11 - Praca w grupie.pdf - Excel - poradnik - morggi

Praca w grupie

Mechanizmy współużytkowania

W środowisku biurowym, finalny dokument jest często efektem pracy całego zespołu pracowników. W starych,

dobrych czasach robocza kopia raportu czy też zestawienia po wydrukowaniu krążyła pośród wielu osób, które

sukcesywnie nanosiły na niego odpowiednie poprawki i modyfikacje, pokrywając go dziesiątkami a nierzadko i setkami

kolorowych komentarzy, uwag i odnośników. Zazwyczaj po zakończeniu tego procesu, mocno już wyeksploatowany

wydruk trafiał na biurko nieszczęśnika, który musiał mozolnie przedzierać się poprzez taką gmatwaninę i po wytężonej

pracy utworzyć z tego coś, co przypominało już gotowy, „czysty” dokument. Taka organizacja pracy zwykle była

potwornym „pożeraczem czasu” tym bardziej, że często cały proces musiał być powtarzany wielokrotnie.

Microsoft Excel, który zasłużenie zdobył sobie poczesne miejsce w niemal każdym szanującym się biurze, udostępnia

cały szereg mechanizmów, które mają na celu ułatwienie i znaczące przyspieszenie opisanego procesu:

Właściwości dokumentu — przechowują informacje o zawartości dokumentu oraz jego autorze

Komentarze — pozwalają zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzenie odpowiednich komentarzy i

uwag co do zawartości dokumentu. Domyślnie takie uwagi nie są umieszczane na wydruku — chyba, że

użytkownik zadecyduje inaczej.

Śledzenie wprowadzonych zmian — pozwala zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzanie

dowolnych modyfikacji dokumentu przy zachowaniu nienaruszonej oryginalnej zawartości. Podczas procesu

finałowej korekty dokumentu poszczególne modyfikacje mogą być zatwierdzane bądź odrzucane.

Ochrona dokumentów — pozwala na ograniczenie możliwości edycji dokumentu.

Opcje zapisu — pozwalają na zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym otwarciem bądź

modyfikacją.

Udostępnianie skoroszytów — pozwala wielu użytkownikom na jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem

poprzez sieć komputerową.

Rysunek 11.1. Menu Plik .

Rysunek 11.2. Korzystając z zakładki Podsumowanie okna dialogowego Właściwości możesz wprowadzić wiele

dodatkowych informacji dotyczących zawartości dokumentu.

Właściwości dokumentu

Okno dialogowe Właściwości (rysunek 11.2 oraz 11.4) pozwala na wprowadzenie i przechowywanie informacji o

dokumencie. Właściwości dokumentu mogą być przeglądane przez każdego użytkownika, który otworzy dany

skoroszyt.

Rady

W celu lepszej organizacji informacji o dokumencie, okno Właściwości jest podzielone na szereg zakładek. W

niniejszym podrozdziale omówimy tylko zakładki Podsumowanie oraz Statystyka — eksplorację pozostałych

zakładek pozostawimy użytkownikowi.

Informacje zapisane we właściwościach dokumentu są wykorzystywane przez wewnętrzny mechanizm Excela

służący do wyszukiwania plików. Szczegółowe omówienie tego mechanizmu wykracza poza ramy tej książki,

aczkolwiek możesz wybierając z menu głównego polecenie Plik Wyszukaj spróbować zmierzyć się z nim

samodzielnie (rysunek 11.1).

Aby otworzyć okno właściwości dokumentu

1. Otwórz wybrany skoroszyt.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Właściwości (rysunek 11.1).

Aby utworzyć podsumowanie dokumentu

1. Otwórz okno właściwości dokumentu.

2. Przejdź na zakładkę Podsumowanie (rysunek 11.2).

3. Wprowadź lub zmodyfikuj informacje zawarte w poszczególnych polach dialogowych:

Tytuł — jest to po prostu tytuł tworzonego dokumentu. Tytuł dokumentu nie musi być identyczny z

nazwą pliku tego dokumentu.

Temat — temat dokumentu

Autor — informacje o autorze dokumentu. Zawartość tego pola może być automatycznie uzupełniona

na podstawie informacji zawartych na zakładce Ogólne okna dialogowego Opcje .

Menedżer — dane osoby odpowiedzialnej za zawartość dokumentu.

Firma — nazwa firmy, w której pracuje autor bądź menedżer dokumentu.

Kategoria — nazwa kategorii przypisanej do dokumentu.

Słowa kluczowe — zestaw słów charakteryzujących zawartość i/lub przeznaczenie dokumentu

Komentarze — dowolne uwagi na temat dokumentu

Baza hiperłącza — adres witryny internetowej bądź ścieżka do foldera na dysku lub wolumenu na

dysku sieciowym. Opcja ta działa w powiązaniu z hiperłączami znajdującymi się wewnątrz

dokumentu.

4. Aby utworzyć obraz podglądu, który będzie wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu

(rysunek 11.3) zaznacz opcję Zapisz obraz podglądu .

5. Naciśnij przycisk OK .

Rady

Wprowadzanie informacji w oknie właściwości nie jest obligatoryjne — jeżeli chcesz, możesz pozostawić

wszystkie pola puste (rysunek 11.2).

Więcej informacji na temat zakładki Ogólne okna Opcje znajdziesz w rozdziale 15.

Aby przejrzeć statystyki dokumentu

1. Otwórz okno właściwości dokumentu.

2. Przejdź na zakładkę Statystyka (rysunek 11.4).

3. Pozakończeniu przeglądania statystyk naciśnij przycisk OK .

Rada

Informacje zawarte w oknie Statystyka (rysunek 11.4) nie mogą być modyfikowane.

Rysunek 11.3. Obraz podglądu jest wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu.

Rysunek 11.4. Zakładka Statystyka okna dialogowego Właściwości .

Komentarze

Komentarze są to notatki, które autor i inni użytkownicy mogą umieszczać na arkuszu. Domyślnie komentarze są

wyświetlane na ekranie, ale nie drukowane — chyba, że użytkownik zadecyduje inaczej.

Aby wstawić komentarz

1. Zaznaczkomórkę, w której chcesz wprowadzić komentarz (rysunek 11.5).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Komentarz (rysunek 11.6). Wydarzą się wtedy dwie rzeczy: w

komórce pojawia znacznik komentarza (mały, czerwony trójkącik zlokalizowany w prawym, górnym

narożniku komórki) a na ekranie pojawi się okno tekstowe, w którym będzie migał kursor (rysunek 11.7).

3. W polu tekstowym wpisz dowolną treść komentarza (rysunek 11.8).

4. Po zakończeniu kliknij w dowolnym, innym miejscu arkusza. Komentarz zostanie zapisany i tekstowe pole

komentarza zniknie z ekranu.

Rada

Excel pobiera Twoje dane z zakładki Ogólne okna dialogowego Opcje . Więcej na temat opcji znajdziesz w

rozdziale 15.

Rysunek 11.5. Zaznacz komórkę, w której chcesz zamieścić komentarz.

Rysunek 11.6. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Komentarz .

Rysunek 11.7. Excel wyświetli pole tekstowe komentarza.

11 - Praca w grupie.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: