Zachowywanie często wstawianego tekstu i rysunków

Są prawdopodobnie rysunki oraz teksty, takie jak nazwy firm, numery rachunków czy znaki firmowe, które powtarzają się często w tworzonych przez Ciebie dokumentach. Zamiast wpisywać lub wykreślać te elementy, za każdym razem, gdy ich potrzebujesz, wygodniej jest zachować je jako pozycje Autotekstu. Autotekst służy w Wordzie do zapamiętywania często wykorzystywanych wyrazów, zwrotów lub rysunków, które mogą być następnie szybko wstawione do dokumentu za pomocą kilku naciśnięć klawiszy albo kliknięć myszy.

Jako pozycję Autotekstu możesz na przykład zapamiętać długie nazwisko, takie jak Aleksander Niecierpliwicz, jak również zdanie typu „Jeśli będą jakieś pytania, proszę o przyjście do mojego biura, w pokoju 227 w budynku D”. W obu przypadkach zaoszczędzisz sobie długiego pisania.

Za każdym razem, gdy dodajesz jakiś obiekt do zbioru Autotekstu, musisz mu nadać nazwę. Jeśli zechcesz później użyć tego obiektu w swoim dokumencie, będziesz musiał podać tę nazwę, w celu wskazania właściwego obiektu.

Oto kilka przykładów tego, co możesz  trzymać w zbiorze Autotekstu:

·              Często używane adresy pocztowe

·              Nazwa i logo Twojej firmy

·              Typowe zakończenie listu

·              Długa lista osób, dla których są przeznaczone Twoje dokumenty

·              Informacje o znakach towarowych

·              Standardowe zwroty używane w umowach i kontraktach

·              Teksty o nietypowym sposobie formatowania

·              Szyfrowany podpis wstawiany do Twoich dokumentów jako rysunek.

Pozycje Autotekstu mogą być traktowane, jako globalne, dzięki czemu będą dostępne we wszystkich dokumentach. Obiekty takie jak nazwa firmy, czy logo, są zazwyczaj potrzebne w we wszystkich dokumentach. Inne obiekty są raczej związane z konkretnymi typami dokumentów. Jeśli dokument jest oparty na szablonie innym niż NORMAL.DOT, to możesz sprawić, że niektóre pozycje Autotekstu będą dostępne tylko w tych dokumentach, które bazują na tym samym szablonie. Możesz na przykład zachować rutynową formułę wstawianą na końcu listu służbowego w szablonie takiego listu, a nie w NORMAL.DOT. Więcej wiadomości na temat szablonów znajdziesz w Podręczniku użytkownika Microsoft Worda, w rozdziale 10 pt. „Szablony dokumentów”.

Pozycje Autotekstu zachowane jako globalne, pojawiają się w zbiorach Autotekstu wszystkich szablonów. Zapamiętanie pozycji Autotekstu tylko w wybranym szablonie pozwala uniknąć wyszukiwania ich na długiej liście, pełnej nazw zupełnie nie związanych z aktualnym dokumentem.

W dalszej części dokumentu znajduje się opis metody dodawania nowego obiektu do zbioru Autotekstu. Więcej wiadomości na temat Autotekstu znajdziesz w Podręczniku użytkownika Microsoft Worda, w rozdziale 4 pt. „Autokorekta i Autotekst: ponowne użycie tekstu i grafiki”.

Tworzenie pozycji Autotekstu

Pozycja Autotekstu może zawierać dowolną porcję tekstu, rysunek, albo kombinację tych dwóch rzeczy, pochodzącą z dowolnego miejsca w dokumencie. Ograniczeniem jest jedynie wielkość dostępnej pamięci. Aby utworzyć nową pozycję Autotekstu, musisz wpisać do dokumentu odpowiedni tekst lub wstawić rysunek, zaznaczyć ten tekst lub rysunek, a następnie zachować zaznaczony fragment pod wybraną przez siebie nazwą. Powinien to być krótki, komunikatywny termin, umożliwiający łatwe wyszukanie w momencie wstawiania obiektu do dokumentu.

Możesz na przykład zachować jako pozycję Autotekstu zwyczajowe zakończenie listu. W tym celu wpisz najpierw to zakończenie. Niech to będzie zwrot „Z poważaniem”, trzy puste wiersze oraz Twoje nazwisko i tytuł. Zaznacz następnie całe to zakończenie i wybierz z menu Edycja polecenie Autotekst. Wpisz krótką nazwę tej pozycji, coś w rodzaju „koniec”, tak aby łatwo ją zapamiętać. Na końcu kolejnego listu wpisz po prostu „koniec”, a następnie naciśnij klawisz [F3]. W tym momencie Word wstawi zamiast wyrazu „koniec” zwrot „Z poważaniem”, trzy puste wiersze oraz Twoje nazwisko i tytuł.

W momencie zamykania Worda, jeśli utworzyłeś lub zmieniłeś wcześniej jakąś pozycję Autotekstu, program zapyta Cię, czy chcesz zachować zmiany w globalnym Autotekście. Jeśli klikniesz przycisk Tak, to zmiany te będą widoczne również po następnym uruchomieniu Worda. Jeśli klikniesz przycisk Nie, to wszystkie zmiany dokonane podczas tej sesji przepadną.

Wskazówka  Jeśli chcesz dodać do Autotekstu zwrot—na przykład tytuł raportu—który będzie umieszczany następnie w środku zdania, zaznacz razem z nim końcową spację. Wstawiając następnie ten zwrot do swojego dokumentu nie będziesz musiał sam robić odstępu, który zazwyczaj musi wystąpić między takim zwrotem, a resztą zdania.

Wstawianie pozycji Autotekstu do dokumentu

W momencie wstawiania pozycji Autotekstu do dokumentu Word kopiuje odpowiedni obiekt w miejsce, w którym znajduje się aktualnie punkt wstawiania. Pozycje Autotekstu mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Po zachowaniu jakiegoś obiektu w zbiorze Autotekstu, możesz go wstawiać tyle razy, ile tylko zechcesz.