KPIR.pdf

MONITOR księgowego nr 17 (117) 5.09.2008

d o d a t e k n r 2 0

TEMAT na czasie

Joanna Krawczyk – doradca podatkowy

JAK PROWADZIĆ PODATKOWĄ

KSIĘGĘ PRZYCHODÓW

I ROZCHODÓW

1. Czy mogę prowadzić pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Jaką mogę wybrać metodę ewidencji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.1. Termin dokonywania zapisów w pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.2. Rozliczanie przychodów i kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Przychody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Koszty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

3. Jak i gdzie powinienem przechowywać pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4. Na podstawie jakich dokumentów mogę dokonywać wpisów

do księgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5. Co powinienem wpisywać w poszczególnych kolumnach

pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5.1. Wpisy dokonywane w poszczególnych kolumnach pkpir . . . . . . . 13

5.2. Zdarzenia niepodlegające ujęciu w pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Zaliczki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Obrót opakowaniami zwrotnymi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Koszty inwestycji w trakcie jej realizacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Otrzymanie jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności

gospodarczej przez osobę bezrobotną . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.3. Podsumowanie zapisów dokonanych w pkpir

w danym miesiącu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

6. Jak powinienem wprowadzać i wycofywać składniki

majątku związane z prowadzoną działalnością . . . . . . . . . . . . . . . 28

7. Jak prowadzić ewidencję środków trwałych, wyposażenia

i inne ewidencje wymaganeprzy prowadzeniu pkpir . . . . . . . . . . 31

Ewidencja środków trwałych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Ewidencja wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

ciąg dalszy spisu treści na następnej stronie >

Imienne karty przychodów pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Ewidencja sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

8. Jak powinienem ustalić zaliczkę na podatek

dochodowy i dochód roczny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

9. Jak sporządzić remanent początkowy i końcowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

10. Co powinienem zrobić, kiedy kończę działalność,

prowadząc pkpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

11. Miesiąc w podatkowej księdze przychodów

i rozchodów – ewidencja 30 przykładowych

zdarzeń gospodarczych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Wykaz najważniejszych aktów prawnych

■

Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r.

w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

– Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

■

Ustawa z 26 lipca 1991 r.

o podatku dochodowym od osób fizycznych

– j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894

■

Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 sierpnia 2007 r.

w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych

obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych

– Dz.U. z 2007 r. Nr 148, poz. 1044

■

Ustawa z 11 marca 2004 r.

o podatku od towarów i usług

– Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

■

Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r.

w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług

– Dz.U. Nr 97, poz. 970; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 541

Przypominamy, że ujednolicone teksty aktów prawnych otrzymali Państwo

w dodatkach z serii „PARAGRAFY księgowego”:

wnr. 1 – Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wraz z rozporządzeniem

w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

wnr. 2 – Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

wnr. 3 – Ustawa o podatku od towarów i usług

wnr. 4 – Akty wykonawcze do ustawy o VAT

W nr. 18 otrzymają Państwo ujednolicony tekst ustawy o swobo-

dzie działalności gospodarczej.

JAK PROWADZIĆ

PODATKOWĄ KSIĘGĘ PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

1. Czy mogę prowadzić pkpir

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest to ewidencja podatkowa, którą muszą prowa-

dzić osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, gdy dla tego

rodzaju przychodów wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych albo w formie podatku liniowe-

go (§ 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy więc przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie

przychodów z działalności gospodarczej w innych formach, np. ryczałtu ewidencjonowanego albo

karty podatkowej. Księgi przychodów i rozchodów nie powinni prowadzić również przedsiębiorcy,

którzy prowadzą księgi rachunkowe (handlowe).

Obowiązku prowadzenia księgi nie ma również osoba, która osiąga dochody z najmu i opodat-

kowuje je na zasadach ogólnych, a nie jest przedsiębiorcą.

Chcąc dokładnie określić rodzaj podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia księgi, nale-

ży odwołać się do tego, kto jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu

prowadzonej działalności gospodarczej. Z przepisów updof wynika, że tymi podmiotami są nie tyl-

ko osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jednoosobowo, ale także każdy wspólnik

spółki osobowej nieposiadającej osobowości prawnej. Oznacza to, że obowiązek prowadzenia księ-

gi mają wspólnicy spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej. Należy pamiętać, że podatnikiem podatku

dochodowego nie jest spółka, tylko poszczególni wspólnicy. Mimo to prowadzi się jedną księgę

przychodów i rozchodów dla całej spółki, a nie odrębnie dla wspólników.

Wymienione wyżej podmioty są zobowiązane do prowadzenia księgi składającej się z 16 ko-

lumn. Istnieje możliwość prowadzenia znacznie uproszczonej księgi. Składa się ona tylko z 6 ko-

lumn. Mogą ją jednak prowadzić tylko rolnicy prowadzący działalność gospodarczą, pod warun-

kiem że wykonują tę działalność osobiście lub tylko z udziałem członków rodziny pozostających

we wspólnym gospodarstwie domowym, nie zatrudniają innych osób, a łączny przychód z działal-

ności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym (§ 2 ust. 2 rozporządzenia

w sprawie pkpir).

Pan Andrzej osiąga przychody zdziałalności gospodarczej prowadzonej jednoosobo-

wo jako firma „X” – zakład mechaniki pojazdowej, oraz zdziałalności gospodarczej prowadzonej

jako wspólnik spółki jawnej „Y” – sklep zczęściami samochodowymi. Ponadto pan Andrzej osią-

ga przychody z wynajmu lokali mieszkalnych prowadzonego poza działalnością gospodarczą.

Dochody z wynajmu opodatkowuje na zasadach ogólnych (skala podatkowa), natomiast docho-

dy zdziałalności gospodarczej – podatkiem liniowym.

Pan Andrzej nie ma obowiązku prowadzenia księgi dla dochodów osiąganych z najmu. Musi ją

prowadzić dla firmy „X” oraz odrębnie dla spółki „Y” (jedna księga dla wszystkich wspólników).

2. Jaką mogę wybrać metodę ewidencji

2.1. Termin dokonywania zapisów w pkpir

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać co do zasady na bieżąco, raz

dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

5 września 2008 r.

Dodatek do MONITORA księgowego nr 17(117)

PRZYKŁAD

JAK PROWADZIĆ

PODATKOWĄ KSIĘGĘ PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Podatnik może też dokonywać zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20 dnia każ-

dego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli:

■

w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunko-

wej; obowiązek prowadzenia tego rodzaju ewidencji nie dotyczy podatników dokonujących

sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami w rozumieniu rozporządzenia w sprawie pkpir,

czyli fakturami VAT, rachunkami, fakturami korygującymi;

księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe (§ 30 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Podatnik może dokonywać zapisów w powyższym terminie (tj. do 20 dnia każdego miesiąca za

miesiąc poprzedni) również wtedy, gdy nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale ewidencjonuje ją za

pomocą kasy fiskalnej albo dokonuje sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami. Należy za-

uważyć, że rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir przez pojęcie „faktura” rozumie nie tylko

fakturę VAT, ale także m.in. rachunek.

PRZYKŁAD

Pani Agata wykonuje usługi tłumaczenia i redagowania tekstów. Korzysta ze zwolnie-

nia od VAT ze względu na wielkość obrotów. Jest opodatkowana podatkiem liniowym. Wykonanie

każdej usługi potwierdza wystawieniem rachunku. Nie występuje więc uniej sprzedaż bezrachun-

kowa, którą musiałaby ujmować w ewidencji sprzedaży. Pani Agata może zatem, mimo braku tej

ewidencji, dokonywać zapisów wksiędze wterminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

2.2. Rozliczanie przychodów i kosztów

Oprócz terminu, w jakim należy dokonać zapisów w księdze, należy zwracać uwagę, pod jaką da-

tą są ujmowane poszczególne zdarzenia gospodarcze. Zasady regulujące te zagadnienia zostały

określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychody

Przychody należy ujmować w dacie, która zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym

od osób fizycznych jest uznawana za moment powstania przychodu. Co do zasady momentem po-

wstania przychodu jest dzień wydania towaru, wykonania usługi, nie późniejszy niż dzień:

■

Koszty

Koszty uzyskania przychodów należy ujmować w księdze w różnych datach, w zależności od ro-

dzaju kosztu.

