Š Copyright for Polish edition by ZloteMysli.pl Data 08.01.2008 r. Wydanie darmowe, promocyjne dostarczone przez Twój E-biznes Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie rozprowadzana tylko i wyłšcznie w formie dostarczonej przez Wydawcę. Zabronione sš jakiekolwiek zmiany w zawartoci publikacji bez pisemnej zgody wydawcy. Internetowe Wydawnictwo Złote Myli Sp. z o. o. ul. Daszyńskiego 5 44-100 Gliwice WWW: www.ZloteMysli.pl EMAIL: kontakt@zlotemysli.pl Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved. SPIS TRECI Rozpoznaj wartoć czasu...................................................5 Najczęstsze problemy zwišzane z zarzšdzaniem czasem....6 Zarzšdzanie czasem w pięciu krokach...............................8 Zainwestuj czas, by zyskać czas........................................11 Efektywne wykorzystanie czasu w nauce języków............13 Efektywne wykorzystanie czasu a odpoczynek .................16 Rady dotyczšce codziennego planowania ........................19 Zakończenie....................................................................22 Kto nie ma czasu, jest biedniejszy niż żebrak Przysłowie nepalskie EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 5 Rozpoznaj wartoć czasu R RRo ooz zzp ppo ooz zzn nna aaj jj w wwa aar rrt tto oo ć ćć c ccz zza aas ssu uu Czas jest ograniczonym zasobem. Nie może być składowany ani kupiony. Może być jedynie dobrze spożytkowany. Niewykorzystany czas nigdy nie powróci. Robert Kiyosaki, autor ksišżki Przepowiednia Bogatego Ojca, napisał takie mšdre zdanie: Czas jest jednym z najcenniejszych Twoich aktywów1. W dzisiejszych czasach mnóstwo osób skarży się na brak czasu, trudnoci w pogodzeniu swoich obowišzków. Publikacja ta ma na celu danie Ci wskazówek, jak efektywniej wykorzystać czas. 1 R. T. Kyosaki, S. L. Lechter, Przepowiednia Bogatego Ojca, Instytut Praktycznej Edukacji 2006, s. 303. Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 6 Najczęstsze problemy zwišzane z zarzšdzaniem czasem N NNa aaj jjc ccz zzę ęęs sst tts ssz zze ee p ppr rro oob bbl lle eem mmy yy z zzw wwi iiš ššz zza aan nne ee z zz z zza aar rrz zzš ššd ddz zza aan nni iie eem mm c ccz zza aas sse eem mm Powszechnym czynnikiem powodujšcym, że tracimy bezowocnie czas, sš zakłócenia. Wyobra sobie, że siedzisz przy biurku i formułujesz pismo dla nowego klienta. W końcu wiesz, jak zaczšć. Słowa przychodzš ci łatwo. Nagle wchodzi pracownik i przeszkadza Ci z powodu telefonu od klienta. Tłumaczysz mu, że oddzwonisz póniej. Z powodu tej krótkiej przerwy zgubiłe wštek. Musisz od nowa przemyleć całš sprawę. Tracisz czas. Czy nie byłoby prociej powiesić na drzwiach tabliczkę: Proszę nie przeszkadzać do godziny 12.30 lub dać polecenie sekretarce, aby notowała wszystkie przychodzšce rozmowy, aby mógł póniej je załatwić? Zastanów się, co jest na tyle ważne w Twojej pracy, że nie może zaczekać godzinę. Czasem błahe sprawy majš wielki wpływ na realizację ogromnych planów. Tak jest w przypadku organizowania miejsca pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy Twoje biurko wstawione do pokoju po to, aby na nim pracował, pisał itp. zostaje pozbawione swojej podstawowej funkcji. Nie można na nim pisać. Wszystko przez rosnšcš z dnia na dzień górę papierów. Dlatego spędzasz czas na szukaniu. Ile rzeczy zapomnisz, ponieważ odpowiedni papier stracisz z oczu z powodu bałaganu? Kluczowš sprawš jest ustalanie celów. Zarówno tych krótkoterminowych, jak i długoterminowych. Wszystkie czynnoci należy zaplanować według idei noszšcej skrót KISS. To znaczy keep it simply and stupid lub keep it simply and smart czyli utrzymaj wszystko Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 7 Najczęstsze problemy zwišzane z zarzšdzaniem czasem w prostocie. Wszystkie czynnoci muszš być podzielone na etapy, których wykonanie będzie miesznie proste. Każde, nawet najbardziej złożone przedsięwzięcie można podzielić na proste czynnoci. Ta zasada działa niezależnie od tego, czy jest to nauka języka, przedsięwzięcie zmierzajšce do pozyskania strategicznego klienta, czy remont domu. Wtedy łatwo można zaplanować harmonogram działań. Na każdym etapie znamy rodki, które musimy przedsięwzišć, aby osišgnšć cel. Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 8 Zarzšdzanie czasem w pięciu krokach Z ZZa aar rrz zzš ššd ddz zza aan nni iie ee c ccz zza aas sse eem mm w ww p ppi iię ęęc cci iiu uu k kkr rro ook kka aac cch hh 1. Przygotuj podręczny notes, w którym będziesz mógł łatwo odnaleć terminy, zadania do wykonania, kontakty. 2. Następnie przygotuj kartkę papieru i zapisz wszystkie niezbędne czynnoci, które musisz i chcesz wykonać. Nieważne, czy sš to rozmowy, podróże, telefony. 3. Teraz musisz ustalić priorytety. Jak ważne sš dla Ciebie wszystkie wypisane czynnoci? Pomoże Ci w tym przedstawiona niżej macierz Eisenhowera. Ważne Nieważne Niepilne Pilne Wymiar ważnoci okrela, czy dana decyzja ma strategiczne znaczenie dla naszego przyszłego funkcjonowania, zwišzanego z naszym samorozwojem lub z przyszłociš naszej firmy. Decyzje nie majšce strategicznego znaczenia powinno się zlecać podwładnym. Niestety, Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 9 Zarzšdzanie czasem w pięciu krokach częstym błędem jest próba decydowania o wszystkim i sprawdzenia wszystkiego samodzielnie. Tak naprawdę osoba zarzšdzajšca nie może i nie powinna zajmować się wszystkimi aspektami funkcjonowania organizacji, a nawet nie musi o nich wszystkich wiedzieć. Chcšc dopilnować spraw takich jak zakup żarówek czy sprzštanie pomieszczeń, osoba zarzšdzajšca nie będzie mogła należycie koncentrować się na kwestiach strategicznych, takich jak poszukiwanie kierunków ekspansji, tworzenie i koordynacja struktury organizacyjnej itd. Częstym błędem osób zarzšdzajšcych jest próba kontrolowania wszystkich aspektów działalnoci instytucji, którš kierujš. Zamiast tego powinno się zidentyfikować to, co stanowi sedno ich działalnoci. Na tym powinni koncentrować swojš uwagę, natomiast czynnoci, które nie sš strategiczne, powinni przekazywać innym osobom lub instytucjom zewnętrznym. Przypomina mi się epizod z filmu Nowy Jork, czwarta rano, obrazujšcego specyfikę pewnego małego miasteczka w czasach PRL-u. W miejscowoci miecił się zakład karny, do którego przyjeżdżali gocie w odwiedziny do osób odsiadujšcych karę. W miejscowoci miecił się lokal gastronomiczny, do którego wstępowały w większoci osoby, które przyjechały do miasteczka na widzenie. W jednej ze scen zostało pokazane, jak właciciel lokalu zwraca pracownikom uwagę na niedbale wykonywane obowišzki: Nie zapominajcie, że żyjemy z więzienia. Człowiek ten wiedział to, czego często nie wiedzš osoby, które sš odpowiedzialne za strategię produktowš wielkich firm. Wiedział, co tak naprawdę jest strategicznym elementem jego biznesu i na czym należy się koncentrować. Powiniene zidentyfikować swoje mocne i słabe strony. Dzięki temu będziesz mógł zajšć się tym, w czym masz przewagę. W Rumunii próbowano zarówno wydobywać węgiel, jak i uprawiać cytryny, aby Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 10 Zarzšdzanie czasem w pięciu krokach osišgnšć samowystarczalnoć. W żadnej z dziedzin nie osišgnięto przewagi komparatywnej. Wymiar pilnoci okrela, jak szybko musi być wykonane dane zadanie. Zarówno w życiu prywatnym, jak i w każdej organizacji istnieje mnóstwo zadań zarówno ważnych i nieważnych, jaki i pilnych i nie pilnych. Dzięki macierzy Eisenhowera możemy kontrolować wszystkie zadania, pamiętajšc zarówno o wysłaniu sprawozdania finansowego, jak i odpowiedzi na zapytania ofertowe. 4. Kolejnym krokiem jest ustalenie czasu potrzebnego na wykonanie czynnoci. 5. Następnie należy ujšć zadania w planie dziennym i tygodniowym. Winnimy założyć rezerwę czasowš, która będzie potrzebna w przypadku nieprzewidzianych czynnoci. Copyright by Wydawnictwo Złote Myli & Tomasz Szopiński EFEKTYWNE ZARZĽDZANIE CZASEM Tomasz Szopiński . str. 11 Zainwestuj czas, by zyskać czas Z ZZa aai iin nnw wwe ees sst ttu uuj jj c ccz zza aas ss, ,, b bby yy z zzy yys ssk kka aać ćć c ccz zza aas ss Wiele osób skarżšcych się na brak czasu nie stara się poprawić efektywnoci swoich zajęć. Znajomy zapytał mnie kiedy, dlaczego nie nauczę się szybko pisać na klawiaturze komputera. Zaproponował, że kupi mi specjalny program do nauki bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Odpowiedziałem mu, że posiadam taki program, ale nigdy wczeniej nie zdecydowałem się na naukę szybkiego pisania. Pod jego wpływem podjšłem decyzję nauki. Codziennie powięcałem piętnacie minut na ćwiczenie pisania. Na ekranie monitora pojawiały się litery, które musiałem szybko wciskać na klawiaturze. Na poczštku było to zaledwie kilka liter. Z każdš kolejnš lekcjš dochodziły nowe. Należało opanować ich położenie na klawiaturze. Następnie na ekranie pojawiały się teksty coraz trudniejsze, które należało przepisywać bezbłędnie i w miarę szybko. P...
trusskaffka