OUTSOURCING_USLUG_KSIEGOWYCH.pdf

FIRMA

OUTSOURCING USŁUG KSIĘGOWYCH

Czwartek, 14 czerwca 2012, nr 111 (3249)

biznes

DODATEK SPECJALNY

Dlaczego polski menedżer boi się outsourcingu księgowości?

Paradoksalnie największą grupą

odbiorców usług outsourcingu

w usługach księgowych są małe

przedsiębiorstwa oraz podmioty

prowadzące działalność gospodarczą

nie jej na zewnątrz często

w przeświadczeniu zarzą-

du równa się pozbawieniu

kontroli nad inansami. Co

można stracić prócz kon-

troli? Po nieudanym proce-

sie outsourcingu powrót do

własnych zasobów jest trudny

i kosztowny a zmiana part-

nera outsourcingowego dłu-

gotrwała. Tak wcale być nie

musi. Widzimy tutaj zielone

światło dla księgowości in-

ternetowej, gdzie klient sa-

modzielnie bądź częściowo

samodzielnie prowadzi księ-

gowość i jednocześnie korzy-

sta z usług z doradztwa irmy

outsourcingowej bądź pracuje

na jej narzędziach.

– Znaczący providerzy usług

outsourcingowych, w tym na-

sza kancelaria, wprowadzili

w swojej ofercie usługi ska-

nowania i e-archiwizacji do-

kumentów – mówi Liliane

Preußer. - Dokumenty są dołą-

czane poprzez przeglądarkę do

archiwum i są dostępne z po-

ziomu programu księgowego.

Narzędzia te są bardzo drogie

zarówno z poziomu opłat li-

cencyjnych jak i z poziomu

kosztów wdrożenia. Dlaczego

więc przedsiębiorca nie mógł-

by wykorzystać doświadczeń

i zasobów irmy outsourcin-

gowej dzięki maksymalnemu

dopasowaniu świadczonych

usług do aktualnych potrzeb

irmy. My już to robiliśmy wie-

le razy, posiadamy tę wiedzę,

po co odkrywać Amerykę raz

jeszcze.

Zdaniem Liliane Preußer,

profesjonalne irmy outso-

urcingowe ciągle zdobywają

nowe doświadczenia i posze-

rzają swoją wiedzę specjali-

styczną, pracując z różnymi

klientami na bardzo konku-

Dlaczego polskie firmy rzadko korzystają

z outsourcingu księgowości?

Polski menedżer mający wybór: własna księgowość, czy

outsourcing raczej zdecyduje się na to pierwsze, jeśli

w ogóle rozważa outsourcing jako opcję. Co we współpracy

z zewnętrznym dostawcą budzi w nim lęk?

n obawa przed brakiem komunikacji;

n emocjonalne podejście do redukcji pracowników: out-

sourcing postrzega się jako dodatkowe zagrożenie przy

niekorzystnej sytuacji pracowników na rynku, zagrożenie

sprzeczne z polityką ochrony miejsc pracy;

n nieświadomość możliwości, które oferuje outsourcing.

Niewielkie irmy wcale nie

stoją przed wyborem odda-

nia księgowości na zewnątrz,

one po prostu z założenia de-

cydują się na usługi biur ra-

chunkowych. Determinujący

jest tutaj zwyczajny pragma-

tyzm inansowy. Providera-

mi takich usług są małe biu-

ra zatrudniające do dziewięciu

pracowników, które świadczą

podstawowe czynności w za-

kresie sprawozdawczości sta-

tutowej (tzw. tax compliance).

Trudno tutaj o raport mene-

dżerski, czy propozycje opty-

malizacji podatkowej, bądź

zaoferowanie dostępu do e-

-archiwum wszystkich doku-

mentów klienta. Nie do koń-

ca więc można tutaj mówić

o outsourcingu jako pełnym

zewnętrznym wsparciu. Mali

i średni przedsiębiorcy decy-

dują się jednak coraz częściej

na model mieszany: zatrud-

nienie księgowej do wprowa-

dzania typowych księgowań

i usługa outsourcingu w za-

kresie zamknięcia miesiąca

(roku) czy sprawozdawczości

zarządczej.

Z drugiej strony w Polsce

funkcjonuje kilkadziesiąt

podmiotów zatrudniających

powyżej 50 osób oferujących

profesjonalne usługi księgowe

(dysponujących odpowiednim

zapleczem informatycznym,

wykorzystujących zaawan-

sowane technologicznie roz-

wiązania z zakresu cloud

computing, zatrudniające

wykwaliikowanych pracow-

ników ze znajomością języków

obcych i międzynarodowych

standardów rachunkowości).

Typowym odbiorcą ich usług

są średni i duzi przedsiębior-

cy, spółki-córki zagranicz-

nych przedsiębiorców czy ich

oddziały – usługa obejmuje

tu zarówno usługi księgowe

oraz kompleksowe doradztwo

podatkowe i prawne.

Rynek oferuje również po-

średnie rozwiązanie pomię-

dzy outsourcingiem a prowa-

dzeniem własnej księgowości,

które może zapewnić większy

komfort dużym przedsiębior-

com. Takie usługi zwane ho-

stingiem oferuje swoim klien-

tom irma doradcza Rödl &

Partner.

- Usługi świadczone są na

bazie oprogramowania Micro-

soft SharePoint oraz Microsoft

Dynamics Ax, wzbogacone-

go licznymi modyikacjami

– mówi Liliane Preußer, part-

ner Rödl & Partner. - Zapew-

niają one działanie aplikacji

w trzech językach: polskim,

niemieckim i angielskim. E-

-księgowość i E-archiwum to

przede wszystkim oszczędność

czasu. Dysponując dostępem

do Internetu księgowy loguje

się na serwer dostawcy, gdzie

znajduje się oprogramowanie

i baza danych. W dodatku dane

są profesjonalnie zabezpieczo-

ne, a klient nie musi się mar-

twić o kopie bezpieczeństwa,

czy dostosowanie programu

Księgowość jest funkcją trudną do

zarządzania, więc powierzenie jej

zewnętrznej irmie tym bardziej ro-

dzi obawę utraty kontroli nad i-

nansami. Tak nie musi być – uwa-

ża Liliane Preußer, partner Rödl &

Partner.

Co może zapewnić bezpieczeństwo?

n optymalizacja organizacji oraz bieżące wewnętrzne ra-

portowanie;

n cloud computing, permanentny kontakt umożli-

wia bardzo obecnie popularny dostęp on-line aktywny

i pasywny do systemu księgowo-inansowego irmy out-

sourcingowej;

n wprowadzanie do systemu inansowego części doku-

mentów przez spółkę.

Jakie są zwiastuny niepowodzenia projektu outsourcin-

gowego?

n brak zaangażowania zarządu;

n brak lidera zmian – wewnętrznego (autorytet takiego

lidera) czy zewnętrznego (brak powiązań z załogą, co

może powodować nieracjonalność w podejmowaniu

decyzji);

n nieumiejętność zarządzania zmianą – pracowni-

cy powinni z wyprzedzeniem wiedzieć co ich czeka po

zmianie, zaskoczenie to gwóźdź do trumny; należy za-

pewnić bezpieczeństwo i to przełamie początkową

niechęć.

do przepisów zmieniającego

się prawa. Niewątpliwą zale-

tą tego rozwiązania jest prze-

widywalność kosztów, niskie

koszty wstępne i rozłożenie

kosztów użytkowania opro-

gramowania w czasie, bez

jednorazowych nakładów in-

westycyjnych. Decydując się na

tę „chmurową” usługę, klienci

logują się ze swojego kompu-

tera irmowego lub domowego

do programu zainstalowanego

w środowisku Rödl & Partner,

gdzie ich dane będą archiwi-

zowane, oprogramowanie spa-

rametryzowane, a środowisko

chronione przed wirusami -

dodaje.

Mieć ciastko i zjeść

ciastko

Co można zyskać, a co stra-

cić decydując się na zewnętrz-

ne wsparcie? Księgowość jest

funkcją trudną do zarządza-

nia, tym bardziej więc odda-

rencyjnym rynku. Dlatego

to połączenie specjalizacji

i wiedzy daje klientom irm

outsourcingowych przewagę

konkurencyjną i pozwala na

uniknięcie znacznych kosztów

związanych z podążaniem za

rozwijającą się technologią.

Dlatego tak ważna jest refe-

rencyjność na rynku usług

outsourcingowych: dobrze

wdrożony projekt na rynku

usług outsourcingowym od-

bije się echem i stanowi naj-

lepszy, jeśli nie jedyny w tej

branży rodzaj marketingu.

Przedsiębiorca musi mieć

świadomość, że księgowość

jest procesem niezbędnym,

lecz jednocześnie dla nie-

go samego procesem tylko

ubocznym.

Outsourcing księgowy szyty na miarę

- Firmy decydują się na

tę usługę, ponieważ pro-

ces zarządzania majątkiem

trwałym jest często bardzo

czasochłonny i wymaga spe-

cjalistycznej wiedzy – wyja-

śnia Monika Nowecka. - Ten

rodzaj usług jest dedyko-

wany przede wszystkim do

struktur grupowych i wielo-

działowych, a zwłaszcza do

podmiotów produkcyjnych

posiadających duży majątek

trwały.

Prężnie rozwijającą się

usługą w outsourcingu księ-

gowym jest usługa nadzoru

księgowego polegająca na

sprawowaniu kontroli nad

poprawnością księgowań,

rozliczeń podatkowych

i sprawozdawczością irmy.

Przydaje się ona szczegól-

nie w sytuacji, gdy przedsię-

biorstwo ma mniej lub bar-

dziej zorganizowany system

księgowości, jednak nie chce

rozbudowywać zespołu pra-

cowników do rozmiarów za-

pewniających samowystar-

czalność, a z drugiej strony

zarządzającym zależy na

wysokiej jakości informacji

inansowych i ich termino-

wości.

Ciekawą formą współpracy,

która nie powoduje całkowite-

go przeniesienia księgowości

na zewnątrz, jest powierze-

nie prowadzenia ksiąg przy

użyciu własnego wewnętrz-

nego systemu informatycz-

nego (często zintegrowanego).

Pracownicy biura rachunko-

wego przechodzą odpowied-

nie szkolenie, po czym pracu-

ją w siedzibie zleceniodawcy,

a usługa ta nie jest outsour-

cingiem pracowników. Usłu-

ga nie stanowi tylko oddania

do dyspozycji przez biuro ra-

chunkowe swojego persone-

lu, jest także przejęciem przez

wykonawcę odpowiedzialno-

ści za jakość i kontynuację

świadczonych usług.

Przejawem nowoczesnej

formuły outsourcingu jest co-

raz częściej spotykane krót-

koterminowe zastępstwo

zespołu wysokiego szczebla,

przede wszystkim głównego

księgowego.

- Usługa ta ma bardzo duże

znaczenie, bo zapewnia cią-

głość procesów i daje przed-

siębiorcy komfort zarządza-

nia zmianą – uważa Monika

Nowecka. - Może być połączo-

na z aktywnym wsparciem

Outsourcing księgowy traktowany jest jako nowoczesna

strategia zarządzania, bo polega na oddaniu innemu

przedsiębiorstwu zadań niezwiązanych bezpośrednio

z podstawową działalnością firmy

Przedsiębiorstwo, oddając

księgowość w zarządzanie

innemu podmiotowi, może

skupić swoje zasoby i środki

inansowe na tych obszarach,

które są podstawą jej działań

i w których osiąga przewagę

konkurencyjną. Popularność

outsourcingu księgowego na

polskim rynku w ostatnich

latach powoduje, iż swoim

zakresem zaczyna obejmo-

wać coraz nowsze obszary

działania przedsiębiorstw.

Duże znaczenie w tym roz-

woju ma postęp technolo-

giczny oraz globalizacja.

Nowocześnie rozumiany

outsourcing księgowy nie

ogranicza się wyłącznie do

usługowego prowadzenia

ksiąg rachunkowych i przy-

gotowywania deklaracji po-

datkowych irmy, ale obejmu-

je całą gamę różnorodnych

usług, które mogą zostać

dopasowane do indywidual-

nych potrzeb klienta. Firmy

outsourcingowe odchodzą od

modelu jednakowych usług

dla wszystkich klientów, sta-

rając przygotowywać usługi

szyte na miarę, a zakres ich

interwencji obejmuje zarów-

no częściowe przejęcie proce-

sów księgowych, jak również

pełną obsługę księgowości.

Stale wzrasta liczba przed-

siębiorstw zainteresowanych

prowadzeniem księgowości

z wykorzystaniem nowocze-

snych technologii, np. dostę-

pu on-line, a te pozwalają na

skrócenie dystansu pomiędzy

podmiotem zlecającym a ir-

mą świadczącą usługi, gdyż

zdalny dostęp powoduje, iż

w tym samym czasie obydwie

strony umowy mogą korzy-

stać z tych samych danych

jednocześnie.

I tak częściowe oddelego-

wanie może być realizowa-

ne np. przy usłudze wsparcia

przy zamknięciach rocznych

czy śródrocznych.

- Ta forma sprawdza się

zwłaszcza w przypadku irm,

które mają wiele obowiązków

sprawozdawczych - a zatem

np. spółek giełdowych czy

wielodziałowych – mówi

Monika Nowecka partner,

wiceprezes zarządu Mazars

Polska Sp. z o.o. - Przed nimi

często stoi wyzwanie sprosta-

nia terminom sprawozdaw-

czym - zazwyczaj krótkim

i napiętym. Usługa opiera

się na oddelegowaniu wy-

kwaliikowanego personelu

do wsparcia wewnętrznych

działów, niejednokrotnie za-

kres takiego działania może

sprowadzić tylko do analizy

danych i opracowania rapor-

tów.

Kolejną usługą częściowe-

go przejęcia procesów księgo-

wych jest usługa zarządzania

majątkiem trwałym przy wy-

korzystaniu specjalistyczne-

go oprogramowania podwy-

konawcy.

Firmy outsourcingowe odchodzą

od modelu jednakowych usług dla

wszystkich klientów, starając przy-

gotowywać usługi szyte na miarę,

a zakres ich interwencji obejmuje

zarówno częściowe przejęcie pro-

cesów księgowych, jak również

pełną obsługę księgowości – uwa-

ża Monika Nowecka, partner, wi-

ceprezes Mazars Polska Sp. z o.o.

w procesie rekrutacji, a póź-

niej adaptacji, gdy mamy do

czynienia z koniecznością

zatrudnienia nowej osoby

w krótkim czasie w związku

z np. niespodziewanym odej-

ściem bądź innym zdarze-

niem w irmie.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: