12
Wykład III. Organizacja społeczna. Instytucjonalizacja organizacji
1. Socjologiczna definicja organizacji
W socjologii zachodniej dla podkreślenia społecznych aspektów organizacji używa się nazwy "social organization" czyli „organizacja społeczna". Ta nazwa wywodzi się z antropologii kulturowej i oznacza, że organizacje mają swój "wymiar kulturowy", a więc pewne zespoły norm i wartości, które jednoczą członków tych zbiorowości i wyznaczają społeczne zachowanie [Organizacje … 1976, s. 18]. W Polsce socjologia organizacji rzadko używa tej nazwy, gdyż w języku potocznym oznacza ona organizacje o charakterze politycznym lub społecznym np. związki zawodowe, stowarzyszenia charytatywne, partie polityczne itp.
Organizacja w sensie socjologicznym jest to celowa i wtórna grupa społeczna o charakterze zrzeszenia, relatywnie wyodrębniona z otoczenia zewnętrznego, charakteryzująca się przewagą formalnie uporządkowanych stosunków wewnętrznych, która osiąga cele i utrzymuje równowagę wewnętrzną przy pomocy takich środków społecznej regulacji zachowań uczestników organizacji, jak: wzory zachowania, wzory osobowe, role organizacyjne, normy grupowe, instytucje, kontrola społeczna i inne.
Sformułowana definicja wymaga wyjaśnienia wielu zawartych w niej pojęć, ponieważ bez tego jej formuła jest zawiła i niezrozumiała. Definicja składa się z dwóch części: w pierwszej – organizacja jest zdefiniowana jako określonego rodzaju grupa społeczna, zaś w drugiej części wymieniono szereg środków społecznej regulacji zachowań uczestników organizacji, dzięki którym organizacja jest zdolna osiągać swoje cele i przetrwać. Przeanalizujmy po kolei pierwszą i drugą część definicji i zawarte w nich pojęcia.
Najpierw zauważmy, jakim rodzajem grupy społecznej jest organizacja. Po pierwsze organizacja jest typem zbiorowości ludzi mającym charakter zrzeszenia, a nie wspólnoty. Rozróżnienie tych dwóch typów zbiorowości ludzi pochodzi od wybitnego niemieckiego socjologa F.Tönniesa (1855-1936). W największym skrócie różnice między wspólnotą a zrzeszeniem (społeczeństwem) można przedstawić następująco: we wspólnocie dominują więzy pokrewieństwa, braterstwa i sąsiedztwa, w zrzeszeniu - więzy umowy, wymiany dóbr materialnych i wyrachowania; wspólnota łączy ze sobą ludzi jako osobowości, zrzeszenie - jako role wyodrębnione ze względu na jakąś jedną funkcję; we wspólnocie czynnikiem kontroli społecznej jest zwyczaj i tradycja, w zrzeszeniu - sformalizowane prawo; członkowie wspólnoty kierują się w swym postępowaniu wiarą, członkowie zrzeszenia - względem na opinię publiczną; gospodarczą podstawą wspólnoty jest własność zbiorowa, zrzeszenia - pieniądz i własność prywatna [cyt. za Szacki 1981, s. 503].
Wprawdzie kategorie wprowadzone przez F.Tönniesa posłużyły mu do przeciwstawienia społeczeństw pierwotnych opartych na wspólnocie społeczeństwom współczesnym, ale jego kategorie można też zastosować do odróżnienia organizacji mającej charakter zrzeszenia od innych grup społecznych typu wspólnoty. Organizacja gromadzi uczestników dla wspólnego osiągania celów, zaś wspólnota oznacza przynależność do grupy z powodów uczuciowych lub tradycyjnych. W organizacjach więzi między ludźmi są racjonalne i rzeczowe, zaś we wspólnotach emocjonalne i osobowe. Przykładem zrzeszenia może być załoga dużego zakładu pracy, zaś przykładem wspólnoty - utopijny falanster czy inne komuny lub grupy młodzieżowe.
Po drugie, organizacja jest typem wtórnej grupy społecznej, a nie pierwotnej. J.Kulpińska definiuje organizację jako "zbiorowość zorganizowaną na podstawie reguł formalnych. Jest to grupa wtórna (wobec grupy pierwotnej), o więzi częściowej, raczej duża, wewnętrznie zróżnicowana, utworzona dla realizacji jakiegoś celu" [Socjologia…1991, s. 67]. Częściowa więź, o której pisze J.Kulpińska charakterystyczna jest dla grupy wtórnej. Nie wdając się w tym miejscu w szczegółowe klasyfikacje i charakterystyki grup społecznych, trzeba jednak celem zdefiniowania organizacji określić pojęcie wtórnej grupy społecznej. Rozróżnienie między grupą pierwotną a wtórną wprowadził w 1909 roku amerykański socjolog Ch.Cooley. "W grupach pierwotnych - jak pisze J.Szczepański - występuje wyłącznie więź oparta na stycznościach osobistych i postawach emocjonalnych, w grupach wtórnych więź wynikająca ze styczności rzeczowych i oparta na interesach"[ Szczepański 1970, s. 293].
"Pierwotność grupy - jak wyjaśnia J.Kulpińska - polega na tym, że w niej realizowane są wszystkie potrzeby psychiczne jednostki, która uczestniczy w niej całą osobą; komunikowanie się członków grupy jest intensywne, interakcje mają charakter osobisty i bezpośredni, "twarzą w twarz"; przynależność do takiej grupy jest źródłem satysfakcji. Łatwo dostrzec, że grupa pierwotna odpowiada kryterium więzi całkowitej i więzi świadomej, psychicznej. Funkcje grupy pierwotnej wobec jej członków to zaspokajanie potrzeb psychospołecznych jednostki: potrzeby bezpieczeństwa, uznania, przynależności [Socjologia…1991 s. 65]. Przykładem grupy pierwotnej jest rodzina, grupa przyjaciół, może nią być także klasa szkolna, grupa studencka, zespół roboczy. W organizacji natomiast więź między ludźmi ma charakter bardziej rzeczowy niż osobowy oraz bardziej częściowy niż całkowity. Człowiek ciągle występuje w jakiejś roli organizacyjnej, w kontaktach z innymi ludźmi nie uczestniczy pełnią swej osobowości lecz jedynie jej fragmentem, dodatkowo skrępowanym normami organizacyjnymi. W organizacji rzadko docieramy do człowieka, mamy raczej do czynienia z kierownikiem, urzędnikiem, portierem, czyli z rolą organizacyjną.
Po trzecie - na co zwrócił uwagę Ch.Barnard - organizacje są "świadomym, przemyślanym i celowym typem współpracy między ludźmi" [ Organizacje… 1976, s.20]. Ludzie łączą się w organizacje po to, by współpracować ze sobą dla osiągnięcia jakiegoś celu. A więc cechą organizacji jest sformalizowana współpraca, koordynacja, łączność, komunikacja i uczestnictwo dla korzyści własnej uczestnika organizacji.
W drugiej części definicji organizacji wymieniono społeczne środki i narzędzia osiągania celów przez organizację. Na przykład psycholodzy amerykańscy D.Katz i R.L.Kahn definiują organizację jako system społeczny, który składa się z trzech elementów. Po pierwsze - role organizacyjne, czyli zachowania ludzi związane z wykonywaniem zadań, po drugie - normy sankcjonujące te zachowania czyli oczekiwania lub żądania odnoszące się do ludzi pełniących rolę oraz po trzecie, wartości, czyli ideologiczne uzasadnienia, z których wynikają normy [Katz, Kahn 1979, s.64]. Podobnie pisze J.Szczepański, który przez organizację rozumie "układ wzorów zachowań, instytucji, ról społecznych, środków kontroli społecznej, który zapewnia współżycie członków zbiorowości, przystosowuje ich dążenia i działania w procesie zaspokajania potrzeb i rozwiązuje problemy i konflikty wynikające w toku współżycia" [ Szczepański 1970, s. 234].
Organizacja jest więc nie tylko grupą ludzi, ale także zespołem środków, przy pomocy których zbiorowość utrzymuje swoją równowagę wewnętrzną, ład i porządek. Ten zespół środków może być ustanowiony celowo, świadomie zaplanowany i sformalizowany albo też wytworzony spontanicznie w wyniku doświadczeń ludzi i ich wzajemnego oddziaływania na siebie, funkcjonujący w ich świadomości, chociaż nigdzie nie jest zapisany. Przeanalizujmy po kolei społeczne środki składające się na treść pojęcia organizacji zawarte w drugiej części jej definicji.
1. Wzór zachowania.
Wzór zachowania (działania) jest modelem (schematem) zachowania się w określonej sytuacji uznawanym w danej kulturze i/lub realizowanym w danym środowisku społecznym, mającym sens dla działających ludzi i skutecznym dla osiągnięcia ich celów. Wzór zachowania może być normatywny, tzn. zawierający powinności, jak należy zachowywać się w danej kulturze i środowisku społecznym, lub opisowy (realizowany), opisujący rzeczywiste zachowania się ludzi w określonych sytuacjach, ale niekoniecznie uznawanych i akceptowanych w danej kulturze, np. często realizowanym wzorem zachowania się kierowców w Polsce jest jazda po spożyciu alkoholu.
J.Szczepański określa wzory działania jako schematy, "które w danej zbiorowości są już uznane i przyjęte, posiadają sens dla działających (podmiotów i przedmiotów działania) i których naśladowanie daje szansę osiągnięcia pożądanego wyniku. Istnieją więc wzory nakłaniania ludzi do zrobienia czegoś, zakazywania, kierowania cudzym działaniem, współpracy, przeciwstawiania się, buntowania, zwalczania, podporządkowywania się itp. Są one wytworem kultury poszczególnych grup i różnią się co do znaczeń przypisywanych narzędziom działania. Prosty przykład - potakiwanie głową w niektórych społeczeństwach jest wyrazem zgadzania się, a w innych - zaprzeczania. Patrzenie komuś w oczy w czasie rozmowy w jednym społeczeństwie jest wyrazem przyjacielskiej, otwartej postawy, w innych zaś jest uważane za obrazę" [Szczepański 1970, s. 183]. Podobnie B. Wawrzyniak wzorzec zachowania (działania) określa jako "zobiektywizowana w pewien sposób reguła zachowania, zapewniająca zorganizowany charakter działań ludzi. Wzorzec działania jest więc modelem zachowania się człowieka lub ludzi. Oznacza to, że wzorzec działania wyznacza pożądane zachowanie się człowieka lub ludzi w określonych sytuacjach, np. rozpoczynanie pracy, wykonywanie produktu, wydawanie towaru lub załatwienie petenta. /.../ Wzorzec działania jest więc zespołem cech, jakim powinno odpowiadać zachowanie człowieka, aby mogło zostać uznane przez innych ludzi za pożądane w określonej sytuacji" [Wawrzyniak 1972, s. 23-24]. B. Wawrzyniak rozróżnia wzorce techniczne, określone przez wymagania techniki i technologii np. przez instrukcję obsługi maszyny, procedurę technologiczną itp., oraz społeczne, określające relacje między ludźmi np. tryb zwalniania lub przyjmowania pracownika do pracy. Ze względu na sposób rejestracji autor dzieli wzorce działania na: a) pamięciowe, zarejestrowane jedynie w pamięci ludzkiej, np. różne sposoby witania się, wspólne spożywanie śniadań, wykonywanie zadań produkcyjnych tylko na poziomie wewnętrznie uzgodnionym przez grupę (a nie przez przedsiębiorstwo) itp. oraz b) zarejestrowane poza ludzką pamięcią np. w postaci regulaminów, opisów technologicznych, instrukcji itp [Wawrzyniak 1972, s. 25]. Przyjęte wzorce zachowań w organizacji powodują ujednolicenie działań ludzi.
Przykład wzoru zachowań pracowników i pracodawców uwarunkowanych przepisami prawa pracy. Restrykcyjna (duża) prawna ochrona trwałości zatrudnienia powoduje po stronie pracodawców takie zachowania jak: zachęcanie pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych zamiast zwiększania zatrudnienia, zatrudnianie tymczasowe zamiast na stałe, wypożyczanie pracowników z innej firmy, zastępowanie pracy ludzi pracą maszyn itp. Ale jednocześnie duża trwałość zatrudnienia sprzyja integracji załogi. Pracownicy chętnie podejmują szkolenia zawodowe, podnoszą swoje kwalifikacje, identyfikują się emocjonalnie z celami zakładu pracy, wiążą z nim swoją karierę zawodową, co eliminuje nieufność wobec pracodawców, poczucie tymczasowości ciągłego zagrożenia, korzystnie wpływa na społeczną atmosferę w zakładzie i stabilizację załogi.
2. Rola społeczna (organizacyjna)
Rola społeczna jest to sposób zachowania się, którego oczekuje grupa od osoby zajmującej określoną pozycję społeczną. Przez analogię rolą organizacyjną nazywamy oczekiwany przez organizację sposób zachowania się uczestnika organizacji na zajmowanym stanowisku. Podobnie jak wzory zachowań również role społeczne(organizacyjne) mogą być rozumiane w sensie normatywnym i opisowym.
Role organizacyjne są określone formalnie np. przepisami, regulaminami jak też nieformalnie - obyczajami, tradycją itp. Na przykład rola dyrektora w organizacji to nie są tylko jego prawa i obowiązki ale też oczekiwania wynikające z wyobrażenia ludzi o tym, jak powinna być spełniana ta funkcja, aby nie przynosiła ujmy samemu dyrektorowi lub organizacji. Rola jest ważnym czynnikiem regulującym zachowania ludzi, którzy, zajmując stanowisko, zmieniają swoje sposoby postępowania, aby zachować się zgodnie z nową rolą. Jak pisze J.Szczepański, "rola jest to względnie stały i wewnętrznie spójny system zachowań, będących reakcjami na zachowania innych ludzi, przebiegających według mniej lub więcej wyraźnie ustalonego wzoru. Niektóre role są zupełnie sformalizowane i ujęte w ścisłe przepisy. Są to role o wielkiej doniosłości dla trwania i funkcjonowania grupy, np. zachowanie się urzędnika w czasie wykonywania obowiązków i załatwiania spraw państwowych są ściśle uregulowane przepisami. Podobnie zachowania nauczyciela, dyrektora przedsiębiorstwa są także dokładnie określone, natomiast rola kolegi, przyjaciela, towarzysza zabawy jest mniej precyzyjnie skodyfikowana” [Szczepański 1970, s. 131 i nast.].
3. Norma grupowa (społeczna)
Każdy zbiór ludzi pozostających ze sobą przez dłuższy czas we wzajemnej zależności wytwarza w sposób zamierzony lub niezamierzony sposób zachowania się w grupie, nazywany normą grupową lub społeczną.
Norma grupowa (społeczna) jest to wzór zachowania się specyficzny dla danej grupy społecznej i nieobowiązujący poza nią, uznany przez członków tej grupy za pożądany lub osiągnięty w drodze wzajemnego nacisku.
Praktycznie normę grupową charakteryzuje to, że jednostka w grupie zachowuje się inaczej niż wówczas, gdy działa samotnie lub w innej grupie. Np. uczeń w grupie rówieśniczej w szkole zachowuje się inaczej niż w domu lub w innej grupie rówieśniczej. Normy grupowe spełniają dwie funkcje: a) przyczyniają się do osiągnięcia celu grupy, b) służą jej przetrwaniu. Normy grupowe zwykle są zapisane tylko w pamięci członków grupy, ale mogą też być sformalizowane.
4. Wzór osobowy
Wzór zachowania, rola społeczna i norma społeczna są to pojęcia odnoszące się do zachowań ludzi. Natomiast wzór osobowy określa cechy ich osobowości. Według J. Szczepańskiego wzór osobowy jest to „zespół cech idealnych, jakie jednostka wykonująca daną rolę powinna okazywać oraz zespół idealnych sposobów zachowania. Inaczej mówiąc chodzi tu o scenariusz danej roli, który może być różnie określany w różnych grupach; np. różne partie wymagają różnych przymiotów od swoich przywódców, /.../ Wzór osobowy określa takie cechy, jak np. honor, godność, postawa moralna, postawa obywatelska, pracowitość itp. (Szczepański 1970, s. 134). Wzór osobowy jest modelem osobowości ludzi spełniających określone role lub działających w określonych środowiskach społecznych np. zawodowych, narodowych, subkulturowych itp. Model ten może mieć charakter normatywny i zawierać, jak pisze J. Szczepański, idealne cechy osobowości, np. wzór osobowy obywatela, patrioty, matki-Polki, katolika itp. Może mieć też charakter opisowy, odzwierciedlający rzeczywiste cechy osobowości zarówno pozytywne, jak i negatywne, np. wzór osobowy polskiego szlachcica, średniowiecznego rycerza, chłopa pańszczyźnianego, współczesnego robotnika, inteligenta, dyrektora, działacza politycznego, zakonnika itd.
Wzór osobowy jest to zespół idealnych lub rzeczywistych cech osobowości (postaw, motywacji, poglądów a nawet cech fizjonomicznych), charakterystycznych dla ludzi znajdujących się w określonej roli społecznej, zawodowej, środowisku społecznym lub kulturze. Wzory osobowe są to uproszczone konstrukcje modelowe, funkcjonujące bądź to jako teoretyczne założenia, bądź to w świadomości ludzi działających i realizowanych w rzeczywistości.
5. Instytucje
W języku potocznym przez instytucje rozumiemy niektóre rodzaje organizacji np. urzędy administracji państwowej, banki, szpitale, instytucje oświatowe. Inne organizacje jak np. przedsiębiorstwa nie są nazywane potocznie instytucjami. W socjologii instytucja ma zupełnie inne znaczenie. Gdy socjolog mówi np. o instytucji małżeństwa lub rodziny, to nie ma na myśli urzędu stanu cywilnego, gdzie legalizowany jest związek dwojga ludzi.
Instytucja oznacza utrwalone, powtarzalne zachowanie zbiorowe ludzi, usankcjonowane zwyczajowo, normą kulturową lub etyczną.
W tym znaczeniu instytucja rodziny jest to względnie trwały związek dwojga ludzi występujących powszechnie we wszystkich kulturach, usankcjonowany normami kulturowymi, powszechnie akceptowany przez społeczeństwa bez względu na to, czy normy te zostały sformułowane w postaci prawa. Jak pisze A.Kamiński: "Pojęcie instytucja również odnosi się do zachowań ludzkich i ich regulacji, lecz kładzie nacisk na zupełnie inny aspekt zagadnienia. Z podejściem instytucjonalnym wiążą się z reguły takie pojęcia, jak wartości, normy, symbole, rytuały itp. Pojęcie instytucji przesuwa więc uwagę na kulturowy wymiar procesu regulacji: na sens i znaczenie, jakie dana społeczność nadaje różnego rodzaju zachowaniom. /.../ zachowanie na jezdni, które poważnie narusza przyjęte zasady, naraża osobę popełniającą wykroczenie nie tylko na karę formalną, lecz także na nieformalną dezaprobatę innych kierowców lub pieszych” [Socjologia … 1991, s. 134-135]. Tak rozumiana instytucja jest środkiem kontroli społecznej. Do instytucji zalicza się; zwyczaje, prawo, religię, moralność.
Douglass C. North zdefiniował instytucje następująco:
6. Kontrola społeczna
Każde zachowanie człowieka zarówno w organizacji jak i poza nią - o ile dotyczy innych ludzi - jest przedmiotem kontroli społecznej. Do mechanizmów kontroli społecznej socjologowie przywiązują dużą uwagę. Według J.Szczepańskiego "każda grupa, każda zbiorowość społeczna rozwija szereg miar, sugestii, sposobów przekonywania, nakazów i zakazów, system perswazji i nacisku, sankcji aż do przymusu fizycznego włącznie, system sposobów wyrażania uznania, wyróżniania, nagród, dzięki któremu doprowadza zachowania jednostek i podgrup do zgodności z przyjętymi wzorami działania, do respektowania kryteriów wartości, słowem - przy pomocy którego kształtuje konformizm członków. System ten nazywamy systemem kontroli społecznej". /.../. Przy czym kontrola społeczna jest tym silniejsza, im bardziej postępowanie dotyczy grupy jako całości, im bardziej zagraża jej życiu zbiorowemu, lub im bardziej jakieś czyny są konieczne i potrzebne dla jego przebiegu" [Szczepański 1970, s. 215 - 216]. Na inne aspekty kontroli społecznej zwraca uwagę P. Sztompka: "Kontrola społeczna to zespół czynników kształtujących zachowanie jednostki w sposób społecznie pożądany. Czynniki te występują w dwóch aspektach - statycznym i dynamicznym. Aspekt statyczny - to społeczny system normatywny przedstawiający wzorzec zachowań wymaganych. Aspekt dynamiczny - to społeczne oddziaływania represyjne i prewencyjne, podjęte w wyniku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy aktualnym lub prawdopodobnym zachowaniem jednostki a wymaganiami systemu normatywnego, oddziaływania zmierzające do usunięcia lub zmniejszenia jej rozbieżności" [cyt. za Socjologia…1991, s. 70]. Pojęcie kontroli społecznej w organizacji J. Kulpińska zdefiniowała następująco: "Kontrola społeczna jest nierozłącznie związana z organizacją i więzią społeczną: ludzie współżyją ze sobą i zależą od siebie, a to ukierunkowuje, ale i ogranicza ich działania. I na tym ukierunkowaniu i ograniczeniu właśnie polega kontrola społeczna w znaczeniu przyjętym w socjologii. /.../ Tak więc w skład kontroli społecznej wchodzą wzory zachowań (role), proces ich przekazywania i uczenia się (socjalizacja, wychowanie), a przede wszystkim wartości i normy, czyli cele, do których należy (warto) dążyć, i opis godnego sposobu, w jaki te wartości można osiągnąć. Normy określają nakazy i zakazy. Społeczeństwo ma specjalne sposoby utrwalania systemu normatywnego, czyli instytucje. Instytucjami takimi są moralność, religia i prawo, one bowiem formułują normy. /.../ Uzasadnienia norm mogą być rozmaite: odwołujące się do tradycji i doświadczenia; odwołujące się do słuszności; odwołujące się do przepisów prawnych czy administracyjnych. /.../ Jednostki i grupy postępujące wbrew zwyczajowi są traktowane jako ludzie z marginesu, a ich zachowania są określone jako dewiacyjne" [Socjologia… 1991 s. 70-71].
Omawiane tu mechanizmy kontroli społecznej działają nie tylko w organizacji, ale także zachodzą w rodzinie, w społeczności lokalnej np. na wsi, w kręgach koleżeńskich, czy w całym społeczeństwie. Organizacje są jednak miejscem szczególnie intensywnej kontroli społecznej, która nie ogranicza się tylko do obowiązku przestrzegania norm sformalizowanych. Równie ważne znaczenie mają normy grupowe, zwyczajowe, moralne itp.
Wyjaśnione w tym punkcie pojęcia składające się na definicję organizacji w sensie socjologicznym pozwalają spojrzeć na organizację jak na grupę społeczną. Sformułowana i wyjaśniona tu definicja organizacji ma jednak charakter ogólny, zawiera charakterystykę organizacji jako grupy społecznej. Natomiast organizacja jest różnie definiowana w poszczególnych kierunkach teoretycznych socjologii organizacji takich jak np. ujęcie klasyczne, systemowe, interakcyjne, sytuacyjne, kulturowe itp., które zostaną przedstawione w kolejnych wykładach.
2. Formalizacja i instytucjonalizacja organizacji
Formalizacja i instytucjonalizacja są to dwa procesy utrwalania zachowań ludzi w organizacji. Pierwszy z nich jest sztuczny, świadomy i zaplanowany, drugi zaś ma charakter bardziej długotrwały, spontaniczny, nieświadomy, naturalny. Instytucjonalizacja jest to osadzanie organizacji w kulturze, a formalizacja - w przepisach. Można powiedzieć np. że jakiś sposób zachowania zinstytucjonalizował się, nie można jednak powiedzieć, że się sformalizował. Formalizacja jest zawsze aktem świadomym, instytucjonalizacja zaś może dokonywać się w sposób niezamierzony, spontaniczny. Według "Słownika języka polskiego" instytucjonalizacja jest to "społeczne utrwalanie się jakiegoś faktu, zwyczaju w taki sposób, że staje się on swego rodzaju instytucją" [t. I s. 796].
Według B. Wawrzyniaka, /.../ "pojęcie formalizacja jest węższe od instytucjonalizacji. Jeżeli bowiem o instytucjonalizacji można mówić zawsze wtedy, gdy występuje celowy proces utrwalania organizacyjnych form działania wielopodmiotowego, to formalizacją nazwiemy tylko taką instytucjonalizację, w której cele i struktury całości organizacyjnych utrwalone są przez tworzenie i wprowadzanie do działań zapisanych wzorców. Wynika stąd, że cechą odróżniającą proces formalizacji od innych form instytucjonalizacji jest rejestracja na piśmie wzorców działań, a więc forma, w jakiej utrwalane są cele i struktura organizacyjna całości" [Wawrzyniak 1972, s. 30].
Ze względu na istotny wpływ struktur formalnych na zachowanie się ludzi wewnątrz organizacji warto zapoznać się bliżej z interesującą analizą procesu formalizacji organizacji i jej skutkami dokonanej przez B. Wawrzyniaka [Wawrzyniak 1972]. Autor zauważa, że formalizacja jest pojęciem stopniowalnym i wyróżnia trzy jej mierniki: a) liczba przepisów, b) ich szczegółowość i c) rygorystyczność, czyli stopień dotkliwości sankcji w przypadku ich niestosowania.
Liczne są przyczyny, z powodu których organizacja albo jej części lub sfery działania są mniej lub bardziej sformalizowane. Stopień sformalizowania zależy m.in. od:
1) celów organizacji; im określone cele lub zadania mają większe znaczenie dla całości organizacji, tym bardziej są sformalizowane, ponadto im bardziej kierownictwo stara się formułować cele cząstkowe, pośrednie, tym większy jest stopień sformalizowania organizacji,
2) od stopnia centralizacji organizacji; formalizacja jest dodatnio skorelowana z wysokim stopniem scentralizowania a ujemnie z możliwością uczestnictwa członków organizacji w zarządzaniu,
3) od struktury organizacji; daleko posunięty podział zadań, duża liczba szczebli pośrednich i duże uzależnienie działań cząstkowych sprzyja wysokiej formalizacji organizacji,
4) od zasobów organizacji - im większa liczba członków organizacji, im niższe ich kwalifikacje, morale i identyfikacja z celami organizacji, im niższy stopień zintegrowania załogi, tym bardziej zachodzi konieczność wysokiego stopnia sformalizowania zachowań ludzi. Dotyczy to także zasobów rzeczowych - im większy deficyt jakiegoś zasobu materialnego, tym bardziej wykorzystanie tego zasobu musi być sformalizowane.
Stopień sformalizowania organizacji jak zauważył J. Zieleniewski - wpływa na jej sprawność. Przy zbyt małym stopniu sformalizowania mała też jest sprawność działania organizacji. Wówczas organizacja jest zbyt "luźna", zadania i odpowiedzialność niejasno określone. W miarę coraz dokładniejszego regulowania zachowań ludzi wzrasta sprawność funkcjonowania organizacji ale tylko do pewnej granicy, po przekroczeniu, której organizacja staje się zbyt sztywna i coraz mniej sprawna [Zieleniewski 1969, s. 445-446].
B. Wawrzyniak objaśnia mechanizm tej zależności w kategoriach psychospołecznych w następujący sposób: "Z silnego ograniczenia swobody działań członków instytucji wynika wiele skutków o charakterze negatywnym takich jak:
1) nieumiejętność podejmowania decyzji w zakresie wyboru sposobu działania w sytuacjach, które nie są określone przez przepisy organizacyjne;
2) obawa przed negatywnymi dla działających konsekwencjami działania, wynikające z surowych sankcji organizacyjnych określonych w przepisach /.../;
3) bierny stosunek działających do realizowania zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych celów instytucji /.../;
4) brak inicjatywy członków instytucji w poszukiwaniu nowych doskonalszych sposobów działania, wynikający z przekonania, że w szczegółowo określonym mechanizmie funkcjonowania instytucji rola jednostki w inicjowaniu i przeprowadzaniu zmian organizacyjnych jest znikoma" [Wawrzyniak 1972 s.161-163].
Termin instytucjonalizacja pochodzi z antropologii kulturowej. W odniesieniu do organizacji oznacza on "osadzanie" się organizacji w kulturze. Jeśli np. o jakiejś zasadzie organizacji ustanowionej formalnie, możemy powiedzieć, że jest ona zasadą zinstytucjonalizowaną, to znaczy, że nawet gdyby nie była ustanowiona formalnie, to także byłaby przez ludzi przestrzegana na mocy zwyczaju, niepisanej normy, uznawanych wartości, tradycji itp. Sformalizowana ale jeszcze niezinstytucjonalizowana zasada organizacji, aby była przestrzegana, musiałaby być w jakiś sposób "wzmocniona" np. karą lub nagrodą. W przeciwnym wypadku byłaby to zasada wprawdzie obowiązująca formalnie, ale "martwa", przez nikogo nie przestrzegana, ludzie nie mieliby "wewnętrznego" poczucia obowiązku jej przestrzegania. Bodźce zewnętrzne, w szczególności materialne czy nawet przymus fizyczny, chociaż są bardzo ważnym czynnikiem motywującym, mogą jednak nie wystarczyć do utrwalenia pożądanych, sprawnych działań organizacyjnych.
Dotyczy to zwłaszcza nowych wzorców zachowania i rozwiązań organizacyjnych. Jak zauważa A. Kamiński, "im nowsze i mniej znane są sytuacje, z którymi spotyka się społeczność, tym mniejszy jest stopień kulturowego osadzenia mechanizmów regulacji. Stare organizacje, takie jak Kościół lub wojsko, wytworzyły własne podsystemy kulturowe o ogromnej skuteczności i sile oddziaływania. Regulacja zachowań w sytuacjach nowych będzie więc przyjmować postać rozstrzygnięć formalnych o niskim stopniu zinstytucjonalizowania./.../ Z powyższego wynika, że w odniesieniu do wcześniejszych etapów rozwoju społecznego rozróżnienie między organizacją i instytucją nie ma sensu, albowiem w społeczeństwie tradycyjnym wszystkie wzory zachowań były silnie ugruntowane w tradycji kulturowej.
...
Bramszal