ewidencja.doc

Ewidencja Vat

Ewidencja - wykaz, spis dotyczący np. zatrudnienia czy obrotów. W przedsiębiorstwach najczęściej występującą formą ewidencji jest ewidencja przychodów (sprzedaży) prowadzona w celu ustalenia wysokości podatku dochodowego czy ewidencje sprzedaży i zakupu prowadzone w celu ustalenia wysokości obciążeń z tytułu podatku od towarów i usług. Ewidencja jest wykazem ilościowym, wartościowym lub asortymentowym.

Ewidencja VAT musi jednak zawierać dane niezbędne do określenia:

·         przedmiotu i podstawy opodatkowania;

·         wysokość podatku należnego;

·         kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego;

·         kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu;

·         inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a także

·         kwoty podatku naliczonego przy częściowym odliczeniu podatku VAT.

Zobowiązani do prowadzenia ewidencji są:

ü      Podatnicy opodatkowani na zasadach ogólnych, którzy powierzyli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów do biura rachunkowego, nie ewidencjonujący obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a także podatnicy korzystający z możliwości przewidzianej w par. 30 rozporządzenia o PKPiR.

ü      Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nie udokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

ü      Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w ustawie o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Kasa Fiskalna

Fiskalizacja kasy - Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
Kasa rejestrująca - Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego.
Numer unikatowy kasy - Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Moduł fiskalny kasy - Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.
Pamięć fiskalna kasy - Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.
Raport fiskalny (dobowy i okresowy) - Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku. 
Wydruk niefiskalny - Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnym

Kto i kiedy musi instalować kasę rejestrującą

Zgłoszenie kasy

Podatnicy, którzy w odpowiednim - przewidzianym przepisami - terminie mają obowiązek instalacji kasy fiskalnej, muszą rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są zobowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy rejestrujące, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.
Rozpoczęcie ewidencjonowania przedłuża odpowiednio okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.

Urządzenie fiskalne

Na koniec zatrzymajmy się przy kasie rejestrującej jako urządzeniu. Każdy, kto musi ją zainstalować, powinien wiedzieć, że powinna ona spełniać określone prawem wymogi. Kasa rejestrująca jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Kasa rejestrująca (nie do zastosowania szczególnego) musi spełniać następujące kryteria i warunki techniczne. Po pierwsze, musi być zbudowana co najmniej z następujących elementów: modułu fiskalnego wraz z pamięcią fiskalną (z tym że w przypadku systemu kasowego pamięć fiskalną musi posiadać każda kasa wchodząca w skład systemu, nie dopuszcza się instalowania pamięci fiskalnej w jednostce centralnej systemu), drukarki paragonowej, wyświetlacza (ekranu, monitora) przeznaczonego do odczytu przez kupującego danych o wartości sprzedaży. Kasa powinna zawierać pamięć fiskalną wbudowaną w części kasy niedostępnej dla użytkownika, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jej zniszczenie w momencie naruszenia. Dodatkowo kasa musi zapewniać rejestrację w pamięci fiskalnej kasy co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku od towarów i usług oraz posiadać sygnalizację dopełniania się przy zapisie każdego z ostatnich 30 raportów dobowych. W przypadku obudowy przepisy przewidują szczególne wymogi. Obudowa każdej kasy musi być zabezpieczona plombą ołowianą w sposób powodujący jej zniszczenie w przypadku naruszenia. Ponadto kasa dostarczona podatnikowi musi być zaplombowana plombą ołowianą.
Kasa musi zawierać zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w rejestrach i pamięci fiskalnej kasy, w szczególności z powodu braku zasilania, oraz posiadać dwa wyświetlacze, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt wartości sprzedaży przez nabywcę (pojemność znakowa wyświetlacza nie może zawierać mniej miejsc znakowych niż wynosi łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku). Również powinna posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne (akumulatorowe) lub bateryjne (akumulatorowe), które musi zapewnić uzyskanie wydruku minimum 200 paragonów, średnio każdy o zawartości 30 wierszy druku, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego, z wyjątkiem kas posiadających monitory lampowe. Trzeba też pamiętać, że kasa ma zapewniać prawidłową i bezpieczną pracę w różnych warunkach eksploatacyjnych i nie może zawierać rozwiązań konstrukcyjnych, technicznych i wykonywać funkcji, które mogą prowadzić do nieprawidłowego wyliczania obrotu i kwot podatku należnego.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kas

·         Właściciele wynajmowanych mieszkań nie muszą instalować kas fiskalnych, jeśli dokumentują usługę najmu rachunkami. Rachunki są zrównane z fakturami i jeśli dokumentuje się nimi usługi najmu mieszkań, nie trzeba ewidencjonować ich w kasie.

·         Samochody nie zostały wymienione w § 4 rozporządzenia do ustawy o VAT, dlatego jego dostawa na rzecz osoby fizycznej nie obliguje podatnika do instalacji kasy rejestrującej.

·         Świadczenie usług transmisji danych (dostęp do sieci Internet) dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie jest objęte obowiązkiem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej w terminie do dnia 30 czerwca 2008 r. Sprzedaż urządzeń telekomunikacyjnych oraz akcesoriów telefonicznych i komputerowych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jest wyłączona ze zwolnienia z ewidencjonowania.

Paragon fiskalny

Paragon fiskalny - Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.

Przechowywanie paragonów fiskalnych Zgodnie z  art. 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338), kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Tym samym, podatnik może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy fiskalnej zniszczyć, w sposób trwały, kopie papierowych paragonów tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników[1] paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
a) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika,
b) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
c) numer kolejny wydruku,
d) datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
e) nazwę towaru lub usługi,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) ilość i wartość sprzedaży,
h) wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,
i) wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
j) łączną kwotę podatku,
k) łączną kwotę należności,
I) kolejny numer paragonu fiskalnego,
m) kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
n) logo fiskalne zgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.

Przykładowy paragon wraz z opisem niezbędnych informacji: