4. Formalizacja- istota i cele.
· Każda organizacja dąży do utrzymania swojego samodzielnego bytu, podejmuje działania zmierzające do czasowego utrwalenia celów, struktury organizacyjnej i sposobów funkcjonowania. Proces nadawania cechy trwałości i wprowadzanie do instytucjonalizacji. Polega na utrwaleniu celów i struktury całości organizacyjnych poprzez tworzenie i sprowadzanie do nich wzorów działania.
· W tym procesie wykorzystuje się II wzorce: pamięciowy i zapisowy. Cele i struktura całości organizacyjnych utrwala się poprzez tworzenie i wprowadzenie do działań wzorców zapisowych- proces formalizacji.
· W opinii B. Wawrzyniaka do elementów organizacji, które najczęściej podlegają sformalizowaniu, zalicza się:
- cele instytucji;
-powiązanie organizacyjnej i systemu informacji;
-sposób wykonywania władzy;
-powiązanie organizacyjne miedzy instytucją, a obiektami jej otoczenia.
· Istotną rolę w procesie formalizacji odgrywają wzorce działania:
- Hipoteza: to część wzorca działania, która określa sytuację organizacyjną w jakiej może znaleźć się / bądź znajduje się działający podmiot;
- Dyspozycja: to część, która wskazuje sposób zachowania się, gdy działający znajduje się w sytuacji określonej przez hierarchię;
- Sankcja: to część, która oznacza środek lub zespół środków, które służą zapewnianiu wykonania określonych zadań sformalizowanych w hipotezie wzorca. Środki te mogą wystąpić w formie bodźców pozytywnych ( nagrody) lub negatywnych ( zagrożenie karą).
· Główne cele formalizacji to:
- zwiększenie przewidywalności zachowań ludzkich w skutek czego istnieje możliwość wzmocnienia skuteczności oddziaływań sterująco- regulacyjnych;
- zapewnienie ładu wewnętrznego poprzez skodyfikowanie podziału zadań i odpowiedzi między członków organizacji. Brak precyzyjnego podziału może prowadzić do powstania sporów kompetencyjnych lub tzw. obszarów niczyich ( białe plamy);
-zapewnienie pożądanego poziomu zgodności współdziałania poszczególnych składowych organizacji;
- zapewnianie pożądanego poziomu wyniku i sposobu działania poprzez narzucenie określonych procedur działania;
- zmniejszenie poczucia niepewności miejsca i roli człowieka w organizacji;
- umożliwianie wycenienia i ustalania wpływu poszczególnych składowych organizacji na jej funkcjonowanie.
5. Organizacja całkowita- elementy składowe.
· Z pkt. widzenia stosunków organizacyjnych i zachowań ludzkich w kontekście obowiązujących procesów formalizacyjnych.
Struktura organizacji całkowitej.
· Stosunki wewnątrzorganizacyjne: stosunki zachodzą między pracownikami organizacji wynikające z roli jaką ci pracownicy pełnią w tej organizacji ( zadania, uprawnienia, odpowiedzialność).
· Stosunki pozaorganizacyjne: stosunki zachodzące między pracownikami organizacji, nie wiążą się z rolą jaką ludzie pełnią w organizacji ( emocje, hobby).
· Organizacje formalne: wszystkie stosunki wynikające z ról jakie ludzie pełnią w tej organizacji wynikające z przepisów, procedur.
· Organizacje nieformalne: zachowanie ludzi w organizacji, które odchyla się od organizacji formalnej, nieprzestrzeganie przepisów i procedur ( działanie nieświadome, błędna interpretacja) problem kulturowy.
· Organizacja niesformalizowana: zachowanie pracowników z punktu technicznego można poddać procesowi formalizacji, luka swobody działań ludzi, np. liczenie kosztów, swoboda, samodzielność działań ludzkich.
· Organizacje pozaformalne ( stosunki emocjonalne): wg socjologów- grupy nieformalne ( emocje, cele grupowe), charakter patologiczny- klika ( szkodliwa dla firmy).
· Organizacja nie rzeczywista: fikcja organizacyjna, przepisy martwe, można je znaleźć, lecz nie stosujemy się do nich, zmiana przepisu.
· Organizacja rzeczywista: część przepisów obowiązujących, rzeczywiste stosunki, które obiektywnie są w firmie.
6. Mierniki stopnia sformalizowania.
· Mierniki służą do pomiaru rzeczywistego stopnia sformalizowania instytucji. Z uwagi na to, że stopień ten jest wynikiem nie tylko liczb, lecz również cech natury ilościowej i jakościowej.
· Do grupy mierników należy zaliczyć:
-liczbę obowiązujących aktów normatywnych;
-liczbę stron obowiązujących przepisów;
-częstotliwość wykonywania danego przepisu ( rok, miesiąc, dzień), jak często pracownik musi stosować się do przepisu;
-pracochłonność ( ile czasu zajmuje nam stosowanie się do danego przepisu);
-stopień szczegółowości przepisów, jak głęboko przepis ingeruje w zachowanie ludzkie;
-stopień rygorystyczności ( kategorystyczności) wynikający ze sposobu sformalizowania przepisu ( redakcji słownej przepisu, używanie pojęć typu: musi, może, powinien oraz zagrożeni sankcjami jego niewykonania bądź uchybień w jego wykonaniu.
7. Czynniki formalizacji
· W polskiej literaturze podmiotu znajdujemy próby wyodrębnienia czynników oraz funkcjonowania wielu hipotez określających zależności między tymi czynnikami a stopniem sformalizowania.
· IV podstawowe grupy czynników:
- rodzaj celu funkcjonowania organizacji;
-sposób zorganizowania instytucji rozpatrywany ze względu na sposób koordynacji oraz wykonywania władzy organizacji;
-ilość i jakość zasobów organizacji;
-kierunek i charakter oddziaływania otoczenia na funkcjonowanie instytucji.
8. Typy i formy struktur organizacyjnych, IV główne typy struktur:
- struktury typu klasycznego: o formie liniowej, funkcjonalnej ( Taylor), sztabowo liniowej w układzie poziomym i pionowym;
-struktury z uwagi na ich konfiguracje: struktury smukłe i płaskie;
- struktury typu zdecentralizowanego: o formie struktury dywizjonalnej (wielozakładowej) lub struktury holdingowej;
- struktury typu elastycznego: o formie zadaniowej, macierzowej, organicznej, hybrydowej.
MOTYWOWANIE
1. Cel i istota motywacji wyjaśnia definicja sformułowana przez J. Zieleniewskiego, która głosi, że motywacja to ,, stwarzanie warunków i stosowanie bodźców zmierzające do tego, aby podwładni wychowywali się zgodnie z wolą kierującego, zachowując przy tym poczucie samodzielnie podjętych decyzji”. Istota motywowania wyraża się w przekształceniu sytuacji podwładnych z motywacyjnie objętej sytuacja motywacyjną. Pojęcie sytuacji motywacyjnej nawiązuje do przyjętego w psychologii pojęcia bodźca, który rozumiany jest jako składnik sytuacji, którego stan lubi zmianę stanów, wpływa na działanie danego podmiotu.
· System motywacyjny powinien spełniać wiele celów, powinien pobudzić pracownika do:
ü Realizacji podstawowych zadań na poziomie akceptowanym przez organizację;
ü Dodatkowego wysiłku pozwalającego przekraczać zadania pod względem jakości;
ü Poszanowania tych wartości, które organizacja uznaje za cenne, a które tworzą jej zasoby kulturowe ( solidność wykonania, innowacyjności, dyscyplina pracy);
ü Rozwoju zawodowego i osobowego;
ü Podejmowanie trudniejszych i bardziej odpowiedzialnych ról w organizacji;
ü Integracja celów osobistych pracownika z celami firmy.
2. Przegląd teorii motywowania.
· W procesie ewolucji teorii motywacji ukształtowały się III podstawowe koncepcje, z których każda rozpatruje motywację w innym aspekcie:
I Teoria treści ( teoria potrzeb i motywów);
II Teoria procesu ( teoria oczekiwań);
III Teoria wzmocnienia ( teoria modyfikowania zachowań)
· U podłoża tych teorii leżą pojęcia potrzeb i motywów ludzkiego działania. Teoria ta podejmuję próbę udzielania odpowiedzi na pytanie w rodzaju zmuszania ludzi do działania, jakie potrzeby ludzkie próbują zaspokajać i jakimi motywami się kierują w ich realizacji ( co powoduje, że dana jednostka postępuje w określony sposób).
· Piramida potrzeb wg. Maslowa
· Model zachowań ludzkich wg M.D Richardsa i P.S Greenlawa.
Zachowanie obronne:
ü Racjonalizacja: próba odpowiedzi na pytanie ,, dlaczego nie udaje się nam rozwiązać problemu”, nie jesteśmy obiektywni i nie jesteśmy w stanie rozwiązać problemu;
ü Stłumienie: chcemy zapomnieć o potrzebie;
ü Atak: powody trudne do wyjaśnienia źródłem niepowodzenia jest otoczenie, wyładowujemy swoją frustrację na osobach niewinnych;
· TEORIA HERZBERGA
ü ...
avinion