7

ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI

W URZĘDZIE MIASTA OPOLA

ZASADY OGÓLNE

1. Księgi rachunkowe Urzędu Miasta Opola prowadzone są w siedzibie jednostki.
2. Rokiem rozliczeniowym dla jednostki jest rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, za które sporządza się sprawozdawczość miesięczną, a następnie kwartalną, półroczną oraz roczną zgodnie z wymogami przepisów ustawy o sprawozdawczości budżetowej.
3. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są w systemie informatycznym „Programy obsługi jednostek budżetowych” w wersji wprowadzonej do stosowania każdorazowo odrębnym Zarządzeniem Prezydenta. Program informatyczny „Księgowość budżetowa” został opracowany przez Zakład Systemów Informatycznych SIGID sp. z o. o. z Poznania.
4. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych została szczegółowo omówiona w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
5. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych szczegółowo omówiono w Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola.

WYKAZ SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW

A.    Aktywa trwałe:

I.                   Wartości niematerialne i prawne

II.                Rzeczowe aktywa trwałe

1.Środki trwałe

-Grunty

-Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej

-Maszyny i urządzenia techniczne

-Środki transportu

-Pozostałe środki trwałe

2.Środki trwałe w budowie (inwestycje)

3.Zaliczki przekazane  na środki trwałe w budowie

III. Należności długoterminowe

IV. Długoterminowe aktywa finansowe

1. Akcje i udziały

2. Inne papiery wartościowe

3. Inne długoterminowe aktywa finansowe – np. udzielone pożyczki

V. Wartość mienia zlikwidowanych jednostek

B. Aktywa obrotowe;

I. Zapasy

1. Materiały
2. Produkty w toku
3. Produkty gotowe
4. Towary

II. Należności krótkoterminowe

1. Z tytułu dostaw i usług
2. Od budżetów
3. Z tytułu ubezpieczeń społecznych
4. Pozostałe należności
5. Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych

III. Środki pieniężne

1. W kasie

2. Na rachunkach bankowych

3. Inne środki pieniężne

IV. Krótkoterminowe papiery wartościowe

V. Rozliczenia międzyokresowe (czynne)

VI. Inne aktywa

Pasywa

A. Kapitał (fundusz) własny

I.                   Kapitał podstawowy (Fundusz jednostki)

II.                Wynik finansowy netto

III.            Nadwyżka środków obrotowych

IV.              Odpisy z wyniku obrotowego

V.                 Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek

VI.              Inne

B. Fundusze celowe

C. Zobowiązania długoterminowe

D. Zobowiązania krótkoterminowe

1. z tytułu dostaw i usług

2. wobec budżetów

3. z tytułu ubezpieczeń społecznych

4. z tytułu wynagrodzeń

5. Pozostałe zobowiązania
6. Sumy obce ( depozytowe, zabezpieczenia umów)
7. Rozliczenia z tytułu środków na wydatki i z tyt. dochodów budżetowych
8. Rezerwy na zobowiązania

III.            Fundusze specjalne

1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

2. Inne fundusze

E. Rozliczenia międzyokresowe

1. Rozliczenia międzyokresowe przychodów

2. Inne rozliczenia międzyokresowe

F. Inne pasywa

ZASADY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW

              Zasady wyceny aktywów i pasywów zostały przyjęte zgodnie z at. 28 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami), a mianowicie;

1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia bądź też według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę, pomniejszonych  o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia. W przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, lub przy ich braku – według wartości godziwej. Dla żadnych środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.
2. Środki trwałe w budowie – w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem.
3. Akcje i udziały  w innych jednostkach oraz długoterminowe papiery wartościowe – według cen nabycia lub cen zakupu.
4. Należności długoterminowe – w kwocie wymagającej zapłaty, a więc łącznie z należnymi odsetkami.
5. Mienie zlikwidowanych jednostek -  według wartości netto wynikającej z bilansu zamknięcia zlikwidowanego podmiotu oraz dołączonych załączników.
6. Inwestycje krótkoterminowe – według cen nabycia lub ceny rynkowej.
7. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych –np. materiały wycenia się  według cen nabycia lub kosztów wytworzenia.
8. Należności krótkoterminowe – w wartości nominalnej w wysokości wymaganej zapłaty. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych. Odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają te fundusze. Odsetki od należności ujmuje się w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy, tj. według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień. Umarzanie należności dokonuje się zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, / Dz. U. Nr 6, poz. 54/.
9. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej. Walutę obcą wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy, tj. według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień.
10. Krótkoterminowe  papiery wartościowe – według cen nabycia lub ceny rynkowej.
11. Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów – według wartości nominalnej.
12. Zobowiązania  z tytułu dostaw  oraz finansowe, wynikające z rozliczeń podatkowych i innych obciążeń – w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów, bądź też naliczonych od zobowiązań wymagalnych na koniec każdego kwartału.
13. Pozostałe  zobowiązania niewymagalne – w wartości nominalnej.
14. Rozliczenia międzyokresowe bierne - według wartości nominalnej.

USTALANIE WYNIKU FINANSOWEGO

Wynik finansowy jednostki ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysku i strat na koncie 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. Ewidencja kosztów działalności prowadzona jest w zespole 4 kont według rodzajów kosztów i w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków.

Wynik finansowy netto składa się z wyników ze sprzedaży, z pozostałej działalności, z operacji finansowych i nadzwyczajnych.

                   SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

ZAKŁADOWY PLAN KONT

1. W jednostce samorządu terytorialnego księgi rachunkowe prowadzone są w oparciu o wykaz kont księgi głównej, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszych zasad rachunkowości.
2. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są w dwu odrębnych programach tego samego systemu komputerowego SIGID i dzielą się na dochody i wydatki budżetowe.
3. Łączne zestawienia obrotów i sald sporządzane jest na podstawie odrębnych wydruków komputerowych sporządzanych dla dochodów i wydatków budżetowych.
4. W przypadku, gdy księgowość analityczna jest prowadzona w odrębnych programach, a więc  księgowość podatkowa, księgowość funduszy pomocowych Biura Projektu ISPA, wszystkie uzgodnione obroty miesięczne z kont analitycznych winny być przenoszone na koniec każdego miesiąca kalendarzowego obrotami zbiorczymi na konta syntetyczne jednostki na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Szczegółowe zasady prowadzenia rachunkowości analitycznej środków pomocowych w Biurze Projektu ISPA zostały uregulowane w załączniku nr 4. W przypadku, kiedy księgowość analityczna jest prowadzona w modułach kompatybilnych z systemem SIGID dane księgowe są przenoszone po zatwierdzeniu automatycznie na konta syntetyczne jednostki.
5. W formie ksiąg pomocniczych jest prowadzona ewidencja dochodów z tytułu podatków i opłat, wieczystego użytkowania, dzierżawy gruntu,  środków trwałych Urzędu Miasta Opole oraz funduszy pomocowych. Księgami pomocniczymi są także księgi inwentarzowe prowadzone odręcznie na poszczególne wydziały merytoryczne dla pozostałych środków trwałych, będących na wyposażeniu wydziałów Urzędu Miasta Opola. 
6. Księgi rachunkowe organu są prowadzone odrębnie według planu kont i zasad określonych w załączniku nr 2.
7. Po zaewidencjonowaniu wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce w danym miesiącu następuje zaksięgowanie i zamknięcie miesiąca. Po dokonaniu tej czynności nie jest możliwe dokonanie jakiejkolwiek korekty w zaksięgowanym okresie.
8. Wykonanie zamknięcia lub zakończenia roku tworzy automatycznie bilans otwarcia na rok następny.

WYKAZ KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. Dzienniki jednostkowe księgowości wydatków i dochodów budżetowych załącznik nr  3 a i b  - Wykaz stosowanych symboli dzienników.
2. Konta księgi głównej, które są automatycznie tworzone w systemie komputerowym SIGID z ewidencji analitycznej kont jednostki samorządu terytorialnego.
3. Konta ksiąg pomocniczych / ewidencji analitycznej/ prowadzonych w niżej wymienionych modułach:

·         Środki trwałe,

·         Umowy dzierżawne,

·         Wieczyste użytkowanie,

·         Mandaty,

·         Księgowość podatkowa.

·         Ewidencja i drukowanie faktur.

·         Ewidencja sprzedaży i zakupu,

·         Płace,

·         Rachunkowość Biura ISPA.

·         Księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych.

4.  Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej:

·         Zestawienia obrotów i sald - dochody

·         Zestawienia obrotów i sald – księgowość budżetowa,

5. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

6. Za równoznaczne z księgami rachunkowymi uznaje się komputerowe zbiory danych tworzące system finansowo- księgowy ( program komputerowy i zawarte w nim dane).

ZASADY EWIDENCJONOWANIA ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH

Konto 011 – Środki trwałe

Służy do ewidencji księgowej składników majątkowych zaliczanych do środków trwałych. Na stronie Wn ewidencjonuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości środków trwałych z wyjątkiem umorzenia.

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

Ustala się, że do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki o wartości powyżej 3.500 zł. Poniżej tej wartości aktywa są zaliczane do pozostałych środków trwałych  i podlegają umorzeniu w momencie wydania ich do używania w drodze jednorazowego odpisu ich wartości w koszty.

Środkami trwałymi księgowanymi na koncie 011 są:

-nieruchomości, a więc: grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

-maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

-ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Ewidencja syntetyczna powstaje z podsystemów analitycznych księgowania kom-puterowego środków trwałych. W systemie komputerowym „Ewidencja środków trwałych” prowadzone są kartoteki analityczne poszczególnych środków trwałych, z wyjątkiem gruntów.

Grunty prowadzone są w ewidencji księgowej ilościowo- wartościowej.

Ewidencja ilościowa gruntów prowadzona jest w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, za którą odpowiada Naczelnik tego Wydziału.

Przyjęcie gruntu na stan następuje poprzez:

-          zakup gruntu,

-          zamianę gruntu,

-          darowiznę,

-          przejęcie za wierzytelności na podstawie stosownych dokumentów księgowych / dowodów księgowych PT lub OT/. 

Rozchód  gruntów z konta może być spowodowany:

-          sprzedażą,

-          darowizną,

-          zamianą.

Rozchód gruntów wycenia się w następujący sposób: na koniec każdego półrocza, na podstawie otrzymanych z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii zbiorczych wykazów gruntów, po sprawdzeniu przez pracownika, prowadzącego ewidencję środków trwałych wylicza się wartość jednostkową jednego hektara posiadanych w ewidencji gruntów i wycenia rozchód, mnożąc tak uzyskaną cenę przez ilość rozchodowaną.

Weryfikacja zapisów na koncie następuje na ostatni dzień roku kalendarzowego w drodze porównania z dokumentami źródłowymi.

Ewidencję analityczną prowadzi się w formie kartotek środków trwałych zgodnie z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych. Kartoteka środka trwałego prowadzona jest odrębnie dla każdego środka trwałego i służy do jego ewidencji przez cały okres jego użytkowania. Zawiera wszystkie informacje dotyczące danego środka trwałego, a więc : numer inwentarzowy, nazwę środka, wartość początkową stopę amortyzacji, dotychczasowe umorzenie oraz wartość nie umorzoną.

Konto 013 – Pozostałe środki trwałe (wyposażenie)

Jest przeznaczone do ewidencji stanu oraz zwiększeń na stronie Wn i zmniejszeń na stronie Ma wartości początkowej pozostałych środków trwałych, które wydano do używania na potrzeby jednostki, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Konto to może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

Środki trwałe o wartości poniżej 3.500 zł, np. skanery, drukarki, niszczarki itp., które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w momencie wydania ich do używania są prowadzone w ewidencji księgowej syntetycznie, a ewidencja analityczna prowadzona jest odrębnie w formie ksiąg inwentarzowych na poszczególne wydziały jednostki.

Ewidencja  analityczna /szczegółowa/ prowadzona  na poszczególne wydziały, jest  uzgadniana na koniec każdego roku kalendarzowego z ewidencją syntetyczną.

Konto 015 – Mienie zlikwidowanych jednostek

Służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń na stronie Wn i zmniejszeń na stronie Ma konta. Wartości mienia przejętego po zlikwidowanym przedsiębiorstwie państwowym, komunalnym lub innej podległej jednostce organizacyjnej do momentu podjęcia właściwej decyzji odnośnie przejętego mienia.

Konto 015 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan mienia zlikwido-wanych jednostek do momentu przekazania mienia innej jednostce lub zagospo-darowania w inny sposób.

Konto 016 – Dobra kultury

Konto służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń na stronie Wn i zmniejszeń na stronie Ma wartości dóbr kultury. Przychody i rozchody dóbr kultury wycenia się według cen nabycia. W przypadku nieodpłatnego otrzymania zgodnie z komisyj-nym oszacowaniem wartości.

Konto może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość dóbr kultury znajdują-cych się w jednostce. Dla każdego dobra kultury prowadzona jest ewidencja analityczna w systemie komputerowym.

Konto 020 – Wartości niematerialne i prawne

Jest przeznaczone do ewidencji stanu i zwiększeń na stronie Wn oraz zmniejszeń na stronie Ma wartości początkowej niematerialnych i prawnych. Są to, według postanowień ustawy o rachunkowości, nabyte przez jednostkę prawa majątkowe, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych i know-how. Może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i praw-nych w wartości początkowej.

Ewidencja księgowa prowadzona jest na tych samych zasadach, jak w przypadku środków trwałych.

...