budowa bazy danych.pdf

ACCESS OD PODSTAW PROGRAMY

DROGOWSKAZ

Własna baza danych

Co musisz wiedzieć

Tworzymy tabele

Tworzymy formularz ułatwiający

wprowadzanie danych

Korzystanie ze stworzonej bazy

III

Własna baza danych

Przechowywanie różnych informacji na małych karteczkach czy w rozrzuconych po dysku dokumentach nie

jest wygodne. Znacznie lepiej przechowywać dane w bazie stworzonej za pomocą Microsoft Accessa

Co musisz wiedzieć

Jednym ze składników biurowego

pakietu Microsoft Office jest aplika-

cja o nazwie Access. Program ten

nie jest zbyt popularny wśród mniej

zaawansowanych użytkowników

pecetów – wiele osób albo kupuje

wersję pakietu Office niezawierają-

cą Accessa (patrz ramka Wersje

Office’a), albo w ogóle nie instaluje

tej aplikacji. Jednak wbrew pozo-

rom Access to niezwykle przydat-

ny i bogato wyposażony, a dzięki

wielu kreatorom prosty w obsłudze

program do tworzenia i przegląda-

nia baz danych, czyli uporządkowa-

nych zbiorów dowolnych informa-

cji. Warto nauczyć się obsługi Acces-

Wersje Office’a

zwach (na przykład Imię, Nazwisko

i Zawód) oraz wierszy (tak zwanych

rekordów), w których zapisywane są

kolejne dane (na przykład ).

W każdej tabeli powinien występo-

wać identyfikator (zwany kluczem

podstawowym), czyli kolumna,

w której dla każdego wiersza będzie

znajdowała się inna wartość (na

przykład kolejne liczby całkowite).

Dzięki kluczowi podstawowemu

możliwe jest zidentyfikowanie każ-

dego wiersza (istnieje bowiem tylko

jeden rekord o danej wartości klucza

podstawowego).

DBMS

Aplikację służącą do gromadzenia,

przetwarzania i przeglądania infor-

macji znajdujących się w bazie da-

nych nazywamy systemem zarzą-

dzania bazą danych (DBMS – ang.

Database Management System).

Przykładem takiego systemu jest

właśnie Microsoft Access.

Microsoft Access jest dołączany

do pakietu Microsoft Office 2003

wyłącznie w edycji Professional.

Jeżeli mamy inną wersję pakietu

Office, możemy Access kupić

osobno. Koszt wersji 2003 PL to

880 złotych.

sa i wykorzystywać go do groma-

dzenia wszelkich danych.

Czym są: baza danych,

tabela, pole i rekord?

Baza danych jest zbiorem informacji

zapisanych w precyzyjnie określony

sposób w tabli-

cach. Każda tabli-

ca ma swoją na-

zwę (na przykład

Osoby) i składa

się z kolumn (tak

zwanych pól)

o określonych na-

Czym są relacje?

Tabele bazy danych powinny być tak

skonstruowane, aby informacje

w różnych wierszach nie powtarzały

się. W przykładowej tabeli Komputer

Świata w kilku wierszach występuje

ten sam zawód – belfer. Jak można

więc ten problem rozwiązać? Do-

brym pomysłem jest stworzenie dru-

giej tabeli i wpi-

sanie do niej

wszystkich zawo-

dów . Dzięki te-

mu czwarte pole (kolumnę) tabeli

Osoby, możemy zmienić na pole prze-

chowujące identyfikator danego za-

wodu . Takie rozwiązanie zmniej-

sza ilość danych przechowywanych

w bazie oraz znacznie ułatwia mo-

dyfikacje – aby na przykład nazwę

zawodu zmienić na nauczyciel, wy-

starczy zmodyfikować tylko jeden

wiersz w tabeli Zawody, a nie wszyst-

kie wiersze tabeli Osoby, w których

występuje nazwa belfer.

Dzięki wielu kreatorom z obsługą Accessa poradzą sobie

nawet mniej zaawansowani użytkownicy komputerów

15/2006

PROGRAMY

ACCESS OD PODSTAW

Tworzymy tabele

Informacje w bazie danych przechowywane są

w tabelach (często powiązanych ze sobą). Aby

więc stworzyć własną bazę, należy zaprojekto-

wać tabele, czyli określić pola, w których będą

znajdowały się dane. Komputer Świat pokaże,

w jaki sposób zaprojektować tabele do bazy da-

nych przechowującej różne informacje o domo-

wych urządzeniach. Najpierw wykonamy pro-

stą tabelę Kategorie, w której będziemy prze-

chowywać identyfikatory i nazwy różnych ka-

tegorii domowych sprzętów (na przykład me-

ble czy urządzenia audio/wideo). Następnie

stworzymy tabelę Spis sprzętu, do której doda-

my pola pozwalające przechowywać identyfika-

tor i nazwę elementu, jego model, numer seryj-

ny oraz fotografię. Do tabeli tej dodamy rów-

nież identyfikator , który będzie wskazywał

na kategorię, do której dany sprzęt należy.

. W polu

odszuku-

jemy pozycję i kli-

kamy na nią. Na liście

pojawiają

się interesujące nas pola .

Aby oba pola dodać do na-

szej tabeli, klikamy na przy-

cisk . Nazwy pól

pojawiają się

na liście

Klikamy na

szej tabeli nazwę . Komputer Świat radzi

pozostawić domyśl-

ną nazwę .

Za pomocą opcji mo-

żemy ponadto ustalić,

czy kreator ma samo-

dzielnie ustawić klucz podstawowy (patrz ramka

Klucz podstawowy), czy chcemy to zrobić ręcz-

nie. Zaznaczamy pierwszą opcję i klikamy na przy-

cisk

8 Na koniec zamykamy okno o nazwie

Dodajemy do bazy

prostą tabelę Kategorie

Na początek stworzymy w Microsoft Access ba-

zę danych oraz dodamy do niej bardzo prostą ta-

belę Kategorie. Będzie się ona składała jedynie

z dwóch pól – identyfikatora oraz nazwy katego-

rii. Komputer Świat pokaże, jak do tego celu

wykorzystać kreator tabel.

Klucz podstawowy

Każda tabela musi mieć tak zwany klucz podstawowy.

Kluczem podstawowym może być dowolne pole tabe-

li, które pozwoli w przyszłości zidentyfikować każdy

jej wiersz. Aby to było jednak możliwe, dla każdego re-

kordu wartość tego pola musi być inna. Dlatego zwy-

kle do każdej tabeli dodaje się tak zwany identyfikator

– specjalne pole, które w każdym wierszu ma inną, uni-

kalną wartość (na przykład kolejne liczby całkowite).

Tworzymy tabelę Spis sprzętu

Tabela Kategorie jest już gotowa. Możemy się

więc zająć wykonaniem tabeli Spis sprzętu.

Stworzymy ją również za pomocą kreatora. Tym

razem dowiemy się dodatkowo, w jaki sposób

stworzyć relację pomiędzy obiema naszymi tabe-

lami oraz ręcznie modyfikować ustawienia pól.

1 Dwukrotnie klikamy na pozycję

1 Aby uruchomić Microsoft Access, z menu

wybieramy

. Podobnie,

jak w wypadku tabeli Kategorie, wybieramy

pozycję . Tym razem z listy

wybieramy jednak pozycję

. Na liście poja-

wiają się pola , z których z łatwością skompo-

nujemy naszą tabelę Spis sprzętu.

oraz

2 Aby utworzyć nową bazę danych, z menu

wybieramy pozycję i w pane-

lu, który się pojawia, klikamy na pozycję

. Widzimy okno o nazwie

. Otwieramy w nim fol-

der, w których chcemy zapisać plik bazy, a na-

stępnie w pole

6 W kolejnym oknie kreatora możemy zdecy-

dować, co chcemy zrobić z tabelą po jej

utworzeniu. Warto od razu wpisać przykła-

dowe dane – zaznaczamy więc opcję i klika-

my na przycisk

wpisujemy dowolną

nazwę (na przykład

) i klikamy

na przycisk

danych . Z jego poziomu możemy tworzyć

tabele oraz wiele innych obiektów związa-

nych z bazą danych (niektóre z nich poznamy

w dalszej części artykułu). Na początek zajmij-

my się stworzeniem tabeli Kategorie. Aby uru-

chomić kreator tabel, dwukrotnie klikamy

na pozycję

7 Pojawia się okno ,

2 Klikamy na pole

w którym możemy

do tabeli wpisać da-

ne. W kolejne wiersze

drugiej kolumny wpisu-

jemy więc przykładowe kategorie sprzętu . Pierw-

sza kolumna z identyfikatorem zostaje wypełnio-

na automatycznie kolejnymi liczbami całkowitymi.

3 Warto zmienić nazwę dodanego właśnie po-

la na mniej skomplikowaną. Na liście

klikamy więc na pole

i na przycisk .

W oknie, które się pojawia, wpisujemy nową na-

zwę (na przykład

) i klikamy na .

4 Kreator pozwala dodać do naszej tabeli różne

15/2006

5 W oknie, które się pojawia, możemy nadać na-

. Nasza tabela została

dodana do bazy danych. Możemy ją przeglą-

dać i edytować po dwukrotnym kliknięciu na jej

nazwę .

3 Na ekranie pojawia się okno naszej bazy

i na przycisk . Pole zostaje dodane do

tabeli i pojawia się na liście .

pola z przykładowych tabel, co bardzo uła-

twia jej wykonanie. Na początek wybieramy

rodzaj przykładowych tabel – zaznaczamy opcję

ACCESS OD PODSTAW PROGRAMY

4 Identycznie, jak w punk-

Tabela wykonana własnoręcznie

Kreator bardzo ułatwia tworzenie tabel. Jeśli jednak

chcemy wykonać tabelę zawierającą niestandardowe

pola, musimy je określić samodzielnie lub zmodyfiko-

wać po utworzeniu przez kreator. Aby na przykład

podejrzeć właściwości pól tabeli stwo-

rzonej przez nas za pomocą kreatora, w oknie naszej

bazy danych zaznaczamy tabelę

i klikamy na ikonę

oraz

klikamy na przycisk . Ustalamy na-

zwę naszej tabeli na , wpisując ją

w pole . Tak jak w wypadku poprzedniej tabe-

li, pozwalamy kreatorowi na automatyczne usta-

lenie klucza podstawowego (zaznaczamy opcję

) i klikamy na

z projektem naszej tabeli .

W kolumnie znajdują się nazwy dodanych do tabe-

li pól. Obok każdej nazwy pola określony

jest typ danych, które w danym polu można przecho-

wywać. Na przykład pole może prze-

chowywać dowolny tekst. Warto zwrócić uwagę

na pole , do którego możemy wpisać nie

nazwę kategorii, ale liczbę, czyli identyfikator danej

kategorii z tabeli . Po kliknięciu na nazwę

dowolnego pola naszej tabeli, możemy przejrzeć

ustawione dla tego pola różne właściwości .

. Pojawia się okno

przycisk

6 Kolejne okno kreatora pozwala na ustalenie

relacji (związku) między tworzoną właśnie

tabelą

a istniejącą już tabelą

. Aby po-

wiązać obie tabele,

wybieramy pozy-

cję i klikamy

na przycisk . W oknie, które się pojawia,

wskazujemy sposób powiązania obu tabel. Ponie-

waż jedna kategoria może być przypisana do kil-

ku sprzętów w tabeli (na przykład tele-

wizor oraz wieża będą należały do kategorii Sprzęt

audio/wideo), zaznaczamy opcję i klikamy na

. W oknie kreatora klikamy na

nim oknie kreatora zaznaczamy opcję

i klika-

my na . Tym razem nie będziemy jednak

wpisywać do tabeli danych – zamykamy więc

okno

Tworzymy formularz ułatwiający wprowadzanie danych

Tabele, w których będziemy przechowywali in-

formacje na temat różnych urządzeń, są już go-

towe. W jednej z nich ( ) umieściliśmy

już nawet dane. Niestety, wpisywanie informa-

cji do zwykłej tabelki nie jest zbyt wygodne.

Znacznie lepiej stworzyć specjalny formu-

larz , dzięki któremu wprowadzanie, a także

przeglądanie danych będzie znacznie łatwiejsze

i wygodniejsze. Komputer Świat pokaże, w jaki

sposób wykonać taki formularz.

sty wybieramy więc pozycję

. Aby do formu-

larza dodać wszystkie pola tej tabe-

li, klikamy na przycisk . Pola

zostają dodane do listy . Klikamy

na przycisk

oraz zdecydować, czy po zakończeniu pracy kre-

atora chcemy zobaczyć gotowy formularz, czy go

zmodyfikować. Zaznaczamy opcję i klikamy

na przycisk

6 Na ekranie pojawia się okno stworzonego

przez nas formularza .

3 W kolejnym oknie kre-

atora możemy wybrać

układ naszego formu-

larza . Komputer Świat

zaleca zaznaczenie opcji

Podstawowy formularz

Najprostszym sposobem na stworzenie formula-

rza jest skorzystanie z kreatora. Komputer Świat

pokaże, w jaki sposób to zrobić.

4 Po przejściu do następnego okna kreatora mo-

Modyfikujemy standardowy formularz

Za pomocą stworzonego formularza możemy

łatwo dodawać dane do naszej bazy danych

(o tym, jak to robić, przeczytamy w dalszej czę-

ści artykułu). Niestety, wykonany za pomocą

kreatora formularz ma jedną wadę. W pole

musimy wpisać identyfikator kategorii, do któ-

rej należy dany przedmiot. Znacznie wygodniej

byłoby wybierać nazwę kategorii z listy .

1 W oknie naszej bazy danych klikamy na za-

. Klikamy na

kładkę . Następnie dwukrot-

nie klikamy na ikonę .

2 W pierwszym oknie kreatora wybieramy tabe-

5 W ostatnim oknie kreato-

Komputer Świat pokaże, w jaki sposób zmody-

fikować projekt formularza i zwykłe pole zamie-

15/2006

III

cie 2 , do naszej tabeli do-

dajemy pola

5 Aby przejść do następnego okna kreatora,

7 Tak jak w wypadku tabeli w ostat-

żemy zdecydować o wyglądzie formularza.

Warto przejrzeć wszystkie style i pozostawić

zaznaczony ten, który najbardziej nam odpowiada

– na przykład

lę oraz pola, do których będzie można wpisy-

wać informacje za pomocą formularza. Z li-

ra możemy określić nazwę

dla naszego formularza

PROGRAMY

ACCESS OD PODSTAW

nić na listę typu kombi, tak aby można z niego

było wybrać nazwę kategorii, ale do bazy zapi-

sywany był jej identyfikator.

pu kombi . Musimy jeszcze sprawić, aby

wyświetlały się na niej nazwy kategorii. Klika-

my więc prawym przyciskiem myszy na stworzo-

ną przed chwilą

listę i z menu

kontekstowego

wybieramy pozycję

mularz, po rozwinięciu listy kategorii pojawi-

łyby się identyfikatory kolejnych kategorii .

Musimy więc sprawić, aby na liście wyświetlane by-

ły nazwy kategorii, a nie

ich identyfikatory. Aby to

zrobić, klikamy na za-

kładkę i w pole

wpisujemy

liczbę 2. Dzięki tej zmianie lista wy-

gląda tak . Są już co prawda wy-

świetlane nazwy kategorii, ale wi-

dać również ich identyfikatory. Aby

wyłączyć wyświetlanie kolumny

z identyfikatorami, musimy dla niej

ustalić zerową szerokość. Wpisujemy więc

do właściwości wartość . Dzię-

ki temu pierwsza kolumna zniknie, a szerokość

drugiej zostanie dobrana automatycznie.

1 W oknie naszej bazy danych klikamy na za-

kładkę

i na nazwę naszego for-

mularza . Następ-

nie klikamy na przycisk

. Pojawia się

okno z właściwościami listy .

2 Formularz zostaje otwarty w trybie projek-

4 Klikamy na zakładkę i z listy

wybieramy tabelę, z której po-

brane mają zostać dane do naszej listy, czyli

tabelę . Warto od razu zwrócić uwagę

na właściwość . Określa ona ko-

lumnę (pole), które ma być zapisywane w tabeli

. W naszym wypadku powinno być za-

pisywane pole

Nas interesuje zmiana pola na listę pozwala-

jącą na wybranie nazwy kategorii. Klikamy więc

na to pole prawym przyciskiem myszy i z menu

kontekstowego, które się pojawia, wybieramy

podmenu

, które stanowi pierwszą

6 Zamykamy okno z właściwościami oraz

kolumnę tabeli

, tak więc we właściwości

musi znajdować się liczba 1.

projektem poprawionego przez nas formu-

larza.

oraz pozycję

Korzystanie ze stworzonej bazy

Nasza bazy danych jest już gotowa. Stworzyli-

śmy dwie tabele oraz formularz, który ułatwia

wprowadzanie danych do jednej z nich. Zobacz-

my więc, jak się nim posługiwać – dodawać oraz

przeglądać za jego pomocą dane. Nauczymy się

również generować raport, czyli zawartość ca-

łej bazy danych, który z łatwością można

na przykład wydrukować.

skopiowany obiekt, wciskając kombinację klawi-

szy V .

3 W kolejnych czterech oknach kreatora pozo-

4 Rekord zostaje dodany do bazy po kliknię-

ciu na jeden z przycisków . Pozwalają one

również na przeglądanie wszystkich rekor-

dów z bazy danych.

4 W następnym oknie kreatora możemy wybrać

wygląd raportu. Klikamy na wybrany styl

(na przykład

) i na przycisk

Dodawanie i przeglądanie danych

Dodawanie i przeglądanie danych z tabeli

jest bardzo proste.

Raport

W Accessie możemy szybko i łatwo generować

atrakcyjne raporty. Komputer Świat pokaże, jak

za pomocą kreatora stworzyć raport, który bę-

dzie zawierał uporządkowane informacje z na-

szej bazy (czyli podzielone na kategorie kolejne

sprzęty domowe wraz z fotografią). Taki raport

będzie można na przykład łatwo wydrukować.

5 W ostatnim oknie kre-

atora naszemu raporto-

wi nadajemy dowolną

nazwę i klikamy na przycisk . Raport

zostaje wygenerowany . pp

1 Aby dodać nowe, zmodyfikować lub przej-

rzeć zapisane już w tabeli

dane,

dwukrotnie klikamy

na nazwę naszego for-

mularza .

1 W oknie naszej bazy danych klikamy na za-

2 Żeby dodać nowy rekord, klikamy na przy-

kładkę

oraz dwukrotnie klikamy

cisk (tylko jeśli jest aktywny). Z listy wy-

bieramy kategorię, a w pole poniżej wpisuje-

my nazwę sprzętu. W następne dwa pola wpisu-

jemy odpowiednio model oraz numer seryjny.

na pozycję

2 W pierwszym oknie kreatora wybieramy

pola tabel, które powinny pojawić się w ra-

porcie. Z listy wybieramy naj-

pierw tabelę i dwukrotnie klika-

my na pole . W ten sam sposób

do raportu dodajemy pola

oraz

z tabeli . Klikamy

na przycisk

Komputer Świat radzi

3 Aby w polu umieścić zdjęcie sprzę-

Po dodaniu nowych da-

nych do naszej bazy

danych aktualny raport

możemy wygenerować, dwukrotnie klikając

na jego nazwę w oknie z naszą bazą danych

(po przejściu na zakładkę

i wstawić

■

15/2006

3 Nasze pole zostało już zmienione na listę ty-

5 Jeśli w tej chwili wyświetlilibyśmy nasz for-

tu – możemy zmieniać położenie jego ele-

mentów metodą przenieś i upuść.

stawiamy domyślne ustawienia i klikamy

na przycisk (Komputer Świat zaleca

przejrzenie znajdujących się w tych oknach opcji

i eksperymentowanie z różnymi ustawieniami).

tu, wystarczy otworzyć je w dowolnym pro-

gramie graficznym, zaznaczyć wybrany frag-

ment, skopiować do schowka (wciskając C ),

a następnie kliknąć na pole

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: