Organizacja przestrzeni biurowych.pdf
(
597 KB
)
Pobierz
str_50_52_54_55_56.indd
Ergonomia
Organizacja
przestrzeni biurowych
Autor przedstawia ogólny zarys najistotniejszych kwestii wartych rozważenia podczas plano-
wania nowego środowiska pracy.
dr Juriaan
van Meel
ICOP Consultants/Delft
University of Technology
siębiorca często staje przed wieloma złożonymi
decyzjami. Niektóre z nich mogą dotyczyć technicz-
no-praktycznych aspektów budowy, inne sposobu
umeblowania biura (czy stworzyć oddzielne stano-
wiska pracy, czy łączone).
Powodem tego częściowo może być tradycyjne
podejście do kultury pracy w wielu miejscach, jed-
nak istotnym czynnikiem takiego stanu jest fakt,
że mobilne biuro stwarza problemy wpływające
na spójność społeczną i kontakty międzyludzkie
w danym przedsiębiorstwie. Badania wskazują,
że pracownicy mobilni są bardziej wydajni niż
ich koledzy spędzający cały czas w biurze. Są oni
skłonni pracować więcej i ciężej, często cierpiąc
z powodu przepracowania. Jednak pokazują
również, że praca z dala od biura może mieć ne-
gatywny wpływ na bezpośrednie kontakty między
pracownikami. Pozostaje niewiele lub w ogóle
brakuje czasu na przysłowiową luźną rozmowę
na korytarzu. Podejmowanie decyzji na miejscu
obecnie jest raczej wypierane przez zarządzanie
na odległość, co jest możliwe jedynie w przypadku
odpowiedniego poziomu zaufania pomiędzy kadrą
kierowniczą a pracownikami. Ponadto pracownicy
powinni mieć możliwość prowadzenia bardziej
autonomicznej i niezależnej działalności. Jest to
naturalna cecha osób, które od zawsze pracowały
B
IURO
CZY
MOŻE
COŚ
INNEGO
?
Rozpowszechnienie internetu i technologii mobilnej
komunikacji w oczywisty sposób stworzyło szereg
alternatywnych sposobów prowadzenia biura. Pra-
cownicy stali się bardziej mobilni dzięki możliwości
korzystania z technologii takich jak Blackberry
czy PDA. Fakt, że tego typu gadżety napotykamy
właściwie wszędzie wokół nas, świadczy o tym, że
wirtualne biuro przyszłości to już nie mrzonki ze
sfery nauki i futurologii, lecz prawda. Jednocześnie
należy pamiętać, że duża część dzisiejszego świata
biznesu jest jednak nadal przywiązana do miejsca
pracy. Większość pracowników biurowych nadal
spędza długie godziny w korkach i zatłoczonych
autobusach w drodze do biura i domu.
Przykład zagospodarowania przestrzeni biurowej
50
Promotor 5/08
P
odczas budowy bądź remontu biurowca przed-
Ergonomia
w sposób określany jako wysoko mobilny, takich
jak na przykład księgowi czy różnego rodzaju kon-
sultanci. W innych przypadkach jednak pracownicy
funkcjonują lepiej w mocno zgranym zespole na
miejscu. W większości przypadków pracownicy
chcą pracować w domu tylko od czasu do czasu,
gdyż uważają, że pozostawanie poza biurem wy-
trąca ich z obiegu – nie mają możliwości wymiany
plotek i wiedzy wynikającej ze wspólnego doświad-
czenia czy budowania swojej pozycji społecznej.
Największym wyzwaniem pozostaje znalezienie
odpowiedniej równowagi pomiędzy potrzebą orga-
nizacyjnej wspólnoty a indywidualnym pragnieniem
pracowników do wykonywania pracy, gdzie i kiedy
postanowią.
cowników przy jednym stanowisku zatrudnionych
nie na pełen etat. W wyniku takiego rozplanowa-
nia mamy sytuację, w której przestrzeń biurowa
jest ogólnie dostępna, a pracownicy wykorzystują
w swojej pracy każde dostępne w budynku (lub
poza nim) stanowisko. Formą pośrednią jest udo-
stępnienie jednego pomieszczenia czy też piętra
w celu stworzenia wspólnej przestrzeni pracy. Na
przykład sala poświęcona jednemu zespołowi
może posiadać elastycznie przypisane miejsca
pracy, z których każdy pracownik może dowolnie
korzystać. Opcja ta posiada ten plus, że pracownicy
nadal mają poczucie własnego „terytorium”, co jest
ważnym aspektem z uwagi na fakt, że człowiek jest
raczej związany ze swym otoczeniem i ceni sobie
swoją osobistą przestrzeń.
Decyzja o wprowadzeniu elastycznego podejścia
do pracy często wynika z chęci wydajnego zagospo-
darowania przestrzeni w miejscu pracy. Prowadzi to
do oszczędności związanych z inwestycją w nieru-
chomości czy wynajmem pomieszczeń, lecz również
obniża koszty sprzątania i zużycia energii.
Ekonomiczne wykorzystanie przestrzeni jest
szczególnie istotne w przypadku organizacji
zatrudniających wielu pracowników na niepełny
etat bądź w przypadku pracowników firm, gdzie
zachodzi konieczność częstego przemieszczania
się. Przedsiębiorstwo może się jednak zdecydować
na wprowadzenie zasad elastycznej powierzchni
biurowej w celu poparcia bądź umocnienia swojego
stanowiska w sprawie wprowadzanych zmian w kul-
turze pracy. Wykorzystanie przestrzeni biurowej
w koncepcji
open space
niesie za sobą przesłanie
– mamy do czynienia z otwartym, dynamicznym
przedsiębiorstwem. Jest to jeden ze sposobów
dyplomatycznego przekazania pracownikom, że
nie musza ciągle tkwić w biurze i raczej powinni
zdecydować się na większą liczbę spotkań poza
firmą.
Jednakże elastyczne podejście do przestrzeni
biurowej nie jest dobrym wyjściem dla każdej
Istotne kwestie
• W jakim stopniu zdobywanie doświadczenia
zawodowego w miejscu pracy jest istotne dla
przedsiębiorstwa?
• Czy kadra zarządzająca i pracownicy są w stanie
przejść z zarządzania bezpośredniego na zarzą-
dzanie oparte na wynikach?
• Czy istnieje odpowiedni poziom zaufania pomię-
dzy pracownikami a zarządem?
• Czy jest dostępna konieczna w takim wypadku
infrastruktura?
• Czy podjęto kroki w celu zapewnienia odpowied-
nich warunków pracy w domu?
• Czy praca poza biurem nie stwarza problemów
związanych z bezpieczeństwem danych?
W
ŁASNA
PRZESTRZEŃ
CZY
TZW
.
HOT
DESKS
?
Przyjmuje się, że pomiędzy 40% a 60% całkowitej
przestrzeni miejsca pracy każdego przedsiębior-
stwa pozostaje przez większość czasu puste. Dla
wielu firm jest to bodziec do wprowadzenia wspól-
nych stanowisk pracy (ang.
hot desks
).
Istnieje wiele wariantów wykorzystania takich
przestrzeni. Opcją niskoprogową jest łączenie pra-
Wybór aranżacji wnę-
trza powinien być opar-
ty na odpowiedniej
równowadze pomiędzy
komunikacją a koncen-
tracją potrzebną do wy-
konywania zadań.
52
Promotor 5/08
Ergonomia
firmy. Wprowadzenie takiej strategii wymusza na
organizacji pewien sposób zachowania. Pracowni-
cy muszą przyswoić sobie więcej sposobów pracy
opartych na technologii cyfrowej i zrzec się starych
nawyków związanych z posiadaniem własnego
„terytorium” w biurze. Ten krok nie jest łatwy dla
wszystkich, a udane wprowadzenie tego typu
zmian może pociągnąć za sobą potrzebę zwięk-
szenia komunikacji wewnątrz firmy i sprawnego
przewodnictwa.
Wykorzystanie przestrze-
ni biurowej w koncepcji
open space
niesie za sobą
przesłanie – mamy do
czynienia z otwartym,
dynamicznym przedsię-
biorstwem.
Istotne kwestie
• Jaki jest poziom zagospodarowania biura?
• Ile można potencjalnie zaoszczędzić?
• Czy wśród pracowników jest duża liczba osób
zmuszonych do dalszych podróży, pracujących
na pół etatu, czy pracujących za pośrednictwem
telefonu?
• Jakie jest nastawienie pracowników do zmian?
• Czy jest dostępna odpowiednia infrastruktura
informatyczna?
• Czy władze firmy są chętne do bycia przykładem
dla innych?
Ś
CIANY
CZY
BEZ
ŚCIAN
?
Najważniejsze decyzje dotyczą zagospodarowa-
nia budynku biurowego wewnątrz. Istnieje wiele
możliwych rozwiązań – od tradycyjnego biura
Koncepcja organizacji osobistego miejsca pracy
54
Promotor 5/08
Ergonomia
podzielonego na segmenty komórkowe, po zupełnie otwartą
przestrzeń typu
open space
.
Wybór aranżacji wnętrza powinien być oparty na odpo-
wiedniej równowadze pomiędzy komunikacją a koncentracją
potrzebną do wykonywania zadań. Otwarte przestrzenie
biurowe są silnie związane z komunikacją i interakcją, a więc
z cechami, które coraz częściej wymieniane są jako kluczowe
w udanym prowadzeniu interesów. Zamknięte przestrzenie,
z drugiej strony, skłaniają do większej koncentracji. Jeżeli
siedzimy za zamkniętymi drzwiami, to nikt nas nie będzie
nękał i nie będzie nam przeszkadzał zgiełk biurowy. Taka
sytuacja sprzyja wykonywaniu zadań, do których niezbędna
jest całkowita koncentracja.
Jednak nie jest to tak proste jak mogłoby się wydawać.
Otwarta przestrzeń biurowa potrafi być wyjątkowo cicha, gdy
wszyscy ciężko pracują. Sytuacja ta ulega zmianie jedynie
w przypadku nagłego głośnego dzwonka telefonu komórkowe-
go lub gdy kilku naszych współpracowników rozpocznie głośną
rozmowę. Z drugiej strony nie ma gwarancji ciszy w biurze
podzielonym na pokoje. Przecież wystarczy, że dzielimy biuro
z wyjątkowo gadatliwym kolegą.
Istnieje wiele pośrednich rozwiązań, które łączą pozytywne
cechy otwartych przestrzeni, czy
open space
z tradycyjnym
podejściem polegającym na podziale biura na osobne komórki.
Na przykład „biuro promujące aktywność” to pomysł, który po-
zwala pracownikom decydować, czy lepiej ulokować się ze swo-
ją pracą w sali konferencyjnej, przy zamkniętym „boksie” czy
też przy wspólnym stanowisku w celu sprawdzenia poczty.
Najlepsze rozwiązanie w każdym wypadku będzie zależało
od typu działalności wykonywanej w firmie. Innym istotnym
aspektem jest kultura pracy danej organizacji. Indywidualne
miejsca pracy promują raczej hierarchiczne podejście do re-
lacji w pracy. Z kolei otwarte przestrzenie propagują wartości
grupowe w sposób bardziej horyzontalny niż hierarchiczny.
Napotykamy również szereg mniej subiektywnych kwestii,
które również warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania
decyzji o sposobie zagospodarowania biura. Są nimi wydaj-
ność i elastyczność. Tradycyjne biuro zbudowane z osobnych
pokoi jest z założenia mniej elastyczne niż otwarta przestrzeń
biurowa. Zajmuje również więcej przestrzeni. Te wady można
jednak zniwelować za pomocą inteligentnego spożytkowania
modułów przestrzennych w miejscach, gdzie jest to możliwe
do wprowadzenia.
Istotne kwestie
• Jakiego rodzaju procesy i czynności będą wykonywane
w danej przestrzeni biurowej?
• Jaki jest odpowiedni współczynnik między komunikacją
a koncentracją?
• Do jakiego stopnia poufność i osobiste spotkania są ko-
niecznym aspektem pracy?
• Do jakiego stopnia organizacja jest zorientowana na grupo-
wą bądź indywidualną kulturę pracy?
• Czy oddzielne biura postrzegane są jako symbol statusu
pracownika, czy taki podział nie odgrywa większej roli?
• Jak wydajne i elastyczne musi w rzeczywistości okazać się
nasze biuro?
www.promotor.elamed.pl
55
Ergonomia
P
ODEJMOWANIE
ODPOWIEDNICH
DECYZJI
Która koncepcja biura jest najbardziej odpowiednia? – to
pytanie zależne zasadniczo od kultury pracy i procesów
zachodzących w danym przedsiębiorstwie. W celu podjęcia
dobrej decyzji istotne staje się przeanalizowanie procesów
zachodzących w naszej organizacji. Najlepiej rozpocząć taką
analizę od szczegółowego opisu procesów zachodzących
w miejscu pracy oraz od analizy potrzeb. Może to obrać
formę studium nad wykorzystaniem przestrzeni (pomiar
aktualnego zagospodarowania powierzchni różnych miejsc
pracy) poprzez ankiety internetowe, warsztaty i rozmowy
z przedstawicielami poszczególnych szczebli w przedsię-
biorstwie.
Rezultaty tego typu analiz pozwolą nam określić cele,
którym ma służyć środowisko pracy, zawierające wizję i stra-
tegie na przyszłość. Gdy już najważniejsze decyzje zostaną
podjęte, cały projekt powinien być poparty zrozumiałym dla
wszystkich systemem komunikacji i wdrażania zmian, w celu
zagwarantowania zaangażowania ze strony całego personelu.
Możliwe, że okaże się to dużym wyzwaniem, gdyż w większości
przypadków, pracownicy podchodzą dość krytycznie do zmian
w biurze, nawet w przypadku, gdy ich obecne środowisko pra-
cy jest przestarzałe i nieefektywne. Z tego punktu widzenia
stworzenie nowego środowiska pracy dotyczy tak zmian orga-
nizacyjnych, jak i zmian fizycznych. Również z tego powodu nie
istnieje gwarancja sukcesu i nie ma magicznej reguły, według
której jesteśmy w stanie stworzyć udane biuro. Faktem jest,
że zmiana projektu biura czy procesów w nim zachodzących
jest pracochłonnym, nierzadko uciążliwym procesem. Jest
to jednak proces, który daje w efekcie możliwość stworze-
nia nowego środowiska pracy, działającego pozytywnie na
samopoczucie, satysfakcję z pracy i produktywność. Innymi
słowy: biuro, które działa!
Tłumaczenie: Jacek Podbiał
Aranżacja przestrzeni biurowej
56
Promotor 5/08
Plik z chomika:
StudenciLWSH
Inne pliki z tego folderu:
Ocena_ryzyka_stanowiskowego.pdf
(2685 KB)
setup-bhe.exe
(371085 KB)
Zygmunt Wieczorek-BHP-poradnik pracodawcy 2009r.pdf
(662 KB)
Zygmunt Wieczorek.Budownictwo-wymagania bezpieczeństwa pracy.2008r.pdf
(329 KB)
MATERIAŁY DYDAKTYCZNE DO SZKOLEŃ Z ZAKRESU BHP-MAREK GAŁUSZA-WRZESIEŃ 2009.doc
(5695 KB)
Inne foldery tego chomika:
(1)
BHP- W ZAKŁADZIE PRACY-Franciszek Małysz
BHP(1)
D_D
Darmowe Wyszukiwarki na chomika
Zgłoś jeśli
naruszono regulamin