Wdrażanie IS09001.doc

Politechnika Śląska w Gliwicach

Projekt z przedmiotu

Systemy Zarządzania Jakością

„Wdrażanie systemu zarządzania jakością  PN-EN/ISO 9001/2000"

Wprowadzenie

Jakość wyrobów i usług jest jednym z podstawowych czynników mających znaczący wpływ na wyniki prowadzonej działalności. Wymagania stawiane przedsiębiorstwom przez klientów oraz innych odbiorców w odniesieniu do jakości ciągle rosną. Sprostanie tym wymaganiom,, a co bezpośrednio z tym związane, osiągnięcie i utrzymanie dobrych wyników ekonomicznych jest możliwe poprzez ciągłą poprawę jakości, System zarządzania jakością zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2000 gwarantuje organizacji stabilną pozycję na rynku oraz stały postęp i rozwój; dzieje się tak poprzez planowanie, nadzorowanie i ciągłe doskonalenie podejmowanych działań, które prowadzą do wzrostu zysków, większej wydajności i opłacalności procesów, a także wzrostu zaufania klientów, odbiorców i innych stron zewnętrznych do firmy. Ponadto, w obliczu rosnącej konkurencji certyfikat potwierdzający zgodność wdrożonego systemu z wymogami standardu ISO 9001:2000 może być skutecznym narzędziem marketingowym.

Co To Jest System Zarządzania Jakością?

System zarządzania jakością jest narzędziem umożliwiającym każdemu przedsiębiorstwu podnoszenie poziomu jakości wytwarzanych wyrobów i/iub oferowanych usług, poprzez ciągłe doskonalenie metod i sposobów działania. Według definicji system zarządzania jakością (SZJ) to część systemu zarządzania organizacją, która jest ukierunkowana na osiągnięcie wyników odniesionych do celów dotyczących jakości spełniających, odpowiednio, potrzeby, oczekiwania i wymagania stron zainteresowanych. Cele dotyczące jakości uzupełniają inne cele organizacji takie jak dotyczące rozwoju, finansowania, rentowności, środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy.

Różne części systemu zarządzania organizacją mogą być zintegrowane z systemem zarządzania jakością w jeden system stosujący wspólne elementy (źródło: PN-EN ISO 9000:2001 Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia, Polski Komitet Normalizacyjny),

Podstawowym założeniem systemu zarządzania jakością jest zasada ciągłej poprawy oparta na cyklu Deminga w skrócie zwanym cyklem P-D-C-A od angielskich słów Plan-Do-Check-Act. Zasada ta polega na nieustającym dążeniu do poprawy skuteczności i efektywności podejmowanych działań.

CYKL CIAGŁEJ POPRAWY DEMINGA

Rysunek 1 –Cykl P-C-D-A wdrażania norm ISO 9001

Wdrożenie systemu jakości w firmie

Wdrożenie systemu zarządzania jakością jest przedsięwzięciem dobrowolnym. Decyzja o wdrażaniu SZJ w przedsiębiorstwie powinna być podjęta przez najwyższe kierownictwo, tylko wtedy całe przedsięwzięcie ma szansę powodzenia. Zadaniem najwyższego kierownictwa jest między innymi zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji procesów, w tym odpowiednio wykwalifikowanej kadry pracowników, dostępu do technologii, środków finansowych i innych. Do zadań kierownictwa należy także opracowanie polityki jakości stanowiącej podstawę do określania celów i zadań odnoszących się do jakości. Wdrażanie dowolnego rodzaju systemu zarządzania jest ważnym i znaczącym przedsięwzięciem dla organizacji dążącej do doskonalenia działalności. Dobre planowanie i wsparcie wyższej kadry kierowniczej mogą w znacznym stopniu ułatwić ten proces. We wszystkich systemach zarządzania wykorzystywane są te same wspólne narzędzia i wspólny proces, który można zastosować podczas wdrażania:

Główne powody dla których warto wdrożyć system jakości

·         wzrost konkurencyjności firmy na rynku krajowym, jak i na rynkach Unii Europejskiej,

·         wzrost zaufania klientów, odbiorców i innych stron zewnętrznych do firmy,

·         redukcja  kasztów poprzez zmniejszenie ilości  błędów oraz efektywne wykorzystanie zasobów,

·         wzrost efektywności podejmowanych działań,

·         usystematyzowanie wykonywanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności,

·         wzrost zaangażowania, samokontroli i motywacji pracowników,

·         spełnienie wymagań przepisów prawnych.

·         lepsze postrzeganie firmy przez klientów,

·         łatwiejsze nawiązywanie kontraktów kooperacyjnych,

·         dodatkowe punkty w przetargach a czasami wręcz wymóg posiadania certyfikatu przez startującego w przetargu,

·         uporządkowanie mechanizmów wewnątrz firmy,

·         jaśniejszy podział odpowiedzialności i uprawnień,

·         łatwiejsze .sterowanie. firmą w okresach zmian,

·         wbudowany mechanizm ciągłego doskonalenia,

·         stworzenie bazy do wdrażania jakichkolwiek innych nowych systemów.

Oczywiście, także inne czynniki mają niewymierny wpływ na wdrażanie w/w systemu  koszty. Bo o nich mowa, wdrożenie i otrzymanie systemu kosztuje, niestety, nic za darmo.

·         koszty wdrożenia systemu - to zapłata dla firmy doradczej ale także pewne koszty związane z odrywaniem niektórych pracowników od zajęć, koszt wdrożenia waha się w zależności od wielkości firmy od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych (w przypadku bardzo dużych firm) plus od kilkudziesięciu do kilkuset roboczogodzin „własnych” pracowników,

·         koszty certyfikacji - trudno podać nawet przybliżone ze względu na bardzo duży rozrzut cen jednostek certyfikujących, w przypadku małej, kilkuosobowej firmy cena waha się od 4 do 12 tysięcy a duże firmy zapłacą od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy, tutaj też zaczyna działać mechanizm rynkowy i należy mieć nadzieję na stopniowe spłaszczanie się tej piramidy, należy pamiętać, że auditorzy z jednostki certyfikującej pojawią się co roku celem przeprowadzenia auditu nadzorującego, koszt takiej „wizyty” to ok. 30 do 40% ceny auditu certyfikującego,

·         koszty utrzymania systemu - aby system był utrzymywany należy poświęcić mu trochę czasu, w małych firmach wystarczy kilka, kilkanaście roboczogodzin w miesiącu, w firmach liczących tysiąc i więcej pracowników to już pełny etat Pełnomocnika plus po kilkadziesiąt roboczogodzin miesięcznie dla auditorów wewnętrznych.

Rysunek 2 – Podejście procesowe zarządzania jakością

Warunkiem prawidłowego funkcjonowania systemu jest zaangażowanie wszystkich pracowników w realizację polityki jakości i wynikających z niej celów. Aby czynności mające wpływ na jakość były wykonywane prawidłowo, niezbędne jest, aby pracownicy byli wyszkoleni, kompetentni i świadomi swojej roli w systemie. Ponadto efektywny system zarządzania wymaga prawidłowego przepływu informacji wewnątrz firmy (komunikacja wewnętrzna) oraz pomiędzy firmą a jej otoczeniem, np. klientami (komunikacja zewnętrzna).

Aby system mógł poprawnie funkcjonować, musi być okresowo kontrolowany. Norma wymaga przeprowadzania okresowych auditów wewnętrznych. Celem auditu wewnętrznego jest między innymi sprawdzenie czy podejmowane w organizacji działania przebiegają zgodnie z wymaganiami normy, ustalonych procedur i instrukcji, a także wymaganiami odpowiednich przepisów. Wszelkie niezgodności wykryte podczas auditu stanowią podstawę działań korygujących i zapobiegawczych, a w konsekwencji prowadzą do prawidłowego funkcjonowania systemu. Innym rodzajem kontroli systemu jest przegląd wykonywany przez kierownictwo, którego celem jest dokonanie całościowej oceny funkcjonowania SZJ, w tym między innymi sprawdzenie jego przydatności, skuteczności oraz adekwatności w stosunku do polityki, celów i zadań w zakresie jakości.

Wymagania ze strony normy ISO 9001/ 2000

Najnowsza, znowelizowana seria norm ISO 9000:2000 stanowi zestawienie wzajemnie powiązanych dokumentów, na które składają się następujące normy:

•                PN-EN ISO 9000:2001 - Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia.

•                PN-EN ISO 9001:2001 - Systemy zarządzania jakością - Wymagania.

•                PN-EN ISO 9004:2001 - Systemy zarządzania jakością - Wytyczne doskonalenia funkcjonowania,

Wymagania systemu zarządzania jakością zawarte są w normie PN-EN ISO 9001:2001. Norma ta stanowi podstawę do certyfikowania systemu w firmie.

Normą uzupełniającą powyższą serię norm jest norma PN-EN ISO 19011: 2003 - Wymagania dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego.

Seria norm ISO 9000 opiera się na 8 zasadach zarządzania. Stosowanie tych zasad ułatwia osiąganie celów dotyczących jakości oraz pomaga w ciągłym doskonaleniu funkcjonowania organizacji.

Zasada 1: Orientacja na klienta - Firma jest zależna od swoich klientów, dlatego niezbędne jest zrozumienie nie tylko obecnych potrzeb i oczekiwań klienta, ale także zrozumienie jego przyszłych potrzeb i wykraczanie ponad jego obecne oczekiwania, co pozwala firmie na osiągnięcie silnej pozycji konkurencyjnej na rynku,

Zasada 2: Przywództwo - Cel i kierunki działania organizacji wyznaczają jej przywódcy. Najwyższe kierownictwo powinno stworzyć i utrzymywać odpowiednie środowisko pracy umożliwiające pełne zaangażowanie się pracowników w osiąganie celów organizacji.

Zasada 3: Zaangażowanie ludzi - Istotą organizacji są ludzie na wszystkich szczeblach. Wykorzystanie pełnego potencjału twórczego i energii całej załogi pozwala na osiąganie wyznaczanych celów organizacji.

Zasada 4: Podejście procesowe - Pożądany wynik jest osiągany z większą wydajnością wtedy, gdy działania i zasoby z nimi związane zarządzane są jako proces,

Zasada 5: Systemowe podejście do zarządzania - System zarządzania jakością jest zbiorem wzajemnie powiązanych i wzajemnie oddziaływujących procesów, które ułatwiają organizacji osiąganie celów,

Zasada   6:   Ciągle   doskonalenie   -   Stałym   celem   organizacji   powinno   być   ciągłe doskonalenie wyrobów, usług, procesów i systemu.

Zasada 7: Podejmowanie decyzji na podstawie faktów - Skuteczne decyzje opierają się na analizie danych i informacji.

Zasada 8: Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami - Poprzez stworzenie partnerskich relacji z dostawcami, skoncentrowanych na wspólnych celach zwiększa się zdolność tworzenia wartości dla obu stron.

Zakres normy – jest bardzo ważnym, wręcz podstawowym wymogiem określającym dalsze postępowanie jest stwierdzenie, że stosuje się tę normę dla spełnienia wymagań klienta i zwiększenia jego zadowolenia. W każdym przypadku konieczności dokonania interpretacji wymagań normy musimy spojrzeć na problem oczami klienta, czy nasze podejście pozwala na spełnienie oczekiwań klienta i zwiększenie jego zadowolenia.

System zarządzania jakością - tu już pojawiają się konkrety opisane szczegółowo w następnych punktach normy, musimy:

·         wyspecyfikować procesy i powiązania między nimi;

·         określić kryteria i metody do ich efektywnego sterowania;

·         zapewnić niezbędne środki i informacje;

·         zapewnić nadzór nad nimi i prowadzić analizy ich działania;

·         doskonalić procesy;

·         odpowiednio nadzorować dokumenty i zapisy.

Odpowiedzialność kierownictwa - kierownictwo organizacji powinno:

·         udowodnić swoje zaangażowanie w rozwoju i doskonaleniu systemu;

·         zapewnić powszechną wiedzę o wymaganiach klienta i ich spełnianiu;

·         stworzyć i rozpropagować politykę jakości;

·         planować zarówno cele jakości jak i system zarządzania jakością;

·         ustalić i zakomunikować zakresy odpowiedzialności i uprawnień;

·         zapewnić właściwy sposób komunikowania się i przepływu informacji;

·         wyznaczyć swojego przedstawiciela do nadzorowania systemu;

·         prowadzić planowane i systematyczne przeglądy systemu zarządzania jakością.

Zarządzanie środkami - należy ustalić i zabezpieczyć środki niezbędne dla:

·         zarządzania zasobami ludzkimi (szkolenia, kompetencje, świadomość);

·         zapewnienie i utrzymywania właściwej infrastruktury;

·         planowania i utrzymywania właściwego środowiska pracy.

Realizacja wyrobu (usługi) - organizacja powinna:

·         planować realizację wyrobu;

·         odpowiednio prowadzić procesy związane z klientem;

·         właściwie prowadzić prace projektowe i rozwojowe;

·         odpowiednio realizować zakupy;

·         nadzorować produkcję (usługę);

·         prowadzić walidację procesów specjalnych;

·         identyfikować wyroby i prowadzić związane z tym zapisy;

...