W tej części:
Rozdział 6. Podstawowe informacje o widokach
Rozdział 7. Korzystanie z widoków w pracy
Rozdział 8. Modyfikowanie postaci projektu
Rozdział 9. Rozwiązywanie problemów w harmonogramie
Rozdział 10. Rozwiązywanie problemów z zasobami
W tym rozdziale:
Czym jest widok.
Dostępne widoki.
Opis wskaźników.
Przeglądanie widoków.
Drukowanie projektu.
Widoki w programie Microsoft Project pozwalają na dostęp do informacji, ich organizowanie i sprawdzanie. Żeby lepiej zrozumieć potrzebę korzystania z różnych widoków, można posłużyć się pewną analogią. Projekt można porównać do małej firmy, w której różne osoby zajmują się różnymi aspektami działalności. Dział księgowości trzyma pieczę nad kosztami w firmie, kierownik pilnuje terminów i dba o zaopatrzenie w sprzęt, aby praca mogła być wykonana. Dział kadr troszczy się o zasoby ludzkie — ich płace, godziny pracy, premie itd.
Osoba odpowiedzialna za projekt prawdopodobnie będzie musiała w trakcie jego realizacji zajmować się tym wszystkim, a nawet robić jeszcze więcej. Program Microsoft Project umożliwia spojrzenie na wykonywane prace z różnych perspektyw, dzięki możliwości zmiany widoku w programie. Każdy z nich pozwala skoncentrować się na wybranym aspekcie realizowanego projektu.
Program udostępnia różne widoki, w tym rozdziale zostaną omówione podstawowe informacje o widokach zdefiniowanych w programie, a w rozdziale następnym —metody, których można użyć w celu dopasowania widoku do własnych potrzeb.
Widok to sposób patrzenia na projekt. Różne widoki pozwalają ogarnąć różne aspekty projektu. Program dozwala na korzystanie z trzech opisanych poniżej rodzajów widoków, które zazwyczaj występują w różnych kombinacjach:
· Widoki w postaci wykresów. Przedstawiają informacje w postaci graficznej. Widok Wykres Gantta, który został przedstawiony wcześniej, jest przykładem takiego widoku.
· Widoki w postaci arkuszy. Przedstawiają informacje w rzędach i kolumnach, podobnie jak programy kalkulacyjne. Widok Arkusz zadań i Arkusz zasobów to przykłady tego typu widoków; każdy rząd w arkuszu zawiera wszystkie informacje o pojedynczym zadaniu lub zasobie w projekcie, a każda kolumna określa pole, w jakim są przechowywane informacje o zadaniu czy zasobie.
· Formularze. Przedstawiają informacje w postaci podobnej do formularza. W rozdziale 4. pojawił się już widok Formularz zadania — formularz przedstawiający informacje o pojedynczej pozycji (zadaniu) projektu.
Wskazówka
W wielu widokach dostępne jest menu skrótów. Aby je zobaczyć, należy kliknąć dwukrotnie wybrany widok prawym przyciskiem myszki.
Poniżej zamieszczamy listę zdefiniowanych widoków znajdujących się w programie:
· Alokacja zasobów
· Arkusz wprowadzania danych (PERT)
· Arkusz zadań
· Arkusz zasobów
· Diagram relacji
· Diagram sieciowy
· Formularz nazwy zadania
· Formularz nazwy zasobu
· Formularz szczegółów zadań
· Formularz zadania
· Formularz zasobu
· Kalendarz
· Obciążenie zadaniami
· Obciążenie zasobów
· Opisowy diagram sieciowy
· Rzutowanie dat punktów kontrolnych
· Rzutowanie pasków
· Rzutowanie punktów kontrolnych
· Wprowadzanie zadań
· Wykres Gantta
· Wykres Gantta — bilans.
· Wykres Gantta — przypadek oczekiwany (PERT)
· Wykres Gantta — przypadek optymistyczny (PERT)
· Wykres Gantta — przypadek pesymistyczny (PERT)
· Wykres Gantta — szczegóły
· Wykres Gantta — śledzenie
· Wykres zasobów
Uwaga
Widoki PERT nie pojawiają się od razu w oknie Więcej widoków, pojawiają się dopiero po przynajmniej jednorazowym skorzystaniu z nich.
Można modyfikować widoki zdefiniowane, zmieniając widoki wyświetlane na ekranie. Można również tworzyć własne widoki. W dwóch poniższych podrozdziałach opisano typowe metody manipulowania widokami:
· Przełączanie tabeli w widokach zawierających tabele.
· Dołączanie lub zmiana szczegółów pojawiających się w widokach zawierających część Szczegóły.
Można również wykorzystywać widok łączony, w którym w jednym polu okna widać jedną postać widoku, a w drugim polu — drugą. Więcej informacji o tworzeniu własnych widoków można znaleźć w rozdziale 7.
Jeżeli w widoku znajduje się tabela, za pomocą przycisku Wybierz wszystkie (znajdującego się w lewym górnym rogu tabeli w widoku) można szybko przełączać widoki. Klikając dwa razy przycisk Wybierz wszystkie, otwiera się menu pokazane na rys. 6.1.
Przycisk Wybierz wszystkie
Rysunek 6.1. Można zmieniać tabele, dwukrotnie klikając prawym przyciskiem myszki przycisk Wybierz wszystkie i wybierając tabelę z menu
Program wyświetla różne pozycje w menu, w zależności od wyświetlanego aktualnie widoku.
Aby otworzyć okno dialogowe Więcej tabel w celu wyświetlenia wszystkich tabel dostępnych w programie, należy z menu wybrać Więcej tabel (patrz rys. 6.2).
Rysunek 6.2. Okno dialogowe Więcej tabel zawiera tabele, jakie można oglądać w widoku Obciążenie zadaniami
Tabele PERT nie pojawią się w oknie Więcej tabel, dopóki nie wyświetlimy widoków PERT. Więcej o widokach PERT w dalszej części rozdziału.
Można również modyfikować informacje pojawiające się w części Szczegóły każdego widoku, który wyświetla taką część (np. widok Obciążenie zadaniami). Należy wybrać dowolną pozycję z listy pojawiającej się po wybraniu Szczegóły z menu Format (patrz rys. 6.3).
Rysunek 6.3. Można zmieniać informacje pojawiające się w części Szczegóły widoku, wybierając pozycję z listy
Po dokonaniu wyboru w menu Szczegóły program dodaje wiersze do tej części. Aby usunąć wiersz, należy z menu Format wybrać Szczegóły i wybrać pozycję do usunięcia.
Można również skorzystać z okna dialogowego Style szczegółów (z menu Format należy wybrać Style szczegółów) w celu dodania informacji do części Szczegóły, jak na rys. 6.4.
Rysunek 6.4. Okno dialogowe Style szczegółów pozwala na umieszczenie dodatkowych informacji w części Szczegóły
Wskaźniki to ikony pojawiające się w widokach tabel w kolumnie Wskaźniki, znajdującej się na prawo od kolumny Id. Wskaźniki dostarczają dodatkowych informacji o wierszach, w których się pojawiają. Jeżeli do zasobu dodamy jakieś uwagi, pojawią się one w tym polu.
Więcej informacji o dodawaniu uwag do zasobu znajduje się w rozdziale 5.
Różne ikony symbolizują różne wskaźniki, co opisano poniżej.
Po wybraniu wskaźnika za pomocą myszki program informuje, co oznacza wybrany wskaźnik lub wyświetla dodatkowe informacje o szczegółach.
· Wskaźniki ograniczeń. Określają rodzaj ograniczenia nałożonego na zadanie. Zadania mogą mieć ograniczenia elastyczne — np. Zakończ nie później niż dla zadań, których harmonogram jest określany datą zakończenia, lub sztywne — np. Musi rozpocząć się — w wypadku zadań, których harmonogram jest określany datą rozpoczęcia. Wskaźniki ograniczeń informują również o tym, że zadanie nie zostało wykonane w czasie określonym przez ograniczenie.
· Wskaźniki typu zadania. Określają różne parametry zadania, np. czy zadanie jest zadaniem cyklicznym lub czy zadanie jest już zakończone. Podają również status projektu włączonego w zadanie.
Więcej informacji o projektach włączonych znajduje się w rozdziale 17.
· Wskaźniki grupy roboczej. Dostarczają informacji o zadaniu i jego zasobach. Wskaźnik grupy roboczej może na przykład zawierać informację, że przydział dla zadania istnieje, ale zasób jeszcze go nie potwierdził.
· Wskaźniki rozkładu. Określają rodzaj rozkładu wykorzystanego do podziału pracy przydzielonej zasobom.
Więcej informacji o rozkładzie znajduje się w rozdziale 10.
· Wskaźniki różne. Określają takie kwestie jak na przykład stworzone przez użytkownika hiperłącza, kalendarz zadania lub zasób wymagający bilansowania.
Użytkownik może mieć trudności z podjęciem decyzji, którego z 27 widoków programu, lub (oraz) dodatkowych własnych, powinien używać. Jednak po zapoznaniu się z właściwościami programu i sposobem realizacji własnych koncepcji zarządzania projektem łatwiej będzie dokonać wyboru widoku, korzystając z jego nazwy. Pasek widoków przedstawia osiem najczęściej używanych widoków.
Przy pierwszym otworzeniu okna Widok, widoczna jest w nim lista tylko 23 widoków. Widoki PERT pojawią w oknie dopiero wtedy, gdy zostaną przynajmniej raz użyte.
Poniższa część opisuje sposób, w jaki widoki pozwalają śledzić różne aspekty projektu. Należy zwrócić uwagę na bogactwo dostępnych szczegółów opisujących projekt.
Aby wyświetlić któryś z widoków, należy wybrać go z paska Widoki lub kliknąć prawym przyciskiem myszki pasek widoków i wybrać Więcej widoków w celu dokonania wyboru z okna dialogowego.
Na samej górze paska widoków znajduje się widok Kalendarz, przedstawiony na rys. 6.5. Znajomy układ kalendarza ułatwia korzystanie z niego; „data bieżąca” jest otoczona czarną ramką. Przy korzystaniu z kalendarza w jego układzie miesięcznym czas trwania zadania przedstawiony jest za pomocą paska przecinającego pola dni lub tygodni. Dni wolne od pracy są zakreskowane i, chociaż pasek zadania może przebiegać przez takie dni — jak np. sobota czy niedziela, w te nie realizuje się zadań. Należy pamiętać, że każdy projekt ma swój własny kalendarz (nie mylić z widokiem Kalendarz), który pozwala programowi w odpowiedni sposób traktować zmiany w kalendarzu 24-godzinnym, weekendy i dni wolne od pracy w trakcie realizacji projektu.
Rysunek 6.5. Widok Kalendarz przedstawia dobrze znany i łatwy do odczytu układ
Widok przydaje się przy wprowadzaniu prostych projektów i do sprawdzania, co należy zrobić danego dnia. Można zmieniać prezentowany miesiąc, korzystając z dużych przycisków ze strzałkami w prawym rogu obok nazwy bieżącego miesiąca. W zależności od rozdzielczości ekranu można uzyskać nieco większy zakres prezentowanego okresu niż tylko miesiąc. Należy skorzystać z narzędzia Pomniejsz znajdującego się w standardowym pasku narzędzi. Powoduje ono skurczenie się kalendarza pozwalające na prezentację półtora miesiąca harmonogramu.
W celu zmiany widoku Kalendarz — np. aby zakreskować dni robocze, a pola dni wolnych od pracy pozostawić czyste, należy dwukrotnie kliknąć dowolne miejsce w kalendarzu, otwierając w ten sposób okno dialogowe Skala czasu, a następnie zmienić odpowiednie ustawienia.
Wykres Gantta — szczegóły przedstawia listę zadań i informacji o nich, a także wykres prezentujący zapas czasu i poślizg w postaci wąskich pasków pomiędzy zadaniami (patrz rys. 6.6). Widok należy wybrać z okna dialogowego Więcej widoków z menu Widok.
Rysunek 6.6. Widok Wykres Gantta — szczegóły
slack - czas opóźnienia
Slippage - poślizg
Wąski pasek po prawej stronie drugiego zadania przedstawia zapas czasu pomiędzy drugim a trzecim zadaniem, pojawia się też liczba dni. Zapas czasu pozwala na pewną elastyczność w harmonogramie. W wypadku gdyby istniał poślizg pomiędzy pierwszym i drugim zadaniem, taki sam pasek pojawiłby się po lewej stronie zadania drugiego. Poślizg występuje, gdy po początkowym zapisaniu planu bazowego projektu zadanie zostało rozpoczęte, ale niekoniecznie zakończone, a data zakończenia zadania przypada później niż określona w planie bazowym.
Ten widok jest najbardziej przydatny do oceny zapasu czasu i poślizgu. Tabelą domyślną w tym widoku wykresu Gantta jest Opóźnienie. Aby zmienić wyświetlaną tabelę, należy skorzystać z poprzednio omówionej metody.
Istnieje możliwość wprowadzenia formularza szczegółów zadań w dolnej części widoku wykresu Gantta, co pozwala na bliższe przyjrzenie się zadaniom kojarzonym z zapasem czasu czy poślizgiem. Aby to zrobić, należy z menu Okno wybrać Podziel, lub skorzystać z paska podziału.
Można stworzyć i zapisać w celu późniejszego wykorzystania widok łączony, przedstawiający w górnym polu widok Wykres Gantta — szczegóły, a w dolnym Formularz szczegółów zadań. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale 7.
Rozdział 2. szczegółowo omawia widok Wykres Gantta (patrz rys. 6.7). Bardzo ułatwia on tworzenie projektu, łączenie zadań w celu stworzenia współzależności opartej na kolejności ich wykonania, przeglądanie postępów projektu w trakcie jego realizacji, a także graficzne przedstawienie danych o zadaniach. Udostępnia równocześnie informacje o szczegółach.
Rysunek 6.7. Widok Wykres Gantta
Widok Wykres Gantta — bilans. (przedstawiony na rys. 6.8) przede wszystkim przedstawia opóźnienia zadań, prezentując zadania opóźnione w formie graficznej, a także dostarczając informacji o szczegółach zadań. Wykres przedstawia stan przed bilansowaniem i po nim. Tabelą domyślną wykresu Gantta — bilansu jest tabela Opóźnienie, ale można zmienić ją, korzystając z poprzednio omówionej metody. Wykres może służyć do wprowadzania lub usuwania danych o opóźnieniach i do przeglądania efektów tych zmian.
Rysunek 6.8. Widok Wykres Gantta — bilans
Leveling delay days - Dni opóźnienia bilansowania
Task before leveling - Zadanie przed bilansowaniem
Leveling delay line - Linia opóźnienia bilansowania
Task after leveling - Zadanie po zbilansowaniu
Bilansowanie to proces rozwiązywania konfliktów lub nadmiernej alokacji w zasobach przez opóźnianie lub dzielenie określonych zadań. Więcej informacji o bilansowaniu znajduje się w rozdziale 10.
Na powyższym wykresie widać jedno zadanie prezentujące opóźnienie bilansujące. Pasek po lewej stronie zadania przedstawia czas opóźnienia, a tabela — ilość dni opóźnienia bilansowanych zadań.
Wykres Gantta — śledzenie również bazuje na widoku Wykres Gantta i pozwala w bardzo dogodny sposób ocenić postępy realizacji pojedynczych zadań i całego projektu. Za jego pomocą można określić, na ile realizacja projektu odbiega od zakładanej początkowo i w jaki sposób zmodyfikować plany, aby poradzić sobie z opóźnieniem. Jeżeli z kolei (co może się teoretycznie wydarzyć) projekt będzie realizowany w szybszym tempie niż zakładano, na wykresie zobaczymy czas zaoszczędzony.
Rysunek 6.9 przedstawia standardowy wykres Gantta projektu w trakcie jego realizacji. Postępy w zadaniach są prezentowane w postaci czarnego paska umieszczonego wewnątrz bazowego paska zadań. Zadania uzależnione od zakończenia innych zadań zostały usunięte, aby przedstawić wszystkie opóźnienia w pracach aktualnie wykonywanych.
Rysunek 6.9. Standardowy widok Wykres Gantta przedstawia aktualny stan rzeczywisty terminarza robót w oparciu o prace wykonane.
Rysunek 6.10 z kolei przedstawia ten sam harmonogram w widoku Wykres Gantta — śledzenie. W części zawierającej tabelę znajdują się kolumny pozwalające na łatwe porównanie działalności zaplanowanej z wykonaną. Na wykresie każde zadanie jest oznaczone dwoma paskami. Dolny pasek przedstawia ustalenia według planu bazowego, a górny rozciąga się od planowanej daty rozpoczęcia do planowanej daty zakończenia, jeżeli zadanie jeszcze nie zostało zaczęte. Jeżeli zadanie jest już rozpoczęte, tzn. wykonana została w jego zakresie już jakaś praca, pasek górny przedstawia rzeczywiste informacje, a dolny informacje planu bazowego. Po zakończeniu zadania górny pasek przyjmuje barwę intensywną; kreskowanie w górnym pasku oznacza zadanie jeszcze nierozpoczęte lub w tr...
haryhamster