W tym rozdziale:
Wspólne cechy raportów
Spojrzenie kompleksowe
Raporty o kosztach
Raporty o terminarzu
Raporty o przydziałach zasobów
Raporty obciążenia pracą
Tworzenie własnych raportów
Jak to już omówiono w rozdziałach 6. i 7., program zawiera różnorodne widoki pozwalające na ocenę postępów w projekcie, określanie przyczyn problemów, a nawet na ich rozwiązywanie. Istnieje możliwość drukowania tych widoków, jednak czasami chcemy przedstawić dane w formacie, który nie jest dostępny w żadnym widoku. Poniższy rozdział omawia korzystanie z raportów do prezentacji informacji o projekcie.
Wszystkie raporty w programie mają pewne cechy wspólne. Można na przykład każdy z nich wydrukować lub zaprezentować go na ekranie.
Uwaga
Program tworzy kategorie raportów odnoszących się do tego samego tematu, np. wszystkie raporty dotyczące kosztu należą do kategorii Koszty.
Aby przedstawić raporty dostępne w określonej kategorii należy:
Rysunek 13.1. W oknie dialogowym Raporty wybieramy kategorię raportów
W dalszej części zostanie omówione, w jaki sposób można korzystać z przycisku Edytuj w celu zmieniania informacji w raporcie. Będzie to przedstawione na przykładzie raportów dostępnych dla różnych kategorii. Przycisk Edytuj służy również do tworzenia własnych raportów, co zostanie wyjaśnione pod koniec tego rozdziału.
Scroll arrows — Strzałki przewijania
Zoom button — Przycisk Powiększ
Full page button — Przycisk Jedna strona
Multiple pages button — Przycisk Kilka stron
Mouse pointer — Wskaźnik myszki
Rysunek 13.2. Raport w trybie podglądu wydruku
Korzystając ze strzałek przewijania na pasku narzędzi u góry ekranu, można przemieszczać się w obrębie raportu. Przycisk Powiększ umożliwia powiększenie obrazu, aby tekst na ekranie był czytelny. Można również kliknąć część raportu, którą chcemy powiększyć — kształt wskaźnika myszki informuje, że po kliknięciu powiększy wybrany obszar. Aby powrócić do poprzednich parametrów obrazu, należy kliknąć przycisk Jedna strona, albo jeszcze raz kliknąć sam raport. Aby pokazać więcej niż jedną stronę naraz, należy kliknąć przycisk Kilka stron.
Przed wydrukowaniem raportu możemy sprawdzić ustawienie strony. Po kliknięciu przycisku Ustawienia strony pojawi się okno dialogowe przedstawione na rys. 13.3.
Rysunek 13.3. Okno dialogowe Ustawienia strony umożliwia ustalenie orientacji, skalowania, marginesów, a także wprowadzenie informacji w nagłówku i stopce
W rozdziale 6. znajduje się opis zakładek w oknie dialogowym Ustawienia strony.
W celu wydrukowania raportu, należy kliknąć przycisk Drukuj. Program otworzy okno dialogowe Drukowanie przedstawione na rys. 13.4. Możemy również powrócić do programu, klikając, zamiast przycisku Drukuj, przycisk Anuluj.
Rysunek 13.4. W oknie dialogowym Drukowanie ustalamy zakres stron wydruku
Po otwarciu okna Omówienie w oknie dialogowym Raporty pojawiają się raporty najwyższego poziomu, dotyczące całego czasu trwania projektu, jak na rys. 13.5.
Rysunek 13.5. Raporty dostępne w kategorii Omówienie
Raport Podsumowanie projektu, przedstawiony na rys. 13.6, prezentuje informacje najwyższego poziomu o danym projekcie. W raporcie znajdują się informacje sumaryczne o datach, czasie trwania, pracy, kosztach, stanie zadań i zasobów.
Rysunek 13.6. Raport Podsumowanie projektu
Raport Zadania najwyższego poziomu, przedstawiony na rys. 13.7, prezentuje, zgodnie z bieżącą datą, zadania sumaryczne najwyższego poziomu w projekcie. Znajdują się w nim planowane daty rozpoczęcia i zakończenia oraz procent wykonania każdego zadania, a także koszty i praca niezbędne do wykonania go.
Rysunek 13.7. Raport Zadania najwyższego poziomu
Raport Zadania krytyczne, przedstawiony na rys. 13.8, prezentuje stan zadań na ścieżce krytycznej projektu — zadań, które opóźnią wykonanie projektu, jeżeli nie zostaną wykonane na czas. Znajduje się w nim czas trwania każdego zadania, jego daty rozpoczęcia i zakończenia, przydzielone zasoby, a także poprzednik i następnik zadania.
Rysunek 13.8. Raport Zadania krytyczne
Raport Punkty kontrolne, przedstawiony na rys. 13.9, prezentuje informacje o każdym punkcie kontrolnym w projekcie. Jeżeli w oknie dialogowym Informacje o zadaniu jako punkty kontrolne oznaczymy zadania sumaryczne, również pojawią się one w tym raporcie jako punkty kontrolne. Dla każdego punktu kontrolnego program przedstawia jego planowany czas trwania, daty rozpoczęcia i zakończenia, poprzedniki i przydzielone do niego zasoby.
Rysunek 13.9. Raport Punkty kontrolne
Jak widać na rys. 13.10, raport Dni robocze prezentuje informacje z kalendarza bazowego projektu. Znajduje się w nim nazwa kalendarza bazowego projektu oraz ustalone dla każdego dnia tygodnia godziny pracy wraz z wprowadzonymi wyjątkami.
Rysunek 13.10. Raport Dni robocze
Po wybraniu ikony Koszty w oknie dialogowym Raporty pojawiają się ikony raportów prezentujących koszty związane się z projektem, jak na rys. 13.11.
Rysunek 13.11. Raporty dostępne w kategorii Koszty
Raport Przepływ gotówki, przedstawiony na rys. 13.12, prezentuje tabelaryczne zestawienie tygodniowych kosztów poszczególnych zadań.
Rysunek 13.12. Raport Przepływ gotówki
Jeżeli w oknie dialogowym Raporty Koszty (rys. 13.11) wybierzemy Przepływ gotówki, a następnie klikniemy przycisk Edytuj, program otworzy okno dialogowe Raport krzyżowy, jak na rys. 13.13. Na zakładce Definicja można zmieniać przedział czasu dla informacji wyświetlanych w raporcie.
Rysunek 13.13. W oknie dialogowym Raport krzyżowy można zmieniać ustawienia domyślne dla raportu
W części „Tworzenie własnych raportów” pod koniec tego rozdziału znajduje się więcej informacji o oknie dialogowym Raport krzyżowy.
Raport Wartość wypracowana, przedstawiony na rys. 13.14, prezentuje stan kosztów poszczególnych zadań po porównaniu kosztów rzeczywistych z zakładanymi. Tytuły niektórych kolumn mogą wyglądać tajemniczo, dlatego też w tabeli 13.1 zamieszczono ich opis.
Więcej informacji o sposobie traktowania wartości wypracowanej przez program znajduje się w rozdziale 14.
Rysunek 13.14. Raport Wartość wypracowana
Tabela 13.1
Nagłówki w raporcie Wartość wypracowana
Nagłówek
Opis
BKPH
Budżetowy koszt pracy według harmonogramu
BKPW
Budżetowy koszt pracy wykonanej
RKPW
Rzeczywisty koszt pracy wykonanej
OHR
Odchylenie od harmonogramu
OKS
Odchylenie kosztowe
BK
Budżet końcowy
SKK
Szacowany koszt końcowy
OKC
Odchylenie końcowe
Program oblicza wartości BKPH, BKPW, RKPW, OHR i OKS do daty bieżącej projektu. OHR przedstawia różnicę w kosztach pomiędzy aktualnymi postępami a planem bazowym i jego wartość wynosi BKPW minus BKPH. OKS pokazuje różnicę między kosztem rzeczywistym a kosztem planowanym do osiągnięcia bieżącego poziomu wykonania i jego wartość wynosi BKPW minus RKPW. SKK pokazuje planowany koszt w oparciu o koszty już poniesione i zakładane na pozostałą część zadania. OKC pokazuje różnicę między kosztem według planu bazowego a kombinacją kosztów rzeczywistych i szacowanych.
Raport Budżet, przedstawiony na rys. 13.15, zawiera listę wszystkich zadań i prezentuje informacje o kosztach w budżecie, jak również o odchyleniach pomiędzy kosztami rzeczywistymi a planowanymi.
Rysunek 13.15. Raport Budżet
Powyższy raport nabiera znaczenia dopiero po zapisaniu planu bazowego projektu — po zakończeniu zadań wartości w kolumnie odchylenia zmieniają wartość na różną od 0,00 zł.
W programie znajdują się dwa raporty o przekroczeniu budżetu — jeden dla zadań i jeden dla zasobów. Nie będziemy mogli wydrukować żadnego z tych raportów, jeżeli nie wskażemy, że część zadań jest przynajmniej częściowo zakończona. Dopóki tego nie zrobimy, na ekranie pojawiać się będzie wiadomość jak na rys. 13.16.
Rysunek 13.16. Wiadomość pojawiająca się przy próbie drukowania raportu ponadbudżetowego, bez wskazania zadań przynajmniej częściowo ukończonych
Zadania ponadbudżetowe. Raport (rys. 13.17) prezentuje koszty, plan bazowy, odchylenie i wartości rzeczywiste dla zadań przekraczających zakładany budżet.
Rysunek 13.17. Raport Zadania ponadbudżetowe
Zasoby ponadbudżetowe. Raport (rys. 13.18) prezentuje zasoby, których koszty, po uwzględnieniu aktualnego stanu projektu, przekroczą wartości według planu bazowego.
Rysunek 13.18. Raport Zasoby ponadbudżetowe
Raporty w kategorii Działania bieżące dostarczają informacji dotyczących terminarza projektu. Po wybraniu ikony Działania bieżące i kliknięciu przycisku Wybierz otworzy się okno dialogowe Raporty Działania bieżące (patrz rys. 13.19), w którym możemy przeglądać dostępne raporty.
Rysunek 13.19. Raporty dostępne w kategorii Działania bieżące
Raport Zadania nierozpoczęte, przedstawiony na rys. 13.20, zawiera listę zadań, które nie mają rzeczywistej daty rozpoczęcia, ułożoną wg kolejności ich szacowanych dat rozpoczęcia. Przy każdym zadaniu program podaje czas trwania, poprzedniki oraz informacje o zasobach, jeżeli zostały przydzielone.
Rysunek 13.20. Raport Zadania nierozpoczęte
Podczas drukowania raportu Zadania rozpoczynające się (patrz rys. 13.21) program przedstawia pola dialogowe Zakres dat. Informacje wprowadzone do tych dwóch pól określają, w jakim przedziale czasu program ma wybierać zadania do tego raportu. W pierwszym polu podajemy datę wcześniejszą, a w drugim późniejszą. W raporcie pojawią się zadania zaczynające się (bądź kończące się) pomiędzy tymi dwiema datami.
Rysunek 13.21. Raport Zadania rozpoczynające się
W raporcie znajdują się informacje podobne do informacji w raporcie Zadania nierozpoczęte — czas trwania, daty rozpoczęcia i zakończenia, poprzedniki oraz informacje o zasobach, jeżeli zostały przydzielone. Pojawiają się również zadania zakończone — wyróżnione przez oznaczenie w kolumnie Identyfikator.
Jak widać z rysunku 13.22, raport Zadania w trakcie wykonywania zawiera listę zadań rozpoczętych, ale jeszcze niezakończonych, wraz z ich czasem trwania, datami rozpoczęcia i planowanego zakończenia, poprzednikami oraz informacjami o zasobach, jeżeli zostały przydzielone.
Rysunek 13.22. Raport Zadania w trakcie wykonywania
Raport Zadania wykonane, przedstawiony na rys. 13.23, zawiera listę zadań zakończonych. Raport prezentuje rzeczywisty czas trwania, rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia, procent wykonania (zawsze 100% — w innym wypadku zadanie nie pojawi się w raporcie), koszty i godziny pracy.
Rysunek 13.23. Raport Zadania wykonane
Przed wydrukowaniem raportu Zadania nierozpoczęte o czasie (patrz rys. 13.24) należy podać datę, do jakiej zadania powinny się rozpocząć. Na podstawie tej daty program wybiera zadania, które pojawiają się w raporcie.
Rysunek 13.24. Raport Zadania nierozpoczęte o czasie
Dla każdego zadania w raporcie program przedstawia planowane daty rozpoczęcia i zakończenia, daty rozpoczęcia i zakończenia według planu bazowego i odchylenia dat rozpoczęcia i zakończenia. Pojawiają się również informacje o następnikach, jeżeli są one określone.
Raport Zadania z poślizgiem, przedstawiony na rys. 3.25, zawiera listę zadań, dla których zmieniono daty rozpoczęcia w stosunku do dat określonych w planie bazowym.
Rysunek 13.25. Raport Zadania z poślizgiem
Raport przedstawia te same informacje co raport Zadania nierozpoczęte o czasie, ale sposób prezentacji zwraca naszą uwagę na inne szczegóły.
Kategoria raportów Przydziały pozwala na tworzenie raportów o przydziałach zasobów w projekcie. Po wybraniu kategorii Przydziały i kliknięciu przycisku Wybierz, otwiera się okno dialogowe Raporty Przydziały, przedstawione na rys. 13.26, w którym możemy przeglądać dostępne raporty.
Rysunek 13.26. Raporty dostępne w kategorii Przydziały
Raport Kto wykonuje co, przedstawiony na rys. 3.27, zawiera listę zasobów wraz z zadaniami, do których są przydzielone, a także ilość pracy planowanej do wykonania w związku z każdym zadaniem, planowane daty rozpoczęcia i zakończenia oraz wszystkie uwagi o zasobach.
Rysunek 13.27. Raport Kto wykonuje co
Raport Kto wykonuje co i kiedy, przedstawiony na rys. 13.28, również zawiera listę zasobów wraz z zadaniami, do których są przydzielone, ale koncentruje się na dziennej pracy nad poszczególnym zadaniem przewidzianej w harmonogramie dla każdego zasobu.
Korzystając z przycisku Edytuj w oknie dialogowym Raporty Przydziały, można zmieniać skalę czasu dla tego raportu np na. tygodnie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części „Tworzenie własnych raportów” pod koniec tego rozdziału.
Rysunek 13.28. Raport ...
robsz79