6
INSTRUKCJA PROWADZENIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
W MIEJSKIM OŚRODKU SPORTU I REKREACJI
Podstawa prawna działania archiwum zakładowego :
i archiwach ( Dz. U. nr 38, poz. 173 z późn. zm.).
§ 1
1. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją powstałą w zakładzie lub nadesłaną i złożoną w niej, dotyczącą spraw ostatecznie załatwionych podlegającą przekazaniu do archiwum zakładowego.
2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, dzieli się na:
a) stanowiącą materiał archiwalny,
b) stanowiącą materiał niearchiwalny.
§ 2
Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna oraz inna, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności zakładu; pozostała dokumentacja stanowi materiał niearchiwalny.
§ 3
1. Materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności zakładu stanowią jej własność i wchodzą do niepaństwowego narodowego zasobu archiwalnego; materiały te nie mogą być przedmiotem obrotu.
2. Materiały archiwalne są przechowywane wieczyście.
3. Materiały niearchiwalne po okresie przechowywania podlegają brakowaniu ekspertyzie właściwego archiwum państwowego.
ZADANIA I ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
§ 4
Do podstawowych zadań archiwum zakładowego należy:
1) przyjmowanie z wewnętrznych komórek organizacyjnych dokumentów (akt) spraw ostatecznie załatwionych, które podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego,
2) przechowywanie i zabezpieczanie przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą przyjętych materiałów oraz prowadzenie ewidencji.
§ 5
1. Archiwum zakładowe w MOSiR zostało podzielone i przyporządkowane poszczególnym komórkom organizacyjnym i prowadzone jest przez pracowników tych komórek wyznaczonych przez kierowników. Pracownicy ci w dalszej treści zwani są archiwistami.
2. Do podstawowych obowiązków archiwistów należy:
1) opracowywanie corocznych terminarzy przekazywania - przyjmowania akt do archiwum, a po zatwierdzeniu przez dyrektora – przekazywanie właściwej komórce organizacyjnej do wykonania,
2) przyjmowanie akt do archiwum,
3) prowadzenie ewidencji akt przyjętych,
4) prawidłowe układanie akt i utrzymanie w należytym porządku,
5) zabezpieczanie akt przed dostępem innych osób, udostępnianie ich tylko osobom upoważnionym na zasadach określonych w niniejszej instrukcji,
6) inicjowanie i organizowanie brakowania akt, udział w komisyjnym ich brakowaniu,
7) przekazywanie wybrakowanych akt, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, na makulaturę lub zniszczenie,
8) przekazywanie akt archiwalnych do właściwego archiwum państwowego w przypadkach i na zasadach określonych w niniejszej instrukcji,
9) utrzymywanie należytego stanu sanitarno – porządkowego w archiwum,
10) bezwzględne przestrzeganie obowiązującej w archiwum instrukcji przeciwpożarowej.
3. Archiwiści odpowiedzialni są bezpośrednio za prawidłowe zabezpieczenie przechowywanych akt przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, a w razie stwierdzenia jakichkolwiek zagrożeń obowiązani są niezwłocznie poinformować o tym przełożonego oraz podjąć działania celem usunięcia zagrożenia (np. zabezpieczenia dokumentów przed wilgocią, zalaniem, pożarem, a także gryzoniami).
4. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty przekazywanie archiwum odbywa się w obecności komisji powołanej przez bezpośredniego przełożonego.
§ 6
1. Dokumentacja jest przyjmowana do archiwum po utracie przez nią znaczenia praktycznego oraz dla celów kontroli, zgodnie z terminarzem, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt.1.
