Błędy w konwersacji (przemówienia, rozmowy): - paternalistyczny, pouczający ton głosu,- niewłaściwa siła głosu,- niewłaściwa prędkość mówienia,- autorytarny, władczy ton głosu, zwroty "fachowe" i obcojęzyczne. Jak zyskać opinię interesującego rozmówcy:- stosować zwroty typu: "Czy mógłbyś mi o tym opowiedzieć", "To ciekawe, powiedz mi o tym coś więcej",- podążanie za myślą rozmówcy, parafrazowanie jego wypowiedzi: "A więc sądzi Pan, że...", "Z tego rozumiem, że Pana zdaniem...",- okazywanie żalu, że nie ma więcej czasu na dłuższą rozmowę,- postawa "odzwierciedlenia", czyli pokazywanie pozycją ciała, że jesteśmy zainteresowani (nachylanie się do rozmówcy, patrzenie na jego usta, przytakiwanie głową itp.).Nawiązywanie rozmowy:- najlepiej i najbezpieczniej nawiązać rozmowę poprzez zadanie jakiegoś, nawet banalnego pytania np. Co Pan o tym sądzi?, Czym się Pani zajmuje? - okazywanie zainteresowania.
Tematy niedozwolone:- religia, orientacja seksualna, problemy rodzinne, rasa, polityka, moralność, finanse,- "poradnictwo" - nie wypada wykorzystywać prywatnego spotkania z lekarzem w celu uzyskania porady medycznej (podobnie z prawnikami, księgowymi itp.),- pytanie "Jak się masz?" jest kurtuazyjne - nie wypada opowiadać o swoich problemach, narzekać, użalać się nad sobą.Czego unikać podczas rozmowy:- żartów o określonych zawodach, grupach społecznych, narodach (np. o Żydach, czarnoskórych, policjantach, księżach),- bezwzględnej szczerości (wg etykiety lepsze są "białe kłamstwa"),- wulgaryzmów,- użalania się nad sobą,- oskarżania,- plotkowania.
Pochwały i komplementy:- pochwały w pracy powinny dotyczyć spraw zawodowych, a nie np. wyglądu,- chwaląc, wymieniamy dokładnie to, co mamy na myśli - zamiast "Dobra robota", lepiej powiedzieć "Przygotowała Pani bardzo profesjonalny raport - jest czytelny, jasny i bardzo rzetelny",- jeśli chwalimy grupę, lepiej wymienić wszystkich po nazwisku (taka pochwała sprawia chwalonemu dużo większą satysfakcję),- krytykujemy na osobności, chwalimy publicznie!- warto do pochwały słownej dodać kilka słów na piśmie, to podkreśla wagę pochwały,- czym szybciej kogoś pochwalimy, tym lepszy będzie efekt pochwały,- jeśli ktoś mówi nam komplement, należy podziękować, a nie zaprzeczać!
Krytyka:- nie należy krytykować całościowo (zawsze znajdzie się coś dobrego),- jeśli ktoś krytykuje nas całościowo, nie merytorycznie, poprośmy o wyjaśnienie: "W którym miejscu, Pana zdaniem popełniłem błąd?", "Co dokładnie masz na myśli?".Języki obce:- używanie "makaronizmów", czyli obcojęzycznych wtrętów jest w bardzo złym guście!- w towarzystwie tłumacza nie zwracamy się do niego, lecz do rozmówcy, tłumaczowi podziękujemy po spotkaniu, a naszym "właściwym" partnerem jest nasz rozmówca,- jeśli jesteśmy gościem a gospodarz proponuje nam usługi swojego tłumacza, nie wypada nam odmówić, nawet jeśli mamy własnego,- podczas oficjalnych spotkań tłumacz siedzi po lewej stronie, nieco z tyłu przewodniczącego delegacji, w samochodzie - obok kierowcy.
Telefon:- uśmiechajmy się rozmawiając przez telefon - to słychać,- zawsze się przedstawiaj, nie licz, że ktoś cię pozna,- na koniec rozmowy służbowej - zrób podsumowanie (nazwiska, daty, ustalenia),- zawsze gdy do kogoś dzwonisz, zapytaj, czy nie przeszkadzasz, czy rozmówca ma czas na rozmowę w danym momencie (zwłaszcza, gdy dzwonisz na telefon komórkowy),- jeśli połączenie zostało przerwane, oddzwania ta osoba, która rozpoczęła rozmowę,- rozmowę kończy ta osoba, która ją rozpoczęła, lub ta, która jest na wyższym stanowisku (wyżej w hierarchii).
Automatyczna sekretarka:- jeśli decydujesz się na automatyczną sekretarkę wiedz, ze musisz oddzwonić do wszystkich, którzy o to poproszą,- nie podnoś słuchawki, gdy ktoś zaczął się nagrywać, pomyśli, ze selekcjonujesz rozmówców.Komórka: MA PRZYCISK OFF!!!
Netykieta, czyli etykieta w Internecie:- nie piszemy wszystkiego dużymi literami, oznacza to "wykrzyczenie",- koniecznie wypełniaj pole "temat",- nie wysyłaj dużych plików bez uprzedzenia adresata,- stosuj te same zasady, co w korespondencji tradycyjnej!
Korespondencja służbowa:- drukujemy jednostronnie na formacie A4,- w jednym piśmie stosujemy jedną czcionkę, najlepiej Times New Roman, Arial, Courier,- robimy wyrównanie (adjustację), jeśli tekstu jest mało - 1,5 odstępu,- list składamy na 4 części - najpierw pionowo, później poziomo, do koperty podłużnej - na trzy części,- karty świąteczne, zwykle na Nowy Rok, bo jest to święto międzynarodowe, świeckie - bez motywów religijnych.
Kondolencje:- zawsze piszemy odręcznie!!!- nie musimy składać kondolencji na pogrzebie, lepiej po pogrzebie wysłać list,- nie epatujemy żalem, lecz pokazujemy że rozumiemy żal rodziny zmarłego np. "Wiem, jak osoba Matki była Pani bliska",- zawsze składamy ofertę pomocy!Wizytówki służbowe:- dwujęzyczne są nieeleganckie,- wykluczone: złocenia, krzykliwe kolory, skomplikowana czcionka,- eleganckie wizytówki są na białym lub kremowym kartonie, z prostym liternictwem, kolorowe może być tylko logo firmy (wyjątek: wizytówki aktorów, plastyków itp.)- jeśli dajemy zarówno adres prywatny, jak i służbowy, to prywatny jest w lewym dolnym roku, służbowy w prawym,- wizytówka to nie reklama - nie dajemy na niej informacji o firmie, produktach itp.- w dyplomacji: biały karton, tłoczona czcionka.
Wizytówki prywatne:- drukujemy kursywą,- zostawiamy miejsce na adnotacje (np. zaproszenia na niezobowiązujące spotkania, kondolencje, potwierdzenie przybycia).
Wręczanie biletów wizytowych:- w recepcji biura, do którego przyszliśmy, aby sekretarka mogła nas prawidłowo zaanonsować,- z inicjatywą wymiany wizytówek wychodzi osoba w wyższym statusie,- w Europie i USA wizytówkę podaje się na koniec rozmowy, w Japonii na początku, zaraz po przywitaniu,- wizytówkę zawsze podajemy prawą ręką, w Chinach, Japonii, Singapurze i Hong Kongu - obiema rękami,- goście podają wizytówkę jako pierwsi,- na wizytówkach można robić odręczne notatki np. podziękowania, pozdrowienia itp.Skróty dopisywane na wizytówkach:p.r. - pour remercier - podziękowania,p.c. - pour condoler - kondolencje,p.f. - pour feliciter - gratulacje, dużo szczęścia,p.f.n.a. - pour feliciter nouvel an - dużo szczęścia w Nowym Roku,p.f.F.N. - pour feliciter Fete Nationale - dużo szczęścia z okazji Święta Narodowego.Zaproszenia:- pisemne zaproszenia są zawsze bardziej eleganckie, niż telefoniczne,- najlepiej: biały lub kremowy papier kredowy, kursywa,- informacje: kto zaprasza, kogo i z kim, na co (charakter imprezy np. koncert, cocktail), z jakiej okazji, gdzie i kiedy, jaki strój obowiązuje, jeśli jest to strój specjalny (np. sportowy, frak itp.)- adnotacje: black tie - smoking, white tie - frak.- adnotacje: R.S.V.P. - respondez s il vous plait - proszę o potwierdzenie, Regrets only - w razie niemożności przybycia, proszę o zawiadomienia.- zawsze odpowiadamy na zaproszenie, nawet jeśli z niego nie skorzystamy,- zawsze okazujemy zaproszenie na oficjalnych przyjęciach
twojtrener