wzór pism do urzędu.doc

Jak napisać pismo do urzędu

Zasady korespondencji urzędowej

Styl

W tworzeniu pisma urzędowego zwracamy uwagę na styl. Tekst powinien być skonstruowany poprawnie i zrozumiały.

·         Styl urzędowy (konstruujemy przede wszystkim zdania pojedyncze, unikamy poruszania kilku wątków w jednym zdaniu)

·         używamy strony biernej i formy bezosobowej (W wyniku wadliwej konstrukcji przedmiot został uszkodzony podczas transportu, a nie: Źle zrobiliście przedmiot i na kolei go uszkodzili)

·         unikamy stosowania wyrażeń emocjonalnych (ogromnie zaniepokojony, szalenie zainteresowany)

·         precyzyjnie i dokładnie określamy sedno sprawy ułatwia to osobie czytającej zrozumienie naszych intencji: lepiej żeby tekst był zwięzły, bez zbędnych szczegółów.

Uprzejmość zawsze w cenie

Najczęściej zwracamy się do urzędu z określoną prośbą lub wyjaśnieniem, zależy nam na osiągnięciu celu. Niestety, od tego, jak adresat odbierze pismo, w znacznej mierze zależy korzystne rozpatrzenie naszej sprawy.

·         używamy zwrotów grzecznościowych na początku (Szanowny Panie) i na końcu pisma (z wyrazami szacunku, z poważaniem)

·         stosujemy uprzejme sformułowania w obrębie treści (proszę uprzejmie, zwracam się z uprzejmą prośbą)

·         możemy zawrzeć w tekście życzliwe sugestie dotyczące korzystnego rozpatrzenia naszej sprawy

Umiemy pisać poprawnie

Nasz dokument powinien być sporządzony starannie i przejrzyście, dobrze rozplanowany na czystej, niepogniecionej kartce - liczy się przecież pierwsze wrażenie

·         sprawdzamy pisownię pod kątem ortografii, interpunkcji i poprawności stylistycznej - takie błędy świadczą o lekceważeniu przez nas adresata

·         poprawnie tytułujemy osoby, do których się zwracamy (jeżeli adresat jest doktorem, nie tytułujemy go przez pomyłkę magistrem).

Co powinno zawierać dobre pismo

·         Nagłówek - powinien zawierać imię i Nazwisko nadawcy (lub nazwę - w wypadku firmy), adres i telefon (może to być pieczątka firmy zawierająca wszystkie dane adresowe)

·         Dane adresata - tytuł zawodowy lub naukowy, imię, nazwisko, adres

·         Data i miejsce sporządzenia pisma

·         W pismach urzędowych stosuje się również numer sprawy, jeżeli został nam przydzielony

·         Krótkie przedstawienie zagadnienia, o którym będziemy pisać

·         Treść

·         Odręczny podpis

·         ˇ Jeżeli są załączniki to je wyszczególnić.

Piszemy pismo w edytorze tekstu

1. Ustaw szerokość marginesów w przedziale 2,5-3 centymetry
2. Najodpowiedniejsza jest czcionka szeryfową np. Times New Roman
3. Standardem jest czcionka 12 punktów, jeżeli testu na stronie nie jest dużo, możemy wybrać 14 punktów
4. Główny tekst należy wyjustować.

Wzór