1
Księga przychodów i rozchodów w praktyce
Księga dla rozpoczynających działalność
Podatkowa księga przychodów i rozchodów nie jest aż tak skomplikowana, jak może się to wydawać. Rozpoczynając działalność, możemy podjąć się samodzielnego prowadzenia księgi. Z początku mogą pojawiać się wątpliwości, w jakiej kolumnie należy ujmować poszczególne kwoty. Kolejne miesiące pokażą jednak, że pewne operacje gospodarcze się powtarzają i ich księgowanie nie stanowi większego kłopotu. Zachętą do założenia firmy mogą być nowe uregulowania, które pozwalają przedsiębiorcom rozpoczynającym po 24 sierpnia 2005 r. samodzielną działalność gospodarczą opłacać składki na ubezpieczenie społeczne w preferencyjnej wysokości. Pomocą dla tych osób z pewnością będzie „Poradnik”, który w sposób czytelny, na podstawie przykładów, wskazuje, jak i gdzie dokonywać zapisów, oraz uwzględnia problemy, które najczęściej pojawiają się przy prowadzeniu księgi.
Informacje ogólne związane z prowadzeniem księgi
Obowiązek prowadzenia księgi zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Osoby opłacające podatek w formach zryczałtowanych (tj. w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej) nie mają obowiązku prowadzenia księgi. Zaś osoby opodatkowane na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo) są do tego obowiązane.
Kto musi prowadzić księgę
Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 282, poz. 2807; dalej rozporządzenie MF). Z kolei to, jakie podmioty powinny prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", wymienione zostało w art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 183, poz. 1538, dalej u.p.d.o.f.). Obowiązek prowadzenia księgi ciąży na wykonujących działalność gospodarczą:
• osobach fizycznych,
• spółkach cywilnych osób fizycznych,
• spółkach jawnych osób fizycznych,
• spółkach partnerskich.
ZAPAMIĘTAJ
Nie mogą prowadzić księgi spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych. Takie podmioty obowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Przedsiębiorca może prowadzić księgę, dopóki nie będzie zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 184, poz. 1539), obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje, jeżeli w poprzednim roku podatkowym przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro. Po przekroczeniu limitu wynikającego z tej ustawy przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą obowiązani założyć księgę rachunkową. Prowadzenie jej należy rozpocząć od nowego roku podatkowego. Wielkości euro przeliczamy na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, który obowiązuje 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy (w 2004 r. kwota 800 000 euro odpowiada 3 506 560 zł). Z kolei w 2006 r. będzie to kwota 3 133 280 zł (na 30 września 2005 r. kurs euro wyniósł 3,9166 zł).
Ustawodawca nie zabrania prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcom, którzy mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Mogą oni prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty 800 000 euro. Mają oni obowiązek zawiadomienia o fakcie rozpoczęcia prowadzenia księgi rachunkowej naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Prowadzenie księgi należy rozpocząć od początku następnego roku podatkowego. Ponadto obowiązek prowadzenia księgi dotyczy:
• osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
• duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Nie mają obowiązku prowadzenia księgi osoby, które:
• opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
• wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
• wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
• dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.
Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są również zobowiązani rolnicy prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli przychód z działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł, wówczas rolnicy prowadzą księgę, która ma uproszczoną formę (wzór tej księgi stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia MF). Jeżeli przychód rolnika z wykonywanej działalności gospodarczej przekroczy w roku podatkowym 10 000 zł, ma on obowiązek prowadzić taką księgę, jaką prowadzą inni przedsiębiorcy.
Kto jest zwolniony z prowadzenia księgi
Na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Dotyczy to przypadków uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia. Podatnik musi złożyć wniosek co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
Jak założyć księgę
Jak stanowi § 10 rozporządzenia MF, powinniśmy zakładać księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku gdy jesteśmy obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży, również mamy obowiązek założenia ewidencji sprzedaży na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Na podatników został nałożony obowiązek zawiadomienia w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi w ciągu 20 dni od dnia jej założenia. W praktyce często w urzędach przygotowane są specjalne druki, na których składamy takie zawiadomienie. Jeżeli rozpoczynamy działalność gospodarczą, zawiadomienie składamy wraz ze wszystkimi dokumentami, które należy złożyć, aby zarejestrować działalność w urzędzie skarbowym, np. osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą składa NIP-1 aktualizacyjny, VAT-R (jeżeli będzie podatnikiem VAT) wraz z koniecznymi załącznikami, takimi jak: wpis do ewidencji działalności gospodarczej, umowa o otwarcie rachunku bankowego, umowa najmu lokalu, umowa o prowadzenie księgi itd.
Wszelkie zmiany związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. zmiana formy opodatkowania, zmiana biura prowadzącego księgę czy zmiana siedziby, powinny być zgłaszane do urzędu skarbowego na właściwych formularzach aktualizacyjnych, np. NIP-1.
Obowiązek zgłoszenia założenia księgi nałożony został również na podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe. Zgłoszenie w formie pisemnej powinno być złożone w terminie 20 dni od założenia księgi.
W przypadku prowadzenia działalności przez osoby fizyczne w formie spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej księga powinna być prowadzona dla spółki. Każdy ze wspólników ma obowiązek złożenia zawiadomienia o założeniu księgi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.
Księga w komputerze
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie księgi za pomocą programu komputerowego, księga będzie uznana za prowadzoną prawidłowo, jeżeli będziemy:
• posiadali pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego,
• w taki sposób wykorzystywać program komputerowy, który zapewni bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
• przechowywali zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, mamy obowiązek sporządzenia wydruku zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF.
Jeżeli program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF, mamy obowiązek założenia księgi. Po zakończeniu miesiąca powinniśmy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.
Gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe
Księgę możemy prowadzić samodzielnie lub przekazać jej prowadzenie profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Zanim zdecydujemy się powierzyć prowadzenie księgi jakiemuś biuru, ważne jest sprawdzenie, czy ma ono odpowiednie kompetencje. Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów upoważnione są bowiem osoby posiadające uprawnienia wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2003 r. nr 210, poz. 2044). Za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.
Przechowywanie księgi i dowodów
Księga i dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi przekazaliśmy biuru rachunkowemu, księga wraz z dowodami powinna znajdować się w miejscu, które jest podane w zawiadomieniu złożonym do urzędu skarbowego. Zwykle miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro rachunkowe posiada swoją siedzibę. Może też się zdarzyć, że miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro prowadzi działalność gospodarczą, a nie miejsce siedziby biura. W każdym przypadku urząd powinien wiedzieć, gdzie faktycznie przechowywane są księgi przez biuro rachunkowe.
Podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe muszą przechowywać księgi w każdym zakładzie. Podatnicy tacy mogą prowadzić tylko jedną księgę w miejscu swojej siedziby, jeżeli w poszczególnych zakładach prowadzona jest przynajmniej ewidencja sprzedaży lub ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych czy ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy. Podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego powinni przechowywać księgę w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli taki podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży, to powinna ona znajdować się w miejscu wykonywania działalności.
Mamy obowiązek przechowywania księgi do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za 2005 r. upływa 30 kwietnia 2006 r. Okres przedawnienia upływa z okresem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Tak więc księgę prowadzoną w 2005 r. powinniśmy przechowywać do końca 2011 r.
Pięć kroków do powierzenia księgi biuru
1. Sprawdź posiadanie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg.
2. Podpisz umowę o prowadzenie księgi.
3. Zawiadom o zawartej umowie naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. Zawiadomienie powinno być złożone w formie pisemnej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W zawiadomieniu wskazujemy nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.
4. Przygotuj NIP-1 (zwykle jest to NIP-1 aktualizacyjny). Formularz ten przygotowujemy, jeżeli z chwilą rozpoczęcia działalności zlecamy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu lub gdy po jakimś czasie od rozpoczęcia działalności zlecimy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Wypełniamy stosowne rubryki, w których umieszczamy informacje o nazwie i NIP biura rachunkowego, adresie miejsca przechowywania dokumentacji podatkowej. Zwykle do druku aktualizacyjnego dołączamy ksero umowy o prowadzenie księgi. Oryginał umowy jest przedstawiany w urzędzie skarbowym do wglądu. Jeżeli nie chcemy udawać się do urzędu skarbowego i chcemy wysłać wszystkie dokumenty pocztą, wówczas kopie dokumentów muszą być potwierdzone przez notariusza lub radcę prawnego za zgodność z oryginałem. Niektórzy uważają, że samo złożenie zgłoszenia NIP aktualizacyjnego jest wystarczającym zawiadomieniem urzędu skarbowego o powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu.
5. W miejscu prowadzenia działalności zaczynamy prowadzić ewidencję sprzedaży (jeśli mamy obowiązek jej prowadzenia). Nie prowadzimy ewidencji sprzedaży, jeżeli ewidencjonujemy obrót za pomocą kasy rejestrującej. Podmioty wykonujące działalność kantorową powinny w miejscu prowadzenia działalności prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych, a podmioty prowadzące działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów) powinny prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Ewidencje
Oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązani jesteśmy do prowadzenia dodatkowych ewidencji.
Rodzaje ewidencji uzależnione są od tego, czy zatrudniamy pracowników czy jesteśmy podatnikami VAT, jaką prowadzimy działalność itd. Nie tylko przepisy rozporządzenia nakładają na nas obowiązek prowadzenia ewidencji, lecz do prowadzenia ewidencji obowiązani jesteśmy na podstawie innych przepisów, takich jak ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 179, poz. 1484; dalej ustawa o VAT). Do tych ewidencji należą:
• ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych - wprowadzamy do niej składniki majątku będące środkami trwałymi i wartościami materialnymi i prawnymi; zwykle są to składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 3500 zł; zapisów w tej ewidencji powinniśmy dokonywać najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia do używania;
• ewidencja wyposażenia - do tej ewidencji wprowadzamy wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł;
• ewidencja sprzedaży (patrz: Formularze i wzory) - jest to ewidencja, którą w praktyce prowadzą podatnicy dokonujący sprzedaży i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej; ponadto ewidencja musi być prowadzona przez podmioty prowadzące przedsiębiorstwo wielozakładowe, gdy jest prowadzona jedna księga dla wszystkich zakładów; zakładają ją też podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego; ewidencja powinna zawierać następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę przychodu; powinniśmy zbroszurować i ponumerować jej karty; nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego o rozpoczęciu prowadzenia ewidencji; jeżeli ewidencjonujemy obrót za pomocą kasy rejestrującej, to nie mamy obowiązku prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży; jeżeli dokonujemy czynności udokumentowanych fakturami i bez takiego dowodu, to w ewidencji wpisujemy tylko przychód nieudokumentowany fakturami; zapisów dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym; jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT i nie prowadzi odrębnej ewidencji sprzedaży, która jest wymagana art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, może w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające VAT od czynności określonych w art. 105 ustawy o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur; przychody te powinny być wykazane nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym;
• ewidencja przebiegu pojazdów - dane, jakie powinna zawierać ta ewidencja, są wymienione w art. 23 ust. 7 u.p.d.o.f. (nazwisko, imię i miejsce zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika /pracodawcy/ i jego dane);
• karty przychodów pracowników - obowiązek prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart przychodów mają podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy; karty powinniśmy wypełnić najpóźniej w terminie przewidzianym do przekazania zaliczki na podatek dochodowy od przychodów pracownika na konto urzędu skarbowego;
• ewidencja sprzedaży VAT - ewidencję tę mają obowiązek prowadzić podatnicy zwolnieni z VAT (art. 109 ustawy o VAT);
• ewidencja sprzedaży i zakupu VAT - ewidencja ta jest prowadzona przez czynnych podatników VAT (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT); dane z niej wynikające mają służyć do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej; zwykle prowadzone są dwie ewidencje zakupu i sprzedaży.
Pomimo iż przepisy rozporządzenia MF podają, jakie dane powinny zawierać ewidencje wyposażenia czy karty pracowników i podatnik mógłby sam przygotować takie dokumenty samodzielnie, to jednak istnieje możliwość kupienia gotowych druków, np. ewidencji wyposażenia. Zwykle znajdują się w sklepach papierniczych, specjalistycznych księgarniach czy kioskach znajdujących się na terenie urzędu skarbowego.
Rzetelność i niewadliwość
Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia MF i objaśnieniami do wzoru księgi. Wady w księdze to brak dat, niechronologiczne zapisy, zaklejanie zapisów, brak wszystkich danych kontrahenta. Aby jednak można było uznać księgę za wadliwą, organ podatkowy musi stwierdzić, że błędy mają istotne znaczenie. Nie tylko przepisy rozporządzenia MF wyjaśniają, jak należy prowadzić księgi, ale również objaśnienie do rozporządzenia MF zawiera szereg informacji mających pomóc podatnikowi w prowadzeniu księgi.
Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:
• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom wynikającym z przepisów. Księgę uznaje się za rzetelną w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.
PLUSY I MINUSY
- Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że podatnik nie wpisał danych do księgi w odpowiednim terminie, wówczas księga uznawana jest za nierzetelną. Przykładowo zakup materiałów podstawowych wpisywany powinien być do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że w magazynie są towary niewpisane do księgi w wymaganym przepisami prawa terminie, księga jest traktowana jako nierzetelna.
Przy badaniu rzetelności czy niewadliwości księgi nie jest brany pod uwagę stopień winy podatnika. Nie jest ważne, czy podatnik nieprawidłowo wypełnił księgę, chcąc zawyżyć koszty, czy nieświadomie się pomylił.
+ Jedynie zdarzenie losowe, np. pobyt w szpitalu, może być czynnikiem, który jest brany pod uwagę podczas oceny prawidłowości prowadzenia księgi.
• Zapisy powinny być dokonywane w języku polskim i walucie polskiej, a ponadto w sposób staranny, czytelny i trwały.
• Podatnik ma obowiązek zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.
Poprawianie zapisów
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Nie można poprawiać błędów w księdze poprzez ścieranie gumką, kilkakrotne przekreślanie, zamazywanie korektorem czy taśmą korygującą. Takiego sposobu korekty nie przewidują przepisy rozporządzenia MF, w związku z czym w postępowaniu podatkowym taka księga może zostać potraktowana jako wadliwa.
Jeżeli księgę prowadzi biuro rachunkowe, wówczas zapisy dokonywane są w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z zestawienia raportów dobowych, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy. Zapisy powinny być dokonywane w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Powyższe zasady zapisów stosują podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe.
Podatnicy mogą dokonywać wpisów do księgi w taki sposób jak biura rachunkowe, pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży. Warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami.
Dowody księgowe
Wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane za pomocą prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych. Dowody księgowe powinny:
• stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
• zawierać:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
• być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Każdy dowód powinien posiadać numer odpowiadający liczbie porządkowej, pod którą został zaksięgowany w księdze. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Nie ma w rozporządzeniu MF przepisu, na podstawie którego można byłoby korzystać z tłumaczeń dowodów księgowych wystawionych w języku obcym na język polski. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Błędów nie można poprawiać w opisany sposób w dowodach, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek. Nie można też poprawiać dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).
Podstawowymi dowodami księgowymi są:
• faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,
• dokumenty celne,
• rachunki oraz
• faktury korygujące i noty korygujące.
Zasady, którym podlegają faktury, opisane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 102, poz. 860).
Za dowody księgowe uważa się również:
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, które są wymagane dla dowodów księgowych.
Można dokumentować zapisy dotyczące kosztów (wydatków) w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych. Dowody wewnętrzne powinny być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:
• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43),
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (materiały zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości),
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
• opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych,
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, wymaganych przepisami rozporządzenia MF - podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Ponadto dowodami księgowymi mogą być paragony. Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
PRZYKŁAD
Urzędy skarbowe mogą kwestionować dokumentowanie wydatków ponoszonych w jednostkach handlu detalicznego, które mogą być dokumentowane paragonami. Ważne jest zwrócenie uwagi, co jest materiałem biurowym, a co jest wyposażeniem firmy. Przykładowo kalkulator może być uznawany za wyposażenie firmy, w związku z czym urzędy skarbowe kwestionują dokumentowanie powyższego zakupu na podstawie paragonu. Prawidłowym dowodem księgowym powinna być faktura. Dla bezpieczeństwa warto więc posiadać faktury na zakup materiałów biurowych, które mogą być potraktowane jako wyposażenie firmy.
Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, powinien określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
+ Fakturami mogą być również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi. Ważne jest, aby taki dowód zapłaty zawierał następujące dane: nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.
W przypadku gdy podatnik prowadzi działalność w mieszkaniu prywatnym, to może niektóre wydatki związane z eksploatacją mieszkania (np. energię elektryczną) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą zaksięgowania takich wydatków powinien być dowód wewnętrzny. Ważne jest, aby dowód wewnętrzny zawierający wymagane dane był przechowywany wraz z fakturą, na podstawie której został sporządzony.
Podstawą zapisów opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne może być wydruk z rachunku bankowego. Taki dowód księgowy jest akceptowany przez organy podatkowe.
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek posiadania konta bankowego, za pomocą którego rozlicza się z urzędem skarbowym. Odsetki na firmowym koncie stanowią przychód podatnika. Na koniec miesiąca bank nalicza odsetki od zgromadzonych kwot na rachunku. Wyciąg bankowy będzie dla podatnika podstawą zaksięgowania tego przychodu w księdze.
Dowody przesunięć
Podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi "dowodami przesunięć w przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu. Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.
Data powstania przychodu
W myśl art. 14 ust. 1 u.p.d.o.f., za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w kt...
birkus89