8
Istota zarządzania i rozwój historyczny
1. Zarządzanie
Zarządzanie można interpretować instytucjonalnie oraz funkcjonalnie.
Instytucjonalne podejście do zarządzania identyfikuje je z ogółem stanowisk w hierarchii przedsiębiorstwa, którym przydzielono zadania kierownicze. W tym rozumieniu zarządzanie obejmuje zarówno właściciela kapitału jak i menedżerów czyli funkcjonariuszy pozbawionych kapitału, którzy zostali powołani przez posiadaczy kapitału do kierowania przedsiębiorstwem.
Podejście funkcjonalne nawiązuje zaś do działań jakie są niezbędne dla kierowania procesem pracy czyli wszystkich czynności koniecznych dla zrealizowania zadań organizacji takich jak planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie.
Funkcje zarządzania powinny współdziałać z pierwotnymi funkcjami rzeczowymi takimi jak zakup, produkcja , sprzedaż itp. Powinny je zespalać i ukierunkowywać.
Zatem funkcjonalne podejście do zarządzania traktuje je jako funkcję sprawczą, która kieruje użyciem zasobów i koordynuje funkcje rzeczowe. Dlatego tak rozumiana funkcja zarządzania pojawia się w każdej działalności przedsiębiorstwa.
Zadania jakie mają do wykonania menedżerowie są bardzo różne w zależności od sytuacji i problematyki jaką zajmują się. Jednak istnieje ogólny katalog zadań kierowniczych wykonywanych przez osoby zajmujące stanowiska kierownicze w hierarchii organizacji czyli kadrę kierowniczą inaczej zarządzanie w sensie instytucjonalnym. Ich charakterystyce zostanie poświęcony w głównej mierze ten ciąg wykładowy. A zatem przedmiotem wykładów z „Podstaw zarządzania” będą zadania menedżerów w organizacjach zwłaszcza zajmujących się zarobkowo działalnością gospodarczą.
2. Przegląd funkcji zarządzania
Specyfika pracy kierowniczej jest bardzo różnorodna. Aby ograniczyć wpływ trudności wynikającej z kompleksowości zarządzania dla zrozumienia tego działania zaleca się jej rozłożenie na ograniczoną liczbę funkcji. Klasyczny proces zarządzania porządkuje te funkcje następująco: planowanie – organizowanie – zabezpieczenie kadr – kierowanie w węższym znaczeniu – kontrola.
Zacznijmy od krótkiego przeglądu tak wyróżnionych funkcji zarządzania a w trakcie dalszych wykładów poddamy je bardziej szczegółowej charakterystyce.
Planowanie jest procesem, w którym ustala się co należy osiągnąć i w jaki sposób najlepiej to uczynić. Chodzi tu przede wszystkim o ustalanie celu oraz przedstawienie opcji przyszłych działań i wybór jednej z nich. Planowanie może odbywać się w odniesieniu do zróżnicowanego horyzontu czasowego i wyznaczać cele, programy wytyczne i sposoby postępowania dla całej organizacji jak i jej poszczególnych części. Idea planowania przypisuje mu rolę funkcji pierwotnej jako, że wszystkie pozostałe funkcji są określane przez planowanie i niejako jemu podporządkowane.
Organizowanie tworzy strukturę działania dzięki specyfikacji wszystkich zadań niezbędnych dla realizacji planów. Głównym zadaniem funkcji organizowania jest stworzenie odpowiednich jednostek zadaniowych (stanowisk, działów) i przyznanie im odpowiednich kompetencji oraz uprawnień decyzyjnych a także ich pionowe i poziome powiązanie. Ponadto należy do tego również budowa sprawnego systemu komunikacji, który zapewni sprawny przepływ informacji przekazywanych poszczególnym stanowiskom dla realizacji powierzonych im zadań.
Zabezpieczenie kadr (funkcja osobowa) polega na zapewnieniu utworzonym stanowiskom odpowiedniej obsady kadrowej w celu umożliwienia planowej zorganizowanej działalności. Funkcja ta obejmuje nie tylko jednorazowe obsadzenie stanowisk ale także bieżące zapewnienie i utrzymanie zasobów ludzkich. Polega ona na dokonywaniu oceny pracowników, dbaniu o ich rozwój, wynagradzaniu adekwatnym do wyników pracy.
Kierowanie w węższym znaczeniu. Wcześniej omówione funkcje zarządzania umożliwiają stworzenie strukturalnych przesłanek realizacji zadań. Natomiast istotnym zadaniem menedżera jest powodowanie wykonywania pracy odpowiednio do wytyczonego celu. Ta funkcja zarządzania obejmuje motywowanie, komunikowanie i styl kierowania.
Kontrola jest funkcją zarządzania stanowiącą ostatnią fazę tego procesu. Jej zadaniem jest porównywanie osiągniętych wyników z planem. Jeżeli obserwuje się jakieś odstępstwa, należy poddać je korekcie bądź zrewidować plany. Kontrola ze swoimi informacjami jest baza do ponownego podjęcia działań planowania.
ORGANIZACJA – grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów.
Podstawowe własności organizacji:
· Celowość – istnienie celu ogólnego, któremu są podporządkowane działania część.
· Złożoność – organizacja składa się z wielu różnorodnych części.
· Odrębność – cele i struktura są wyodrębnione z otoczenia lecz jednocześnie z tym otoczeniem powiązane.
Trzy zasadnicze znaczenia terminu „organizacja”;
· Rzeczowe (instytucjonalne) – całość złożona z ludzi wyposażonych w środki rzeczowe (aparaturę), których łączą określone więzi. Konkretne instytucje.
· Atrybutowe (strukturalne) – jako cecha rzeczy złożonych, określająca sposób ich wewnętrznego zorganizowania.
· Czynnościowe – jako rodzaj działania zorganizowanego, ukierunkowanego na realizację określonych celów – czynność organizowania np. zorganizowanie wyjazdu, sympozjum naukowego, sprawnego funkcjonowania instytucji.
Efekt działania zorganizowanego - efekt organizacyjny – efekt synergiczny – efekt „2+2=5”.
Zjawisko synergii polega na tym, że współdziałające elementy dają wypadkowy wynik pod jakimś względem większy niż prosta suma skutków wywołanych przez każdy czynnik z osobna.
Przyczyny: osiągnięcie wprawy, zwiększenie ciągłości pracy, koncentracja i harmonizacja sił i środków, wzajemne oddziaływanie motywacyjne, wykorzystanie bardziej wydajnych narzędzi.
ZARZĄDZANIE – zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie) skierowany na zasoby organizacji ( ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywany z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.
Sprawność oznacza robienie rzeczy we właściwy sposób, czyli racjonalnie wykorzystując zasoby (bez zbędnego marnotrawstwa).
Skuteczność oznacza robienie właściwych rzeczy czyli takich, które przybliżą nas do ustanowionego celu.
Planowanie – wytyczanie celów organizacji i określanie najlepszego sposobu ich osiągnięcia.
Częścią procesu planowania jest podejmowanie decyzji polegające na wyborze określonego sposobu działania spośród wielu dostępnych możliwości.
Organizowanie – logiczne grupowanie działań i zasobów.
Motywowanie (kierowanie ludźmi, przewodzenie) – zespół procesów wykorzystywanych w celu sprawienia, by członkowie organizacji współpracowali ze sobą w interesie organizacji.
Kontrolowanie – obserwowanie postępów organizacji w realizowaniu jej celów. Obejmuje ono trzy podstawowe czynności: Określenie mierników efektywności; pomiar bieżącej efektywności i porównania jej z wyznaczonymi miernikami; podjęcie działań korygujących, jeśli efektywność nie odpowiada miernikom.
Zadania i faktyczne czynności menedżerów.
· Kierownicy tworzą kanały komunikacyjne w organizacjach
· Kierownicy są odpowiedzialni i ponoszą odpowiedzialność
· Kierownicy doprowadzają do równowagi między konkurencyjnymi celami i ustalają priorytety
· Kierownicy muszą myśleć syntetycznie i analitycznie
· Kierownicy są rozjemcami
· Kierownicy są politykami
· Kierownicy są dyplomatami
· Kierownicy są symbolami
· Kierownicy podejmują trudne decyzje.
Zróżnicowanie według szczebla zarządzania:
· Menedżerowie najwyższego szczebla - (prezes, wiceprezes, dyrektor naczelny) wyznaczają ogólne cele organizacji, jej strategię i politykę operacyjną, reprezentują organizację na zewnątrz.
· Menedżerowie średniego szczebla (kierownik zakładu, szef wydziału) odpowiadają za realizację polityki i planów opracowanych na najwyższym szczeblu zarządzania oraz nadzorują i koordynują działania menadżerów najniższego szczebla.
· Menedżerowie pierwszej linii (brygadzista, nadzorca, kierownik biura) – nadzorują i koordynują działania pracowników wykonawczych.
Podział według obszarów zarządzania:
· Menedżerowie marketingu
· Menedżerowie finansów
· Menedżerowie eksploatacji (operacji)
· Menedżerowie zasobów ludzkich
· Menedżerowie administracyjni
Techniczne – zdolność posługiwania się narzędziami, metodami i technologią w określonej specjalności.
Społeczne – zdolność współpracy z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania, zarówno poszczególnych osób jak i grup.
Koncepcyjne – umysłowa zdolność koordynacji oraz integrowania wszystkich interesów i działalności organizacji. Jest to zdolność postrzegania organizacji jako całości i współzależności jej części, a także zrozumienia, w jaki sposób zmiana w dowolnej części organizacji wpłynie na całość.
ROLE KIEROWNICZE: międzyludzkie, informacyjne, decyzyjne.
1. Sformułowanie określonego celu działania, który musi być:
· Jedyny, gdyż wielość celów może spowodować sytuację, że nie osiągniemy żadnego z nich
· Ścisły czyli jasno, czytelnie określony
· Ograniczony czyli inaczej realny do wykonania. Zadanie do wykonania nie może swą wielkością przekraczać dostępnych środków
· Użyteczny czyli ukierunkowany na zaspokojenie określonej potrzeby.
2. Zbadanie warunków i środków koniecznych do osiągnięcia wyznaczonego celu.
3. Planowanie działania czyli obmyślenie dróg realizacji celu. Cel główny podlega dezagregacji na konkretne działania, dla których określa się czas trwania i wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację.
4. Przygotowanie warunków i środków niezbędnych do realizacji celu. Pozyskanie ludzi i zasobów, rozmieszczenie ich w przestrzeni i przydzielenie im zadań i środków.
5. Wykonanie zamierzonego działania stosownie do ustalonego planu. (realizacja).
6. Kontrola osiągniętych wyników i wyciągnięcie wniosków. (bieżąca i końcowa).
- Naukowa organizacja pracy (naukowe zarządzanie)
- Klasyczna teoria organizacji (zarządzanie administracyjne)
Naukowe zarządzanie koncentrowało się na pracownikach w organizacji i na sposobach podniesienia ich wydajności.
Frederick Taylor, Frank i Lillian Gilbrethowie, Henry Gantt, Harrington Emerson.
Kierunek administracyjny koncentrował się na całej organizacji i na sposobach uczynienia jej bardziej sprawną i skuteczną.
Henri Fayol, Lyndall Urwick, Max Weber, Chester Barnard.
(stosunków międzyludzkich)
Spojrzenie behawioralne koncentruje się na zachowaniu pracownika w kontekście organizacyjnym. Ruch na rzecz stosunków międzyludzkich, pobudzony narodzinami psychologii przemysłowej, zastąpił kierunek naukowego zarządzania w roli dominującego podejścia do zarządzania w latach trzydziestych i czterdziestych.
Elton Mayo, Abraham Maslow, Douglas McGregor.
(badania operacyjne, teoria ilościowa)
Spojrzenie ilościowe koncentruje się na zastosowaniu modeli i procesów matematycznych do sytuacji kierowniczych Ilościowa teoria zarządzania zajmuje się opracowywaniem modeli matematycznych jako pomocy w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.
System – wzajemnie powiązany zespół elementów funkcjonujących jako całość.
Nakłady – procesy transformacji – wyniki – sprzężenie zwrotne.
Systemy otwarte – systemy wchodzące w interakcje z otoczeniem.
Podsystemy –systemy w ramach szerszego systemu.
Entropia ...
Tika02