Temat: „Cele i zadania inwentaryzacji”.

Inwentaryzacja jest dziedziną działalności, ocenianą często przez jednostki gospodarcze jako zadanie dodatkowe i nadprogramowe. Jakże mylące jest to podejście. Inwentaryzacja jest niezastąpionym narzędziem ochrony interesów firmy, jej właścicieli (udziałowców, akcjonariuszy), a także kontrahentów.

Czym jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Słowo „inwentaryzacja” pochodzi od łacińskiego „inventarium” – „służący do odnalezienia” oraz od słowa „invenire” – w znaczeniu „znaleźć, odkryć”. Stąd znana definicja: inwentaryzacja – to czynność przeprowadzania spisu z natury. Trzeba przy tym zaznaczyć, że „inwentarz” ma trzy najbardziej popularne znaczenia:

1)     rzeczowe składniki majątku.

2)     Zestawienie stanu faktycznego wszystkich składników majątku,

3)     Wykaz ruchomości i nieruchomości w jednostce gospodarczej i niegospodarczej

Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Powodami tych różnic, są najczęściej:

a)      zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);

b)     błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

·         przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej

·         wyceny wartości spisanych składników

·         uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom

·         porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów

·         ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód

·         postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

·         wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

-                                        uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym

-                                        rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek

-                                        dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem

-                                        przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość)

Cel ten sięga dalej, bo poprzez inwentaryzację dokonuje się porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym (księgowym) i w ten sposób umożliwia się urealnienie tej ewidencji, a głównie wyniku finansowego.

Celem inwentaryzacji może być również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych, kontrola majątku, ustalenie jego faktycznej struktury ilościowo – wartościowej oraz uzyskanie informacji do potrzeb decyzyjnych.

Całościowe ujęcie inwentaryzacji można rozpatrywać od strony funkcji i zadań. Są one pochodną i uszczegółowieniem celów głównych. Podstawowe funkcje inwentaryzacji to:

• Funkcja kontrolna – inwentaryzacja jest jedną z metod kontroli wewnętrznej
• Funkcja weryfikacyjna – przez inwentaryzację dokonuje się weryfikacji realności ewidencji składników majątkowych
• Funkcja ochrony majątku – inwentaryzacja prowadzona w odpowiedni sposób jest skuteczną metodą ochrony majątku, zapobiegania niedoborom i niepożądanym stratom, działa prewencyjnie przed uszczupleniem składników majątkowych
• Funkcja informacyjna – wyniki z inwentaryzacji stanowią cenne źródło informacji do analizy, oceny sytuacji majątkowej i podejmowania decyzji
• Funkcja edukacyjna – dobrze przeprowadzona inwentaryzacja jest lekcją poznawczą w przedmiocie towaroznawstwa, pomiaru, oznakowania, cen, sposobów składowania i innych elementów związanych z gospodarką materiałową

Głównym zadaniem inwentaryzacji jest uzyskanie pewności, że wykazane na kątach ksiąg rachunkowych stany wiernie odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. że figurujące w bilansie pozycje właściwie przedstawiają wartość majątku i zobowiązań jednostki (firmy). Sprawdzenie poprawności zapisów w księgach rachunkowych nie wyczerpuje jednak listy zadań przypisywanych inwentaryzacji. Dane uzyskane w trakcie i w wyniku prac inwentaryzacyjnych służą przede wszystkim do wyjaśnienia przyczyn powstania rozbieżności między ewidencją księgową, a stanami rzeczywistymi poszczególnych składników majątkowych.

Konkretne zadania inwentaryzacji w związku z tym sprowadzają się do:

• • • Sprawdzenia figurujących w ewidencji księgowej stanów ilościowych i wartościowych poszczególnych składników majątku jednostki,
    • Zapewnienia realności danych i informacji o składnikach majątku jednostki przez ich weryfikację i ewentualne sprostowanie,
    • Uzyskania oceny stanu technicznego i przydatności gospodarczej rzeczowych składników majątkowych jednostki,
    • Uzyskania podstawy do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone ich pieczy mienie jednostki,
    • Ujawnienia nieprawidłowości występujących w gospodarowaniu majątkiem jednostki przez wykrycie zbędnych i nadmiernych zapasów, bądź niedoborów w tych zapasach,
    • Sygnalizowania zagrożeń płynących z nieprawidłowego zabezpieczenia składników majątkowych przed ich zniszczeniem, kradzieżą itp.

Istniejące jednak przepisy prawne sprowadzają zadania inwentaryzacji do trzech podstawowych zespołów czynności:

Ø      Przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ich wyceny i ustalenia wartości

Ø      Uzgodnienia sald z kontrahentami, bankami, jednostkami budżetowymi, ubezpieczeniowymi i innych po stronie należności i zobowiązań

Ø      Zweryfikowania danych faktycznych z danymi ewidencyjnymi, w tym również przez porównanie zapisów w księgach z dowodami źródłowymi

Prawidłowo i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja jest najbardziej wiarygodną formą kontroli majątku każdej firmy, pozwala ona bowiem ustalić stan faktyczny i porównać go z ewidencją, ustalić i wyjaśnić powstałe różnice. Inwentaryzacja pozwala ocenić na ile jest przydatny jednostce posiadany majątek i realne są jej wierzytelności .

Bibliografia

1)     Wszystko o inwentaryzacji – Andrzej Roza-Michalski, Agencja Wydawnicza INTARFART, Łódź 1997

2)     Organizacja prac inwentaryzacyjnych – Lech A. Załęczny, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego. Sp. z o.o. Bydgoszcz 1997