17.  ORGANIZACJA PRACY URZĘDU MIASTA

I.         STRUKTURA ORGANIZACYJNA

I ZADANIA URZĘDU MIASTA CZĘSTOCHOWY

Rada Miasta Częstochowy - działając na wniosek Zarządu Miasta - w roku 2000 trzykrotnie podejmowała uchwały w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta.

Najbardziej istotne zmiany w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta zostały wprowadzone Uchwałą Nr 338/XXIX/2000 Rady Miasta Częstochowy z dnia 26 czerwca 2000 roku.

Na podstawie tej uchwały w Urzędzie Miasta zostały utworzone - bez zwiększenia zatrudnienia - następujące wydziały:

1.      Wydział Skarbu – wykonujący zadania m.in. w zakresie: ewidencji mienia komunalnego, gospodarowania mieniem, inwentaryzacji mienia komunalnego a także gospodarowania zasobem nieruchomości Skarbu Państwa.

2.      Wydział Budżetu, Analiz i Kontroli – realizujący m.in. następujące zadania: planowanie
i realizacja budżetu miasta, kontrola jednostek organizacyjnych gminy, egzekucja
i windykacja należności z tytułu podatków, opłat i grzywien.

3.      Wydział Finansowo - Księgowy – do którego kompetencji należą m.in. obsługa finansowo – księgowa, wymiar i księgowość podatków.

Cytowana wyżej uchwała Nr 338/XXIX/2000 Rady Miasta Częstochowy wprowadziła również szereg innych zmian w Regulaminie organizacyjnym Urzędu polegających m.in.
na powierzeniu Wydziałowi Strategii Rozwoju i Promocji Miasta nadzoru nad Powiatowym Urzędem Pracy w Częstochowie i Miejskim Ośrodkiem Promocji i Rozwoju Regionalnego
z siedzibą w Częstochowie. Natomiast dotychczasowy Wydział Zdrowia otrzymał, już jako Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, dodatkowe kompetencje w zakresie nadzoru
nad Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Częstochowie.

W roku 2000 Prezydent Miasta działając na podstawie § 30 ust. 3 Regulaminu Urzędu Miasta Częstochowy wydał 45 aktów prawnych mających formę zarządzeń.

Do najistotniejszych dla funkcjonowania Urzędu Miasta należą następujące zarządzenia:

1.      W sprawie Regulaminu Pracy Urzędu Miasta Częstochowy.

2.      W sprawie realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej i w sprawie opracowania planów obrony cywilnej.

3.      W sprawie prowadzenia rejestrów kancelaryjnych.

4.      W sprawie utworzenia i prowadzenia wykazu gminnych jednostek organizacyjnych.

5.      W sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i powołania Komisji Kwalifikacyjnej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

6.      W sprawie powołania zespołów redakcyjnych odpowiedzialnych za aktualizację internetowego i intranetowego serwisu informacyjnego Urzędu Miasta Częstochowy.

7.      W sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Częstochowy oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją archiwalną w Urzędzie Miasta Częstochowy.

8.      W sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Częstochowy systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

9.      W sprawie Instrukcji ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miasta Częstochowy.

W roku 2000 Zarząd Miasta Częstochowy zawarł łącznie 27 porozumień
z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi jednostkami. Najwięcej zawieranych porozumień dotyczyło spraw z zakresu działania Wydziału Edukacji Urzędu Miasta.

Były to głównie porozumienia dotyczące finansowania kształcenia uczniów klas wielozawodowych w zakresie przedmiotów zawodowych. Do najistotniejszych pozostałych porozumień należą:

1.      Porozumienie w sprawie udzielenia pomocy Miejskiemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego.

2.      Porozumienie w sprawie kontynuowania opieki psychologicznej dla dzieci z terenu
11 gmin Powiatu Częstochowskiego w roku szkolnym 1999/2000.

3.      Porozumienie w sprawie powierzenia Bibliotece Publicznej w Częstochowie wykonywania zadań instruktażowych.

4.      Porozumienie w sprawie zabezpieczenia bazy noclegowej na czas działań Policji
w warunkach katastrof.

5.      Porozumienie w sprawie uwzględnienia zasad postępowania w sprawie wydawania zezwoleń na posiadanie i hodowlę chartów.

6.      Porozumienie w sprawie budowy, modernizacji i eksploatacji oraz uregulowania spraw własnościowych instalacji oświetlenia drogowego w Częstochowie.

7.      Porozumienie w sprawie dotacji celowej na zadania z zakresu administracji rządowej objęte mecenatem państwa w dziedzinie kultury.

8.      Porozumienie w sprawie wspólnej organizacji Centrum Powiadamiania Ratunkowego.

W roku 2000 radni Rady Miasta Częstochowy wnieśli w trakcie sesji Rady Miasta
i w okresie międzysesyjnym 353 interpelacje. Najwięcej interpelacji dotyczyło spraw
z zakresu działania Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów oraz następujących wydziałów Urzędu Miasta: Komunalnego, Edukacji, Geodezji i Katastru Nieruchomości, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa, Zdrowia i Spraw Społecznych, Inwestycji i Zamówień Publicznych. Na wszystkie wniesione interpelacje członkowie Zarządu Miasta odpowiedzieli na piśmie, często udzielając też odpowiedzi na sesji, podczas której złożona została interpelacja. Praktyka ta pozwala na szybką reakcję na problemy zgłaszane przez radnych.

Rok 2000 był pierwszym rokiem obowiązywania instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Instrukcja ta określa tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych i ma na celu zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Wprowadzenie w życie postanowień „Instrukcji” w sposób istotny zmieniających dotychczasowy tryb funkcjonowania Urzędu odbywało się sukcesywnie.

Ze względu na zbyt późną publikację rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112
z 1999 roku dotarł do Urzędu Miasta 28 stycznia 2000 roku) wdrożenie części postanowień „Instrukcji” było możliwe dopiero od początku 2001 roku. Dotyczy to przede wszystkim stanowiącego załącznik do „Instrukcji” jednolitego rzeczowego wykazu akt.

II.      WYBORY PREZYDENTA RP

Zadania gminy związane z przeprowadzeniem wyborów regulują akty prawne:

-          ustawa z dnia 27 września 1990r. o wyborze Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej
(Dz. U. Nr 47 poz. 544 z dnia 12 czerwca 2000r.),

-          uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 4 września 2000 r. w sprawie wytycznych dla obwodowych komisji wyborczych, dotyczących przeprowadzenia i ustalenia wyników głosowania w obwodzie w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w 2000r. (Monitor Polski Nr 27 poz. 551 z dnia 14 września 2000r.),

-          postanowienie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 16 czerwca 2000r.
o zarządzeniu wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - kalendarz wyborczy
(Dz. U. Nr 49 poz. 565 z dnia 17 czerwca 2000r.)

-          rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2000r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów
z wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 83 poz. 944 z dnia
6 października 2000r.)

-          zalecenia Okręgowej Komisji Wyborczej Nr 52 w Częstochowie

Zadania przypisane gminie wykonywało Miejskie Biuro Wyborcze, powołane Zarządzeniem Nr 26/2000 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 11 lipca 2000r.,
nadzorowane przez Sekretarza Miasta.

Czynności wykonywane przez Biuro to, między innymi:

-          przygotowanie uchwały Rady Miasta Częstochowy i Informacji Prezydenta Miasta Częstochowy o utworzeniu obwodów głosowania, ustaleniu ich granic oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych,

-          przygotowanie umów z instytucjami udostępniającymi lokale na siedziby obwodowych komisji wyborczych,

-          przygotowanie informacji Prezydenta Częstochowy o organizacji i przebiegu przygotowań do wyborów (90.000 egzemplarzy informacji w postaci druku bezadresowego),

-          przygotowanie publicznego losowania składów obwodowych komisji wyborczych
(122 komisje, 1.095 członków komisji),

-          przygotowanie dokumentów i przeprowadzenie pierwszych posiedzeń obwodowych komisji wyborczych,

-          opracowanie tras konwojów i przekazanie kart do głosowania i pozostałych dokumentów do obwodowych komisji wyborczych oraz zorganizowanie przekazywania protokołów
z wynikami głosowania do Okręgowej Komisji Wyborczej w Częstochowie,

-          opracowanie druku potwierdzającego udział członków obwodowych komisji wyborczych w pracach związanych z przeprowadzeniem głosowania i ustaleniem wyników głosowania oraz druku potwierdzającego zasadność zwrotu kosztów podróży środkami komunikacji publicznej,

-          rozliczenie dotacji celowej na sfinansowanie zadania zleconego gminie – I tura wyborów Prezydenta RP (kwota 250.900,00 zł),

-          przekazanie dokumentów z wyborów, złożonych przez obwodowe komisje wyborcze, jako depozyt, w siedzibie gminy, Delegaturze Wojewódzkiej Krajowego Biura Wyborczego w Częstochowie.

Wszystkie czynności wynikające z ustawy, wytycznych i kalendarza wyborczego przebiegły sprawnie i w oznaczonych terminach. Pod adresem Prezydenta Miasta, jako odpowiedzialnego za przeprowadzenie wyborów w mieście, nie zgłoszono zastrzeżeń
ze strony pełnomocników komitetów wyborczych, nie wniesiono również żadnego protestu wyborczego związanego z zadaniami wykonywanymi przez gminę.

Ze względu na skalę i charakter zadania oraz kumulację terminów, część prac wykonywano poza urzędowymi godzinami, również w dni wolne od pracy.

Całość prac związanych z  przeprowadzeniem wyborów  trwała w okresie od  4 lipca
do 21 grudnia 2000r. Prawidłowość wykorzystania środków przeznaczonych na wybory została zbadana przez Najwyższą Izbę Kontroli, która nie wniosła żadnych zastrzeżeń.

III.   DZIAŁALNOŚĆ BIURA RADY MIASTA

              W roku 2000 odbyło się 18 sesji Rady Miasta Częstochowy (16 sesji zwyczajnych,
1 nadzwyczajna oraz 1 uroczysta), w trakcie których podjęto 289 uchwał i złożono
296 interpelacji.

Sesja nadzwyczajna była poświęcona wnioskowi Wyższej Szkoły Zarządzania
w Częstochowie o udzielenie dotacji ze środków PHARE na współfinansowanie inwestycji służących realizacji priorytetowych założeń do strategii rozwoju Województwa Śląskiego.

              Sesja uroczysta zorganizowana została z okazji przełomu wieków i tysiącleci
i była okazją do podsumowania przemian społecznych oraz rozwoju samorządności
w Częstochowie na przestrzeni ostatnich stu lat. W sesji tej uczestniczyli radni poprzednich oraz obecnej kadencji, a także osobistości życia społecznego, gospodarczego, kulturalnego
i politycznego miasta  Częstochowy i regionu.

Wśród uchwał Rady Miasta Częstochowy podjętych w 2000 roku na szczególną uwagę zasługują:

1.        uchwała budżetowa na 2001 rok,

2.        wybór ławników ludowych na kadencję 2000-2003 (wybory uzupełniające),

3.        uchwała w sprawie utworzenia MPK Sp. z o.o.,

4.        uchwała w sprawie procedury uchwalania budżetu miasta Częstochowy na prawach powiatu,

5.        uchwała w sprawie przeznaczenia do dzierżawy nieruchomości położonych
w Częstochowie u zbiegu ulic Św. Jadwigi i Ks. A. Kordeckiego pod budowę "CENTRUM SPORTOWO-REKREACYJNEGO"

6.        uchwała w sprawie emisji obligacji komunalnych,

7.        uchwała w sprawie utworzenia samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej pod nazwą Zespół Szpitali Miejskich w Częstochowie.

Komisje Rady Miasta Częstochowy odbyły ogółem 227 posiedzeń, z czego:

-          Komisja Zdrowia                                                                                    - 20 posiedzeń,

-          Komisja Gospodarki i Ochrony Środowiska                            - 26 posiedzeń,

-          Komisja Pielgrzymkowo - Turystyczna i Sportu              - 17 posiedzeń,

-          Komisja Edukacji                                                                                    - 21 posiedzeń,

-          Komisja Polityki Regionalnej                                                         - 20 posiedzeń,

-          Komisja Rewizyjna                                                                      - 16 posiedzeń,

-          Komisja Budownictwa, Infrastruktury i Rozwoju              - 21 posiedzeń,

-          Komisja Skarbu                                                                                    - 27 posiedzeń,

-          Komisja Praworządności i Samorządu                                          - 22 posiedzenia,

-          Komisja Kultury                                                                                    - 16 posiedzeń,

-          Komisja Pomocy Społecznej                                                        - 21 posiedzeń.

Do najważniejszych spraw jakimi podczas swoich posiedzeń zajęły się Komisje Rady, można zaliczyć tematy dotyczące:

-          budżetu miasta Częstochowy na 2001 rok,

-          „Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania miasta Częstochowy”,

-          polityki mieszkaniowej w mieście,

-          przekształceń MPK i ZGM w spółki,

-          polityki inwestycyjnej w mieście,

-          działalności TBS-ów,

-          problemów oświaty i służby zdrowia,

-          programu „Bezpieczna Częstochowa”,

-          profilaktyki alkoholowej w mieście.

II.           NADZÓR I KONTROLE

W roku 2000 jednostki zewnętrzne przeprowadziły 16 kontroli w wydziałach Urzędu Miasta.

1.    Trzy kontrole przeprowadzili inspektorzy Najwyższej Izby Kontroli:

A.       W dniach 27.05 - 28.06.2000r. przeprowadzono kontrolę w sprawie kosztów prowadzenia publicznej gospodarki wodno- ściekowej w 1999r. i I kwartale 2000r.                                                                                                               W dniu 13 września 2000r. wpłynęło wystąpienie pokontrolne, w którym wniesiono
o zapewnienie ustalenia wysokości opłat za usługi wodno - kanalizacyjne w oparciu
o uzasadnione koszty i wprowadzenie w tym celu odpowiedniej procedury oceny wniosków przedstawionych przez przedsiębiorców realizujących przedmiotowe usługi oraz o kontynuowanie działań dla zakończenia skanalizowania Miasta Częstochowy
i zabezpieczenia dostaw wody. W odpowiedzi na zalecenia Prezydent Miasta Częstochowy zadeklarował, że przedstawiciele miasta Częstochowy w organach Związku Komunalnego Gmin ds. Wodociągów i Kanalizacji dołożą szczególnej ...