawiony rachunek). Remanent w magazynie sprowadzi się do powolnego przejazdu wózka z czytnikiem po alejkach (zamiast żmudnego skanowania kodów paskowych z każdego opakowania na półce).
Systemy dla logistyki
Sercem większości systemów informatycznych obsługujących logistykę są informacje zebrane z ładunków oznaczonych kodami kreskowymi bądź znacznikami RFID. Dalej następuje obróbka informacji oraz zarządzanie nimi, a następnie przemieszczanie tych ładunków (na produkcję, do miejsc składowania itp.). Większość systemów logistycznych oferuje narzędzia do optymalizacji pracy transportu samochodowego bądź wewnętrznego (wózki, układnice).
Jako systemy współpracujące występują aplikacje do automatycznego tworzenia i przetwarzania dokumentów oraz do elektronicznej wymiany danych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przyspieszania obiegu dokumentów i zastąpienia dokumentów papierowych elektronicznymi. Na uwagę zasługują także platformy standaryzujące i organizujące wymianę informacji między przedsiębiorstwami – EDI (Electronic Data Interchange), a zwłaszcza umożliwiające wymianę danych między różnego rodzaju formularzami, także stworzonymi w różnych językach (z reguły korzystają one z języka XML oraz standardu EDIFACT).
Coraz większego znaczenia nabierają też systemy bazujące na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu informacja dostępna jest „od ręki” (natychmiast) „do ręki” (do terminalu w dłoni operatora). Razem z automatyczną identyfikacją oraz systemami zarządczymi stanowią potężne narzędzie służące do usprawniania procesów logistycznych.
Zarządzanie taborem samochodów ciężarowych nie może obyć się bez wiedzy logistycznej. Logistyk-transportowiec musi zaplanować trasy swojej floty, Wskazać miejsca rozładunku i ponownego załadunku. Precyzyjnie obliczyć czas i „przerobić” stertę dokumentów. Bez wsparcia nowych technologii cały proces zabierałby sporo czasu i dużo kosztował.
Rozwiązania informatyczne i telekomunikacyjne są teraz tak ściśle połączone z systemem operacyjnym, że nie mogą bez siebie istnieć. Na przykład w branży przesyłek ekspresowych – jak mówią chociażby przedstawiciele DHL – normalne działanie bez wsparcia IT byłoby w zasadzie niemożliwe. Ilość rejestrowanych danych, nawet w średniej wielkości firmie, to rząd kilku milionów. Bez skutecznych rozwiązań informatycznych, nadających im logikę raportową, nie można byłoby skutecznie podejmować decyzji.
Systemy IT w logistyce odpowiadają za kontrolę przepływów, wspierają planowanie, mierzą efektywność, optymalizują transporty i trasy kurierskie, rozliczają, a ponadto gromadzą ogromne zasoby wiedzy o dokonywanych transakcjach. To wszystko pozwala również na przeprowadzanie pewnych symulacji, a tym samym na prognozowanie działań.
Rynek wymusza zmiany
Rozwiązania informatyczne to również ogromne oszczędności wynikające z szybkości przepływu informacji (w logistyce to bardzo często podstawa działania), odpowiedniego planowania (np. w kontaktach między firmami przewozowymi a magazynami) czy kontroli (nowe rozwiązania IT umożliwiają chociażby kontrolę przesyłki czy transportu w czasie rzeczywistym). – Obliczamy, że w naszej Grupie około 80–85% danych przesyłanych jest teraz od klientów do naszego sytemu drogą elektroniczną, co przekłada się bezpośrednio na jakość pracy. Dodatkowo stosowana przez nas aplikacja, pozwalająca na import danych zewnętrznych w oparciu o spersonalizowane pliki, zapewniająca łatwiejsze dopasowanie się do struktury plików eksportowanych z systemów klientów, może być zintegrowana z ich systemami logistycznymi – mówi Jerzy Zientkowski, IT manager Raben Polska.
Wysoki stopień integracji systemów informatycznych na poziomie korporacyjnym i skuteczny sposób zarządzania procesem integracji to warunki konieczne do oferowania globalnych usług logistycznych. Pamiętajmy jednak, że bezpośrednim beneficjantem takich rozwiązań są klienci gigantów, czyli małe i średnie firmy. Często jednak (a w zasadzie prawie zawsze), by korzystać z dobrodziejstw, jakie niosą z sobą nowoczesne rozwiązania, trzeba samemu dostosować się do wymagań rynku. W branży LTS często w ogóle można wypaść z obiegu, jeśli się nie zdecyduje na dostosowanie działania firmy do wymagań dużych zleceniodawców/usługodawców. Dotyczy to chociażby coraz częściej wdrażanych elektronicznych platform logistycznych. Te bowiem – w warunkach globalizacji rynków i rosnącej konkurencji oraz konieczności dostosowania się do wymagań poszczególnych klientów – stają się niezbędnym narzędziem. Dzięki platformie logistycznej koszty poszukiwania kontrahenta są znacznie niższe. Jeśli niewielka firma chce brać udział w tej grze, musi być jej uczestnikiem, czyli musi zdecydować się na współpracę z większym graczem używającym tego rozwiązania. Większy gracz rynku LTS musi natomiast taką platformę wdrożyć we własnej firmie.
Jedno miejsce, wiele szans
W tej chwili na polskim rynku jest co najmniej kilka firm, które mają w ofercie oprogramowania określane mianem platformy logistycznej. Użytkownikami takich rozwiązań są zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Na platformie internetowej poszczególni dysponenci mogą na przykład równocześnie przekazywać dużej liczbie przewoźników informacje dotyczące danego zlecenia. W ciągu następnych kilku minut przewoźnicy składają oferty, spośród których dysponent wybiera najbardziej atrakcyjną. To jednak nie koniec. Rozwiązania informatyczne platform pozwalają także na monitorowanie przesyłek, bardzo dokładne określenie czasu odbioru i dostawy towaru (określenie tzw. okienek czasowych, co minimalizuje np. oczekiwanie aut przed magazynami) czy fakturowanie.
Zarejestrowanie usługobiorcy na platformie logistycznej (najczęściej odbywa się to bezpłatnie, jednak zawsze za zgodą właściciela platformy, natomiast do opłaty dochodzi dopiero po decyzji o wyborze przewoźnika) umożliwia dostęp do bardzo wielu zamówień pochodzących od firm wykorzystujących takie oprogramowanie. Zleceniodawcy uzyskują zaś dostęp do informacji o potencjalnych zleceniobiorcach, ich możliwościach, ofertach cenowych itp. Dzięki temu rozwiązaniu ci ostatni mogą znacznie ograniczyć puste przebiegi w transporcie, natomiast szukający przewoźnika – wybrać najlepszego. – Koszty procesu logistycznego przez firmy wykorzystujące pełen zakres działania platform można przeciętnie obniżyć nawet o 30% – twierdzi Barbara Grzegorzewska z krakowskiego biura Transporeonu, jednej z firm proponujących takie rozwiązania na naszym rynku.
Internet i magazyny
Branża transportowa nie mogłaby funkcjonować z taką samą dynamiką bez pomocy rozwiązań informatycznych. Ze względu na prężny rozwój generuje popyt na kolejne rozwiązania. Dotyczy to także innych sektorów LTS. Coraz większą popularność wśród polskich firm zyskuje tzw. E-procurement (zaopatrywanie się przez przedsiębiorstwa w surowce i materiały w portalach i sklepach internetowych).
Łączenie klasycznej sieci internetowej z wyspecjalizowaną aplikacją to jedno z prężniej rozwijających się działań w logistyce, służące wszystkim uczestnikom procesu LTS. Przykładem jest chociażby własne rozwiązanie DHL Import Express Online. Polega ono na tym, że klient rejestruje się na stronie internetowej i wysyła elektroniczne zlecenie transportu do swojego partnera – nadawcy przesyłki. Nadawca otrzymuje zlecenie oraz instrukcję nadania przesyłki, drukuje lotniczy list przewozowy i fakturę oraz zamawia kuriera w dogodnych dla siebie godzinach – wszystko odbywa się w jednej aplikacji. Zlecający cały czas ma podgląd, na jakim etapie realizacji jest jego zlecenie. Program zawiera opcje monitorowania przesyłki od momentu jej podjęcia przez kuriera. Import Express Online jest usługą bezpłatną.
Równie istotnym elementem, w którym do poprawnego działania niezbędne są odpowiednie rozwiązania IT, są systemy magazynowe. Optymalizacja wykorzystania powierzchni magazynowej oraz kolejności pobrań towaru, a także informacje o przyjmowanych i wydawanych towarach składają się zazwyczaj na olbrzymi przepływ danych, z którymi bez specjalistycznego narzędzia informatycznego nie sposób sobie poradzić. Pracę magazyniera usprawnia np. optymalne wykorzystanie czytników kodów kreskowych. Specjalistyczne terminale umożliwiają magazynierowi pracę poza biurem, pozwalając np. poprzez terminal podręczny znajdujący się przy towarze sprawdzić jego ilość w magazynie. Umożliwiają też przesłanie specyfikacji realizowanej przesyłki oraz ustalenie, jak umieścić w magazynie wyspecyfikowane towary.
Pomógł Internet
Elektroniczna wymiana danych (EDI) między systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorstw nie zmieniła w zapowiadanym stopniu obrazu logistyki ostatniej dekady minionego wieku i się nie upowszechniła. Dla większości firm koszty wiązane z elektroniczną wymianą danych okazały się barierą nie do pokonania. Internet wszystko zmienił. To, co dziesięć lat temu wydawało się niemożliwe, dzisiaj nie stanowi już bariery dla nikogo. Platformy elektroniczne funkcjonujące w środowisku Internetu stają się normalnym miejscem, w którym firmy kontaktują się, wymieniają dane i informacje, zawierają i realizują transakcje. Dzięki temu możliwe stało się budowanie nawet bardzo specyficznych i dotąd niemożliwych do realizacji systemów logistycznych.
Nowoczesna platforma logistyczna to zaawansowany system, którego nadrzędnym celem jest usprawnienie przepływu informacji między wszystkimi elementami łańcucha logistycznego. Umożliwia ona zarządzanie takimi procesami, jak przekazywanie zleceń, organizacja załadunku i rozładunku, monitoring frachtu oraz prowadzenie statystyk. Wdrożenie platformy ma dwojaki wpływ na organizację pracy w przedsiębiorstwie – procesy najbardziej obciążające pracowników zostają wyeliminowane, zautomatyzowane oraz zestandaryzowane, a tempo pracy ulega znacznemu przyspieszeniu. Proces informatyzacji wymaga równomiernego doskonalenia funkcjonowania wszystkich działów odpowiedzialnych za przepływ towarów w firmie, gdyż żaden z nich nie może być przeszkodą niwelującą skuteczność pozostałych. Na przykład szybkie przekazywanie zleceń drogą elektroniczną nie będzie efektywne, jeżeli dział załadunku i rozładunku nie będzie odpowiednio przygotowany do fizycznego wykonania przydzielonej mu pracy. Z tego powodu wdrożenie platformy logistycznej musi mieć charakter strategiczny i powinno być poprzedzone wnikliwą analizą potrzeb i fizycznych możliwości organizacyjnych przedsiębiorstwa. Korzyści płynące z wdrożenia to uproszczenie i integracja całej komunikacji między jednostkami odpowiedzialnymi za przepływ towarowy. Pomaga to znacząco zminimalizować koszty i optymalnie wykorzystać dostępne środki. Cena, jaką ponosi firma za radykalną poprawę funkcjonowania, to konieczność adaptacji do nowych warunków pracy. W długim terminie czynnik ten działa na korzyść przedsiębiorstwa, gdyż umożliwia osiągnięcie maksymalnej przejrzystości procesów we wszystkich działach.
Nowoczesne rozwiązania
Jerzy Zientkowski, IT manager Raben Polska
W obecnych czasach nie można już sobie wyobrazić logistyki bez zaawansowanych rozwiązań z dziedziny informatyki. Dlatego stosujemy nowoczesne aplikacje informatyczne w praktycznie każdej dziedzinie naszej pracy – w magazynach, w obsłudze klienta, w księgowości czy archiwizacji. Wdrożyliśmy i ciągle wdrażamy specjalistyczne rozwiązania, które w wielu przypadkach są pionierskie, jeśli chodzi o ich użycie w branży TSL.
Najnowszym systemem stosowanym u klientów Grupy jest aplikacja MKR3 (Moduł Klienta Raben), która powstała z myślą o ułatwieniu klientom kontaktów z firmą. Aplikacja jest znacznie nowocześniejsza i prostsza w obsłudze niż używane dotychczas. Pomysł na nowy projekt narodził się w momencie, gdy pojawiające się nowsze technologie i możliwości dodania określonych funkcjonalności do programu otworzyły szansę usprawnienia kontaktów klientów z firmami Grupy Raben. W wyniku prac naszych informatyków powstała jedna aplikacja łącząca funkcjonalność kilku poprzednich wersji i odmian programu. Głównym zadaniem MKR3 jest umożliwienie klientom nadawania przesyłek, wydrukowania dokumentów na swoim komputerze oraz przesłania gotowych danych z komputera klienta wprost do naszego systemu. Oprócz podstawowej funkcjonalności program oferuje m.in.: możliwość pobrania aktualizacji programu z Internetu, przyjazny interfejs, kontrolę poprawności wprowadzanych danych, moduł raportowania z możliwością budowania własnych raportów, możliwość konsolidacji przesyłek, zarówno na poziomie importu ze źródeł zewnętrznych, jak i po ręcznym ich wprowadzeniu w MKR.
Innym ciekawym systemem informatycznym stosowanym z powodzeniem w firmach Raben Polska i Fresh Logistics jest rozbudowany system skanowania dokumentów. O ile sama idea skanowania dokumentów, w wielu lokalizacjach jednocześnie, z prawie natychmiastowym dostępem on-line w systemach obsługi klienta, funkcjonuje z powodzeniem w wielu firmach, o tyle rozwiązanie stosowane w Grupie Raben, integrujące te wszystkie cechy jednocześnie, jest jednym z pierwszych tego typu w branży logistycznej w Polsce. System ten umożliwia jednoczesne skanowanie dokumentów we wszystkich 19 terminalach Raben Polska na terenie całego kraju. Dokumenty pojawiają się niemal natychmiastowo w sieci komputerowej. Daje zarówno klientowi, jak i pracownikom firmy możliwość dostępu do skanowanych dokumentów z poziomu systemu śledzenia przesyłek Track&Trace. Dodatkowo jest zintegrowany z innymi systemami informatycznymi firmy.
Taka aplikacja to ogromne ułatwienie pracy, a jednocześnie oszczędność. Dzięki wprowadzeniu elektronicznej postaci wielu dokumentów mogliśmy zrezygnować z „pracy z papierem”, a w efekcie oszczędzić czas naszych klientów. Nie muszą się już koncentrować na ręcznym wypełnianiu dokumentów przewozowych. Oszczędziliśmy także czas naszych pracowników. Rozwiązanie to pozwoliło też zmniejszyć koszty archiwizacji, zużycia papieru (700 tys. stron miesięcznie) i materiałów eksploatacyjnych. Wyznaczyło też kolejny innowacyjny trend w branży TSL.
Każda informacja lepsza niż jej brak Ktoś może się zapytać: po co nam informacja, skoro nie otrzymaliśmy zamówionego towaru? Odpowiedź jest prosta. Jeśli wiemy, że nasza przesyłka nie zostanie dostarczona w określonym terminie, to mamy czas, żeby zareagować, np. poszukać alternatywnego dostawcy. Wyobraźmy sobie, że jesteśmy podwykonowcą dla producenta samochodów, który pracuje w systemie Just in Time. Każde opóźnienie w dostawie powoduje przestój całej lini produkcyjnej i ogromne koszty. Firmy z branży motoryzacyjnej odpowiednio zabezpieczają się i za wszelkie opóźnienia obciążają swoich poddostawców olbrzymymi karami. Dlatego niezmiernie ważna jest aktualna informacja o towarach, zwłaszcza gdy powierzyliśmy je zewnętrznej firmie do transportu i magazynowania. "Informacja traktowana jest jako nieodłączny element usługi logistycznej. Dlatego przywiązujemy dużą wagę do rzetelności, poufności i szybkości przekazywania informacji. Opracowywane są coraz bardziej zaawansowane rozwiązania przesyłu danych pomiędzy partnerami biznesowymi czy informowania klientów o odchyleniach w procesie obsługi logistycznej. Podejście takie pozwala skracać czas obiegu towarów w ramach całego łańcucha logistycznego oraz szybko reagować na nieprawidłowości" - mówi Przemysław Głębocki, szef działu rozwoju systemów biznesowych, Schenker sp. z o.o. Strategiczne znaczenie Lista zadań realizowanych przez IT w logistyce jest długa. "Systemy IT pełnią rolę kontroli przepływów, wspierają planowanie i podejmowanie właściwych decyzji, mierzą efektywność, optymalizują transporty i trasy kurierskie, rozliczają, a ponadto gromadzą ogromne zasoby wiedzy o transakcjach, jakie mają miejsce. To wszystko pozwala nam na wszelkie symulacje i przewidywanie oraz w efekcie na planowanie rozwoju firmy" - wylicza Piotr Orłowski, dyrektor ds. systemów informatycznych, DHL Express (Poland).
Systemy na co dzień Firmy logistyczne pracują na różnych systemach. Przeważają rozwiązania dedykowane bądź autorskie. Jednak w niektórych obszarach działalności, takich jak: sprzedaż, finanse, kontroling, środki trwałe, kadry i płace, firmy korzystają z uniwersalnych, sprawdzonych i zintegrowanych systemów klasy ERP. Specyfika firm logistycznych nakazuje podkreślić przydatność takich modułów, jak sprzedaż i finanse - pomocne w udzielaniu szybkich odpowiedzi na zapytania klientów, w rozliczeniach faktur w wielu walutach i językach, na rynkach, na których są różne regulacje prawne, w obsłudze różnych typów i form opodatkowania czy procedur importowych i eksportowych, itp. Obszar kontrolingu umożliwia prognozowanie i śledzenie przepływu gotówki, wyliczanie kosztów działalności wewnętrznej firmy logistycznej na bazie przepływu usług świadczonych wzajemnie przez poszczególne przedstawicielstwa. Z kolei moduł środki trwałe umożliwia optymalne gospodarowanie składnikami majątku trwałego, tj. środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz inwestycjami rozpoczętymi. Znaczenie mają także planowanie rozwoju kadr, rekrutacja pracowników, administracja kadr i płac, planowanie ścieżek rozwoju poszczególnych pracowników (firmy logistyczne zatrudniają w Polsce od kilkuset do kilku tysięcy pracowników), przy wsparciu modułu zarządzania kadrami. Żadna firma logistyczna nie mogłaby sprawnie funkcjonować bez wsparcia systemów automatycznej identyfikacji. Cechują się obecnie dużą precyzją, szybkością i automatyzacją pewnych czynności. Ograniczają potrzebę ręcznego wypełniania dokumentów i błędy klawiaturowe przy wpisywaniu danych. Dodatkowo niektórzy przewoźnicy ekspresowi używają czytników wyposażonych w kamerę CCD (ang. Charge-Coupled Device), która umożliwia np. skanowanie podpisu klienta odbierającego paczkę. Firma w razie reklamacji może w każdej chwili przedstawić potwierdzenie odbioru przesyłki w wersji elektronicznej. Niemałe znaczenie mają dedykowane sieci rozległe (ang. VAN), które mogą służyć jako medium wymiany danych między punktami systemu operacyjnego. "Struktura informatyczna TNT Express, odzwierciedlająca sieć drogową i lotniczą firmy, łączy wszystkie przedstawicielstwa na całym świecie, a także umożliwia ciągłą wymianę danych pomiędzy filiami firmy. Główne krajowe oddziały wyposażono w serwery, na których zainstalowano zintegrowane oprogramowanie, pozwalające płynnie zarządzać zleceniami i kurierami, obsługiwać usługi importowe i eksportowe, przygotowywać niezbędną dokumentację" - zaznacza Wojciech Mazur. Ogromną rolę odgrywają też systemy elektronicznego kontrolowania i nadzorowania ruchu taboru (ang. GPS) oraz przesyłek (ang. Track & Trace), które umożliwiają śledzenie drogi paczki i natychmiastowe uzyskanie informacji o jej statusie. Dzięki GPS w dowolnej chwili przez 24 godziny na dobę dyspozytor firmy logistycznej może uzyskać pełną informację o dacie, godzinie, prędkości przejazdu oraz miejscu pobytu pojedynczego pojazdu, określonej grupy bądź wszystkich pojazdów. Dzięki systemowi Track & Trace operator logistyczny ma jasno sprecyzowany system odpowiedzialności pracowników za ładunki i w każdym momencie wie, gdzie przesyłki się znajdują. Ponadto system umożliwia uzyskanie informacji statystycznej o jakości usług i w razie potrzeby firma może się postarać o podwyższenie ich standardu. Z kolei klienci (zwłaszcza firm kurierskich) w każdym momencie mogą sprawdzić, co dzieje się z ich przesyłką, i uzyskać informację, czy przesyłka dotarła, a jeśli nie, to dlaczego.
Informatyka dla logistyki
W dzisiejszej gospodarce informacja jest jednym z najważniejszych zasobów. Nikogo już chyba nie trzeba o tym przekonywać. Właściwe zarządzanie informacją stanowi o możliwościach działania na rynku. Jest to szczególnie ważna kwestia dla firm działających na zasadzie efektu skali, dzięki czemu możliwe jest przetrwanie na konkurencyjnym rynku. Szczególne dbanie o informację, o jej prawidłowy przepływ, synchronizację, jest podstawową kwestią dla przedsiębiorstw.
Z dużym zasobem informacji i danych mają do czynienia działy logistyki (w ich skład, zależnie od profilu działalności, wchodzą komórki zajmujące się magazynowaniem, transportem, planowaniem, zakupami) przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych, a także firmy świadczące usługi logistyczne na zewnątrz. Ogromne przepływy informacji, np. o produktach, dla których są tworzone plany produkcji, o potrzebnych surowcach i materiałach, w które trzeba zaopatrywać dział produkcji, o realizowanych zamówieniach, które trzeba przewieźć do klientów, muszą być obsłużone w systemach informatycznych firm. Informatyka jest w tej dziedzinie nieoceniona dla logistyki. W opinii ekspertów aplikacje magazynowe i logistyczne to jedna z najszybciej rozwijających się dziedzin w branży IT. Poniżej przedstawię kilka przykładów wykorzystania narzędzi informatycznych i telekomunikacyjnych, które wspomagają logistykę i wpływają na jej poprawne działanie.
Coraz częściej polskie przedsiębiorstwa korzystają z narzędzi umożliwiających e-procurement, czyli dokonywanie zakupów poprzez portale internetowe. Powstające portale (zarówno te ogólno dostępne jak i stworzone wyłącznie na potrzeby koncernów) zawierają informacje o producentach i ich produktach. Umożliwiają również złożenie zamówienia oszczędzając w ten sposób czas pracownika działu zakupów, który musiałby go spędzić na wyszukiwanie ofert w tradycyjny sposób.
Istotnym elementem realizowania przez przedsiębiorstwo funkcji produkcyjnych jest planowanie produkcji i dokładność, z jaką jest ono przeprowadzane. Moduły planowania są dostarczane w ramach systemów klasy ERP. Możliwość tworzenia jak najdokładniejszych prognoz popytu, a następnie planów produkcji i ostatecznie planów zapotrzebowania zgodnie z MRPII, jest podstawowym wymogiem stawianym przed oprogramowaniem. Moduły planowania często oferują wiele metod prognozowania popytu. Stworzone plany produkcji są zazwyczaj w ramach tego samego systemu ERP przekładane na plany realizacji produkcji. W najlepszych systemach tej klasy plany te są na tyle elastyczne, że możliwa jest ich zmiana nawet na 24h przed ostatecznym terminem produkcji.
Systemy magazynowe to narzędzia podstawowe dla każdej firmy produkcyjnej czy też handlowej. Obsłużenie zazwyczaj ogromnych przepływów informacji o przyjmowanych i wydawanych towarach, a także coraz częściej kwestia optymalizacji wykorzystania powierzchni magazynowej i wyznaczanie optymalnej kolejności pobrań towaru z półek czy też gniazd, to tylko niektóre z możliwości, jakie dają dziś systemy magazynowe. Szczególnie skomplikowana jest obsługa tzw. magazynów wysokiego składowania. Wysokość takiego magazynu dochodzi nawet do 40 metrów. Zastosowane do obsługi tegoż magazynu urządzenia automatyczne zapewniają sprawne działanie magazynu. Można tu wymienić m.in. układnice, automatycznie sterowane pojazdy, przenośniki, windy, itp. Urządzenia te w znakomitej większości są sterowane przez specjalne oprogramowanie. Dostarczane tymże programom dane z systemów magazynowych o zadaniach do zrealizowania (np. przewiezienie do kompletacji palety śrub), są przetwarzane i dzięki informacjom o dokładnym miejscu składowania towaru, realizowane automatycznie przez te urządzenia.
Istotnym usprawnieniem pracy magazyniera jest wykorzystanie czytników kodów kreskowych czy też czytników tagów RFID. Specjalnie do tego celu stworzone terminale (zazwyczaj ręczne) pozwalają magazynierowi na pracę poza biurem. Możliwa jest mianowicie sytuacja, w której magazynier będąc przy towarze poprzez ręczny terminal sprawdzi jego ilość na magazynie. Terminal kontaktując się z systemem magazynowym uzyska stosowne informacje. Możliwe jest również przesyłanie do magazyniera na terminal ręczny specyfikacji wysyłki, jaka ma być zrealizowana. Magazynier będzie w stanie, przemieszczając się po magazynie, zbierać kolejno towary ze specyfikacji wysyłki, w kolejności, jaką określi dla niego oprogramowanie. Celem takiego działania będzie oczywiście optymalizacja długości trasy, jaką musi pokonać magazynier.
W sferze dystrybucji i zaopatrzenia bardzo ważne są systemy wspomagające realizację transportu. Dziś, kiedy coraz częściej firmy korzystają z usług transportowych operatorów logistycznych, ważne jest, aby zapewnić poprawny i szybki przepływ informacji pomiędzy tymi dwiema stronami. Możliwe jest tu skorzystanie z platformy internetowej (przykładowo platformy AX4 firmy Axit), do której poprzez różne interfejsy dostęp mają, zależnie od uprawnień i pełnionej roli w tymże procesie, jego uczestnicy. Po zalogowaniu się producent (nadawca) może wprowadzić zlecenie transportowe, które zostanie przekazane do wybranego operatora logistycznego (do jego oprogramowania spedycyjnego). Operator z kolei wprowadza do platformy informację o statusie realizacji zlecenia tak, aby nadawca mógł zorientować się, w jakiej fazie realizacji jest jego zlecenie. Dodatkowo możliwe jest uczestniczenie w tymże procesie trzeciej strony, a więc zainteresowanego statusem realizacji zlecenia odbiorcy towaru. Dzięki umieszczeniu wszystkich informacji o zleceniach na jednej platformie, do której mają dostęp wszystkie strony procesu transportowego, możliwe jest zarządzanie tymże procesem. W sytuacji nie podjęcia zlecenia nadawca może upomnieć operatora. Na podstawie statystyk realizacji zleceń możliwe jest również ocenianie pracy ope...
haslo12344