1
1. Podaj definicję jednostki archiwalnej i tomu
Jednostka archiwalna odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.) zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową
Tom
2. Podaj termin możliwego zniszczenia teczki sprawy zakończonej 27 lipca 2007 roku (kat B5)
2007+5+1=2013
3. Określ zakres instrukcji archiwalnej
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum, zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania akt oraz brakowania dokumentów niearchiwalnych
2
1. Wymień kategorie archiwalne
Kat A nigdy nie będzie zniszczona ma wartość historyczną i jest przekazywana do archiwum państwowego
Kat B przekazywana do archiwum zakładowego ma wartość praktyczną
Kat BC nigdy nieprzekazywana do archiwum zakładowego po wykorzystaniu jest niszczona
Kat BE przekazywana do archiwum zakładowego po upływie czasu przekazywana do ekspertyzy w wyniku, której może być przekazana do archiwum państwowego lub zniszczona
2. Co oznacza sygnatura archiwalna 1433/14/2
- znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie
- zespół znaków wskazujący na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej
3. Podaj zakres instrukcji kancelaryjnej
Przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum. Reguluje obieg pism i akt w danej instytucji
· cel instrukcji,
· wyjaśnienie stosowanych pojęć,
· zasady obiegu pism i podziału akt,
· przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
· rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
· przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
· rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
· sposób aprobaty i podpisywania pism,
· wysyłanie korespondencji,
· postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub jednostki organizacyjnej),
· sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
· kontrolę załatwiania spraw.
Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.
3
1. Podaj przykłady teczek, które zaklasyfikujemy na kat A
Regulaminy jednostki organizacyjnej, plany techniczne obiektów, dokumenty dotyczące współpracy zagranicznej, projekty techniczne
2. Omów warunki, w jakich powinny być przechowywane akta
Akta powinny być przechowywane w odpowiednio wyposażonym pomieszczeniu, musi być
Zachowana odpowiednia temp 14-20 i wilgotność 40-60%, materiały te powinny być przechowywane w zależności od ich wielkości i rodzaju,
3. Co oznacz skrót BC
Doty on materiałów, które są przekazane do zniszczenia po ich wykorzystaniu, materiały te nie są przekazywane do archiwum zakładowego.
4
1. Omów schemat magazynu archiwum zakładowego (SKŁADNICY AKT)
Pomieszczenia archiwum, w zależności od ważności rozmieszczone dokumenty pomieszczenie dla archiwisty pomieszczenie dla udostępniania akt, archiwum zakładowe składa ię z pomieszczenia dla pracowników, czytelni i magazynu akt
2. Porównaj kat A z kat B
Kat A nigdy nie ulega zniszczeniu ma wartość historyczną przekazywana do archiwum państwowego Kat B po upływie czasu następuje jej zniszczenie, jest przekazywana do archiwum zakładowego, są to materiały praktyczne
3. Omów zasięg działania archiwum zakładowego
Działa w jednostce organizacyjnej, w której zostało powołane ma na celu gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie, opracowywaniem akt
5
1. Co zawiera plan pracy archiwum zakładowego?
W zależności od wielkości jednostki organizacyjnej, w której działa archiwum zakładowe plan pracy może się różnić. Jest on zatwierdzany przez kierownika jednostki. styczeń - wydzielenie dokumentacji, niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął;
luty - prace komisji brakowania dokumentacji niearchiwalnej, sporządzanie wniosków na brakowanie, przekazanie wybrakowanych akt na makulaturę;
marzec-kwiecień - współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania akt do przekazania do archiwum zakładowego oraz sporządzenia przez przekazujących odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych akt;
maj-czerwiec -przejmowanie akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego;
lipiec-wrzesień - prace porządkowe nad zasobem archiwum zakładowego, przeprowadzanie drobnych prac konserwatorskich;
październik - przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (nie dotyczy składnicy akt);
listopad-grudzień - scontrum zasobu archiwalnego (porównanie ewidencyjnego stanu przechowywanych akt ze stanem faktycznym), aktualizacja ewidencji oraz wyjaśnianie ewentualnych niezgodności, przygotowywanie miejsca w archiwum na akta z komórek organizacyjnych.
2. Na jaką kategorię zakwalifikujemy mat dotyczące podstaw prawnych działania jednostki oraz organizacji zakładu
Kat A
3. Przedstaw typowe zagadnienia instrukcji archiwalnej
Jak powinno być wyposażone archiwum, jakie warunki muszą być zapewnione w archiwum, jakie obowiązki ma personel pracujący w archiwum, jak postępuje się z dokumentacją znajdującą się w archiwum,
6
1. Wymień pomoce ewidencyjno informacyjne w archiwum zakładowym
· Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”
· Wykazy spisów zdawczo odbiorczych
· Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego
· Kartoteki udostępniania akt
· Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
· Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
· Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych
2. Omów współpracę archiwum zakładowego z archiwum państwowym
Reguluje ustawa archiwa państwowe mają nadzór nad archiwami zakładowymi kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi
· przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
· opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
· przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
· szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
· współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.
3. Co oznacza skrót BE10
Po 10 latach zgromadzone materiały są przekazane do ekspertyzy w wyniku, której mogą być zakwalifikowane na kat A lub zniszczone
7
1. Podaj przykłady teczek, które zakwalifikujemy na kat BC
Obsługa organizacyjno techniczna posiedzeń narad sympozjów zaproszenia, pisma przewodnie bez załączników, korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, zamówienia, itp.),terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych, dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych, dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych, dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.), ewidencja delegacji służbowych.
2. Czy możliwa jest zmiana kat niearchiwalnej na archiwalną?
Tak w przypadku kat BE
3. Naszkicuj na kartce przykładowy schemat archiwum zakładowego
Pomieszczenie biurowe czytelnia magazyn akt
8
1. Co to jest instrukcja archiwalna?
To dokument, w którym zawarte są informacje dotyczące postępowania z dokumentacją znajdującą się w archiwum zakładowym Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę. W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia:
· przedmiot i zakres instrukcji,
· organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
· personel archiwum zakładowego,
· lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
· przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
· przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
· udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
· brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
· przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
· kontrolę archiwum zakładowego,
· postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.
Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy.
2. Omów znaczenie brakowania akt
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. Jest to proces polegający na wydzieleniu i przekazaniu akt do zniszczenia. Brakowanie akt umożliwia zwolnienie w archiwum zakładowym regałów na nową dokumentację, która spływa do archiwum
3. Zadania kancelarii
Komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu;
9
1. Na czym polega współpraca archiwum zakładowego z archiwami państwowymi
...
galena111