czas.pdf

ZARZġDZANIE SOBġ W CZASIE

czyli jak znaleŅę czas na to, co najwaŇniejsze

ZATRZYMAĘ CZAS!

•

Czy potrafisz znaleŅę czas dla siebie, aby poĻwiħcię go na wþasnĢ rekreacjħ, rozwj

intelektualny lub fizyczny?

•

Czy spotykasz siħ z przyjaciþmi tak czħsto, jak masz na to ochotħ?

•

Czy zawsze wykorzystujesz swj czas efektywnie?

•

Czy wiesz, jakie sĢ Twoje priorytety?

•

Czy potrafisz zaplanowaę swj dzieı tak, aby realizowaę zadania, ktre przybliŇajĢ Ciħ

do realizacji Twoich waŇnych celw?

JeĻli na ktrekolwiek z pytaı odpowiedziaþeĻ przeczĢco, to powinieneĻ zapoznaę siħ z naukĢ

zarzĢdzania sobĢ w czasie.

A LOKACJA CZASU

Alokacja to inaczej planowanie zagospodarowania zasobw w bliskiej przyszþoĻci w taki sposb,

aby daþo to efekty w dalekiej przyszþoĻci. Termin ten dotyczy dysponowania zasobami, ktre sĢ

ograniczone. Obszarami, w ktrych moŇemy alokowaę czas sĢ:

•

Zadania

W tym obszarze mieszczĢ siħ wszystkie czynnoĻci, ktre traktujemy zadaniowo, czyli

obowiĢzki w domu i w pracy oraz aktywnoĻci, ktrych podjħliĻmy siħ w celu rozwoju

osobistego, lecz traktujemy je jako obowiĢzek, a nie przyjemnoĻę. Dziaþania z tej kategorii

charakteryzujĢ siħ oglnie tym, Ňe majĢ one cel, termin wykonania, a gdy je podejmujemy,

mamy poczucie koniecznoĻci ich wykonania.

•

Wiħzi z innymi

Tu znajdujĢ siħ spotkania z przyjaciþmi, znajomymi, rodzinĢ i innymi ludŅmi. Aby spħdzenie

czasu z innymi mogþo zakwalifikowaę siħ do tej kategorii, muszĢ to byę spotkania pozornie

ábezceloweÑ, dla przyjemnoĻci. Spotkania z innymi majĢ byę relacyjne, a nie biznesowe.

Przykþadowo, jeĻli spotykasz siħ z przyjaciþkĢ na kawħ po to, aby z niĢ porozmawiaę

i poplotkowaę, to jest to spotkanie podtrzymujĢce z niĢ wiħŅ. JeĻli zaĻ spotykasz siħ z niĢ,

aby zaþatwię jakĢĻ sprawħ i ewentualnie przy tej okazji porozmawiaę, to jest to spotkanie

biznesowe i jako takie nie speþnia definicji tej kategorii.

•

áJaÑ

W tym obszarze mieszczĢ siħ wszystkie dziaþania, ktre podejmujemy na rzecz wþasnej osoby,

sprawiajĢce nam przyjemnoĻę. MoŇe to byę czas przeznaczony na nasze hobby czy pasje albo

na rozwj duchowy, fizyczny, intelektualny lub psychiczny. Zaliczamy tu takŇe szeroko

rozumiane obcowanie z naturĢ, np. spacer w lesie, ęwiczenia fizyczne, gþħbokie oddychanie,

patrzenie w ogieı itp. JeĻli jednak potraktujemy czynnoĻci z tej kategorii w sposb

zadaniowy, bħdĢ one speþniaę definicjħ kategorii áZadaniaÑ, np. jeĻli ęwiczymy fizyczne, aby

schudnĢę, a nie po to, aby lepiej siħ czuę, to bħdzie to czas spħdzony na kolejnym zadaniu,

a nie na aktywnoĻci poĻwiħconej sobie.

•

Bezkierunkowa alokacja

Tu znajdujĢ siħ wszelkie aktywnoĻci, ktre pozornie pozwalajĢ odreagowaę codzienny stres.

SĢ to czynnoĻci dajĢce nam poczucie, Ňe wykonujemy je dla wþasnego relaksu, np. naþogowe

oglĢdanie telewizji, surfowanie po Internecie nie w poszukiwaniu informacji, a jedynie po to,

aby zobaczyę co jest na kolejnej stronie, robienie zakupw w galeriach handlowych

lub supermarketach, niemajĢce na celu nabycia niezbħdnych produktw, gra w gry

komputerowe itp. Te aktywnoĻci dajĢ jedynie wraŇenie relaksu, ale w rzeczywistoĻci nim nie

sĢ, gdyŇ wykonujĢc je, nie jesteĻmy w stanie skupię siħ na bieŇĢcej chwili, tylko wciĢŇ

myĻlimy o tym, co bħdzie za moment. Powoduje to poczucie szybko upþywajĢcego czasu

poþĢczone z wraŇeniem niewþaĻciwego jego wykorzystania. Dlatego mwimy o takich

czynnoĻciach ápoŇeracze czasuÑ . Prawdziwy relaks znajduje siħ w czynnoĻciach

przyporzĢdkowanych wþasnemu ájaÑ.

Przykþadowe ápoŇeracze czasuÑ:

•

zaburzenia w komunikacji z innymi (zbyt pŅne przekazywanie informacji, nieprawidþowe

jej przekazywanie, wzajemne niezrozumienia),

•

nieuporzĢdkowane papiery na biurku,

•

zbyt czħste i zbyt dþugie rozmowy telefoniczne,

•

przedþuŇajĢce siħ przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawħ,

•

rozmowy ze wspþpracownikami na prywatne tematy,

•

niezaplanowane wizyty goĻci lub wspþpracownikw,

•

surfowanie po Internecie bez okreĻlonego celu,

•

wykonywanie czynnoĻci, ktre moŇemy przekazaę komuĻ innemu,

•

wykonywanie czynnoĻci, ktre nie naleŇĢ do naszych obowiĢzkw i wykonania ktrych

powinniĻmy odmwię, ale nie potrafiliĻmy.

Gdy spħdzamy czas, wykonujĢc zadania lub wykorzystujemy go na alokacji bezkierunkowej, wtedy

czas pþynie nam szybko. Dzieje siħ tak, poniewaŇ w obu tych przypadkach nie koncentrujemy siħ

na chwili obecnej, tylko na przyszþoĻci, w ktrej czeka nas wykonanie kolejnego zadania lub kolejnej

aktywnoĻci z zakresu alokacji bezkierunkowej. OczywiĻcie poczucie, Ňe czas pþynie, szybko staje siħ

subiektywne.

Gdy zaĻ alokujemy czas w wiħzi z innymi ludŅmi lub we wþasne ájaÑ, czas pþynie wolno. Wynika to

z faktu koncentrowania siħ na chwili bieŇĢcej. Im bardziej skupiamy siħ na átu i terazÑ, tym czas pþynie

dla nas wolniej. Dopiero gdy zrozumiemy tħ prawidþowoĻę, jesteĻmy w stanie przyznaę racjħ osobie,

ktra pierwsza powiedziaþa: áChwytaj chwile, bo z chwil skþada siħ ŇycieÑ.

NajczħĻciej jest tak, Ňe im wiħcej czasu ludzie spħdzajĢ na zadaniach, tym czħĻciej pozostaþĢ czħĻę,

ktra im pozostaje, lokujĢ w tak zwane ápoŇeracze czasuÑ, czyli spħdzajĢ go na alokacji

bezkierunkowej. To czynnoĻci, przy ktrych czas pþynie szybko. Nawet nie spostrzegamy, jak minuty

mijajĢ na bezcelowych czynnoĻciach, w konsekwencji ktrych pozostaje nam jedynie poczucie

straconego czasu. Dzieje siħ tak, gdy alokujemy czas w sposb bezkierunkowy. Dlaczego ludzie,

ktrzy majĢ wiele zadaı, swj pozostaþy czas alokujĢ bezkierunkowo i w ten sposb go marnujĢ?

Taka sytuacja ma miejsce, poniewaŇ oba typy czynnoĻci powodujĢ to samo uczucie Î potrzebħ

wykonania nastħpnej czynnoĻci, nastħpnego zadania.

Gdy mamy wiele pracy i zadaı do wykonania, powinniĻmy ten czas, ktry mamy wolny poĻwiħcię

na pielħgnowanie wiħzi z innymi i na wþasne ájaÑ. Dziħki temu zrelaksujemy siħ i czas bħdzie nam

subiektywnie wolniej pþynĢþ. Relacyjne spotkania z innymi i poĻwiħcanie sobie czasu to ázwalniacze

czasuÑ .

NaleŇy jednak uwaŇaę na pokusħ áoszczħdzania czasuÑ. Ludzie majĢ tendencjħ do spħdzania

na zadaniach czasu ázaoszczħdzonegoÑ wczeĻniej dziħki ograniczeniu alokacji bezkierunkowej,

np. przerywajĢ surfowanie po Internecie w domu, aby wrcię do zadaı zwiĢzanych z pracĢ. Idea jest

taka, aby postaraę siħ wyeliminowaę dziaþania z kategorii ápoŇeraczy czasuÑ i zdobyę w ten sposb

czas na pielħgnacjħ wiħzi z innymi i na wþasne ájaÑ.

Opracowano na podstawie wykþadu M. Krl-Fijewskiej.

G ENERACJE ZARZġDZANIA CZASEM

ZarzĢdzanie sobĢ w czasie naleŇy di czwartej generacji zarzĢdzania czasem.

•

Pierwsza generacja

Charakterystycznym atrybutem tej generacji sĢ listy spraw do zaþatwienia, tzw. áto do listÑ.

Wypisujemy, co musimy zrobię, a nastħpnie wykreĻlamy wykonane zadania. Skutkiem takiego

zarzĢdzania czasem jest to, Ňe pod koniec dnia masz wykonane czħĻę spraw, a pozostaþe

przenosisz na kolejny dzieı.

•

Druga generacja

Jej atrybutem jest kalendarz. Tutaj ludzie zaczħli, oprcz wypisywania rzeczy do zrobienia,

szacowaę czas ich trwania. Tu teŇ pojawiþy siħ rŇnego rodzaju kalendarze, rwnieŇ

te elektroniczne.

•

Trzecia generacja

Oprcz poprzednich czynnoĻci pojawiajĢ siħ tu jeszcze: wyznaczanie priorytetw

i kontrolowanie realizacji poszczeglnych czynnoĻci.

Tu pojawiþa siħ matryca Eisenhowera, czyli uŇyteczne i bardzo popularne narzħdzie

wyþaniania priorytetw. Usprawnia ona selekcjħ i racjonalne planowanie codziennych zadaı.

Dzieli zadania w oparciu o wymiar waŇnoĻci i pilnoĻci i na tej podstawie zaleca umieszczaę je

w jednej z czterech ęwiartek pozwalajĢcych na uporzĢdkowanie spraw ze wzglħdu na ich

priorytetowoĻę. Najistotniejsze jednak jest to, Ňe uþatwia ustalanie tego, co jest naprawdħ

waŇne i wymaga peþnego zaangaŇowania z naszej strony. W II ęwiartce mieszczĢ siħ zadania

waŇne i maþo pilne o kluczowym znaczeniu dla realizacji celw zapewniajĢcych nam

satysfakcjħ z Ňycia.

•

Czwarta generacja

To wþaĻnie zarzĢdzanie sobĢ w czasie, polegajĢce na przewodzeniu samemu sobie, a nie

na zarzĢdzaniu czasem. Ideħ czwartej generacji zarzĢdzania czasem odzwierciedlajĢ wszystkie

zalety poprzednich generacji przy jednoczesnej eliminacji ich wad. I to tak naprawdħ caþa

filozofia. Stephen R. Covey, specjalista od zarzĢdzania sobĢ w czasie, opiera jĢ na II

ęwiartce matrycy Eisenhowera, zaĻ Anthony Robbins, specjalista w dziedzinie psychologii

motywacji, nazywa jĢ The Zone.

Wedþug S. CoveyÓa, czwartĢ generacjħ charakteryzujĢ:

•

oparcie na czterech potrzebach ludzkich: potrzebie Ňycia, miþoĻci, rozwoju osobistego,

tworzenia trwaþych dzieþ,

•

branie odpowiedzialnoĻci za efekty wþasnych dziaþaı,

•

formuþowanie wþasnych wartoĻci wg indywidualnych potrzeb i wizji,

•

pasja pþynĢca z wyznaczonej przez siebie wizji,

•

harmonia dziaþaı wynikajĢca z rwnego poĻwiħcania siħ zarwno zadaniom, jak i wþasnemu

ájaÑ oraz pielħgnowaniu wiħzi z innymi,

•

wyznaczanie celw,

•

ukþadanie tygodniowych planw,

•

spjnoĻę w chwilach podejmowania decyzji,

•

wraŇliwoĻę na innych ludzi.

Z ACHOWANIE TYPU A

Meyer Friedman i Ray Rosenman, kardiolodzy z Mount Zion Hospital w San Francisco, Jako

pierwsi opisali zachowanie typu A, czyli zachowanie, ktre sprzyja chorobie wieıcowej). Zachowania

prowadzĢce do zawaþÙ serca przebiegajĢ etapami:

Strach przed utratĢ czasu

Na poczĢtku bierzemy na siebie wiele obowiĢzkw, wykonujemy rŇne prace i dobrze sobie z nimi

radzimy. W zwiĢzku z tym dostajemy gratyfikacje od otoczenia.

W drugim kroku przyjmujemy na siebie odpowiedzialnoĻę za jeszcze wiħcej zadaı i obowiĢzkw.

Tempo naszego Ňycia przyspiesza.

W trzecim kroku stajemy siħ przymuszeni i zniewoleni przez Ňycie w biegu. Szybciej mwimy,

planujemy, wykonujemy zadania, ktrych mamy bardzo duŇo. ZþoĻcimy siħ, kiedy inni za nami nie

nadĢŇajĢ. CiĢgle myĻlimy o kolejnym zadaniu i oddalamy siħ od bliskich.

SĢ dwie najczħstsze sytuacje, ktre sprawiajĢ, Ňe ludzie zaczynajĢ uĻwiadamiaę sobie, Ňe taka droga

jest niezdrowa. MoŇe siħ okazaę, Ňe sami zachorujĢ lub zachoruje ktoĻ z ich bliskich, lub stanie siħ coĻ

tak waŇnego, Ňe muszĢ siħ zatrzymaę i okazuje siħ wtedy, Ňe w pracy nie sĢ ludŅmi nie do zastĢpienia.

Drugi sposb jest bardziej optymistyczny Î zabiegany czþowiek uĻwiadomi sobie, Ňe przestaþ dbaę

o swoje podstawowe potrzeby, zarzucajĢc je na rzecz potrzeb materialnych.

CiĢgþa potrzeba udowadniania sobie i Ļwiatu wþasnej wartoĻci

Ten etap ma formħ bþħdnego koþa. Punktem wyjĻcia jest podĻwiadomy brak wiary w swoje zdolnoĻci

i umiejħtnoĻci. W zwiĢzku z tym wiele pracy wkþadamy w kaŇde zadanie i przejmujemy siħ jego

rezultatem. Zawsze wydaje nam siħ jednak, Ňe moglibyĻmy lepiej, szybciej, efektywniej coĻ zrobię.

JeĻli nawet efekt jest rewelacyjny, to i tak nie przypisujemy sobie w nim udziaþu, tylko uwaŇamy, Ňe to

zasþuga czynnikw zewnħtrznych.

Dziaþa wtedy zjawisko samospeþniajĢcej siħ przepowiedni, wg ktrej zaþoŇyliĻmy sobie, Ňe nie

osiĢgniemy idealnego (nieraz nierealnego) rezultatu i tym samym okazuje siħ, Ňe mieliĻmy racjħ,

poniewaŇ nie udaþo nam siħ.

Po kaŇdym ánieudanymÑ osiĢgniħciu bierzemy na siebie coraz wiħcej, coraz bardziej odpowiedzialnych

zadaı, dbajĢc przy tym o to, by nie tracię czasu i byę jak najbardziej efektywni. To z kolei prowadzi do

perfekcjonizmu i duŇych wymagaı wobec innych. Stajemy siħ bardzo wraŇliwi na krytykħ, co wpþywa

na nasze stosunki z innymi ludŅmi. Niektrzy uwaŇajĢ nas za przewraŇliwionych na wþasnym punkcie,

co prowadzi z powrotem do braku wiary w siebie.

Wysoka ambicja i duŇa potrzeba rywalizacji

Sam fakt posiadania ambitnych celw nie jest destrukcyjny. WaŇne jest, jak przyjmujemy swoje

poraŇki i sukcesy. JeĻli negatywne rezultaty dziaþaı wpþywajĢ na obniŇenie naszej samooceny,

to bħdziemy bardzo staraę siħ nie dopuĻcię do takich sytuacji. Dlatego chcemy za wszelkĢ cenħ

wygrywaę w rywalizacji z innymi. Nie istniejĢ jednak ludzie, ktrzy zawsze i ze wszystkimi wygrywajĢ,

jesteĻmy wiħc skazani na dyskomfort w obliczu kaŇdej poraŇki. Takie zachowanie skutkuje frustracjĢ

Perfekcjonizm w dziaþaniu i wysokie oczekiwania w stosunku do innych

Czþowiek, ktry jest perfekcjonistĢ czħsto siħ zþoĻci, poniewaŇ inni robiĢ wszystko wedþug niego zbyt

wolno. Nie rozumie, jak moŇna tak wolno parkowaę, rozumieę coĻ, mwię, pisaę raport itp.

Ma pretensje do ludzi, Ňe marnujĢ jego cenny czas swoim opieszalstwem. W zwiĢzku z tym,

wielokrotnie w ciĢgu dnia wywoþuje konflikty. Inni widzĢ jego ciĢgþe niezadowolenie i zþoĻę i dlatego

wolĢ mieę z nim jak najmniej kontaktu.

Osoby, ktre czħsto siħ irytujĢ i nie potrafiĢ radzię sobie ze swojĢ zþoĻciĢ inaczej niŇ poprzez

wyþadowanie jej na innych to czħsto osoby dominujĢce. Kiedy nie majĢ kontroli nad sytuacjĢ,

odczuwajĢ dyskomfort, ktry negatywnie wpþywa na dziaþanie ich organizmu.

i obniŇeniem poczucia wþasnej wartoĻci.

ZþoĻę wyraŇana w formie napadw agresji jest najwaŇniejszym czynnikiem sprzyjajĢcym chorobie

wieıcowej.

CiĢgþa aktywnoĻę, nie dawanie sobie prawa do odpoczynku

Czþowiek wykazujĢcy zachowanie typu A lubi pracħ, jednak nie daje sobie prawa do odpoczynku. Wie,

Ňe jest to niezdrowa sytuacja. Carl Gustaw Jung mwiþ, Ňe áokolicznoĻci prowadzĢce do sukcesu to te

same, ktre mogĢ doprowadzię do ĻmierciÑ (cyt. za: M. Farne, StresÈ kiedy pomaga a kiedy szkodzi,

jak zamienię go w sojusznika).

Mateusz nie umie odpoczywaę i nie robi tego. CiĢgle jest czymĻ zajħty. JeĻli nie zajmuje siħ

zadaniami, odczuwa pustkħ, gdyŇ nie nauczyþ siħ relaksowaę i skupiaę na chwili bieŇĢcej. Tylko

wykonywanie zadaı pozwala mu czuę siħ potrzebnym i wartoĻciowym.

Czħsto jest tak, Ňe stojĢce przed nami zadanie stanowi dla nas kolejne wyzwanie. Jego pojawienie siħ

powoduje wzrost poziomu adrenaliny w naszym organizmie, ktry jest potrzebny, aby dodaę nam

energii niezbħdnej do pokonania trudnoĻci. Po zrealizowanym zadaniu nastħpuje zaĻ spadek iloĻci

adrenaliny a tym samym Î przyjemne odprħŇenie. Organizm ludzki moŇe siħ po prostu fizycznie

uzaleŇnię od tych áskokw adrenalinowychÑ.

Ponadto, bardzo czħsto zapracowana osoba jest dowartoĻciowywana przez swoje otoczenie. Wszyscy

podziwiajĢ to, Ňe tak dobrze sobie radzi z takĢ iloĻciĢ obowiĢzkw. W ten sposb jesteĻmy nagradzani

przez innych za fakt przepracowywania siħ.

w sojusznika, Ksiħgarnia ĺwiħtego Wojciecha, Poznaı 2006.

H IERARCHIA POTRZEB M ASLOWA

Abraham Maslow to amerykaıski psycholog, autor teorii hierarchii potrzeb. Jest to teoria,

wg ktrej czþowiek posiada rŇnego rodzaju potrzeby, ktre motywujĢ nas do dziaþania, zaĻ ich

niezaspokojenie powoduje frustracjħ. Teoria ta gþosi, Ňe istniejĢ potrzeby niŇszego i wyŇszego rzħdu.

O ile nie zaspokoimy potrzeb podstawowych, niemoŇliwe jest zaspokojenie wyŇszych.

•

Potrzeby fizjologiczne to miħdzy innymi potrzeby snu, jedzenia i potrzeby seksualne.

•

Potrzeby bezpieczeıstwa to potrzeby stabilizacji, zaleŇnoĻci, braku lħku i opieki.

•

Potrzeby przynaleŇnoĻci i miþoĻci to potrzeby akceptacji, ich zaspokojenie wpþywa na to,

jak postrzegamy Ļwiat.

•

Potrzeby szacunku i uznania to miħdzy innymi potrzeby szacunku ze strony innych, bycia

uznanym i sþawnym, posiadania dobrego statusu materialnego i spoþecznego.

•

Potrzeby samorealizacji to potrzeby rozwoju osobistego i samodoskonalenia siħ, takŇe

potrzeby religijne.

Opracowano na podstawie: J. Strelau, Psychologia. Podrħcznik akademicki, tom 2, Gdaıskie

Wydawnictwo Psychologiczne, Gdaısk 2000.

Opracowano na podstawie: M. Farne, Stres. Kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienię go

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: