ANALIZA SYSTEMU ZAOPATRZENIOWEGO W PRZEDSIĘBIORSTWIE

(LISTA PYTAŃ POMOCNICZYCH)

I. Organizacja działań logistycznych w przedsiębiorstwie

1.      Komórki zajmujące się działalnością logistyczną (ze szczególnym wyeksponowaniem komórek odpowiedzialnych za logistykę zaopatrzenia)- ich miejsce w strukturze organizacyjnej,  zakres działań.

2.      Stopień integracji i koordynacji działań komórek organizacyjnych związanych z logistyką (ze szczególnym wyeksponowaniem komórek odpowiedzialnych za logistykę zaopatrzenia) z pozostałymi komórkami/działami w przedsiębiorstwie (współpraca z Działem Marketingu, Sprzedaży, Produkcji, Badań i Rozwoju, Księgowości itd. w kontekście intensywności kontaktów, zgodności decyzji, ewentualnych konfliktów).

II. Decyzje lokalizacyjne

1. Jaki jest rodzaj prowadzonej działalności?
2. Ile jest magazynów/centrów dystrybucji i jakie jest ich rozmieszczenie (rodzaj magazynów, powierzchnia składowa, lokalizacja)?
3. Czy przedsiębiorstwo analizuje zmiany zachodzące w otoczeniu pod kątem ich potencjalnego wpływu na decyzje o lokalizacji nowych lub realokacji istniejących miejsc produkcji i magazynów. Jeśli tak, to w jaki sposób?
4. Jaka jest procedura podejmowania decyzji lokalizacyjnych w firmie i jaką rolę odgrywa w tym względzie personel logistyczny?
5. Czy obecna lokalizacja jest korzystna, z punktu widzenia przedsiębiorstwa , czy jest przyczyną problemów wynikających np. z nierytmiczności dostaw zaopatrzeniowych i/lub ich wysokich kosztów?
6. Czy obecna lokalizacja magazynów, centrów dystrybucji wpływa na wysokość kosztów dystrybucji lub utrudnia utrzymanie odpowiedniego poziomu obsługi odbiorców?

III.  Magazynowanie

1. Jaki model obsługi magazynowej został przyjęty przez przedsiębiorstwo (samoobsługa, usługi świadczone przez  wyspecjalizowane firmy)?
2. Czym uzasadnia się realizację obecnego modelu obsługi zaopatrzeniowo-magazynowej i czy przeprowadzono porównawczą analizę kosztów i wyników rozwiązań alternatywnych?
3. Jaka jest aktualna wielkość i udział kosztów magazynowania w kosztach (całkowitych, jednostkowych w stosunku do poszczególnych grup wyrobów)?
4. Jaka jest struktura  kosztów  magazynowania (według rodzajów, miejsc powstawania, itd.)?
5. Jakie są warunki dostaw wynegocjowane z dostawcami i/lub odbiorcami (kto i na jakiej podstawie decyduje np. o wyborze środka transportu i drogi przewozu; czy opłaty transportowo- magazynowe są wkalkulowane w cenę towaru lub obliczane jako oddzielne należności)?
6. Czy wykorzystywane są systemy informatyczne wspierające realizację procesów magazynowych (jeżeli tak, to jakie)
7. Jaki jest stopień wykorzystania własnego potencjału magazynowego firmy?
8. Czy wielkość, wyposażenie techniczne i sposób organizacji pracy własnego zaplecza magazynowego spełniają wymagania w stosunku do stawianych zadań i funkcji magazynowych?

IV. Kształtowanie i kontrola poziomu zapasów

1. Jaka strategia/model kształtowania i kontroli poziomu zapasów obowiązuje w firmie?
2. Jaki jest zakres kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych firmy w odniesieniu do zarządzania zapasami (kto i na jakiej podstawie decyduje o częstotliwości składania zamówień; kto i w jaki sposób ustala ekonomiczną wielkość zamówienia; kto jest odpowiedzialny za system kontroli zapasów)?
3. Czy prowadzone są analizy kosztów utrzymania zapasów i jaki jest udział poszczególnych kategorii kosztów (koszty zamrożenia kapitału, koszty magazynowania, koszty  obsługi zapasów, straty i ubytki naturalne, koszt wyczerpania zapasu, itp.)?
4. Jaka jest możliwość uzyskania okresowych informacji o zapasach? Czy w firmie funkcjonuje system informatyczny pozwalający na uzyskanie aktualnej informacji o stanie zapasów?
5. Jaka jest średnia wielkość zapasów materiałowych, w tym zapasów nadmiernych i zbędnych?
6. Jaka jest szybkość rotacji zapasów? (czyli jaki jest wskaźnik obrotowości zapasów, obliczany jako iloraz kosztu własnego produkcji sprzedanej w określonym czasie i średniego stanu zapasów w określonym czasie).
7. Ilu jest dostawców materiałów (krajowych, zagranicznych)?
8. Jaka jest średnia częstotliwość składania zamówień zaopatrzeniowych (według rodzajów materiałów, według dostawców)?
9. Czy istnieją minimalne lub stałe wielkości zamówień, od których dostawcy uzależniają ich realizację?
10. Jaki jest średni czas oczekiwania na dostawy zaopatrzeniowe (według rodzajów materiałów, według dostawców)?
11. Czy występują zakłócenia rytmiczności produkcji na skutek niedoborów materiałowych?
12. Jaki jest średni poziom zapasów wyrobów gotowych, w tym nadmiernych i zbędnych)?
13. Jaka jest szybkość rotacji wyrobów gotowych?
14. Czy opracowywane są krótko- lub długookresowe prognozy sprzedaży?
15. Czy istnieją problemy z realizacją zamówień na skutek niedoborów wyrobów gotowych?

V. Współpraca z dostawcami

1. Liczba dostawców surowców, części, modułów, urządzeń.
2. Główni (strategiczni) dostawcy firmy.
3. Kryteria i procedura wyboru dostawców (cena, jakość, terminowość dostaw, inne).
4. Kryteria podziału dostawców na strategicznych, alternatywnych, kwalifikowanych, itp.)
5. Charakterystyka dostawców (ich udział w zakupie, siła przetargowa, mocne i słabe strony, procentowy udział produktów sprzedawanych do badanej firmy w ich całkowitej sprzedaży, skłonność do nawiązywania bliższej współpracy).
6. Źródła informacji o dostawcach.
7. Struktura dostawców (rodzaje i charakter umów z głównymi dostawcami; współpraca i jej zakres/wyłączność itp.).
8. Ocena dostawców (częstotliwość oceny, kryteria oceny, sposób oceny, źródła opiniotwórcze w przedsiębiorstwie i poza nim).
9. Czy firma wymaga od swoich dostawców postępowania zgodnego z określonymi standardami obsługi (długość cyklu realizacji zamówień; częstotliwość dostaw; elastyczność dostaw; niezawodność dostaw, inne)?
10. Czy wymagane standardy obsługi są jednakowe dla wszystkich grup dostawców i grup produktów?
11. Czy możliwe jest uzyskiwanie bieżących lub okresowych informacji o realizacji zakładanych standardów jakości obsługi przez dostawców?
12. Jakie są konsekwencje niedotrzymania przez dostawców zakładanego poziomu obsługi (odwołanie lub zmniejszenie zamówienia, zwrot dostawy, kary umowne, inne)?
13. Jaki jest sposób obsługi dostaw (JiT, Kanban, MRP, inne)?
14. Które z działań integrujących firmę ze strategicznymi dostawcami podjęła lub podejmuje przedsiębiorstwo (czy funkcjonują programy rozwoju dostawców; w jakim zakresie, w jaki sposób i w jakim stopniu następuje podział informacji między firmą a jej dostawcami; jakich informacji firma oczekuje od dostawców; jakie informacje przekazuje lub byłaby skłonna przekazywać dostawcom; czy dokonywane są permanentne, obustronne oceny współpracy)?

VI. Strategia zaopatrzeniowa

1. Charakterystyka rynku zaopatrzeniowego (źródła informacji, aktualne dane, tendencje itd.).
2. Schemat powiązań zaopatrzeniowych (długość i szerokość kanałów zaopatrzeniowych).
3. Udział kosztów zaopatrzenia w koszcie produkcji.
4. Czy firma posiada opracowaną w formie dokumentu strategię zaopatrzeniową (jeśli tak, to jakie są główne założenia strategii i czy są one realizowane)?
5. Jaki jest zakres kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych firmy w budowaniu i realizowaniu strategii zaopatrzeniowej?
6. Czy w firmie funkcjonuje system komputerowy wspomagający proces zaopatrzeniowy?
7. Czy firma realizuje politykę e-zaopatrzenia (obecność na vortalach internetowych, przetargi  internetowe, zakupy internetowe, inne)?