2. Dokumentacja jest przyjmowana do archiwum w stanie uporządkowanym na podstawie spisu zdawczo -odbiorczego.
3. Uporządkowanie akt polega na:
1) ułożeniu akt zgodnie z kolejnością spraw, a w ramach sprawy – chronologicznie,
2) ułożeniu teczek, ksiąg, rejestrów itp. – chronologicznie,
3) wyłączeniu zbędnych egzemplarzy pism,
4) opisaniu teczek na ich zewnętrznej stronie,
5) przesznurowaniu dokumentacji w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, ponumerowaniu stron i oznaczeniu na zewnętrznej stronie okładki pod tytułem teczki – liczby stron w teczce.
4. Sposób przygotowania akt o nietypowych wymiarach należy uzgodnić z archiwistą.
5. Do akt zdawanych do archiwum dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, kartoteki, skorowidze itp.
6. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzane są w trzech egzemplarzach, przez pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej, który przed przekazaniem akt do archiwum spisy te zatwierdza.
7. Archiwista przyjmuje akta do archiwum po sprawdzeniu prawidłowego ich przygotowania; w razie stwierdzenia nieprawidłowego przygotowania materiałów archiwista odmawia ich przyjęcia i wyznacza nowy termin zdania. Z chwilą przyjęcia materiałów archiwista potwierdza ich przyjęcie, składając podpis na wszystkich egzemplarzach spisów zdawczo – odbiorczych, z których ostatni zwraca zdającemu pracownikowi, a pozostałe - włącza do akt archiwum.
EWIDENCJA DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM
§ 7
Spisy zdawczo – odbiorcze, na podstawie których materiały zostały przyjęte do archiwum, są rejestrowane w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.
§ 8
Przyjęte akta (teczki) archiwista oznacza swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo – odbiorczego (z rejestru spisów) łamanym przez numer pozycji, pod którym teczka jest umieszczona w spisie.
§ 9
1. Poza dokumentami wymienionymi w § 8 w archiwum tworzy się i przechowuje następujące środki ewidencyjne:
1) karty udostępnienia materiałów,
2) protokoły dotyczące braku lub uszkodzenia materiałów,
3) protokoły brakowania akt wraz ze spisami wybrakowanych akt i zezwoleniami państwowego archiwum na brakowanie oraz dowody przekazania ich na makulaturę lub zniszczenie,
4) protokoły ekspertyzy akt wraz ze spisem akt uznanych za archiwalne,
5) ostatnie egzemplarze spisów zdawczo – odbiorczych materiałów przekazywanych do archiwum państwowego wraz z protokołem zdawczo – odbiorczym i dokumentem stwierdzającym przejście ich na własność państwa (ostatni dokument nie dotyczy w przypadku likwidacji zakładu).
UDOSTĘPNIANIE AKT PRZECHOWYWANYCH W ARCHIWUM
§ 10
1. Pracownikom komórek organizacyjnych na potrzeby służbowe archiwista udostępnia akta na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą, na podstawie karty (wniosku) udostępnienia.
2. Udostępnienie akt na inne potrzeby niż określone w ust. 1 następuje wyłącznie na podstawie zezwolenia dyrektora wydanego na uzasadniony wniosek zainteresowanych osób (jednostek organizacyjnych).
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, powinien zawierać:
- określenie tytułów materiałów bądź temat, którego one dotyczą,
- wskazanie celu i przewidywanego sposobu wykorzystania udostępnionych materiałów.
4. Jednostkom zewnętrznym oryginały akt mogą być udostępnione tylko w pomieszczeniach archiwum w obecności archiwisty. W razie potrzeby, za zgodą dyrektora, mogą być wydane na zewnątrz pomieszczenia archiwum odbitki kserograficzne udostępnionych dokumentów lub ich odpisy.
5. Akta wypożyczone pracownikom zakładu (ust. 1) powinny być zwrócone w terminie ustalonym w czasie wypożyczania akt. W razie niedotrzymania tego terminu archiwista zobowiązany jest interweniować u przełożonego pracownika, który akta te wypożyczył. W razie stwierdzenia uszkodzeń zwracanych akt archiwista sporządza protokół , który podpisują: zdający materiał, jego bezpośredni przełożony i archiwista.
BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
§ 11
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może nastąpić wyłącznie na podstawie zezwolenia dyrektora archiwum państwowego właściwego ze względu na siedzibę zakładu, uzyskanego na wniosek dyrekotra zakładu.
3. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, może być:
- jednorazowe,
- generalne dla zakładu, a także dla określonych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej.
§ 12
1. Wydzielania dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu dokonuje komisja powołana przez dyrektora zakładu w składzie:
- kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum,
- archiwista,
- przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu.
2. Komisja dokonuje wydzielenia akt po stwierdzeniu prawidłowości ich zakwalifikowania do brakowania, właściwego ustalenia okresu ich przechowywania oraz stwierdzeniu, czy okres ten już upłynął.
3. Komisja wyłącza i sporządza wykaz akt, które ze względu na ich charakter, treść i znaczenie wymagają ekspertyzy archiwum państwowego.
4. Na podstawie ustaleń komisji, o której mowa w ust. 3, dyrektor zakładu występuje z wnioskiem do dyrektora właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
5. W wyniku sowich prac komisja sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie na formularzu Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie bądź Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, w zależności od rodzaju dokumentacji. Protokół i spisy, po podpisaniu przez wszystkich członków komisji, podlegają zatwierdzeniu przez dyrektora zakładu.
§ 13
1. Z wnioskiem do dyrektora właściwego archiwum państwowego o jednorazowe zezwolenie na brakowanie dokumentacji wydzielonej występuje dyrektor zakładu. Do wniosku dołącza się protokół i spisy sporządzone przez komisję.
§ 14
Po uzyskaniu zezwolenia dyrektora państwowego archiwum archiwista obowiązany jest:
1) odłączyć od materiałów przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie elementy nadające się jeszcze do użytku (np. skoroszyty, segregatory),
2) wyłączyć z tych materiałów części nie nadające się do przerobu na masę papierową ( części metalowe, drewniane, plastikowe itp.),
3) doprowadzić materiały do stanu nieużywalności,
4) zbelować wszystkie dokumenty i przekazać zbiornicy makulatury albo dokonać ich zniszczenia; zniszczenia materiałów nie podlegających przekazaniu na makulaturę dokonuje się w obecności komisji, o której mowa w § 12 ust. 1, a na okoliczność ich zniszczenia sporządza się protokół.
§ 15
W przypadku uzyskania od dyrektora właściwego archiwum państwowego, na wniosek dyrektora zakładu, zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (określonych rodzajów tej dokumentacji), czynności brakowania, przekazywania na makulaturę i niszczenia dokumentacji objętej zezwoleniem przeprowadza się w trybie określonym w § § 12 i 14 niniejszej instrukcji.
§ 16
Tryb brakowania materiałów określony w niniejszej instrukcji stosuje się odpowiednio do dokumentacji tajnej i poufnej (nie stanowiącej materiałów archiwalnych) z tym, że dokumenty te nie podlegają przekazaniu na makulaturę, tylko zniszczeniu zgodnie z przepisami określającymi postępowanie z dokumentacją tajną i poufną.
PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
§ 17
1. Materiały archiwalne podlegają przekazywaniu do archiwum państwowego, jeżeli staną się własnością państwa.
2. Materiały archiwalne zakładu stają się własnością państwa z chwilą ustania działalności zakładu.
3. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, a jeżeli pozostają własnością zakładu to również po upływie tego okresu.
4. Szczegółowe zasady porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa Zarządzenie naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. (MP nr 4, poz. 31), z którego wyciąg stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 18
Postanowienia instrukcji obejmują wszystkie komórki organizacyjne zakładu.
§ 19
Instrukcja niniejsza została zatwierdzona Zarządzeniem Dyrektora MOSiR Nr 16/2004 z dnia 02.12.2004 r. i wchodzi w życie od dnia 03.12.2004r.
TheJaca