Podstawowe pojęcia z zakresu Nauk o Organizacji i Zarządzaniu
Każde ludzkie działanie oparte na przemyśleniu i znajomości realiów nosi cechy działania zorganizowanego i w jakimś stopniu racjonalnego. Cechą działania zorganizowanego w świetle definicji prakseologicznej (ogólna teoria sprawnego działania, dziedzina badań naukowych dotycząca metod wszelkiego celowego działania ludzkiego) jest:
- celowość, czyli nastawienie się na realizację określonych celów,
- sposób zorganizowania, czyli przypisanie każdemu etapowi realizacji celów potrzebnych zasobów (tworzy się struktura organizacji),
- określenie relacji z otoczeniem, poprzez wyodrębnienie organizacji z otoczenia i równoczesne określenie relacji z nim,
- istnienie przywództwa, ogarniającego całość organizacji i określenie stosunków władzy.
Pojęcie kierowania i zarządzania
Kierowanie w znaczeniu szerszym odnosi się do rzeczy nieożywionych oraz istot żyjących, w znaczeniu węższym tylko do istot żyjących. Kierowanie jest to działanie zmierzające do spowodowania funkcjonowania innych rzeczy zgodnie z celem tego, kto nimi kieruje.
Podstawą kierowania ludźmi jest władza, może ona wynikać z pozycji hierarchicznej - władza formalna lub z aspektów nieformalnych - władza nieformalna (przywództwo).
Zarządzanie potocznie jest uważane jako synonim kierowania, wielu autorów traktuje zarządzanie wyżej, łącząc je z dysponowaniem środków produkcji (np. powierzonych zarządcy przez ich właściciela
Efekt działania zorganizowanego:
Efekt zorganizowanej pracy zespołowej jest wyższy aniżeli suma efektów działań indywidualnych. Zjawisko to nazywa się efektem synergicznym czyli "2+2=5". Zjawisko synergii tłumaczy się na rozmaite sposoby. T. Kotarbiński omawia to zjawisko wyróżniając w synergii swoistą katalizację, polegająca na potęgowaniu się efektu na skutek korzystnego współdziałania elementów składowych działania zespołowego. Zjawisko efektu synergicznego stanowi sens tworzenia i rozwoju wszelkich organizacji
Miary efektu synergii:
- Zasada optymalnej działalności: Dla każdego organu (człowieka, maszyny) istnieje zawsze pewna granica wydajności, przy której koszt na jednostkę działalności jest najmniejszy.
- Sprawność jest ogółem walorów praktycznych danego działania.
- Efektywność czyli stosunek wyników danej działalności do nakładów na nią poniesionych, działanie można nazwać ekonomicznym jeżeli stosunek szeroko pojętych wyników użytecznych do poniesionych nakładów jest większy od jedności.
- Skuteczność stopień realizacji założonych celów
- Cykl działania zorganizowanego jako wyznacznik sprawności działania: ustalanie celu, analiza warunków, planowanie działania, przygotowanie zasobów, realizacja planu, kontrola wyników.
Wykład 2. Ewolucja Nauk Zarządzania
W połowie XX wieku nauki o organizacji i zarządzaniu wyodrębniły się w światowym systemie nauki w odrębną grupę nauk, w skład której wchodzą różne dyscypliny oraz specjalności naukowe. W grupie nauk o organizacji i zarządzaniu można wyodrębnić kilka podgrup:
- psychologia organizacji, socjologia organizacji,antropologia organizacji, ekologia organizacji, teoria podejmowania decyzji, badania operacyjne,
analiza systemowa organizacji, badanie metod i normowanie pracy,
ergonomia i organizacja pracy, projektowanie systemów informacyjno decyzyjnych, techniki organizatorskie i kierownicze, nauka o administrowaniu.
Cechą odróżniającą nauki o organizacji i zarządzaniu od innych grup nauk jest wieloaspektowość analizy rzeczywistości i interdyscyplinarny charakter badań. Głównym przedmiotem tej grupy nauk jest badanie i usprawnianie wszelkich form zorganizowanych działań, a w szczególności organizacji gospodarczych. W ostatnich latach wyodrębnia się jako obszar badań i racjonalizacji, projekty, czyli organizacje w rozumieniu procesowym.
Szkoła klasyczna
1. Naukowa organizacja pracy powstała w wyniku potrzeby zwiększania wydajności pracy (głównie w Stanach Zjednoczonych na skutek braku siły roboczej) początek XX wieku. Główny przedstawiciel: Frederick W. Taylor (1856-1915), który formułował swoje teorie na podstawie pracy w przemyśle.
Oparł on swoją filozofię na czterech zasadach: opracowania prawdziwej nauki zarządzania (aby można było ustalić najlepsza metodę wykonania zadania), naukowym doborze pracowników, naukowym wyszkoleniu i doskonaleniu pracownika, przyjaznej atmosferze między kierownikami i pracownikami.
Głównym celem jego teorii było zwiększenie wydajności pracy (1861-1919), co według Taylora leżało zarówno w interesie kierowników jak i robotników. Inni przedstawiciele: Henry L. Gantt (1861-1919) zmodyfikował system motywacyjny opracowany przez F. Taylora (system akordowy uzupełnił o premie dzienne, czy premię dla kierowników), oraz zapoczątkował graficzne prezentacje przebiegu różnych działalności (tzw wykresy Ganta); Frank B. oraz Lillian M. Gilberthowie (1868-1924; 1878-1972) znani jako bracia Gilberthowie. Obydwoje badali ruchy fizjologiczne pracowników (uważali iż istnieje ścisły związek pomiędzy ruchami z zmęczeniem). Opracowali trójpozycyjny plan awansów według którego każdy pracownik wykonuje swoją pracę, przygotowuje się do awansu o jeden szczebel i szkoli swojego następcę. Każdy pracownik jest jednocześnie realizatorem, pracownikiem i uczniem.
Osiągnięcia: uświadomienie konieczności racjonalizowania i usprawniania wykonywania różnorakich działań (opracowanie wielu technik sprawnościowych), nacisk na naukowy dobór pracowników oraz konieczność ich doskonalenia, zachęcenie kierowników do ustawicznego polepszania metod pracy (projektowanie metod pracy).
Ograniczenia: obciążenie kosztami wprowadzenia naukowej organizacji pracy głównie pracowników,
nie dostrzeganie pozamaterialnych czynników motywujących zachowania pracowników.
2. Klasyczna teoria organizacji wyrosła z potrzeby wskazań dla zarządzania złożonymi organizacjami (takimi jak np. fabryki). Główny przedstawiciel: H. Fayol (1841-1925) kierowanie nie jest sprawą talentu ale umiejętnością. Opracowując teorię organizacji rozpoczął od podziału działalności gospodarczej na sześć czynności: techniczne-wytwarzanie wyrobów, handlowe, finansowe-pozyskiwanie i użytkowanie kapitału, ochronne, rachunkowe - rejestracja obrotów finansowych oraz kierownicze. Zdefiniował on zarządzanie za pomocą pięciu funkcji: planowania, organizowania, rozkazywania, koordynowania i kontrolowania.
Sformułował on 14 zasad zarządzania: podział pracy, autorytet, dyscyplina, jedność rozkazodawstwa,
jednolitość kierownictwa, podporządkowanie interesu jednostki interesowi ogółu, wynagrodzenie, centralizacja,
hierarchia, ład, odpowiednie traktowanie personelu, stabilność personelu, inicjatywa, espirit de corps (duch przynależności).
Osiągnięcia: ustruktualizowanie wiedzy na temat pracy kierowników,
Ograniczenia: dezaktualizacja na skutek wzrostu zmienności dzisiejszego otoczenia biznesowego.
Szkoła ilościowa: badania operacyjne i teoria decyzji
Szkoła ta rozwinęła się na początku drugiej wojny światowej w Wielkiej Brytanii, gdzie skutek potrzeby rozwiązywania złożonych problemów decyzyjnych utworzone pierwsze zespoły badań operacyjnych (obejmujące matematyków, fizyków oraz innych specjalistów). Prekursorzy to P. M. Blackett, J. D. Bernal czy L. W. Kantorowicz. Potem podobne zespoły zaczęto stosować w przemyśle. Komputeryzacja spowodo wał formalizację procedur badań operacyjnych i powstała tzw. "szkoła teorii decyzji".
Procedura szkoły teorii decyzji:Powołanie mieszanego zespołu specjalistów do przeanalizowania problemu
Zbudowanie modelu matematycznego symulującego problem (elementy problemy oraz związki pomiędzy nimi)
Zmiana wartości zmiennych oraz obserwacja poszczególnych skutków całościowych pozwala na wybranie najlepszego rozwiązania.
Osiągnięcia i ograniczenia: Mimo ogromnego zastosowania w procedurach planistycznych oraz kontrolnych teoria decyzji nie potrafi rozwiązywać problemów społecznych.
Podejście sytuacyjne (lata 60-te)
Rozwinęło się na gruncie ogólnego braku zaufania do tworzenia ogólnej teorii zarządzania. Współtwórcy podejścia to: P.L. Lowrence, F.E. Fiedler. G.S. Odiorne (uważał, iż nie można stworzyć ogólnej teorii zarządzania modele behawioralne czy kwantytywne są niekompletne i nie dostarczają narzędzi skutecznego zarządzania).
Ogólna kanwa podejścia brzmi: Każda metoda jest użyteczna w zależności od zaistniałych warunków. Zadaniem kierowników jest ustalenie, jaka metoda w danej sytuacji w danych warunkach i w danym momencie najlepiej przyczyni się do osiągnięcia celów kierownictwa.
Trzy ugruntowane szkoły organizacji i zarządzania: klasyczna behawioralna i ilościowa stwarzają inną perspektywę definiowania problemów kierowniczych i wzajemnie się uzupełniają.
Prawidłowości w rozwoju nauk o organizacji i zarządzaniu: poszerzenie perspektywy zainteresowań od stanowiska pracy do złożonych sieci organizacji ,przenoszenie zainteresowania z organizacji na jej otoczenie
ewolucja traktowania organizacji i jej poszczególnych składników (można to wyjaśnić na zasadzie analogii):
analogia organizacji do maszyny, czyli układu technicznego, służącego do realizacji celów organizacyjnych; jej rodowód sięga newtonowskiej mechanistycznej wizji świata. analogia organizacji do organizmu żywego, wywodzi się ona przede wszystkim z biologicznych modeli wzrostu i równowagi systemów, sugeruje naturalnie pochodzenie organizacji, autoteliczny (będący celem samym w sobie) tryb jej funkcjonowania z podkreśleniem istnienia centralnego układu sterujące go (mózg - zarząd). analogia organizacji do polityczno-społeczno-ekonomicznej gry o dostęp do zasobów rzeczowych, informacji i władzy. Organizacja jest tutaj zbiorem różnorakich grup interesów tzw. interesariuszy
Modele zarządzania:
Model racjonalny:F. Taylor (naukowa teoria zarządzania) Bracia Gilberth (metody analizy przebiegu pracy)
Badania operacyjne (modelowanie matematyczne)
Pięć pryncypiów: wykorzystywanie sprawnościowych metod pracy,szczegółowy podział pracy,
scentralizowane planowanie oraz kontrola,niski poziom współuczestnictwa pracowników, nastawienie na sprawność techniczną.Np.: praca na stanowiskach bankowych odpowiedzialnych za obsługę standardowych transakcji ( posługiwanie kolejnymi poleceniami na ekranie komputera).
Model procesów wewnętrznych M. Weber (biurokracja)H. Fayol (zarządzanie administratywne)
Główne pryncypia:Biurokracja (organizacja jest systemem w którym od ludzi oczekuje się przestrzegania ściśle określonych zasad i procedur raczej niż kierowania się własnymi osądami),Zarządzanie administratywne ( zarządzanie jest wykorzystywaniem instytucji oraz poleceń raczej niż poleganiem na osobistych kwalifikacjach pracowników),Pracownicy wykonują przewidywalne oraz powtarzalne zadania pod ścisłym nadzorem przełożonych. Przykład. Restauracje McDonald's
Model stosunków współdziałaniaM. Parker Follet E. Mayo
Główne pryncypia:znaczenie stosunków społecznych w organizacji dla jej efektywności, wykorzystywanie mechanizmów socjologiczno - psychologicznych w zarządzaniu organizacjami.
Model systemowy Ludwik von Bertelanffy: systemem jest zbiorem elementów wzajemnie powiązanych ze sobą i z otoczeniem. W. R. Ashby systemem jest wykaz zmiennych, przy czym obiekt zawiera nie mniej nieskończenie wiele zmiennych, a więc nie mniej niż nieskończenie wiele systemów.
Główne pryncypia:Organizacja powinna ustawicznie dopasowywać swoje cele i plany do zmienne go otoczenia,
Konieczność odnalezienie nowych dróg motywowania ludzi do działania w turbulentnym otoczeniu biznesowym.
Perspektywa unitarna ogólny cel organizacji pokrywa się z celami jej poszczególnych członków
Perspektywa pluralistyczna organizacja jest koalicją różnych grup interesów, mających często różne cele.
Perspektywa krytyczna Krytyka szkoły unitarnej za nieuwzględniane polityki w analizie organizacji, oraz szkoły pluralistycznej za nieuwzględnianie różnic w rozkładzie władzy pomiędzy poszczególnymi grupami interesów.
Podejmowanie decyzji, kierownik jako decydent
Podejmowanie decyzji oznacza proces wyboru jakiegoś działania jako sposobu rozstrzygnięcia jakiegoś problemu.
Dokonywanie wyboru jest częścią podejmowania decyzji i oznacza ograniczony zakres działań z wyborem jednej ze zbioru różnych możliwości.
Jako kierownicy podejmować będziemy różne rodzaje decyzji w różnych warunkach.
Rodzaje decyzji menedżerskich:
Ze względu na programowalność:
•Programowalne rutynowe, powtarzalne decyzje, podejmowane zgodnie z jakimś zwyczajem procedurą czy regułą (np. stosowanie siatki płac przy przyjmowaniu stażystów). Organizacja opracowuje określone procesy ich rozwiązywania. W stosunku do decyzji programowalnych stosujemy myślenie linearne (konwergencyjne, zbieżne, stereotypowe) polegające na tym że określa się cel oraz punkt wyjściowy, a rozwiązania szuka się poprzez połączenie obu punktów możliwie najkrótszą drogą
•Nieprogramowalne Jednorazowe, słabo ustrukturyzowane, nowe decyzje Rozstrzygane za pomocą ogólnych procesów rozwiązywania problemów, są to decyzje w sprawach problemów niezwykłych lub wyjątkowych. W stosunku do decyzji nieprogramowalnych stosuję się częściej myślenie literalne (dywergencyjne, rozbieżne) lub kreatywne charakteryzujące się giętkością i zdolnością do wytwarzania jakościowo różnych i oryginalnych pomysłów.
Ze względu na proces ich podejmowania:
•Decyzje kalkulacyjne - dokonywanie wyboru drogą kalkulowania kosztów i zysków związanych z przyjęciem każdego z możliwych wariantów działania
•Decyzje negocjacyjne - proces decyzyjny, w który angażuje wiele podmiotów o odrębnych interesach. Dokonanie wyboru wymaga wielu uzgodnień, argumentacji, wzajemnego przekonywania się, kompromisów.
•Decyzje proceduralne - decyzje podejmowane przez zastosowanie znanej procedury do rozwiązywania problemu, czyli obowiązującego trybu postępowania. Taki sposób podejmowania decyzji jest rozpowszechniony w administracji.
Ze względu na sytuację w której są podejmowane:
•Decyzje w sytuacji niepewności
•Decyzje w sytuacji pewności
•Decyzje w sytuacji ryzyka
Ze względu na obszar którego dotyczą:
•Decyzje w podsystemie technicznym
•Decyzje w podsystemie społecznym
•Decyzje w podsystemie celów i wartości
•Decyzje w podsystemie strukturalnym
Burza mózgów (brain storming), podstawowe zasady:
•Właściwy dobór zespołu: wielkość 5 - 12 osób, duże zróżnicowanie pod kątem specjalności (zasięganie opinii laików), płci czy wieku (raczej ludzie młodzi), bark zależności służbowych (w tym hierarchicznych),
•Wybór lidera grupy na podstawie kompetencji i autorytetu nieformalnego,•Bezprzedmiotowe myślenie poprzez zastępowanie badanego przedmiotu pojęciem funkcji jaką ma spełnić w procesie użytkowania, •Bezkrytyczna i swobodna atmosfera dyskusji, •Odroczona ocena pomysłów,
•Rejestracja absolutnie wszystkich pomysłów, •Intensywność dyskusji (ograniczenie czasu dyskusji oraz narzucanie minimalnej ilości pomysłów),•Łączenie i doskonalenie pomysłów.
Odmiany burzy mózgów:
Metoda 635 (brainwriting): sześć osób siedzących przy stole ma każdorazowo podać minimum 3 pomysły w ciągu 5 minut. Każdy uczestnik otrzymuje formularz z zapisem problemu.
Technika Philips 66: uniknięcie wpływu silnych jednostek, podział grupy na 6-osobowe podgrupy rozwiązujące problem w 6 minut. Dalej burza mózgów.
Technika delficka: eksperci wypowiadają się na drodze korespondencyjnej.
Techniki postrzegania problemu:
Synektyka: łączenie ze sobą różnie i pozornie nie pasujących elementów (uwolnienie od konwencjonalnego rozumienia problemu i jego przeformułowanie na zasadzie analogii.
Technika morfologiczna: polega na zestawieniu w jednej tablicy możliwie wszystkich znanych dotychczas rozwiązań a następnie znajdywanie na tej podstawie nowych kombinacji pomysłów i wariantów rozwiązań.
Kierownicy rzadko mają zdolności umysłowe, czas i informacje potrzebne do podejmowania idealnych decyzji.
Grupowe podejmowanie decyzji (systemy partycypacyjne)
Przesłanki dla partycypacyjnych modeli podejmowania decyzji:
•niedostateczna ilość informacji i umiejętności dla rozwiązania problemu na własną rękę,
•małe ustrukturyzowanie problemu,
•duże znaczenie akceptacji grupy dla sukcesu decyzji.
Główna wada grupowych metod podejmowania decyzji to dużą czasochłonność.
Teoria decyzji a metody heurystyczne jako narzędzia ułatwiające podejmowanie decyzji:
Teoria decyzji (badania operacyjne) założenia:
•Orientacja na podejmowanie decyzji (końcowym efektem jest informacja mająca pomóc kierownikowi w podjęciu decyzji)
•Stosowanie metody naukowej (definiowanie problemu, analiza zachowań systemu w którym problem występuje, opracowanie możliwych rozwiązań i poddanie ich doświadczalnym próbom)
•Efektywność ekonomiczna koszt działania w ramach teorii decyzji powinien być uzasadniony znaczeniem problemu •Stosowanie modelu matematycznego •Posługiwanie się komputerem
•Podejście zespołowe (problemy, którymi zajmuje się TD sa zbyt trudne aby mogły być rozwiązane przez jedną osobę)
•Orientacja systemowa (TD rozważa to co najlepsze dla organizacji jako całości a nie jej poszczególnych części)
Przykłady modeli z zakresu TD:
•Modele programowanie liniowego (stosowane do określenia najlepszego sposobu podziału ograniczonych zasobów dla uzyskania pożądanego celu)
•Modele kolejek (decyzje dotyczące najodpowiedniejszej długości kolejki)
•Teoria gier (przewidywanie racjonalnych zachowań ludzi w sytuacjach konkurencyjnych)
•Modele symulacyjne (odtwarzają część operacji danej organizacji aby stwierdzić co się z nią stanie po pewnym czasie albo przeprowadzić nad nią eksperymenty za pomocą zmiany wartości pewnych zmiennych
Problemy:
•Problemy zapasów •Problemy podziału •Problemy kolejek •Problemy kolejności•Problemy optymalnej trasy
•Problemy czasu wymiany zasobów •Problemy zachoweań konkurencji
Heurystyka nauka o twórczym rozwiązywaniu problemów, której zalecenia charakteryzują się niepełną określonością i nie pretendują do ścisłego postępowania, właściwego dla algorytmów konwergencyjnych .
Podział metod inwentycznych (heurystycznych):
•Oparte na skojarzeniach swobodnych (burza mózgów, dyskusja 66, i inne)
•Oparte na skojarzeniach wymuszonych (metoda delficka)
•charakterze analitycznym (technika morfologiczna, algorytm wynalazku Altszulera).
Komunikowanie i zarządzanie konfliktem
5.1. Komunikowanie interpersonalne
Komunikowanie to proces, w którym ludzie dążą się do dzielenia znaczeniami za pośrednictwem przekazywania symbolicznych komunikatów
Trzy aspekty procesu komunikowania się:
•Komunikowanie dotyczy ludzi,
•Komunikowanie polega na dzieleniu się znaczeniami (wymagana zgodność terminologiczna),
•Komunikowanie się jest symboliczne gesty i słowa symbolizują pojęcia.
Elementy modelu komunikacji:
•Nadawca, osoba która zapoczątkowuje proces komunikacji; •...
kama882