Kierowanie_zespolem_wyklad_4.doc

Kierowanie zespołem- wykład 4

20/12/2008

Komunikowanie jako podstawowe narzędzia oddziaływania uczestników organizacji na siebie.

Komunikowanie- warunkiem zarządzania organizacją i jej funkcjonowanie.

Jest elementarnym czynnikiem warunkującym sprawne działanie komunikacji.

1.       Ważniejsze narzędzia wpływu:

·         budowanie zespołu

·         delegowanie władzy

·         komunikowanie

·         style zarządzania

·         motywowanie i inspirowanie

·         rozwiązywanie konfliktów

·         dobór ludzi

·         kształtowanie kultury organizacyjnej

2.       istota komunikowania

dwustronny proces przekazywania informacji w formie symbolicznej poprzez odpowiednie kanały, między nadawcą i odbiorcą, dzięki czemu mogą oni nawiązywać kontakt ze sobą

proces organizacyjny między jej uczestnikami wiążący ze sobą jednostki organizacyjne firmy i firmę z otoczeniem

elementy procesu komunikowania

              Zakłócenia

nadawca                          odbiorca

              komunikaty

3.       Proces komunikowania obejmuje:

·         Podjęcie decyzji o przekazaniu informacji

·         Tworzenie i wybór systemu przekazu

·         Przekaz informacji

·         Interpretacja przekazu

·         Podjecie działań zgodnych z uzyskaną informacją

·         Sprzężenie zwrotne (wyjaśnienia, dodatkowe informacje, itp. )

4.       Dlaczego komunikowanie jest ważne?

·         Umożliwia oddziaływanie uczestników organizacji  na siebie w procesie wzajemnych interakcji

·         Warunkuje sprawne funkcjonowanie każdej grupy, organizacji…

·         Służy realizacji celów i zadań

·         Jest podstawowym narzędziem zarządzania zwłaszcza zasobami ludzkimi (motywowanie)

·         Umożliwia współpracę organizacji

·         Zapewnia integralność organizacji

·         Wzmacnia zaangażowanie pracowników

5.       Przedmiotem komunikowania są informacje (ich przepływ)

Powinny być:

·         Aktualne

·         Dokładne

·         Pełne

·         Pewne, wiarygodne

·         Zwięzłe

6.       Zakłócenia w procesie komunikowania- rodzaje szumów:

·         Fizyczne (np. hałas)

·         Fizjologiczne (np. zatłoczony pokój pracowników utrudnia koncentracje)s

·         Psychologiczne (emocje np. wrogość, strach)

·         Organizacyjne (np. duża liczba szczebli w strukturze organizacyjnej)

7.       Przyczyny zakłóceń komunikowania:

·         Związane z nadawcą: niewiarygodność, sprzeczne sygnały czy niespójne sygnały

·         Związane z odbiorcą: brak umiejętności słuchania, brak zainteresowania tematem, uprzedzenia, brak zaufania

·         Dynamika interpersonalna między nadawcą a odbiorcą: różnice językowe, percepcji, statusu, wykształcenia, władzy

·         Czynniki otoczenia: szumy (np. hałas), przeciążenia kanałów

8.       Typy (formy) komunikowania się:

·         Intrapersonalne- mowa wewnętrzna

·         Interpersonalne- wzajemna wymiana informacji między członkami organizacji

·         Grupowe- więcej niż 2 osoby

·         Publiczne- brak powiązania zwrotnego

9.       Sposoby komunikowania się:

·         Bezpośrednie i pośrednie

·         Formalne i nieformalne

·         Werbalne (ustne, pisane) i niewerbalne

·         Jednokierunkowe- wielokierunkowe

10.   Każde zachowanie czy działanie jest jednocześnie komunikowaniem

Znaczenia różnych sposobów komunikowania:

20% mowa (język, budowa zdań, dobór słów)

30% sposób wypowiedzi (intonacja, wysokość głosu, jego siła, tempo)

50% mowa ciała (mimika, gestykulacja, postawa, spojrzenie, wygląd)

11.   Mowa / język ciała

Parajęzyk- ton, siła głosu

Kinezyka- wyraz twarzy, mimika, kontakt wzrokowy, postawa, gesty

Przestrzeń indywidualna- jej sfery

Przedmioty którymi człowiek się otacza, ubiór, uczesanie

12.   Przykłady sposobów  przekazywania informacji ustnych:

·         Rozmowy bezpośrednie

·         Zebrania

·         Nieformalne spotkania

·         Imprezy firmowe

·         Konferencje

·         Infolinia dla pracowników

13.   Przykłady sposobów przekazywania informacji pisanych:

·         Imienna korespondencja (e-maile, listy)

·         Pisma ogólne

·         Regulaminy, instrukcje, opisy stanowisk

·         Poczta elektroniczna, intranet

·         Publikacje firmowe- gazety, kwartalniki

·         Gazetki ścienne

·         Katalogi, cenniki

·         Firmowe stronki WWW.

·         Inne np. skrzynka „twoje pomysły”

14.   Zasady skutecznego komunikowania:

·         Przygotowanie kontaktu  interpersonalnego

·         Nastawienie na odbiorcę

·         Pokonanie nieufności

·         Zapewnienie drożności kanałów informacyjnych

·         Zgodność słów i czynów

·         Uważne słuchanie

·         Regularność kontaktów

15.   Motywowanie

·         Jako kluczowy proces kształtowania zachowań ludzi. Czyli co robić aby pracownicy chętnie i efektywnie pracowali.

·         Prof. T. Kotarbiński- w motywowaniu chodzi o to, by człowiek robił ochoczo to, co robić musi, by tego co robić musi, nie robił tylko dlatego, że musi; być w robieniu tego co musi, znalazł upodobanie

16.   Czym jest nowoczesne motywowanie

·         To proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji  ich potrzeb, oczekiwać, celów, dla osiągnięcia celów organizacji (celów menedżera)

·         MOTYWACJA: ludzkie dążenie do realizacji określonych celów przez pełnienie ról organizacyjnych (wyznaczanie zadań)

Ważna jest zarówno treść tych dążeń (do czego dążą) jak i ich siła (czyli jak bardzo tego pragną) i jak wiele są skłonni zainwestować  i poświecić wysiłku i wyrzeczeń

17.   Aby skutecznie motywować menedżer powinien identyfikować predyspozycje, potrzeby, aspiracje pracowników które zmieniają się w czasie. A także wykorzystywać szerokie spektrum instrumentów  motywacyjnych (materialnych i niematerialnych) pozytywnych i negatywnych, tradycyjnych i nowoczesnych.

18.   Menedżer potrzebuje wiedzy dotyczącej:

·         Teorii potrzeb ( Maslowa, Herzberga)

·         Innych mechanizmów motywacyjnych tj:

ü      Teoria oczekiwań

ü      Teoria wzmocnień (modyfikacji zachwań)

ü      Poczucia sprawiedliwego traktowania (teoria X,Y Mc Gregora)

Teoria potrzeb Maslowa:

Potrzeby: