Instrukcja - frekwencja.doc

W pliku „Frekwencja” najpierw znajduje się tabelka „Frekwencja roczna”, a poniżej tabelka „Frekwencja miesięczna”.

TABELKA - FREKWENCJA MIESIĄCZNA

Tabelka przygotowana jest dla klasy 30 uczniów i 28 lekcji w tygodniu. Jeśli jest inna liczba uczniów lub ilość lekcji w tygodniu należy tabelkę zmodyfikować (kolorowe pola – są tam wpisane formuły, które trzeba zmienić)

Modyfikacja tabelki.

1. Dostosowujemy tabelkę do liczby uczniów w naszej klasie tzn. pozostawiamy liczby w zielonych polach w poszczególnych tygodniach do tej L.p., ilu jest uczniów w klasie, resztę liczb poniżej kasujemy.

2.      Modyfikacja rubryki Ob.

W każdej komórce (zielone pola) w poszczególnych tygodniach wpisana jest formuła np.: w komórce G49 = (28 – F 49)

28 - to liczba lekcji w tygodniu (zmieniamy wpisując zamiast liczby 28 taką liczbę lekcji jaką ma nasza klasa)

F49 - to adres komórki z rubryki Nb (zostawiamy bez zmian).

Modyfikujemy każdą komórkę rubryki Ob., zmieniając jedynie liczbę lekcji w tygodniu

lub

modyfikujemy komórkę: G49 – I tydzień, zmieniając tylko liczbę lekcji w tygodniu, resztę liczb kasujemy. Następnie po kliknięciu w komórkę G49 w prawym dolnym rogu pojawi się maleńki kwadracik. Klikamy na niego i trzymając lewym przyciskiem myszy przeciągamy do komórek poniżej.

Podobnie postępujemy w następnych tygodniach modyfikując tylko komórkę Ob. dla 1 ucznia.

Jak „działa” tabelka?

Zliczamy w dzienniku tygodniowe nieobecności i spóźnienia dla poszczególnych uczniów i wpisujemy
w białe pola do naszej tabelki. Resztę zrobi za nas Exel – policzy frekwencję miesięczną dla każdego ucznia oraz dla całej klasy (w małej tabelce obok, po wpisaniu danych wziętych z komórek: AE79
i AF79).

Uwaga!

Korzystając z tabelki „frekwencja miesięczna” musimy kontrolować ile tygodni ma dany miesiąc. Zostawiamy tylko tyle tygodni, ile ich jest w danym miesiącu (zazwyczaj 4), resztę musimy skasować tzn. liczby w kolorowych polach: komórki AA – tydzień 5 i ewentualnie komórki V – 4 tydzień -  rubryki Ob., by je ponownie wprowadzić w razie potrzeby w następnym miesiącu. Sprawdzamy także ilość lekcji w danym tygodniu i w razie potrzeby zmieniamy formułę w rubryce Ob. wpisując odpowiednią liczbę lekcji.Jest to trochę uciążliwe, ale w porównaniu ze żmudnymi obliczeniami na kalkulatorze…  Poza tym obliczoną frekwencję miesięczną (rubryka Razem) wykorzystamy do obliczenia frekwencji rocznej (tabelka powyżej) – oczywiście zrobi to za nas Excel.

Frekwencja roczna.

Z tabelki frekwencja miesięczna kopiujemy rubrykę Razem i wklejamy do tabelki „frekwencja roczna”
w następujący sposób:

Edycja → wklej specjalnie → wartości

Oczywiście kolejno miesiącami: wrzesień, październik, listopad, grudzień, styczeń.

W rubryce II okres (my i tak wiemy, że chodzi o I semestr) zliczana jest semestralna frekwencja dla każdego ucznia (w wierszach).

Po zakończeniu I semestru kopiujemy dane z rubryki II semestr i wklejamy (edycja → wklej specjalnie → wartości) do rubryki I semestr. Kasujemy dane (liczby w białych polach) z poszczególnych miesięcy
i w ten sposób mamy przygotowaną tabelkę na obliczanie frekwencji II okresu. Na zakończenie roku szkolnego mamy już obliczoną frekwencję z I i II semestru oraz roczną dla każdego ucznia oraz dla całej klasy (mała tabelka przy frekwencji miesięcznej).