Moduł Obsługi sprzedaży w systemie ISOF obejmuje następujące aspekty procesu sprzedaży:
· zarządzanie dokumentami sprzedaży, w tym wystawianie, edycja, korygowanie dokumentów, oraz raportowanie;
· automatyczne wystawianie dokumentów towarzyszących sprzedaży: magazynowych i kasowych oraz rozrachunków a także rejestrów VAT;
· zarządzanie cennikami i wykorzystanie ich w procesie sprzedaży;
· obsługa rabatów, limitów płatności i zadłużenia;
· obsługę raportów kasowych;
· obsługę drukarek fiskalnych;
· obsługę czytników kodów paskowych;
· raportowanie dokumentów;
· kontrola należności;
· zatwierdzanie i dekretowanie automatyczne do systemu FK lub Książki podatkowej.
Zawarty w ISOF moduł obsługi faktur pozwala na realizację wszystkich niezbędnych czynności związanych z wystawianiem dokumentów sprzedaży. Do czynności tych zaliczyć można wystawianie faktur i paragonów, ich korygowanie, wystawianie towarzyszących dokumentów magazynowych i kasowych, kontrolę spłaty.
Moduł obejmuje również sporządzanie różnorodnych zestawień dla dokumentów, w tym zestawienie należności.
Moduł obsługi faktur zawiera szereg funkcji wspomagających realizację czynności związanych z obsługą dokumentów sprzedaży. Dodatkowo możliwe jest automatyczne przygotowanie informacji dla potrzeb systemu magazynowego, księgowości (dekretowanie i rozrachunki), oraz rejestrów VAT.
Funkcja wystawiania faktur umożliwia łatwe przygotowanie nowego dokumentu sprzedaży. W systemie ISOF obsługiwanych jest wiele rodzajów dokumentów sprzedaży:
· faktury sprzedażowe;
· paragony;
· korekty wielokrotne i noty korygujące;
· faktury zaliczkowe;
· dokumenty WDT (Wewnątrzwspólnotowe Dostawy Towarów);
· faktury eksportowe;
· faktury PRO-FORMA.
Każdy podstawowy dokument sprzedaży wystawiany jest wg podobnego schematu, który uwzględnia części wspólne każdego dokumentu jak nazwa kontrahenta oraz nazwy towarów czy usług wypełniające poszczególne pozycje dokumentu, ale uwzględnia również specyfikę danego rodzaju dokumentu. Wiele danych określanych na dokumencie sprzedaży wybieranych jest z odpowiednich baz danych. Dotyczy to m.in. kartoteki kontrahentów, towarów, sposobów płatności.
Dokumenty sprzedażowe mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto. Mogą być drukowane zarówno w trybie tekstowym jak i graficznym. W celu dodatkowego przyspieszenia pracy korzystać można również z czytników kodów paskowych. Dokumenty sprzedaży mogą posiadać zdefiniowane przez użytkownika typy, które pozwolą na odpowiednie ich skatalogowanie i pogrupowanie. Podać można wiele informacji dodatkowych związanych ze sprzedażą. Cały proces obsługi dokumentów sprzedażowych ma możliwość szczegółowej parametryzacji, przy pomocy której określić można automatyzację licznych czynności dostosowując działanie modułu do specyfiki firmy.
Dokumenty sprzedaży wystawiane mogą być również w walutach obcych. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs co pozwala na operowanie zarówno cenami walutowymi jak i złotówkowymi. Przy wystawianiu dokumentów walutowych domyślnie pobierane są kartotekowe ceny walutowe towarów, przy czym użytkownik może je zmienić. Przy zmianie kursu wprowadzonego dla dokumentu możliwe jest również ponowne przeliczenie cen złotówkowych.
W ramach walutowych dokumentów sprzedaży można wystawiać dokumenty eksportowe, oraz faktury WDT. Funkcjonalność związana z obsługą tych rodzajów faktur jest dostosowana do wymogów prawnych Unii Europejskiej. Oprócz wymogów związanych z samym procesem wystawiania faktur, są one odpowiednio klasyfikowane, oraz zapisywane do rejestrów VAT i zestawień INTRASTAT. Rozrachunki powstałe dla tych dokumentów są wyrażone w walucie i złotówkach.
Moduł sprzedaży posiada obsługę drukarek fiskalnych. Dokumenty sprzedaży mogą być zafiskalizowane na drukarce fiskalnej. Odpowiednia parametryzacja modułu umożliwia wystawianie paragonów fiskalnych w sposób automatyczny lub na żądanie użytkownika systemu. Dokumenty są specjalnie oznaczone jeśli były zafiskalizowane.
Każda drukarka fiskalna podłączona do systemu może posiadać własne parametry pracy, potrzebne dane ustalane są w funkcji „Konfiguracja drukarki” i mogą być dostosowane do specyfiki urządzeń klienta.
W procesie wystawiania dokumentów sprzedaży w systemie ISOF istnieją mechanizmy usprawniające współpracę z innymi modułami, które uczestniczą w sprzedaży w sposób bezpośredni lub pośredni. Możliwe jest więc automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych, lub na odwrót, dla istniejącego dokumentu magazynowego możliwość automatycznego wystawienia faktury. Ponadto w zależności od sposobu płatności generowane są odpowiednie dokumenty kasy, do raportu kasowego. Dodatkowo dzięki odpowiedniej parametryzacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą od razu pokazać się na odpowiednich zestawieniach w rejestrach VAT. Wszystkie towarzyszące dokumenty są zarejestrowane w odpowiadających im modułach, ale również można je oglądać i drukować z poziomu modułu sprzedaży systemu ISOF.
Dzięki odpowiednim definicjom schematów dekretacji w Module Dekretacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu FK, gdzie pojawiają się już gotowe dekrety.
Ponadto dokumenty sprzedażowe mogą być zapisywane również w module DMS, a następnie obsługiwane z wykorzystaniem możliwości tego modułu, w szczególności obiegów dokumentów (workflow). System jest przygotowany do obsługi dokumentów z podpisem elektronicznym.
Funkcja obsługi faktur umożliwia łatwe wyszukiwanie wszystkich zgromadzonych dokumentów sprzedaży. Na podstawie licznych kryteriów takich jak data wystawienia, sprzedaży, rodzaj faktury, jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę, kontrahent oraz wiele innych można szybko odszukać poszukiwany dokument. Same dokumenty na liście również są wyróżniane kolorami, co odróżnia dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych, zafiskalizowane od niezafiskalizowanych.
Obsługa faktur w systemie ISOF przewiduje możliwość przygotowywania zestawień faktur. Odpowiednio zaprojektowana funkcja dostarcza użytkownikowi specjalnego formularza, za pomocą którego może on zdefiniować kryteria doboru danych do zestawienia. Zestawienie dokumentów umożliwia pokazanie zbiorczych danych dla wybranych dokumentów, a także danych szczegółowych wg potrzeb użytkownika.
Zestawienie posiada podsumowania oraz możliwość sortowania danych wg występujących na nim danych, możliwy jest też podgląd każdego dokumentu.
Dodatkowo w module możliwe jest wykonanie zestawienia należności wynikających z dokonanych transakcji sprzedaży. Klient sam definiuje przedziały okresów przeterminowanych należności. Zestawienie jest również podstawą do obsługi procesu windykacji. Odpowiedni moduł znajduje się w module Rachunkowość.
Moduł obsługi faktur wyposażony jest w sprzęg do arkusza kalkulacyjnego. Po wygenerowaniu zestawienia, można uruchomić funkcję, która wygeneruje adres internetowy, pod którym system zachował wywołanie zestawienia. Adres ten można następnie wprowadzić do funkcji importu danych w arkuszu kalkulacyjnym i w ten sposób umieścić w nim wygenerowane wcześniej zestawienie dokumentów. Umożliwia to dalszą obróbkę tych danych, np. przygotowanie wykresów, raportów i analiz.
Możliwe jest również wysłanie przygotowanej wcześniej faktury za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem podpisu cyfrowego.
Moduł fakturowania pozwala ułatwić i przyspieszyć pracę związaną z wystawianiem faktur oraz przetwarzaniem informacji o nich. Jest to możliwe dzięki bogatemu zestawowi różnorodnych funkcji.
Moduł fakturowania dostarcza wielu funkcji wspomagających działania związane z wystawianiem różnego rodzaju dokumentów sprzedaży, w tym korekt wielokrotnych, dokumentów eksportowych i WDT. System automatycznie zachowuje informacje o wystawionych fakturach, możliwe jest więc błyskawiczne odszukiwanie ich a także szybkie przygotowywanie różnorodnych zestawień.
Dzięki licznym powiązaniom z innymi modułami możliwe jest automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych i kasowych towarzyszących sprzedaży.
Dzięki takiemu podejściu można znacznie obniżyć koszty oraz czas wystawiania i przetwarzania licznych dokumentów występujących lub towarzyszących w procesie sprzedaży, a także zminimalizować możliwość wystąpienia pomyłki.
Ponadto dokumenty wpływają od razu na stan rozrachunków pokazując zawsze aktualny stan rozliczeń z kontrahentami. Dzięki powiązaniu z modułem dekretacji możliwe jest również automatyczne dekretowanie dokumentów do systemu FK.
Zestawienia generowane przez moduł fakturowania mogą być eksportowane do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia ich dalszą, bardziej zaawansowaną analizę.
· Szybkie i łatwe wystawianie wszystkich podstawowych dokumentów sprzedaży.
· Kompleksowa obsługa dokumentów sprzedaży, w pełni zintegrowana z takimi modułami jak magazyn, rozrachunki, raporty kasowe, rejestry VAT, dekretacja do FK.
· Przyśpieszenie pracy dzięki wbudowanej obsłudze drukarek fiskalnych oraz czytników kodów paskowych.
· Łatwe wykonywanie zestawień sprzedaży i należności w różnych przekrojach (kontrahentów, pracowników, okresów sprzedaży).
· Skrócenie czasu wystawiania dokumentów sprzedaży i kosztów obsługi dzięki automatycznemu wystawianiu dokumentów magazynowych, dokumentów kasy, dekretów i rozrachunków.
ISOF oferuje wygodnie narzędzia do zarządzania operacjami kasowymi. W raportach kasowych automatycznie zapisywane są wszystkie operacje gotówkowe, oraz płatności kartami kredytowymi wynikające ze sprzedaży i zakupów. Dzięki temu w systemie dostępny jest kompletny rejestr obrotu gotówkowego w firmie.
Wszystkie operacje gotówkowe wynikające ze sprzedaży i zakupów, oraz operacje wpłaty i wypłaty innego typu są zarejestrowane w raportach kasowych. Każda kasa posiada własne raporty kasowe, które mogą być otwierane i zamykane w dowolnym okresie, tak jak wymaga tego specyfika Firmy.
Wszystkie transakcje gotówkowe ze sprzedaży i zakupów mogą być rejestrowane w raporcie kasowym w sposób automatyczny, wystawiony zostanie odpowiedni dokument kasy. Rejestr operacji w kasie zawiera wiele danych: data, użytkownik, kwota, numer dokumentu, kontrahent i inne.
Raport kasowy może być wyświetlony w trybie uproszczonym i pełnym. Możliwe jest również ręczne rejestrowanie operacji wpłaty i wypłaty gotówki. Zamknięcie raportu powoduje automatyczne bilansowanie się wszystkich operacji. Po otwarciu nowego raportu kasowego poprzedni raport nie może ulec już zmianie, żadna operacja nie zostanie już zarejestrowana do zamkniętego raportu.
Wszystkie operacje są rejestrowane do rozrachunków. Nie jest możliwe usuwanie operacji z raportu kasowego.
W zależności od przyjętych ustaleń raport kasowy może być dekretowany jako jeden dokument lub dekretacji podlegać mogą wszystkie pojedyncze operacje wchodzące w skład raportu. Jest to uzależnione od definicji schematów dekretacji. Dekrety mogą być następnie zaimportowane do systemu FK.
Rejestracja wszystkich operacji gotówkowych w postaci formalnych raportów kasowych jest koniecznością w każdej Firmie. W systemie ISOF, dzięki znacznej integracji różnych modułów: sprzedaży, zakupów, dekretacji i rozrachunków, operacje mogą być rejestrowane w sposób automatyczny wtedy gdy mają miejsce operacje kasowe. Dzięki temu wszystkie operacje wynikające z obrotu gotówkowego w Firmie podlegają ścisłej rejestracji i kontroli.
· Łatwa obsługa dokumentów kasy.
· Pełna kontrola nad wszystkimi operacjami gotówkowymi w Firmie.
· Zapewnienie spójności dokumentów sprzedaży gotówkowych z dokumentami kasy.
· Oszczędność pracy, maksymalne eliminowanie możliwości wystąpienia niezgodności na kasie.
ISOF oferuje wygodne narzędzia tworzenia cenników. Cenniki definiowane są na poziomie ogólnym, a dane o cenach produktów, towarów lub usług zachowywane są w centralnej bazie systemu. Dzięki takiemu rozwiązaniu, mogą one następnie być wykorzystywane przez dowolne moduły systemu, które zgłaszają zapotrzebowanie na tego typu dane.
Do obsługi cenników ISOF udostępnia odpowiedni moduł, który gwarantuje sprawne i szybkie wykonywanie działań realizowanych w ramach ich tworzenia.
Definiowanie cenników odbywa się przy pomocy wygodnej funkcji. Ustalenie ceny towaru polega na prostym wypełnieniu odpowiednich pól formularza, przy czym towar może być wybrany z listy towarów, które zostały zarejestrowane wcześniej.
Cenniki mogą kształtować wszystkie dostępne rodzaje cen kartotekowych: detaliczne, hurtowe, specjalne, katalogowe, zakupowe oraz cen partii, w oparciu o każdą dowolną cenę. Dla ułatwienia pokazane są wszystkie obecne ceny towarów, aby łatwo można było porównać je do nowo tworzonych cen. Dostępne są również mechanizmy upraszczające tworzenie cennika w postaci obowiązkowej marży, która powinna być doliczona do ceny wynikowej, oraz wielkości zmiany cen wyrażonej kwotowo lub procentowo. Dzięki takiej funkcjonalności kompleksowa zmiana cen, a zwłaszcza wprowadzenie nowych cenników lub przecen towarów może się odbyć w sposób szybki i wygodny.
Moduł definiowania cenników udostępnia funkcję akceptacji cenników. Dopóki cennik nie zostanie zaakceptowany, może być swobodnie modyfikowany. Po zaakceptowaniu cennika możliwość modyfikacji jest blokowana, nie można go również usunąć. Taka funkcjonalność pozwala na wcześniejsze przygotowanie cennika i wprowadzenie go dopiero w ściśle określonym czasie.
Cennik może być utworzony również z myślą o konkretnym kontrahencie. Wskazanie cennika dla wybranego kontrahenta pozwala na zdefiniowanie dla niego cen. Ceny te wówczas są automatycznie uwzględniane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży oraz w obsłudze zamówień. Taka funkcjonalność jest szczególne przydatna gdy firma stosuje indywidualne cenniki w stosunku do różnych kontrahentów.
Moduł zarządzania cennikami znacznie ułatwia firmie prowadzenie określonej polityki cenowej na rynku. Kluczowymi zaletami tego modułu są możliwość centralnego zarządzania cenami oraz umożliwienie dywersyfikacji cen.
Moduł zarządzania cennikami ISOF umożliwia centralne zarządzanie cenami oferowanych przez firmę produktów, towarów i usług. Dzięki temu osoby decydujące o cenach uzyskują możliwość sprawnego definiowania cen oraz szybkiej ich modyfikacji, stosownie do potrzeb. Rozwiązanie to w dużym stopniu eliminuje również ryzyko pomyłek, które mogłyby powstać w sytuacji ścisłego powiązania cennika z jednym określonym modułem.
...
chomikSGHowy