W tym rozdziale:
Organizowanie procesu uaktualniania
Aktualizacja zadań
Korzystanie z wartości rzeczywistych i kosztów
Metody aktualizacji
Przeglądanie postępów
Wartości rzeczywiste prezentują faktyczny stan i przebieg projektu. W programie Microsoft Project można zapisywać rzeczywiste informacje o kosztach i czasie wykonywania zadania. Zapisywanie tych informacji pozwala osiągnąć szereg korzyści, takich jak:
· Dokonanie przez program automatycznych zmian w harmonogramie pozostałej części projektu.
· Umożliwienie zarządowi oceny realizacji projektu.
· Zyskanie cennych informacji o swojej umiejętności przewidywania — można je wykorzystać przy pracy nad dalszą częścią projektu lub przy projektach następnych.
Zanim zajmiemy się kwestią uaktualniania projektu, zatrzymamy się na chwilę nad procesem uaktualniania. Aktualizacja projektu może być trudnym zadaniem, szczególnie w przypadku dużych projektów wykorzystujących wiele zasobów. Należy określić procedury ręcznego zbierania informacji na bieżąco, a następnie obrać najlepszą metodę wprowadzania ich do programu.
Osoby zajmujące się poszczególnymi zadaniami powinny regularnie informować, czy zadanie przebiega zgodnie z harmonogramem, ile prac zostało wykonanych, czy nastąpiła zmiana w przewidywanym czasie trwania zadania i w przewidywanych nakładach potrzebnych do wykonania zadania.
Czasami warto stworzyć formularz raportu w celu zbierania informacji od uczestników projektu. Raporty powinny zawierać informacje niezbędne do aktualizacji planu projektu w programie. Można skorzystać z jednego z wzorów raportów w programie Microsoft Project lub dostosować jeden z nich do własnych potrzeb tak, aby dostarczał niezbędnych informacji.
Należy też ustalić, jak często chcemy otrzymywać formularze. Jeżeli będziemy żądali ich zbyt często, załoga — zamiast pracować — będzie pisać raporty. Z drugiej strony, jeżeli będziemy otrzymywać je zbyt rzadko, nie będziemy w stanie odpowiednio wcześnie zauważyć zaistniałego problemu, który należy rozwiązać, zanim przejdzie w poważny kryzys. Zadaniem kierownika jest określenie odpowiedniej częstotliwości zbierania danych.
Wskazówka
Możemy skorzystać z pól z podziałem czasu w programie, aby śledzić koszty rzeczywiste codziennie lub co tydzień. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podrozdziale „Regularne śledzenie pracy i kosztów” w dalszej części tego rozdziału.
Po zebraniu raportów należy je ocenić, aby odnaleźć zadania niedokończone, dla których trzeba zmodyfikować planowany czas trwania, nakłady i koszty. Łatwiej będzie dokonać tych poprawek przed wprowadzeniem do harmonogramu rzeczywistych dat czy procentowej ilości wykonanego zadania.
Zapisywanie informacji rzeczywistych pozwala na porównanie wartości szacowanych z rzeczywistymi. Aby jednak tego dokonać, należy wcześniej określić plan bazowy dla projektu.
Aktualizacja zadań polega na wypełnianiu poniższych pól każdego zadania objętego śledzeniem postępów:
· Rzeczywista data rozpoczęcia,
· Rzeczywista data zakończenia,
· Rzeczywisty czas trwania,
· Pozostały czas trwania,
· Procent wykonania.
W niektórych przypadkach po wprowadzeniu informacji do jednego z pól program sam oblicza wartości dla pozostałych. Przykładem może być wprowadzenie danych do pola Procent wykonania, które powoduje obliczenie i podanie daty rozpoczęcia, rzeczywistego i pozostałego czasu trwania i kosztu rzeczywistego pracy.
Wykres Gantta przedstawia planowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadania. W tej części omówimy, jak wprowadzać i przeglądać rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia (a także porównywać daty bieżące, bazowe i rzeczywiste) w widoku Formularz szczegółów zadań, jak na rys. 12.1.
Actual option button — Przycisk opcji Rzeczywisty
Rysunek 12.1. Do wprowadzania aktualnych danych korzystamy z Formularza szczegółów zadań
Rozpoczynając od widoku wykresu Gantta, nalezy wykonać następujące kroki:
Uwaga
Trzy przyciski opcji — Bieżący, Bazowy i Rzeczywisty, odnoszą się tylko do danych, które można przeglądać lub wprowadzać. Oznacza to, że nie zobaczymy ustawień bazowych po kliknięciu przycisku Bazowy.
Program początkowo do pól Rzeczywista data rozpoczęcia i Rzeczywista data zakończenia wprowadza informację Brak. Podczas aktualizacji projektu i wprowadzania rzeczywistych dat rozpoczęcia i zakończenia program zmienia daty na wprowadzone wartości rzeczywiste. Wprowadzenie rzeczywistej daty rozpoczęcia powoduje zmianę tylko w polu daty rozpoczęcia. Natomiast wprowadzenie rzeczywistej daty zakończenia powoduje zmiany w kilku innych polach, jak w polu Procent wykonania, Rzeczywisty czas trwania, Pozostały czas trwania, Praca rzeczywista i Koszt rzeczywisty. Program również zmieni pole rzeczywistej daty rozpoczęcia, jeżeli nie zostało ono określone.
Rzeczywisty czas trwania to czas, jaki zajęło wykonanie zadania. Do wprowadzenia rzeczywistego czasu trwania można skorzystać z pola dialogowego Aktualizowanie zadań. Z menu Narzędzia należy wybrać Śledzenie, a następnie Aktualizuj zadania, albo w pasku Śledzenie kliknąć Aktualizuj zadania, aby pojawiło się okno dialogowe Aktualizowanie zadań — jak na rys. 12.2.
Rysunek 12.2. W celu określenia rzeczywistego czasu trwania zadania, należy wpisać wartość do pola Rzecz. czas trwania w oknie dialogowym Aktualizowanie zadań
Aby wyświetlić pasek Śledzenie, należy z menu Widok wybrać Paski narzędzi, a następnie Śledzenie.
Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest równy lub krótszy od planowanego czasu trwania, program traktuje zadanie jako wykonywane zgodnie z harmonogramem. W takim wypadku po kliknięciu przycisku OK program wprowadza rzeczywistą datę rozpoczęcia zgodnie z planowaną datą rozpoczęcia, chyba że wcześniej wprowadzono rzeczywistą datę rozpoczęcia — wtedy pozostaje ona bez zmian. W obu przypadkach zostaje obliczony procent wykonania oraz pozostały czas trwania zadania.
Aby sprawdzić pozostały czas trwania, należy ponownie otworzyć pole Aktualizowanie zadań.
Jeżeli wprowadzony rzeczywisty czas trwania jest dłuższy od planowanego czasu trwania, program traktuje zadanie jako wykonane, ale uwzględnia również, że zajęło ono więcej czasu niż zakładano. Program dopasowuje planowany czas trwania do rzeczywistego czasu trwania i w polu Procent wykonania wstawia 100%, a w polu Pozostały czas trwania — 0%.
Można skorzystać z zakładki Obliczanie w polu dialogowym Opcje (z menu Narzędzia należy wybrać Opcje), żeby program uaktualniał stan zasobów w chwili aktualizacji stanu zadania. Jeżeli skorzystamy z tej opcji, a następnie wprowadzimy rzeczywisty czas trwania, program uaktualni również dane o pracy i koszcie dla tych zasobów. Więcej na ten temat w podrozdziale „Pomijanie obliczania kosztu zasobu” w dalszej części tego rozdziału.
Korzystając z harmonogramu według nakładu pracy, nie należy zmieniać rzeczywistego czasu trwania zadania, natomiast należy zmienić numer przydzielonego zasobu lub kwotę przydziału zasobu. Należy pamiętać, że na czas trwania zadania o harmonogramie według nakładu pracy wpływa przydział zasobu.
W dwóch poprzednich podrozdziałach wyjaśniono, jak korzystać z Formularza szczegółów zadań i z pola dialogowego Aktualizowanie zadań w celu wprowadzania i przeglądania informacji rzeczywistych. Formularz szczegółów zadań pozwala jednak na ograniczone aktualizowanie zadań. Chociaż pole dialogowe Aktualizowanie zadań pozwala na pełne wprowadzenie danych rzeczywistych, niektórzy mogą woleć wprowadzać dane rzeczywiste, korzystając z widoku tabeli Śledzenie pokazanej na rys. 12.3.
Rysunek 12.3. Widok tabeli śledzenia pozwala na przeglądanie i wprowadzanie wartości rzeczywistych dla zadań
Kolumna Pozost. (Pozostały) czas trwania pokazuje, ile czasu potrzeba na zakończenie zadania. W celu wyświetlenia tabeli śledzenia należy otworzyć widok wykresu Gantta i wykonać następujące czynności:
1. Kliknąć górne okno wykresu Gantta.
2. Z menu Okno wybrać Usuń podział, aby wyświetlić standardowy wykres Gantta.
3. Prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Śledzenie. Program wyświetli w lewej części wykresu Gantta widok tabeli śledzenia.
Żeby widzieć wszystkie kolumny tabeli śledzenia, należy w oknie zawęzić część obszaru wykresu.
Jeżeli wprowadzimy wartość do kolumny Pozostały czas trwania, program traktuje zadanie jako rozpoczęte i uzupełni pola zależne od pozostałego czasu trwania. Określone zostaną wartości Rzecz. (Rzeczywisty) czas trwania i Wyk. % (procent wykonania) w oparciu o kombinację wprowadzonej wartości pozostałego czasu trwania i wstępnie planowanego czasu trwania. Program wprowadzi również rzeczywistą datę rozpoczęcia i — jeżeli została wybrana opcja aktualizacji stanu zasobów podczas aktualizacji zadania — uaktualnia wartości pracy i kosztu dla zasobów w zadaniu.
Wprowadzenie wartości 0 do kolumny Pozostały czas trwania oznacza to samo, co wprowadzenie wartości 100 do kolumny Procent wykonania. Załóżmy, że zmieniamy wartość w kolumnie Pozostały czas trwania tak, że jest ona większa niż wartość istniejąca. Program traktuje to jako zmianę planowanego czasu trwania zadania, a nie jako śledzenie rzeczywistego postępu zadania i zmienia harmonogram w oparciu o nowo wprowadzony czas trwania. Jeżeli zadanie jest już wykonywane i wprowadziliśmy rzeczywisty czas trwania, powiększając wartość pozostałego czasu trwania, program dodaje tę nową wartość szacunkową do uprzednio obliczonego rzeczywistego czasu trwania i zmienia wartość Procent wykonania.
Postęp prac wykonanych w zadaniu można ustalić przez określenie wartości procentu wykonania dla tego zadania. Każda wartość mniejsza niż 100 oznacza, że zadanie nie jest zakończone. Wartość procentu wykonania można wprowadzić, korzystając z Formularza szczegółów zadań, okna dialogowego Aktualizowanie zadań lub widoku tabeli Śledzenie. Można również wybrać zadanie z dowolnego widoku zadania i skorzystać z przycisków Procent wykonania na pasku narzędzi Śledzenie (rys. 12.4). Aby wyświetlić ten pasek narzędzi, należy kliknąć prawym przyciskiem myszki dowolny pasek narzędzi i wybrać Śledzenie.
Przyciski procentu wykonania
Rysunek 12.4. Przyciski pozwalają na ustawienie procentu wykonania zadania na wartość 0%, 25%, 50%, 75% lub 100%
Wartość w kolumnie Procent wykonania również wpływa na wartości Rzeczywisty czas trwania i Pozostały czas trwania. Wprowadzenie danych do tych kolumn powoduje uaktualnienie danych w pozostałych kolumnach. Po wprowadzeniu wartości rzeczywistego czasu trwania program oblicza wartość dla kolumny Procent wykonania, dzieląc wartość Rzeczywisty czas trwania przez początkowo planowany czas trwania. Jeżeli natomiast wprowadzimy wartość Pozostały czas trwania, program przelicza (jeżeli jest taka potrzeba) wartości Rzeczywisty czas trwania i Procent wykonania.
Po zmianie wartości Procent wykonania program ustala rzeczywistą datę rozpoczęcia (jeżeli nie wprowadzono jej wcześniej). Oblicza również wartość rzeczywistego czasu trwania i pozostałego czasu trwania. Jeżeli wybrano opcję uaktualniania zasobów podczas uaktualniania zadań, program oblicza również wartości Koszt rzeczywisty i Praca rzeczywista. Jeżeli do kolumny Procent wykonania wprowadzimy wartość 100, program przydzieli do kolumny Rzeczywista data zakończenia planowaną datę zakończenia. Jeżeli wartość ta nie jest poprawna, nie należy wprowadzać procentu wykonania, a raczej wprowadzić rzeczywistą datę zakończenia.
Niektóre z zadań wprowadzanych do harmonogramu są uzależnione od dostępności zasobów. W takim przypadku śledzenie postępów w zadaniu będzie łatwiejsze, jeżeli aktualizujemy pracę ukończoną. Aktualizacja tej wartości powoduje aktualizację pracy wykonanej przez poszczególne zasoby.
Podobnie jak program oblicza czas trwania po wypełnieniu pól czasu trwania, tak aktualizuje on pracę pozostałą do wykonania, odejmując pracę wykonaną od całkowitej zaplanowanej pracy.
Do wprowadzania informacji do kolumny Praca rzeczywista należy korzystać z tabeli śledzenia, ale zacząć należy od widoku Obciążenie zadaniami, aby można było wprowadzić rzeczywistą pracę wykonaną dla określonych zasobów. W menu Widok należy kliknąć Obciążenie zadaniami, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszki przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać Śledzenie. Prawdopodobnie trzeba będzie rozszerzyć widok prawie maksymalnie, aby ukazała się kolumna Praca rzeczywista (rys. 12.5).
Rysunek 12.5. Widok tabeli śledzenia ukazujący zasoby
Z tej metody wprowadzania pracy rzeczywistej można korzystać również w wypadku wprowadzania do harmonogramu zadań uzależnionych od dostępności zasobów w ogólności, a nie określonych zasobów. Niemniej jednak wartości wprowadzamy w tym samym rzędzie co zadania, a nie w indywidualnych rzędach zasobów. Program rozdziela pracę rzeczywistą i pozostałą pomiędzy zasoby.
Za wyjątkiem zadań o koszcie stałym, w celu obliczenia kosztu zadania program korzysta z określonych zasobów przydzielonych do zadania w czasie jego trwania. Koszty są naliczane, a całkowite koszty projektu są sumą wszystkich zasobów i kosztów stałych. Zatem, jeżeli przydzieliliśmy zasoby do zadań, program obliczał i naliczył te koszty — pozostaje nam tylko je przejrzeć i przeanalizować.
Można również nie przydzielać zasobów do zadań lub zmienić opcję domyślną tak, aby program nie obliczał kosztu. Jak to zrobić? Z menu Narzędzia należy wybrać Opcje, żeby wyświetlić okno dialogowe Opcje. Na zakładce Obliczanie należy sprawdzić ustawienia dla naszego projektu (patrz rys. 12.6). Jeżeli nie jest zaznaczone okienko Aktualizacja stanu zadania aktualizuje stan zasobów, program nie oblicza kosztów projektu. Należy jednak pamiętać, że ta opcja jest aktywna w ustawieniu domyślnym.
Rysunek 12.6. Zakładka Obliczanie w polu dialogowym informuje, czy program oblicza koszty
Jeżeli nie przydzielamy zasobów lub jeżeli zmieniamy ustawienia domyślne, program nie może obliczać kosztu projektu, chyba że dostarczymy dodatkowych informacji po zakończeniu zadania. Przeglądania i aktualizacji kosztów projektu można dokonywać w jednej z dwóch tabel kosztów — tabeli Koszt dla zadań lub tabeli Koszt dla zasobów. Można zmienić koszty przypisane przez program.
Tabela Koszt dla zadań, prezentowana na rys. 12.7, dostarcza informacji o kosztach w oparciu o każde zadanie projektu. Tabela przedstawia koszt według planu bazowego (koszt zakładany), koszt rzeczywisty, odchylenie pomiędzy kosztem zakładanym i rzeczywistym i koszt pozostały zadania.
Rysunek 12.7. Tabela Koszt dla zadań
Jeżeli dla zadania określimy koszt stały, program doda go do obliczonego kosztu zadania. Aby wyświetlić tę tabelę, należy po otworzeniu wykresu Gantta kliknąć prawym przyciskiem myszki przycisk w lewym górnym rogu tabeli i z menu wybrać Koszt. Może zaistnieć potrzeba rozszerzenia tabeli w prawo, aby zobaczyć wszystkie pola tabeli Koszt dla zadań.
Tabela Koszt dla zadań jest bardzo przydatna w porównaniu kosztów według planu bazowego z kosztami rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.
Tabela Koszt zasobów jest bardzo podobna do tabeli Koszt dla zadań i przedstawia rozkład kosztów według zasobów (patrz rys. 12.8).
Rysunek 12.8. Tabela Koszt zasobów
Aby wyświetlić tę tabelę, należy zacząć od widoku zasobów — np. od Arkusza zasobów. Należy prawym przyciskiem myszki kliknąć przycisk w lewym górnym rogu tabeli i wybrać z menu Koszt.
Podobnie jak tabela Kosz tdla zadań, tabela Koszt zasobów przydaje się w porównaniu kosztów według planu bazowego z kosztami rzeczywistymi, jeżeli został zapisany widok planu bazowego.
...
mgram