Organizacja_przestrzeni_biurowych.pdf

Ergonomia

Organizacja

przestrzeni biurowych

Autor przedstawia ogólny zarys najistotniejszych kwestii wartych rozważenia podczas plano-

wania nowego środowiska pracy.

dr Juriaan

van Meel

ICOP Consultants/Delft

University of Technology

siębiorca często staje przed wieloma złożonymi

decyzjami. Niektóre z nich mogą dotyczyć technicz-

no-praktycznych aspektów budowy, inne sposobu

umeblowania biura (czy stworzyć oddzielne stano-

wiska pracy, czy łączone).

Powodem tego częściowo może być tradycyjne

podejście do kultury pracy w wielu miejscach, jed-

nak istotnym czynnikiem takiego stanu jest fakt,

że mobilne biuro stwarza problemy wpływające

na spójność społeczną i kontakty międzyludzkie

w danym przedsiębiorstwie. Badania wskazują,

że pracownicy mobilni są bardziej wydajni niż

ich koledzy spędzający cały czas w biurze. Są oni

skłonni pracować więcej i ciężej, często cierpiąc

z powodu przepracowania. Jednak pokazują

również, że praca z dala od biura może mieć ne-

gatywny wpływ na bezpośrednie kontakty między

pracownikami. Pozostaje niewiele lub w ogóle

brakuje czasu na przysłowiową luźną rozmowę

na korytarzu. Podejmowanie decyzji na miejscu

obecnie jest raczej wypierane przez zarządzanie

na odległość, co jest możliwe jedynie w przypadku

odpowiedniego poziomu zaufania pomiędzy kadrą

kierowniczą a pracownikami. Ponadto pracownicy

powinni mieć możliwość prowadzenia bardziej

autonomicznej i niezależnej działalności. Jest to

naturalna cecha osób, które od zawsze pracowały

B IURO CZY MOŻE COŚ INNEGO ?

Rozpowszechnienie internetu i technologii mobilnej

komunikacji w oczywisty sposób stworzyło szereg

alternatywnych sposobów prowadzenia biura. Pra-

cownicy stali się bardziej mobilni dzięki możliwości

korzystania z technologii takich jak Blackberry

czy PDA. Fakt, że tego typu gadżety napotykamy

właściwie wszędzie wokół nas, świadczy o tym, że

wirtualne biuro przyszłości to już nie mrzonki ze

sfery nauki i futurologii, lecz prawda. Jednocześnie

należy pamiętać, że duża część dzisiejszego świata

biznesu jest jednak nadal przywiązana do miejsca

pracy. Większość pracowników biurowych nadal

spędza długie godziny w korkach i zatłoczonych

autobusach w drodze do biura i domu.

Przykład zagospodarowania przestrzeni biurowej

50 Promotor 5/08

P odczas budowy bądź remontu biurowca przed-

Ergonomia

w sposób określany jako wysoko mobilny, takich

jak na przykład księgowi czy różnego rodzaju kon-

sultanci. W innych przypadkach jednak pracownicy

funkcjonują lepiej w mocno zgranym zespole na

miejscu. W większości przypadków pracownicy

chcą pracować w domu tylko od czasu do czasu,

gdyż uważają, że pozostawanie poza biurem wy-

trąca ich z obiegu – nie mają możliwości wymiany

plotek i wiedzy wynikającej ze wspólnego doświad-

czenia czy budowania swojej pozycji społecznej.

Największym wyzwaniem pozostaje znalezienie

odpowiedniej równowagi pomiędzy potrzebą orga-

nizacyjnej wspólnoty a indywidualnym pragnieniem

pracowników do wykonywania pracy, gdzie i kiedy

postanowią.

cowników przy jednym stanowisku zatrudnionych

nie na pełen etat. W wyniku takiego rozplanowa-

nia mamy sytuację, w której przestrzeń biurowa

jest ogólnie dostępna, a pracownicy wykorzystują

w swojej pracy każde dostępne w budynku (lub

poza nim) stanowisko. Formą pośrednią jest udo-

stępnienie jednego pomieszczenia czy też piętra

w celu stworzenia wspólnej przestrzeni pracy. Na

przykład sala poświęcona jednemu zespołowi

może posiadać elastycznie przypisane miejsca

pracy, z których każdy pracownik może dowolnie

korzystać. Opcja ta posiada ten plus, że pracownicy

nadal mają poczucie własnego „terytorium”, co jest

ważnym aspektem z uwagi na fakt, że człowiek jest

raczej związany ze swym otoczeniem i ceni sobie

swoją osobistą przestrzeń.

Decyzja o wprowadzeniu elastycznego podejścia

do pracy często wynika z chęci wydajnego zagospo-

darowania przestrzeni w miejscu pracy. Prowadzi to

do oszczędności związanych z inwestycją w nieru-

chomości czy wynajmem pomieszczeń, lecz również

obniża koszty sprzątania i zużycia energii.

Ekonomiczne wykorzystanie przestrzeni jest

szczególnie istotne w przypadku organizacji

zatrudniających wielu pracowników na niepełny

etat bądź w przypadku pracowników ﬁrm, gdzie

zachodzi konieczność częstego przemieszczania

się. Przedsiębiorstwo może się jednak zdecydować

na wprowadzenie zasad elastycznej powierzchni

biurowej w celu poparcia bądź umocnienia swojego

stanowiska w sprawie wprowadzanych zmian w kul-

turze pracy. Wykorzystanie przestrzeni biurowej

w koncepcji open space niesie za sobą przesłanie

– mamy do czynienia z otwartym, dynamicznym

przedsiębiorstwem. Jest to jeden ze sposobów

dyplomatycznego przekazania pracownikom, że

nie musza ciągle tkwić w biurze i raczej powinni

zdecydować się na większą liczbę spotkań poza

ﬁrmą.

Jednakże elastyczne podejście do przestrzeni

biurowej nie jest dobrym wyjściem dla każdej

Istotne kwestie

• W jakim stopniu zdobywanie doświadczenia

zawodowego w miejscu pracy jest istotne dla

przedsiębiorstwa?

• Czy kadra zarządzająca i pracownicy są w stanie

przejść z zarządzania bezpośredniego na zarzą-

dzanie oparte na wynikach?

• Czy istnieje odpowiedni poziom zaufania pomię-

dzy pracownikami a zarządem?

• Czy jest dostępna konieczna w takim wypadku

infrastruktura?

• Czy podjęto kroki w celu zapewnienia odpowied-

nich warunków pracy w domu?

• Czy praca poza biurem nie stwarza problemów

związanych z bezpieczeństwem danych?

W ŁASNA PRZESTRZEŃ

CZY TZW . HOT DESKS ?

Przyjmuje się, że pomiędzy 40% a 60% całkowitej

przestrzeni miejsca pracy każdego przedsiębior-

stwa pozostaje przez większość czasu puste. Dla

wielu ﬁrm jest to bodziec do wprowadzenia wspól-

nych stanowisk pracy (ang. hot desks ).

Istnieje wiele wariantów wykorzystania takich

przestrzeni. Opcją niskoprogową jest łączenie pra-

Wybór aranżacji wnę-

trza powinien być opar-

ty na odpowiedniej

równowadze pomiędzy

komunikacją a koncen-

tracją potrzebną do wy-

konywania zadań.

52 Promotor 5/08

Ergonomia

ﬁrmy. Wprowadzenie takiej strategii wymusza na

organizacji pewien sposób zachowania. Pracowni-

cy muszą przyswoić sobie więcej sposobów pracy

opartych na technologii cyfrowej i zrzec się starych

nawyków związanych z posiadaniem własnego

„terytorium” w biurze. Ten krok nie jest łatwy dla

wszystkich, a udane wprowadzenie tego typu

zmian może pociągnąć za sobą potrzebę zwięk-

szenia komunikacji wewnątrz ﬁrmy i sprawnego

przewodnictwa.

Wykorzystanie przestrze-

ni biurowej w koncepcji

open space niesie za sobą

przesłanie – mamy do

czynienia z otwartym,

dynamicznym przedsię-

biorstwem.

Istotne kwestie

• Jaki jest poziom zagospodarowania biura?

• Ile można potencjalnie zaoszczędzić?

• Czy wśród pracowników jest duża liczba osób

zmuszonych do dalszych podróży, pracujących

na pół etatu, czy pracujących za pośrednictwem

telefonu?

• Jakie jest nastawienie pracowników do zmian?

• Czy jest dostępna odpowiednia infrastruktura

informatyczna?

• Czy władze ﬁrmy są chętne do bycia przykładem

dla innych?

Ś CIANY CZY BEZ ŚCIAN ?

Najważniejsze decyzje dotyczą zagospodarowa-

nia budynku biurowego wewnątrz. Istnieje wiele

możliwych rozwiązań – od tradycyjnego biura

Koncepcja organizacji osobistego miejsca pracy

54 Promotor 5/08

Ergonomia

podzielonego na segmenty komórkowe, po zupełnie otwartą

przestrzeń typu open space .

Wybór aranżacji wnętrza powinien być oparty na odpo-

wiedniej równowadze pomiędzy komunikacją a koncentracją

potrzebną do wykonywania zadań. Otwarte przestrzenie

biurowe są silnie związane z komunikacją i interakcją, a więc

z cechami, które coraz częściej wymieniane są jako kluczowe

w udanym prowadzeniu interesów. Zamknięte przestrzenie,

z drugiej strony, skłaniają do większej koncentracji. Jeżeli

siedzimy za zamkniętymi drzwiami, to nikt nas nie będzie

nękał i nie będzie nam przeszkadzał zgiełk biurowy. Taka

sytuacja sprzyja wykonywaniu zadań, do których niezbędna

jest całkowita koncentracja.

Jednak nie jest to tak proste jak mogłoby się wydawać.

Otwarta przestrzeń biurowa potraﬁ być wyjątkowo cicha, gdy

wszyscy ciężko pracują. Sytuacja ta ulega zmianie jedynie

w przypadku nagłego głośnego dzwonka telefonu komórkowe-

go lub gdy kilku naszych współpracowników rozpocznie głośną

rozmowę. Z drugiej strony nie ma gwarancji ciszy w biurze

podzielonym na pokoje. Przecież wystarczy, że dzielimy biuro

z wyjątkowo gadatliwym kolegą.

Istnieje wiele pośrednich rozwiązań, które łączą pozytywne

cechy otwartych przestrzeni, czy open space z tradycyjnym

podejściem polegającym na podziale biura na osobne komórki.

Na przykład „biuro promujące aktywność” to pomysł, który po-

zwala pracownikom decydować, czy lepiej ulokować się ze swo-

ją pracą w sali konferencyjnej, przy zamkniętym „boksie” czy

też przy wspólnym stanowisku w celu sprawdzenia poczty.

Najlepsze rozwiązanie w każdym wypadku będzie zależało

od typu działalności wykonywanej w ﬁrmie. Innym istotnym

aspektem jest kultura pracy danej organizacji. Indywidualne

miejsca pracy promują raczej hierarchiczne podejście do re-

lacji w pracy. Z kolei otwarte przestrzenie propagują wartości

grupowe w sposób bardziej horyzontalny niż hierarchiczny.

Napotykamy również szereg mniej subiektywnych kwestii,

które również warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania

decyzji o sposobie zagospodarowania biura. Są nimi wydaj-

ność i elastyczność. Tradycyjne biuro zbudowane z osobnych

pokoi jest z założenia mniej elastyczne niż otwarta przestrzeń

biurowa. Zajmuje również więcej przestrzeni. Te wady można

jednak zniwelować za pomocą inteligentnego spożytkowania

modułów przestrzennych w miejscach, gdzie jest to możliwe

do wprowadzenia.

Istotne kwestie

• Jakiego rodzaju procesy i czynności będą wykonywane

w danej przestrzeni biurowej?

• Jaki jest odpowiedni współczynnik między komunikacją

a koncentracją?

• Do jakiego stopnia poufność i osobiste spotkania są ko-

niecznym aspektem pracy?

• Do jakiego stopnia organizacja jest zorientowana na grupo-

wą bądź indywidualną kulturę pracy?

• Czy oddzielne biura postrzegane są jako symbol statusu

pracownika, czy taki podział nie odgrywa większej roli?

• Jak wydajne i elastyczne musi w rzeczywistości okazać się

nasze biuro?

www.promotor.elamed.pl 55

Ergonomia

P ODEJMOWANIE ODPOWIEDNICH DECYZJI

Która koncepcja biura jest najbardziej odpowiednia? – to

pytanie zależne zasadniczo od kultury pracy i procesów

zachodzących w danym przedsiębiorstwie. W celu podjęcia

dobrej decyzji istotne staje się przeanalizowanie procesów

zachodzących w naszej organizacji. Najlepiej rozpocząć taką

analizę od szczegółowego opisu procesów zachodzących

w miejscu pracy oraz od analizy potrzeb. Może to obrać

formę studium nad wykorzystaniem przestrzeni (pomiar

aktualnego zagospodarowania powierzchni różnych miejsc

pracy) poprzez ankiety internetowe, warsztaty i rozmowy

z przedstawicielami poszczególnych szczebli w przedsię-

biorstwie.

Rezultaty tego typu analiz pozwolą nam określić cele,

którym ma służyć środowisko pracy, zawierające wizję i stra-

tegie na przyszłość. Gdy już najważniejsze decyzje zostaną

podjęte, cały projekt powinien być poparty zrozumiałym dla

wszystkich systemem komunikacji i wdrażania zmian, w celu

zagwarantowania zaangażowania ze strony całego personelu.

Możliwe, że okaże się to dużym wyzwaniem, gdyż w większości

przypadków, pracownicy podchodzą dość krytycznie do zmian

w biurze, nawet w przypadku, gdy ich obecne środowisko pra-

cy jest przestarzałe i nieefektywne. Z tego punktu widzenia

stworzenie nowego środowiska pracy dotyczy tak zmian orga-

nizacyjnych, jak i zmian ﬁzycznych. Również z tego powodu nie

istnieje gwarancja sukcesu i nie ma magicznej reguły, według

której jesteśmy w stanie stworzyć udane biuro. Faktem jest,

że zmiana projektu biura czy procesów w nim zachodzących

jest pracochłonnym, nierzadko uciążliwym procesem. Jest

to jednak proces, który daje w efekcie możliwość stworze-

nia nowego środowiska pracy, działającego pozytywnie na

samopoczucie, satysfakcję z pracy i produktywność. Innymi

słowy: biuro, które działa!

Tłumaczenie: Jacek Podbiał

Aranżacja przestrzeni biurowej

56 Promotor 5/08

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: