Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

1.    SYTUACJA OBECNA

1.1  Ogólna charakterystyka firmy.

1.1.1  Opis firmy.

Przedsiębiorstwo Budowlano-Usługowe „XXX” S.A. mające swoją siedzibę w Gdańsku , przy ul. Lotniczej 2, powstało w wyniku przekształcenia na drodze likwidacji przedsiębiorstwa państwowego istniejącego od 1960 roku. Spółka rozpoczęła działalność z dniem 1 września 1992 roku przejmując cały majątek, kadrę podstawową i pomocniczą oraz bogaty bagaż doświadczeń. To pozwoliło jej kontynuować działalność po zlikwidowanym przedsiębiorstwie państwowym.

Spółka działa w sferze  budownictwa użyteczności publicznej, budownictwa przemysłowego i budownictwa mieszkaniowego.

Działalność pomocnicza obejmuje produkcję konstrukcji stalowych i aluminiowych,  obróbki blacharskie oraz produkcję stolarki aluminiowej i PCV. Produkcja pomocnicza prowadzona jest w celu zaspokojenia potrzeb produkcji budowlano-montażowej , jak również do sprzedaży na zewnątrz. 

Naczelną zasadą funkcjonowania przedsiębiorstwa jest zasada jednoosobowego kierownictwa , według  której na czele każdej komórki-jednostki organizacyjnej stoi jeden kierownik, a każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu.  Stąd też system zarządzania w firmie opiera się na daleko posuniętej decentralizacji w kierowaniu, samodzielności kadry kierowniczej w podejmowaniu decyzji i zwiększonej odpowiedzialności za wyniki ekonomiczne zakładu, jego majątek i dobre imię firmy.

Spółka prowadzi działalność na podstawie własnego planu, na zasadach racjonalnej gospodarki, samofinansowania, rachunku ekonomicznego, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.

1.1.2  Dotychczasowa strategia firmy.

Przedsiębiorstwo Budowlano-Usługowe „XXX” S.A. należy do grupy firm, których podstawową działalnością jest świadczenie usług jako generalny wykonawca oraz na rzecz inwestorów.  Zadaniem firmy jest więc utrzymanie się na rynku, na którym występuje bardzo duża konkurencja.  Poprzez stosowanie nowoczesnych technologii, wysokiej jakości prowadzonych usług oraz stosowanie konkurencyjnych cen ofertowych - firma zapewnia nie tylko ciągłość produkcji budowlano-montażowej, ale również rozwój przedsiębiorstwa zarówno ilościowy jak i jakościowy.

Mimo, iż Spółka wypracowała już swój wizerunek wśród inwestorów na rynku budowlanym  i posiada wysokie doświadczenie w wielu dziedzinach, nie ma ona sformalizowanej i opracowanej przez specjalistów firmy strategii, według której realizowałaby swoją działalności i osiągała cele w niej zawarte.

Powstanie spółki w 1992r. było efektem  przemian społeczno-ekonomicznych w kraju. Zaczął funkcjonować wolny rynek, który spowodował konieczność „walki” o klienta.

Obecnie przedsiębiorstwo posiada tylko nieformalną strategię i ogólne cele, które są oparte na założeniach i planach kierownictwa.  Nie są one jednak jasne i znane dla całej załogi, która mogłaby je realizować.  Pracownicy wykonują swoje obowiązki według bieżących potrzeb, ale nie znają przyszłościowej wizji rozwoju firmy , jak też celów jakie zamierzają osiągnąć.

Według Kierownictwa firmy ta nieformalna strategia zakłada rozwój poprzez:

·         utrzymanie swojej pozycji na rynku , co będzie poprzedzone  szukaniem klientów-inwestorów, którzy zapewnią przedsiębiorstwu produkcję, a tym samym i zysk.  Według tego założenia, głównym celem firmy jest ciągłość w wykonywaniu produkcji budowlani-montażowej;

·         kształtowanie działalności w takim kierunku, aby wytrzymać narastanie na rynku konkurencji firm o podobnym profilu.. Szeroki dostęp do środków technicznych oraz możliwość podnoszenia kwalifikacji powodują bowiem wzrost konkurencji w branży budowlano-montażowej, a zarazem zagrożenie utracenia pozycji przez przedsiębiorstwo „XXX” S.A. ;

·         utrzymanie wielkości firmy poprzez efektywne i skuteczne działania oraz niedopuszczenie do obniżenia wyników ekonomicznych.  W związku z coraz poważniejszą konkurencją na rynku firm krajowych i zagranicznych, firma przeznacza znaczne środki na podnoszenie kwalifikacji personelu i zwiększanie poziomu technicznego wyposażenia Spółki;

·         osiąganie wysokich wyników finansowych

1.1.3. Struktura organizacyjna.

Obecna  struktura organizacyjna przedsiębiorstwa „XXX” S.A.  została zaprojektowana według wymogów struktur typu sztabowo-liniowego.  Łączy ona w sobie rozwiązania systemu liniowego i funkcjonalnego.  Na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej jest przestrzegana zasada jednoosobowego kierownictwa, przy czym Prezes ma do pomocy komórki i stanowiska pracy wyspecjalizowane w wykonywaniu jednej czynności lub kilku funkcji kierowniczych.  Komórki funkcjonalne zgrupowane zostały według podobieństwa funkcji w odrębne piony. Kierownictwo objęli Zastępcy Prezesa:

-        Zastępca Prezes ds. Technicznych,  odpowiedzialny za przygotowanie, realizację i rozliczenie produkcji w kraju i zagranicą, marketing, sprawy techniczne i kontrolę jakości. ( w związku z wprowadzeniem od czerwca 1998 certyfikatu ISO 9002;)

-        Zastępca Prezesa ds. Ekonomiczno-Finansowych, który kieruje całokształtem spraw związanych z polityką ekonomiczną Spółki, a w szczególności finansową, płacową, rachunkowości. W ten sposób odciążono Prezesa od bieżącej kontroli nad działalnością komórek funkcjonalnych – rolę tę spełniają fachowi szefowie pionów wyposażeni w odpowiednie uprawnienia decyzyjne. 

W takim układzie organizacyjnym Prezes nie musi wnikać w szczegóły działalności przedsiębiorstwa, lecz zajmuje się koordynacją działania poszczególnych pionów,          a przede wszystkim opracowaniem i wdrażaniem strategii przedsiębiorstwa.

Oprócz swoich bieżących obowiązków, jakie pełnią Prezes i jego dwaj Zastępcy, wchodzą oni w skład trzyosobowego Zarządu, który reprezentuje Spółkę  na zewnątrz oraz kieruje całokształtem działalności przy pomocy komórek organizacyjnych – działów, podlegających bezpośrednio poszczególnym członkom Zarządu.

Najistotniejszą zmianą jaka została wprowadzona do obecnej struktury organizacyjnej jest utworzenie i nadanie odpowiedniej rangi służbom marketingowym w przedsiębiorstwie.  Jest to nowy dział, który został wyodrębniony z Działu Przygotowania Produkcji.  Nowa sytuacja na rynku powoduje zdobywanie zleceń w różny sposób, między innymi poprzez uczestnictwo w przetargach czy stałe, osobiste kontakty z klientem.  Rola marketingu w przypadku przedsiębiorstwa „XXX” powinna polegać właśnie na utrzymaniu stałego kontaktu z klientami, z którymi firma współpracowała, ale także na poszukiwaniu nowych inwestorów. Głównym zadaniem tej komórki jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji w postaci oferty technicznej i cenowej,  niezbędnej do uczestnictwa w przetargach, a także kosztorysowanie, czyli wycena danej inwestycji.

1.1.4. Zasoby: produkcyjne, techniczne, organizacyjne i personalne.

Przedsiębiorstwo Budowlano-Usługowe „XXX” S.A, jako jednostka duża i prężna, posiada większe możliwości manewru niż średnie lub małe firmy działające w branży budowlano-montażowej.  Spółka dysponuje dużym potencjałem produkcyjnym, nowymi technologiami, wykwalifikowaną kadrą i doświadczeniem zdobywanym przez lata funkcjonowania firmy na rynku.  Te aspekty nadają przedsiębiorstwu przewagę nad innymi podmiotami oferującymi usługi budowlano-montażowe.

Firma, oprócz modyfikacji zasobów produkcyjnych i technicznych, dokonała również istotnych zmian w organizacji przedsiębiorstwa poprzez wprowadzenie nowego stylu zarządzania -  zarządzania jakością.

Dwa lata temu przedsiębiorstwo „XXX” S.A. doszło do wniosku, że jeśli chce dorównać najlepszym i zdobyć klienta, nie wystarczy już tylko unowocześniać zasoby produkcyjne i wprowadzać nowe technologie, należy także wdrożyć normy jakości, jakimi jest certyfikat ISO.  Spółka dostrzegła korzyści z wprowadzenia skutecznego i efektywnego systemu jakości, potwierdzonego odpowiednim dokumentem, wystawionym przez uznaną jednostkę, który będzie można w ogólnym rozrachunku przeliczyć na konkretne zyski.

Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania jakością w firmie była świadomym podjęciem się dużego ryzyka i zdyscyplinowania całej działalności firmy.  Zarząd tłumaczy decyzję tym, iż coraz więcej firm w ich branży posiada takie certyfikaty,  albo są w trakcie ubiegania się o nie. Również coraz więcej inwestorów żąda od wykonawców gwarancji jakości.

Przez dwa lata firma przygotowywała się do uzyskania certyfikatu ISO 9002. Co zostało osiągnięte w 1998r.

Realizacja polityki jakości „XXX”-u S.A. następuje przez:

Ø      wdrażanie nowoczesnych technologii produkcji i stosowanie nowych materiałów,

Ø      kupowanie materiałów u zatwierdzonych poddostawców,

Ø      stałe usprawnianie systemu organizacji i zarządzania przedsiębiorstwem,

Ø      systematyczne szkolenia załogi,

Ø      stwarzanie pracownikom warunków do efektywnego wykorzystania swoich umiejętności przy maksymalnej satysfakcji z wykonywanej pracy,

Ø      ciągłe śledzenie zmieniających się warunków na rynku inwestycyjnym w zakresie wymagań jakościowych, a wszystko to  w celu pozyskania nowych Klientów,

Ø      nieustanne dążenie do terminowego i zgodnego z wymaganiami odbiorców wykonywania wyrobów,

Ø      konsekwentne i odpowiedzialne wdrażanie i utrzymanie  systemu zapewnienia jakości

A co firma osiągnęła poprzez wprowadzenie systemu jakości?

Certyfikat ISO 9002 pozwolił przedsiębiorstwu między innymi na:

Ø      ujednolicenie sposobu postępowania w jednostkach organizacyjnych i wzajemnych powiązań między nimi,

Ø      jasne rozdzielenie kompetencji i właściwy obieg dokumentów; certyfikacja wyczyściła funkcje , które były dublowane w dwóch działach.  W tej chwili istnieje  czystość funkcji.

Ø      identyfikację osób i celów związanych z poszczególnymi działami,

Ø      lepszą motywację do osiągnięcia wyższej jakości,

Ø      zmniejszenie kosztów i zwiększenie opłacalności.

Największym plusem zmian wdrożonych do organizacji przedsiębiorstwa dzięki uzyskaniu certyfikatu ISO 9002,  jest zwiększenie wiarygodności firmy oraz jej prestiżu.  Ten atut daje jej dużą przewagę nad innymi mniejszymi przedsiębiorstwami, których  nie stać jeszcze na taką reorganizację ,lub też nie dostrzegły one takiej potrzeby.

Zasoby ludzkie  stanowią również mocną stronę przedsiębiorstwa, ze względu na wysoko wykwalifikowaną kadrę techniczną oraz na długoletnie doświadczenie pracowników w wykonywaniu oferowanych usług.  Gwarantuje to najwyższą jakość i optymalny termin realizacji zadań.  W roku 2000 firma zatrudniała 597 osób, z czego aż 88% stanowili mężczyźni.  Ta dysproporcja wynika ze specyfiki przedsiębiorstwa, w którym roboty są wykonywane tylko przez płeć męską.  Sześćdziesiąt osiem kobiet zatrudnionych jest na stanowiskach administracyjno-technicznych. 

Struktura zatrudnienia pracowników według wykształcenia jest typowa dla przedsiębiorstw budowlano-montażowych.  Pracownicy fizyczni stanowią około 70 % ogółu zatrudnionych .  Cała kadra kierownicza posiada wykształcenie wyższe o profilu zgodnym z zajmowanymi stanowiskami, natomiast pracownicy administracji legitymują się głównie wykształceniem średnim. 

W związku z przekształceniem się podmiotu w Spółkę Akcyjną, firma zmieniła politykę zatrudnienia względem pracowników fizycznych.  Wymaga się, aby posiadali oni wykształcenie zasadnicze zawodowe, a nie podstawowe, gdyż świadczy to o wysokich kwalifikacjach zawodowych pracowników bezpośrednio produkcyjnych.  W obecnych warunkach przygotowanie zawodowe pracowników ma ogromne znaczenie przy uzyskiwaniu zleceń podczas przetargów na roboty .

Firma dysponuje kadrą o kwalifikacjach umożliwiających spółce realizację projektów o złożonym i specyficznym zakresie.  Kwalifikacje pracowników są ponadto systematycznie podnoszone.  Dotyczy to kadr praktycznie każdego szczebla, gdyż dla każdej grupy organizowane są odpowiednie do potrzeb i możliwości uczestników różnego rodzaju szkolenia i kursy specjalistyczne.  Harmonogram szkoleń ustalany jest przez Zarząd na podstawie zgłoszeń i potrzeb pracowników.

Zakres szkoleń  dla szczebla kierowniczego obejmuje problemy  związane z ubezpieczeniami społecznymi, podatkiem VAT, amortyzacją środków trwałych, sporządzaniem bilansu, zmianami w Kodeksie Pracy, certyfikacją, itp.  Organizowane są także kursy dodatkowe w zakresie zagadnień z dziedziny marketingu i strategii finansowej.  Wszyscy pracownicy umysłowi przeszli intensywne  kursy komputerowe, ze względu na pełną komputeryzację przedsiębiorstwa.

Dla pracowników grup produkcyjnych , zajmujących się bezpośrednio wykonawstwem robót i świadczeniem usług, organizowane są kursy podnoszące umiejętności  zawodowe (w ramach posiadanego i wykonywanego zawodu). Cała załoga fizyczna ukończyła obowiązkowy kurs BHP.  Systematycznie prowadzone  szkolenia z zakresu BHP przyczyniają się do zmniejszenia  ilości wypadków, a tym samym ilości straconych roboczo-dni.Dzięki temu firma może osiągać wyższą efektywność produkcji, a  pracowników  mają zapewnione  bezpieczniejsze warunki pracy.

Problemem przedsiębiorstwa jest starzenie się personelu firmy i brak dopływu młodej kadry.  Obecni pracownicy mają już długoletni staż pracy, co jest przyczyną   innego  toku myślenia. Dlatego też często nie potrafią się oni dostosować , jak też sprostać nowym wyzwaniom otoczenia.  Przedsiębiorstwa konkurencyjne, dopiero co powstałe, zatrudniają młodą załogę, która jest sprawniejsza i bardziej otwarta mimo, iż może nie posiada takiego doświadczenia jak pracownicy „XXXU”-u S.A..

Zauważalnym mankamentem firmy jest także brak znajomości języków obcych wśród pracowników.  Tłumacz nie zawsze spełnia swoją rolę, gdyż często zdarza się, że nie zna on specjalistycznego języka technicznego.  Kiedyś nie przywiązywano większej wagi do tego problemu, ale obecnie jest on często zauważalny , przy każdych najmniejszych negocjacjach z inwestorem zagranicznym.

Mimo powyższych „słabych" stron związanych z zasobami ludzkimi, możliwości przedsiębiorstwa „XXX” S.A. są bardzo duże i praktycznie zaspokajają wszystkie potrzeby inwestorów w zakresie robót budowlano – montażowych. Firma jest dyspozycyjna i w razie potrzeby oferuje wykonywanie robót również podczas  drugiej i trzeciej zmiany.

1.1.5 Sprzedaż i zyski.

Podstawową wielkością służącą ocenie sytuacji finansowej Przedsiębiorstwa Instalacji Przemysłowych „XXX” S.A. w Gdańsku jest osiągnięty wynik finansowy – zysk lub strata.

W okresie badanym (rachunek wyników za okres 1.01.2000 – 31.12.2000) Spółka wypracowała dodatni wynik finansowy.

Dane obrazujące kształtowanie się wyniku finansowego przedstawia poniższa tabela.

Tabela:  Wynik finansowy Przedsiębiorstwa Instalacji Przemysłowych „XXX” S.A.

w Elblągu na rok 1999 i 2000 (w mln zł).