W tym rozdziale:
Gromadzenie informacji
Otwieranie pliku projektu
Wprowadzanie informacji dotyczących projektu
Przegląd kalendarzy projektu
Wprowadzanie zadań
Dodawanie zadań składowych
Zapisywanie plików projektu
Praca nad konspektem projektu
Uzyskiwanie pomocy
Po zapoznaniu się z niektórymi pojęciami dotyczącymi zarządzania projektem oraz środowiskiem programu Microsoft Project można przystąpić do tworzenia pierwszego własnego harmonogramu. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek danych do harmonogramu tworzonego za pomocą programu Microsoft Project należy wcześniej zgromadzić istotne informacje o projekcie. Można wówczas otworzyć nowy plik i rozpocząć budowę zadań, tworząc prostą konstrukcję konspektu.
W tym rozdziale omówione zostaną początki budowy harmonogramu za pomocą programu Microsoft Projekt oraz sposób wykorzystywania różnorodnych możliwości pomocy programu. Na zakończenie rozdziału omówiony zostanie sposób zapisywania projektu.
Jak wynika z rozdziału 1., przed rozpoczęciem tworzenia harmonogramu projektu jego elementy muszą zostać uporządkowane. Po pierwsze, konieczne jest zrozumienie głównego celu i zakresu projektu, aby móc wyraźnie określić kroki prowadzące do jego realizacji. Dobrym początkiem jest wyznaczenie głównych kroków. Na tym etapie można nie zwracać uwagi na kolejność zadań. Wystarczy wyobrazić sobie najważniejsze obszary działania. Na przykład w projekcie organizacji dorocznego walnego zebrania akcjonariuszy firmy mogą się znaleźć następujące kroki:
· Rezerwacja pomieszczenia
· Opracowanie planu przemówień
· Ustawienie sprzętu audiowizualnego
· Zamówienie jedzenia
· Rozesłanie zaproszeń
· Rozesłanie raportów rocznych
W ostatnim punkcie pojawia się pytanie dotyczące zakresu: czy tworzenie raportów rocznych wchodzi w zakres projektu, czy po prostu zostaną one otrzymane z działu handlowego i rozesłane do akcjonariuszy przed zebraniem? W niektórych korporacjach osoba odpowiedzialna za organizację dorocznego zebrania odpowiada również za nadzór nad tworzeniem raportu rocznego. Na tym etapie planowania należy znać odpowiedzi na pytania o zakres i odpowiedzialność.
W omawianym przykładzie można założyć, że raport roczny zostanie opracowany przez inny wydział. Wówczas wystarczy się upewnić, że ktoś roześle jego kopie do wszystkich akcjonariuszy przed dorocznym zebraniem.
Po przygotowaniu listy zadań głównych należy podzielić je na zadania bardziej szczegółowe. Na przykład w punkcie „Zamówienie jedzenia” należy rozważyć, jak podzielić to zadanie. Jak szczegółowo? Oto jeden z możliwych podziałów:
1. Stworzenie budżetu.
2. Opracowanie menu.
3. Wybór dostawcy.
a) rozesłanie zapytań ofertowych,
b) otrzymanie kosztorysów,
c) przegląd ofert i wybór dostawcy.
4. Podpisanie umowy z dostawcą.
5. Potwierdzenie zamówienia na tydzień przed zebraniem.
Czy możliwe jest działanie bez podziału zadania „Wybór dostawcy”? Czy potrzeba więcej szczegółów w zadaniu „Stworzenie budżetu”? Decyzje te musi podjąć twórca projektu na podstawie wiedzy o swoim projekcie oraz obowiązujących procedurach. Oto kilka wskazówek, które należy jednak mieć na uwadze:
· Należy tworzyć zadania przypominające o najważniejszych działaniach, ale nie dzielić ich zbyt szczegółowo, bo pilnowanie harmonogramu może się stać pracą samą w sobie. Takie szczegóły umieszczamy w codziennych spisach czynności do wykonania.
· W projekcie należy umieszczać wyraźne punkty kontrolne. Na przykład punkt „Przegląd ofert i wybór dostawcy” w zadaniu „Wybór dostawcy” jest takim punktem kontrolnym, ponieważ oznacza moment, w którym należy podjąć ważną decyzję. Brak tej decyzji spowoduje upłynięcie nieprzekraczalnego terminu, co będzie miało wpływ na wykonanie następnych zadań. Tak więc umieszczanie tych znaczników może mieć decydujący wpływ na osiągnięcie sukcesu.
· W projekcie należy umieszczać zadania, o których kierownictwo będzie chciał być informowane, ponieważ do przedstawienia raportu o postępach zostanie użyty harmonogram Microsoft Project. Jeżeli szef będzie chciał zostać poinformowany o wysłaniu zamówienia do dostawcy zgodnie z procedurami nowego wydziału księgowości, należy umieścić takie zadanie, nawet jeśli się nie uważa tak drobnych szczegółów za istotne.
Mając już koncepcję zadań wchodzących w skład projektu, należy zastanowić się nad ich rozłożeniem w czasie. Czy można oczekiwać dwa tygodnie na oferty od ewentualnych dostawców? Nie, jeżeli do zebrania pozostały trzy tygodnie. Rozkład zadań w czasie można w przybliżeniu określić, budując wstępny harmonogram za pomocą programu Microsoft Project, wyznaczając czas realizacji poszczególnych zadań i sprawdzając, jak bardzo można zbliżyć się do nieprzekraczalnego terminu. Jeżeli zostanie on przekroczony, to można się nieco cofnąć i dopasować terminy wykonania poszczególnych zadań tak, aby harmonogram zapewniał terminową realizację projektu.
Ostrzeżenie
Osoba opracowująca projekt może być nakłaniana do skracania czasu realizacji poszczególnych zadań tak, aby zmieścić się w terminie, ale to może spowodować, że harmonogram będzie niewykonalny. Jakie jest wyjście z tej sytuacji? Do przekonania szefa o potrzebie większej ilości czasu, pieniędzy i zasobów dających możliwość realizacji projektu w terminie, należy wykorzystać harmonogram wstępny. Jeżeli przełożony chce, aby skrócić czas wykonania jakiegoś zadania i nie przekroczyć terminu, to istnieją wtedy podstawy, aby poprosić o większą pomoc.
We wczesnym stadium planowania należy zbierać wszelkie informacje potrzebne do oszacowania czasu wykonania poszczególnych zadań. Na przykład należy skontaktować się z dostawcami lub kontrahentami, aby podali terminy realizacji swoich zadań, które mają zostać umieszczone w harmonogramie. Jeżeli termin realizacji projektu jest zagrożony, to należy być ostrożnym. Program Microsoft Project pozwala jednak stwierdzić, czy wprowadzone w całym harmonogramie oszacowania czasu są prawdopodobne.
Przed przystąpieniem do budowy harmonogramu należy znać dostępne zasoby oraz ich koszty. Nie jest konieczna znajomość dokładnych nazw zasobów, ale należy wiedzieć, że na przykład projekt wymaga pracy trzech inżynierów z płacą 150 zł za godzinę oraz jednego spychacza z kosztem wynajmu 1500 zł dziennie.
Należy już w fazie planowania projektu określić te zasoby i przydzielić je do poszczególnych zadań oraz dowiedzieć się wszystkiego o ich dostępności: Czy niektóre będą dostępne tylko na pół etatu? Czy wszyscy inżynierowie wyjeżdżają w trzecim tygodniu sierpnia na konferencję? Rozpoczynając budowę projektu, należy wiedzieć wszystko, co tylko jest możliwe o zasobach, ich dostępności i kosztach.
Uwaga
Więcej informacji o określaniu zasobów i przydzielaniu ich do poszczególnych zadań znajduje się w rozdziale 5.
Przed wprowadzeniem do harmonogramu informacji o projekcie należy uświadomić sobie zależności występujące pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Czy jadłospis powinien być zatwierdzony przed dokonaniem zamówienia? Czy po wystąpieniu o zgodę na budowę wymagany jest trzytygodniowy okres oczekiwania przed jej rozpoczęciem? Jeżeli w projekcie mogą wystąpić tego typu zależności pomiędzy zadaniami, to wcześniejsze ich rozpoznanie pozwoli zaoszczędzić wielu kłopotów i zbudować bardziej realistyczny harmonogram.
Po zapoznaniu się z powyższymi uwagami dotyczącymi określania zadań, zasobów, zależności, a także ustalania terminów, można przystąpić do budowy harmonogramu. W menu Start systemu Windows wskaźnik myszki należy naprowadzić na pole Programy i wybrać Microsoft Project. Po uruchomieniu programu można przystąpić do tworzenia konspektu zadań.
Przy pierwszym uruchomieniu programu Microsoft Project w prawym dolnym rogu ekranu pojawia się okno powitalne pomocy. Osoba budująca pierwszy swój projekt może obejrzeć mapę programu, którą przedstawia rysunek 3.1. Ilustruje ona porządek logiczny, według którego można budować harmonogram. W oknie tym można wybrać wiele tematów pomocy dotyczących zarządzania projektem i planowania.
Rysunek 3.1. Kliknięcie łączy znajdujących się po lewej stronie okna pozwala dowiedzieć się więcej o budowaniu projektu za pomocą programu Microsoft Project
Po zamknięciu okna powitalnego (lub okna pomocy) na ekranie widoczny jest pusty harmonogram. Na początku pracy nad harmonogramem dostępne są trzy opcje:
· Otwarcie istniejącego pliku przez wybór z menu Plik polecenia Otwórz.
· Utworzenie nowego pliku przez wybór z menu Plik polecenia Nowy. Ukazuje się wtedy nowe okno dialogowe, z którego można wybrać szablon projektu lub pusty projekt. Po kliknięciu przycisku OK program tworzy nowy plik i otwiera okno dialogowe Informacje o projekcie.
Nowość
Program Microsoft Project 2000 umożliwia budowę projektów w oparciu o szablony. Zawierają one standardowe informacje pomagające szybciej rozpocząć budowę harmonogramu. Zamiast wprowadzać nowe zadania wystarczy modyfikować zadania standardowe. Po wybraniu z menu Plik polecenia Nowy, a następnie zakładki Szablony projektów program wyświetla wybór dostępnych szablonów.
· Budowę nowego projektu można również rozpocząć, używając pustego harmonogramu, który program otwiera bezpośrednio po uruchomieniu.
Gdy ekran przedstawia pusty harmonogram, można rozpocząć budowanie projektu, wybierając z menu Projekt polecenie Informacje o projekcie. Wówczas program wyświetla okno dialogowe przedstawione na rysunku 3.2.
Rysunek 3.2. Okno dialogowe Informacje o projekcie jest oknem początkowym wszystkich tworzonych projektów
Wskazówka
Okno Informacje o projekcie program wyświetla zawsze przy rozpoczynaniu nowego projektu.
W oknie Informacje o projekcie można wpisać siedem informacji:
· Data rozpoczęcia. Wszystkie zadania zaczynają się od tej daty, dopóki nie zostaną określone ich terminarze lub współzależności pomiędzy nimi.
· Data zakończenia. Jeżeli znany jest termin zakończenia projektu, to tutaj powinna zostać wprowadzona ustalona data. Następnie można tworzyć harmonogram, cofając się krok po kroku aż do zaplanowania całego projektu. Aby korzystać z tej opcji, konieczna jest zmiana ustawienia w polu Harmonogram od.
· Harmonogram od. Dzięki ustawieniu w tym polu daty zakończenia projektu możliwa jest budowa harmonogramu od daty zakończenia do początku. Można również budować harmonogram, zaczynając od daty rozpoczęcia, akceptując domyślne ustawienie tego pola.
· Data bieżąca. W programie wykorzystuje się zegar komputera, wpisując domyślną wartość tego pola. Jeżeli zachodzi potrzeba, można ustawić w tym polu inną datę. Może to być przydatne do tworzenia raportów dostarczających informacji o projekcie w danym czasie, lub do cofnięcia się i śledzenia projektu od daty wcześniejszej.
· Data stanu. W polu tym wykonywane są obliczenia wartości wypracowanej oraz określana jest data ukończenia w oknie dialogowym Aktualizowanie projektu. Data stanu umożliwia również tworzenie przez program wykresów postępów projektu. Pozostawienie w tym polu domyślnego słowa Brak powoduje wpisanie do niego przez program daty bieżącej, zgodnej z zegarem i kalendarzem komputera.
· Kalendarz. Możliwy jest wybór kalendarza, według którego budowany jest harmonogram. Ustawieniem domyślnym jest kalendarz standardowy, z ośmiogodzinnym dniem pracy i pięcioma dniami roboczymi w tygodniu.
W programie Microsoft Project 2000 poza określaniem priorytetów poszczególnych zadań możliwe jest również określanie priorytetów różnych projektów.
· Priorytet. W polu tym można ustawić poziom priorytetu projektu jako wartość z przedziału od 1 do 1000. Poziom priorytetu projektu ma znaczenie, gdy wykorzystywane są zasoby wspólne dla wielu projektów. Określenie priorytetu umożliwia lepszą kontrolę nad modyfikacją zadań podczas bilansowania zasobów w sytuacji, gdy są one wykorzystywane przez wiele projektów.
Konieczne jest określenie jednej z dat: rozpoczęcia lub zakończenia, ale nie obu. W zależności od wyboru dokonanego w polu Harmonogram od, możliwe będzie wpisanie tylko jednej z nich. Wprowadzenie jej jest możliwe po kliknięciu strzałki skierowanej w dół, znajdującej się obok okna tekstowego (jeżeli ustawienie pola Harmonogram od nie umożliwia takiego wyboru, to strzałka ta nie jest widoczna). Odpowiednią datę można wybrać z kalendarza, który pokazany jest na rysunku 3.3.
Rysunek 3.3. Za pomocą strzałek znajdujących się w górnej części kalendarza można wybrać inny miesiąc
Jeżeli podjęto decyzję o budowaniu harmonogramu od daty zakończenia, to program Microsoft Project nie będzie mógł używać narzędzi takich jak bilansowanie zasobów do rozwiązywania konfliktów harmonogramu.
W trakcie planowania można zmieniać datę rozpoczęcia projektu wpisaną w odpowiednie pole, co umożliwia wypróbowanie różnych jego wariantów. Jeżeli zadania budowane są od daty rozpoczęcia, to program Microsoft Project wskazuje datę zakończenia zależną od czasu trwania poszczególnych zadań oraz ich wzajemnych powiązań czasowych. Jeżeli ogólne ramy czasowe są odpowiednio określone, to można ustalić datę rozpoczęcia realizacji projektu.
Jeżeli realizacja projektu została rozpoczęta wcześniej, można ustawić datę rozpoczęcia na wcześniejszą, aby odzwierciedlała stan rzeczywisty. Zadania na wykresie Gantta pokazane są wtedy jako zdarzenia sprzed daty bieżącej.
Znając datę, przed którą coś musi zostać ukończone (na przykład w projekcie dorocznego zebrania lub przyjęcia na Boże Narodzenie, które musi się odbyć 25 grudnia), harmonogram można budować wstecz, od daty zakończenia. Wtedy program Microsoft Project buduje zadania cofając się w czasie. Może się wówczas zdarzyć, że program Microsoft Project określi datę rozpoczęcia o trzy tygodnie wcześniejszą od bieżącej. W takim przypadku konieczne jest powiększenie dostępnych zasobów, aby praca została wykonana szybciej, lub zredukowanie zakresu projektu.
Techniki, których można użyć do rozwiązywania problemów w harmonogramie lub w zasobach, opisane są w rozdziałach 9. i 10.
W początkowej fazie budowania harmonogramu domyślne ustawienia daty bieżącej i stanu są zwykle akceptowane. Dopiero w trakcie realizacji projektu zmiany tych ustawień domyślnych wpływają na śledzenie projektu oraz materiały generowane w raportach.
Na początku można zostawić wszystkie ustawienia domyślne (takie jak budowa harmonogramu od początku, data bieżąca jako początek projektu oraz budowa projektu w oparciu o kalendarz standardowy). Po wpisaniu tych danych można kliknąć OK, aby zamknąć okno informacyjne programu.
Okno dialogowe Informacje o projekcie daje możliwość ustawienia podstawowych parametrów czasowych projektu. Parametry te oraz informacje dotyczące każdego zadania, które należy wprowadzić, oparte są na kalendarzu bazowym. Możliwe jest utworzenie kalendarza bazowego obowiązującego dowolną grupę zasobów projektu. Na przykład, jeżeli dzień pracy robotników w fabryce trwa 9 godzin (od 6:00 do 15:00), a pracowników biurowych 8 godzin (od 9:00 do 17:00), to można stworzyć dwa kalendarze bazowe. Po stworzeniu przedziału w postaci jednego dnia roboczego pracownika umysłowego, program Microsoft Project traktuje ten dzień jako 8-godzinny. W oknie dialogowym Informacje o projekcie należy określić, jaki kalendarz powinien być używany do większości prac, zwykły 24-godzinny czy uwzględniający zmianę nocną.
W programie Microsoft Project 2000 możliwe jest również ustalenie kalendarzy zadań.
Program obsługuje też kalendarze zasobów i zadań, w których możliwe jest określenie wyjątków od kalendarza bazowego dla konkretnych zasobów lub zadań, których godziny pracy są inne niż pozostałych.
Więcej informacji o kalendarzach zadań znajduje się w rozdziale 4, a o kalendarzach zasobów w rozdziale 5.
Niektóre z opcji będących podstawą kalendarza bazowego program ustawia na wartości domyślne (również kalendarza projektu). Na przykład ustawieniem domyślnym jest tydzień pracy składający się z 5 dni lub 40 godzin. Program używa takiego kalendarza zasobów, dopóki ustawienie to nie zostanie zmienione. Ustawienia domyślne można przeglądać i, jeżeli to potrzebne, zmieniać w oknie dialogowym Opcje.
Kalendarz domyślny można dostosować do własnego harmonogramu pracy, wybierając z menu Narzędzia polecenie Opcje. W oknie dialogowym Opcje należy wybrać zakładkę Kalendarz (patrz rys. 3.4).
Rysunek 3.4. Przeglądając ustawienia kalendarza na zakładce Kalendarz okna dialogowego Opcje, można upewnić się, że program Microsoft Project właściwie zastosował wprowadzone informacje (na przykład o czasie realizacji zadania)
Wszelkie dokonane w ten sposób zmiany dotyczą tylko opracowywanego harmonogramu. Aby zostały one zastosowane we wszystkich harmonogramach, należy kliknąć przycisk Ustaw jako domyślne na zakładce Kalendarz.
Jako dzień początkowy tygodnia pracy można wyznaczyć dowolny dzień tygodnia. Na przykład, prowadząc restaurację, która jest zamknięta w niedziele i poniedziałki, można określić tydzień pracy od wtorku do soboty. W takim przypadku pole określające dzień początkowy tygodnia należy ustawić na wtorek.
W firmach używających innego kalendarza finansowego niż zwykły (od stycznia do grudnia), należy ustawić pole opcji początku roku finansowego. Ustawienie to jest szczególnie użyteczne, jeżeli zachodzi potrzeba tworzenia raportów przedstawiających koszty w jednym kwartale lub roku finansowym.
Pięć pozostałych ustawień na zakładce Kalendarz okna dialogowego Opcje umożliwia określenie konkretnej godziny początku i końca każdego dnia, liczby godzin dnia i tygodnia oraz liczby dni w miesiącu. Na przykład możliwe jest ustawienie początku dnia roboczego na godzinę 9:00, a końca na 18:00, określenie 9-godzinnego dnia pracy (bez przerwy na lunch), uzyskując w ten sposób 45-godzinny tygodzień pracy.
Standardowy kalendarz może nie zawsze i nie we wszystkich warunkach pasować do realizowanego projektu. Może okazać się, że wszyscy członkowie danej grupy zasobów pracują według tego samego kalendarza, który jednak różni się od standardowego. Dla takiej grupy zasobów można utworzyć specjalny kalendarz.
W programie Microsoft Project 2000 możliwe jest przypisywanie kalendarzy do zadań.
Przy prowadzeniu drukarni każdy z naszych projektów wymaga użycia prasy drukarskiej, która wymaga cotygodniowego, dwugodzinnego czyszczenia i konserwacji, np. w każdy czwartek po południu. Aby mieć pewność, że w każdym projekcie dotyczącym drukowania zostanie uwzględniony wymóg obsługi prasy drukarskiej, należy stworzyć kalendarz o nazwie np. „Prasa”, zawierający konieczność jej wyłączenia na czas czyszczenia i konserwacji. Można wówczas przypisać ten kalendarz do zadania „Konserwacja prasy”, uwzględnianego w każdym projekcie.
Kalendarzy można używać do zarządzania harmonogramami zadań; można również modyfikować kalendarze zasobów w celu zaznaczania czasu, w którym nie są one dostępne. W rozdziale 4. szerzej omówione są kalendarze zadań, a w rozdziale 5. kalendarze zasobów.
Nowy kalendarz można stworzyć w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy po wybraniu z menu Narzędzia polecenia Zmień czas pracy, które otwiera okno dialogowe Zmienianie czasu pracy pokazane na rysunku 3.5.
Rysunek 3.5. Zgodnie z ustawieniem domyślnym w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy program Microsoft Project wyświetla ustawienia kalendarza standardowego
Jeżeli stworzone zostały inne kalendarze, to ich listę rozwijaną można obejrzeć w oknie tekstowym Dla w górnej części okna dialogowego. Własny kalendarz można stworzyć w oknie dialogowym Tworzenie nowego kalendarza bazowego (rysunek 3.6), które otwierane jest po kliknięciu przycisku Nowy.
Rysunek 3.6. W oknie dialogowym Tworzenie nowego kalendarza bazowego można skopiować istniejący kalendarz albo stworzyć nowy kalendarz standardowy
Możliwe jest stworzenie własnego kalendarza, wzorowanego na istniejącym. Należy wybrać kalendarz istniejący z listy rozwijanej w oknie Utwórz kopię kalendarza po zaznaczeniu tej opcji, a następnie zmienić nazwę nowego kalendarza w oknie Nazwa.
Zgodnie z ustawieniem domyślnym po kliknięciu przycisku Nowy program Microsoft Project proponuje kopiowanie oglądanego kalendarza. Zazwyczaj lepiej jest kopiować kalendarz standardowy niż modyfikować go, ponieważ dzięki temu będzie on w razie potrzeby zawsze dostępny w niezmienionej postaci.
Po kliknięciu przycisku OK i stworzeniu nowego kalendarza można go zmieniać w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy. Aby zmienić godziny pracy tylko w konkretnym dniu, należy upewnić się, że w oknie Dla wyświetlana jest nazwa właściwego kalendarza; jeżeli nie, to należy wybrać właściwy kalendarz i dokonać w nim zmian. Legen...
haryhamster