Zakup towarów handlowych. Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych należy ujmo-

wać w księdze pod datą ich otrzymania, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprze-

daży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir). Niektóre rodzaje kosztów, takie jak wynagrodzenia dla

pracowników, składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrywanej przez pracodawcę, trzeba ujmo-

wać pod datą faktycznego poniesienia tych wydatków, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Pozostałe wydatki. Koszty zaliczane do pozostałych wydatków (które należy ujmować w kolum-

nie 13 księgi) podatnik powinien rozliczyć w zależności od wybranej przez siebie metody księgowa-

nia kosztów. Podatnik ma do wyboru rozliczanie kosztów według metody kasowej (uproszczonej)

albo według metody memoriałowej:

www.mk.infor.pl

■

wystawienia faktury albo

■ uregulowania należności (art. 14 ust. 1c updof).

JAK PROWADZIĆ

PODATKOWĄ KSIĘGĘ PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

■ metoda kasowa – polega na uwzględnianiu kosztów w dacie ich ponoszenia, tj. w dacie wystawie-

nia dokumentu księgowego;

■ metoda memoriałowa – wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych

z osiąganym przychodem. Podatnik stosujący tę metodę powinien ujmować koszty bezpośrednie

w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w da-

cie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawę za-

pisu w księdze. Przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok

podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe, których dotyczą.

W styczniu 2008 r. „ABC” s.c. otrzymała fakturę o wartości 3630 zł, wystawioną

11stycznia 2008 r. za zużycie energii wokresie od 10 listopada 2007 r. do 8stycznia 2008 r. Jest

to koszt pośredni dotyczący więcej niż jednego roku podatkowego. W zależności od przyjętej

metody rozliczania kosztów wczasie zostanie on ujęty wksiędze następująco:

■

metoda kasowa: koszt zostanie uwzględniony wcałości wkosztach 2008 r. iujęty pod datą wy-

stawienia faktury, tj. 11 stycznia 2008 r.,

metoda memoriałowa: koszt zostanie podzielony proporcjonalnie na lata podatkowe, a war-

tość:

– 3146 zł (3630 : 60 dni x 52 dni) zostanie zaliczona do kosztów 2007 r.,

– 484 zł (3630 : 60 dni x 8dni) zostanie zaliczona do kosztów 2008 r.

Część przypadającą na 2008 r. (tj. 484 zł) można ująć wksiędze za 2007 r. wkolumnie 16 „Uwa-

gi” zopisem, że jest to część kosztów dotycząca 2008 r.

Pani Nina prowadzi salon kosmetyczny. Rozlicza się na zasadach ogólnych i prowa-

dzi pkpir. Koszty rozlicza metodą memoriałową. 1września br. zawarła umowę leasingu operacyj-

nego na okres 4lat dotyczącą urządzenia służącego do wykonywania zabiegów kosmetycznych.

Wzwiązku ztym poniosła opłatę wstępną wwysokości 6000 zł. Kwota ta zostanie uwzględniona

wkosztach wnastępujących wartościach:

■

2008 r.: (6000 : 48 miesięcy) x 4miesiące = 500 zł,

■ 2009 r.: (6000 : 48 miesięcy) x 12 miesięcy = 1500 zł,

■

2010 r.: jw. – 1500 zł,

■ 2011 r.: jw. – 1500 zł,

■

2012 r.: (6000 : 48 miesięcy) x 8miesięcy = 1000 zł.

Pan Maciej prowadzi działalność usługową. Prowadzi pkpir, akoszty rozlicza metodą ka-

sową (uproszczoną). We wrześniu br. otrzymał fakturę zdatą wystawienia 3września 2008 r. za ogło-

szenie prasowe, które ukaże się wostatnim kwartale 2008 r. Zapis wksiędze wygląda następująco:

Wyciąg zpkpir za wrzesień

Data

Nr dowodu

Kontrahent

Opis

Wydatki (koszty)

Lp.

zdarzenia

imię inazwisko

zdarzenia

Pozostałe

księgowego

adres

gospodarczego

(firma)

gospodarczego

wydatki

… 03.09.2008

Fa VAT 2165 Media sp. zo.o. ul. Mickiewicza 3, ogłoszenie

30-300 Gdańsk

prasowe

320,00

5 września 2008 r.

Dodatek do MONITORA księgowego nr 17(117)

PRZYKŁAD

■

PRZYKŁAD

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: